Материал помещен в архив

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА: СОСТАВ И ПОРЯДОК РАСПОЛОЖЕНИЯ

При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав которых представлен в государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69 (далее - СТБ 6.38-2004).

Справочно Любой документ состоит из ряда элементов, которые называются реквизитами (адресат, дата, текст, подпись).

Требования по оформлению реквизитов содержат:

• государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004;

• Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41 (далее - Методические указания);

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 16 января 2016 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений и дополнений, внесенных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.12.2015 № 225.

Справочно Расположение основных реквизитов документа и их размеры (в положениях табулятора, пт) можно найти здесь (приложение А).

№ рек-ви-зита	Название реквизита	Расположение, содержание	Пример	Норма	Аналитические материалы
1	Государственный герб Республики Беларусь	На бланках в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм. Не допускается располагать изображение Государственного герба между бланковыми надписями на двух языках. Справочно Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на печатях, угловых штампах и бланках документов согласно абзацу 3 части первой ст.10 Закона Республики Беларусь от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь». Обратите внимание! Не допускается помещение изображения Государственного герба Республики Беларусь на визитных карточках граждан Республики Беларусь, не являющихся государственными служащими		1. Подпункт 5.1 п.5 СТБ 6.38-2004. 2. Пункт 36 Инструкции по делопроизводству. 3. Пункт 26 Методических указаний
2	Эмблема организации или товарный знак	1. На бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба. 2. При продольном расположении реквизитов эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом - над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»). Справочно Отношения, возникающие в связи с регистрацией, правовой охраной и использованием товарных знаков и знаков обслуживания в Республике Беларусь, регулируются Законом Республики Беларусь от 05.02.1993 № 2181-XII «О товарных знаках и знаках обслуживания»		1. Подпункт 5.2 п.5 СТБ 6.38-2004. 2. Пункт 37 Инструкции по делопроизводству. 3. Пункт 27 Методических указаний
3	Код организации	На верхнем поле справа на первом листе документа. Справочно Органы государственной власти и управления проставляют код организации по общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления», утвержденному постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 28.12.2001 № 52. Для других организаций код проставляется по общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели», утвержденному постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 28.04.2003 № 22	34261718 86858549	1. Подпункт 5.3 п.5 СТБ 6.38-2004. 2. Пункт 38 Инструкции по делопроизводству
4	Код документа	На верхнем поле справа под кодом организации. При составлении конкретных документов код проставляется только на тех из них, унифицированные формы которых включены в общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы», утвержденный постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 29.09.1995 № 10 (далее - ОКРБ 010-95)		1. Подпункт 5.5 п.5 СТБ 6.38-2004. 2. Пункт 39 Инструкции по делопроизводству
5	Наименование вышестоящей организации	Указывается полное официальное наименование организации при его наличии	Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь	1. Подпункт 5.4 п.5 СТБ 6.38-2004. 2. Пункт 40 Инструкции по делопроизводству. 3. Пункт 30 Методических указаний	В Уставе организации указано: «полное наименование организации - общество с ограниченной ответственностью «Агентство информационных услуг». Необходимо ли на бланке письма помещать и полное, и сокращенное наименование организации?
6	Наименование организации	Обозначает автора документа и записывается в точном соответствии с уставом, положением об организации. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки	Учреждение «Белорусский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела» (БелНИИДАД)	1. Пункт 41 Инструкции по делопроизводству. 2. Пункт 31 Методических указаний
7	Наименование структурного подразделения	Указывается на документе в том случае, если он издается (составляется) от имени этого подразделения	Витебский областной исполнительный комитет Отдел по архивам и делопроизводству	1. Пункт 42 Инструкции по делопроизводству. 2. Пункт 32 Методических указаний
