Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Реквизит «Резолюция»: оформляем правильно

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

16.03.2022

В материале разъяснено:

Состав реквизитов, используемых при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, установлен:

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Справочно Организационно-распорядительная документация - это документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления (подп.3.2.4 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18). В состав организационно-распорядительной документации входят такие виды документов, как: • постановление; • распоряжение; • приказ; • решение; • инструкция; • положение; • правила; • протокол; • акт; • письмо; • докладная и объяснительная записки; • заявление; • представление; • уведомление и др.

На каких документах оформляется резолюция

Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа (ч.2 п.53 Инструкции № 4).

Резолюция оформляется на:

• входящих документах;

• внутренних информационно-справочных документах (заявлениях, докладных и объяснительных записках и др.).

Обратите внимание! На внутренних распорядительных и организационных документах оформление резолюции не требуется.

Где располагается резолюция

Резолюция оформляется в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа) (ч.6 п.53 Инструкции № 4).

Резолюция на документе оформляется от руки. Для акцентирования внимания исполнителя и лучшего восприятия текст резолюции рекомендуется располагать под углом к линии строки текста документа.

Составные части резолюции

Резолюция включает:

• фамилию и инициалы исполнителя.

Справочно Фамилии исполнителей указываются в дательном падеже, инициалы оформляются после фамилии. При подписании резолюции наименование должности лица и расшифровка подписи могут не указываться;

• содержание поручения.

Указания о порядке исполнения документа, содержащиеся в резолюции, могут носить общий или конкретный характер. Общие указания выражаются словами: «К руководству», «К исполнению», «К сведению», «В работу» и др.

Конкретные указания в резолюции даются в повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола.

Пример Иванову В.Н. Подготовить ответ к 29.03.2022 Подпись 24.03.2022 или Лойко Т.Н. Подготовить приказ Подпись 24.03.2022

Резолюции должны быть по возможности краткими (но при этом достаточно ясными, четкими, конкретными), содержать исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителях;

• срок исполнения.

Срок исполнения документа указывается в резолюции в зависимости от того, типовой или индивидуальный срок устанавливается для исполнения документа:

Срок исполнения в резолюции указывается, если в тексте документа индивидуальный срок его исполнения не установлен и (или) документ должен быть исполнен ранее установленного типового срока.

Если для исполнения документа применяется типовой срок либо индивидуальный срок, указанный в его тексте, в резолюции этот элемент может не указываться.

Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована (ч.3 п.53 Инструкции № 4).

• Как правильно составить резолюцию на заявлении покупателя, который просит возвратить стоимость приобретенного изделия, вышедшего из строя и требующего ремонта (акт сервисного центра прилагается)?

Резолюция для нескольких лиц

Резолюция может содержать указания нескольким лицам (исполнителям), то есть быть коллективной. В этом случае первой указывается фамилия должностного лица, которое ответственно за исполнение поручения и организует работу соисполнителей.

Пример Славиной В.Л. Петрович В.Т. Федорец Е.Л. Для рассмотрения и внесения предложений Подпись 15.03.2022

В текст резолюции допускается включать пояснение, содержащее личное мнение автора резолюции по вопросу.

Пример Куприяновой Э.Н. Казак Н.И. Подготовить заключение до 25.03.2022 Считаю, что проект требует доработки в части, касающейся организации документооборота. Подпись 15.03.2022

На практике возможны ситуации, когда в резолюции указан исполнитель, который не имеет прав и не обязан принимать решение по вопросу, содержащемуся в документе, или когда требуется увеличить срок исполнения документа. В таком случае необходимо обратиться с аргументированной просьбой об изменении резолюции к лицу, ее оформившему. Просьба может быть направлена устно или письменно в форме докладной записки не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения или сразу же после получения задания (подп.146.5 п.146 Инструкции № 4).

Исполнитель не имеет права самостоятельно изменять содержание резолюции.

• Докладная записка о продлении срока исполнения (пример).

Оформление листа резолюции

При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе.

• Как оформить резолюцию на отдельном листе см. здесь.

Упрощение оформления резолюции

В целях экономии времени руководителя на оформление резолюции ее проект может быть заранее подготовлен работником службы документационного обеспечения управления. В случае согласия с содержанием представленного проекта резолюции руководитель подпишет его и поставит дату.

Содержание резолюций по наиболее типичным, повторяющимся вопросам может быть формализовано и сведено к нескольким возможным вариантам, которые печатаются на листе резолюции. Руководитель подчеркивает нужный и (или) зачеркивает ненужный вариант, подписывает, после чего лист резолюции вместе с документом передается на исполнение.

Пример Сидорову Д.Б. Отказать. Оплатить. Подпись 15.03.2022

Резолюции в документах в электронном виде и электронных документах

В электронных документах реквизит «Резолюция» вырабатывается с использованием средств автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) и может оформляться как текст в регистрационно-контрольной карточке либо листом резолюции, подписываемым электронной цифровой подписью с применением личного ключа, владельцем которого является автор резолюции (п.47 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19).

Для документов в электронном виде резолюции оформляются:

• в электронном виде;

• на отдельном листе бумаги.

При оформлении резолюции на отдельном листе бумаги он сканируется и помещается в АС ДОУ либо текст резолюции переносится в регистрационно-контрольную карточку уполномоченным лицом.

В любом случае информация, содержащаяся в резолюции, не вносится в формуляр документа, а отражается в регистрационных формах и при необходимости прикрепляется в виде отдельных файлов (информационных объектов) к документу в электронном виде (п.229 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Оформление документов в организации.