8	Почтовый адрес отправителя	Оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи. Справочно Образцы написания адресов на внутренних почтовых отправлениях приведены в Правилах оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 07.09.2004 № 1111	ул.Вишневская, 21 225320, г.Барановичи Брестская обл.	1. Пункт 43 Инструкции по делопроизводству. 2. Пункт 34 Методических указаний	Письмо о поставке партии планшетов (письмо-согласие) (пример)
9	Коммуникационные и коммерческие данные	Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации. Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и так далее и располагаются ниже коммуникационных данных. Обратите внимание! Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации. Организация сама определяет, какие сведения указываются в письме в коммерческих данных	ул.Немига, 20, 220015, г.Минск тел./факс (017) 315 45 44 эл. почта: tomrex@tomrex.by Р.с. 362500000565 в филиале 523 АСБ «Беларусбанк», г.Минск, ул.Некрасова, 24, код 385	1. Пункт 44 Инструкции по делопроизводству. 2. Пункт 35 Методических указаний
10	Название вида документа	Должен содержать каждый документ. Название пишется прописными буквами без разрядки. Название вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКРБ 010-95. Состав документов, издаваемых организацией, фиксируется в Табеле унифицированных форм документов, применяемых организацией. При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на двух языках название документа печатается на двух языках	ПРОТОКОЛ, СПРАВКА, ПРИКАЗ, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА	1. Пункт 45 Инструкции по делопроизводству. 2. Пункт 36 Методических указаний
11	Дата	Это дата подписания документа (распорядительные документы, письмо) или события, зафиксированная в нем (протокол, акт): - для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), - дата его принятия; - для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение) - дата утверждения. Обратите внимание! Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: 1) день месяца; 2) месяц; 3) год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами	15.10.2014	1. Пункт 46 Инструкции по делопроизводству. 2. Пункт 37 Методических указаний	Необходимо ли на исходящих письмах печатать исходящий индекс и дату или можно вписать их от руки?
12	Регистрационный индекс	Состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.)	Индекс отправляемого письма: 4-12/645, где 4 - индекс структурного подразделения; 12 - порядковый номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения; 645 - порядковый регистрационный номер письма	1. Подпункт 5.9 п.5 СТБ 6.38-2004. 2. Пункт 47 Инструкции по делопроизводству. 3. Пункт 38 Методических указаний
13	Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа	Включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ	На № 01-05/35 от 01.05.2014	1. Пункт 48 Инструкции по делопроизводству. 2. Пункт 39 Методических указаний
14	Место составления или издания	Указывается с учетом принятого административно-территориального деления Республики Беларусь. Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом	г.Гомель; д.Птичь; пос.Ягодный	1. Подпункт 5.10 п.5 СТБ 6.38-2004. 2. Пункт 49 Инструкции по делопроизводству. 3. Пункт 40 Методических указаний
15	Гриф ограничения доступа	В правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения». Указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. Справочно Правовые и организационные основы отнесения сведений к государственным секретам в Республике Беларусь регулируются Законом Республики Беларусь от 19.07.2010 № 170-З «О государственных секретах». Понятие коммерческой тайны определено в Законе Республики Беларусь от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне»	Конфиденциально                   Экз. № 007	1. Подпункт 5.11 п.5 СТБ 6.38-2004. 2. Пункт 50 Инструкции по делопроизводству
16	Адресат	Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные лица, граждане, в т.ч. индивидуальные предприниматели. При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже. При адресовании документа гражданину, в т.ч. индивидуальному предпринимателю, вначале указываются фамилия и инициалы (собственное имя, отчество (если таковое имеется)) получателя, затем - почтовый адрес	Министерство юстиции Республики Беларусь ул.Коллекторная, 10 220084, г.Минск Ковалевой А.И. д.Гриневичи, 5 223138, п/о Крайск Логойский р-н Минская обл.	1. Подпункт 5.12 п.5 СТБ 6.38-2004. 2. Пункт 51 Инструкции по делопроизводству. 3. Пункт 41 Методических указаний
17	Гриф утверждения	Документ может утверждаться двумя способами: 1) изданием распорядительного документа либо 2) должностным лицом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ (включая видовое наименование организации), его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. Он располагается в правом верхнем углу над текстом на расстоянии 100 мм от границы левого поля	УТВЕРЖДАЮ     Директор общества     Подпись      А.Д.Юров     15.10.2014 № 75 Обратите внимание! Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств	1. Подпункт 5.13 п.5 СТБ 6.38-2004. 2. Пункт 52 Инструкции по делопроизводству. 3. Пункт 42 Методических указаний	1. Реквизит документа «Гриф утверждения». 2. Порядок оформления приложения к распорядительным документам
18	Резолюция	В правом верхнем углу первого листа документа перед текстом, включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок его исполнения. Резолюция должна быть подписана (личная подпись) и датирована. На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому она относится	Муравьеву А.В. Прошу подготовить заключение к 20.10.2014 Подпись автора резолюции 01.10.2014	1. Подпункт 5.14 п.5 СТБ 6.38-2004. 2. Пункт 53 Инструкции по делопроизводству. 3. Пункт 43 Методических указаний
19	Заголовок к тексту	Все организационно-распорядительные документы, оформленные на бумаге формата А4, должны иметь заголовок, который располагается слева после реквизитов бланка. Заголовок должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.	Положение об экспертной комиссии	1. Подпункт 5.15 п.5 СТБ 6.38-2004. 2. Пункт 54 Инструкции по делопроизводству. 3. Пункт 44 Методических указаний
20	Отметка о контроле	Ее располагают на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначают буквой «К» или словом «Контроль» с указанием срока исполнения. Отметка проставляется от руки цветным карандашом или чернилами красного цвета или с помощью штемпеля	Об участии в семинаре «Новации 2014 года в строительстве»	1. Подпункт 5.16 п.5 СТБ 6.38-2004. 2. Пункт 55 Инструкции по делопроизводству. 3. Пункт 45 Методических указаний
21	Текст	1. Текст документа должен: - быть достоверным, объективным, максимально кратким; - сохранять полноту информации и точность ее изложения; - не допускать различных толкований. 2. Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский язык. 3. Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты - на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы		Глава 5 Инструкции по делопроизводству
22	Отметка о наличии приложения	Ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие. Слова «листы» и «экземпляры» в тексте даются сокращенно - «л.» и «экз.». К распорядительным документам могут прилагаться документы, которые утверждены или вводятся в действие. Приложениями могут быть документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа. В распорядительных документах указание на наличие приложения дается в тексте	Приложение: на 7 л. в 2 экз.	1. Подпункт 5.17 п.5 СТБ 6.38-2004. 2. Пункт 56 Инструкции по делопроизводству. 3. Пункт 46 Методических указаний	Порядок оформления приложения к распорядительным документам
23	Подпись	Располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Печатается от границы левого поля. Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности. Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации. При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации. Обратите внимание! Нормативные правовые акты не допускают замену аббревиатур «И.о.» («исполняющий обязанности») или «Зам.» («заместитель») знаком «/». Расшифровка подписи должна соответствовать фамилии должностного лица, подписавшего документ	Директор общества   Р.О.Зык Директор ОАО «Стрела»           Р.О.Зык	1. Подпункт 5.18 п.5 СТБ 6.38-2004. 2. Пункт 57 Инструкции по делопроизводству. 3. Пункт 47 Методических указаний	Можно ли ставить косую черту перед наименованием должности, если за руководителя подписывает документ другое должностное лицо?
24	Гриф приложения	В правом верхнем углу первого листа приложения и состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака №), названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса. Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.)	Приложение        к приказу директора        ОАО «ДомСтрой»        15.10.2014 № 101	1. Подпункт 5.19 п.5 СТБ 6.38-2004. 2. Пункт 58 Инструкции по делопроизводству. 3. Пункт 48 Методических указаний
25	Гриф согласования	Располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты. Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. При отсутствии места на документе оформляют лист согласования	СОГЛАСОВАНО Протокол заседания экспертного совета 17.10.2014 № 15	1. Подпункт 5.20 п.5 СТБ 6.38-2004. 2. Пункт 60 Инструкции по делопроизводству. 3. Пункт 49 Методических указаний
26	Визы	Располагают ниже реквизита «Подпись» и проставляют на остающихся в организации экземплярах документов. Виза включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату. При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования	Юрисконсульт Подпись        М.А.Рожкова 20.10.2014	1. Подпункт 5.22 п.5 СТБ 6.38-2004. 2. Пункт 61 Инструкции по делопроизводству. 3. Пункт 50 Методических указаний	1. Необходима ли подпись юрисконсульта организации на приказах? 2. Кто должен визировать копии исходящих писем, подшиваемых в дело?
27	Печать	Установлено три вида печатей: - печать организации; - печать структурного подразделения организации; - печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). Печати организаций подразделяются на: 1) гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь); 2) простые. Право помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на печатях (гербовые печати) имеют только государственные органы и иные государственные организации. Обратите внимание! Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ		1. Пункт 62 Инструкции по делопроизводству. 2. Пункт 51 Методических указаний. 3. Закон Республики Беларусь от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь»
28	Отметка об исполнителе	На лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа. Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона печатают без знаков препинания и обязательно указывают на исходящих документах. Отметка об исполнителе может быть дополнена информацией: - индексом структурного подразделения, в котором готовился документ; - именем файла и другими поисковыми данными (на второй строке), которые оформляются только на экземпляре документа, остающемся в организации. Она оформляется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) обычным по начертанию, размер - 9 пт, межстрочный интервал - точно - 9 пт	3 Рабко 288 00 43 ТР 20.10.2014 С:\Мои документы\Письма	1. Подпункт 5.24 п.5 СТБ 6.38-2004. 2. Пункт 63 Инструкции по делопроизводству. 3. Пункт 52 Методических указаний
29	Отметка о заверении копии	Находится ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения. Выписки из документов оформляются на общем бланке, слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа	Верно Секретарь Подпись А.Н.Горда 20.10.2014	1. Подпункт 5.25 п.5 СТБ 6.38-2004. 2. Пункт 64 Инструкции по делопроизводству. 3. Пункт 53 Методических указаний	Выписка из номенклатуры дел организации (отдел маркетинга) (пример)
30	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело	Располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из: - слов «В дело»; - номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ; - даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении; - собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения - исполнителя; - даты направления документа в дело	В дело № 111-6 Подготовлен ответ 20.10.2014 № 01-14/178 Подпись 27.10.2014	1. Подпункт 5.26 п.5 СТБ 6.38-2004. 2. Пункт 65 Инструкции по делопроизводству. 3. Пункт 54 Методических указаний	Необходимо ли ставить отметку о снятии с контроля на обращениях граждан (на самом обращении гражданина)?
31	Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)	На нижнем поле первого листа документа справа. Отметка о поступлении состоит из: - полного или сокращенного наименования организации-получателя; - даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа. На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты)	Белпромсталь ▲   16 мм ▼ 15.10.2014 Вх. № 321/ 5-8 ◄ 42 мм ►	1. Подпункт 5.27 п.5 СТБ 6.38-2004. 2. Пункт 66 Инструкции по делопроизводству. 3. Пункт 55 Методических указаний
32	Отметка о переносе данных на машинный носитель	Располагается на нижнем поле первого листа документа и включает: - запись «Информация перенесена на машинный носитель»; - подпись лица, ответственного за перенос данных; - дату переноса	Информация перенесена на машинный носитель Подпись 20.10.2014	1. Подпункт 5.28 п.5 СТБ 6.38-2004. 2. Пункт 56 Методических указаний

05.01.2015

Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»