Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

УТРАТА И ХИЩЕНИЕ КНИГИ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ

Ответственность за хранение книги

Книга замечаний и предложений - документ единого образца, предназначенный для внесения замечаний (заявлений и жалоб) и (или) предложений о деятельности организации, индивидуального предпринимателя, качестве производимых (реализуемых) ими товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг (абзац 13 ст.1 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»).

Ответственными за хранение книги замечаний и предложений являются:

• руководитель организации или уполномоченное им лицо;

• индивидуальный предприниматель (п.18 Положения о порядке выдачи, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285 (в редакции от 05.11.2015 № 921, вступающей в силу с 23 января 2016 г.), далее - постановление № 285, Положение № 285).

Назначение уполномоченного лица, ответственного за ведение книги замечаний и предложений, должно быть закреплено в приказе либо ином распорядительном документе (распоряжении, постановлении, решении).

Организация и индивидуальный предприниматель определяют необходимое для выдачи им количество книг в соответствии с перечнем мест реализации организациями, индивидуальными предпринимателями товаров, выполнения работ, оказания услуг, в которых ведется книга замечаний и предложений, утвержденным постановлением № 285 (п.8 Положения № 285).

Обратите внимание! С 23 января 2016 г. место нахождения книги (книг) должно соответствовать адресу ее (их) места нахождения, содержащемуся в электронном банке данных (часть вторая п.12 Положения № 285). Отсутствие книги замечаний и предложений влечет предупреждение или наложение штрафа в размере от 4 до 10 базовых величин (ст.9.24 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).

Утрата книги

Работнику, который обнаружил утрату книги замечаний и предложений, необходимо составить докладную записку руководителю организации.

Об утрате книги замечаний и предложений

В канцелярии установлено, что книга замечаний и предложений отсутствует. Считаю необходимым создать комиссию для выяснения причин утери книги замечаний и предложений и ее поиска.

На основе докладной записки руководитель организации издает приказ о создании комиссии для проведения проверки по факту утраты книги замечаний и предложений.

О создании комиссии по проведению проверки по факту утраты книги замечаний и предложений

В целях проведения проверки по факту утраты книги замечаний и предложений в ООО «Фот» на основании п.10 Положения о порядке выдачи, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию в составе:

Председатель - заместитель директора Петров А.В.

2. Комиссии установить причины утраты книги замечаний и предложений, составить акт и представить его на утверждение до 20.01.2016.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Петрова А.В.

При обнаружении фактов порчи (повреждения, брака), утраты книги не позднее рабочего дня, следующего за днем обнаружения указанных фактов, организацией или индивидуальным предпринимателем в налоговый орган по месту постановки на учет представляется соответствующий акт, в котором указываются регистрационный номер книги, адрес ее места нахождения, причина порчи (повреждения, брака), утраты книги (п.10 Положения № 285).

18.01.2016 № 1-21/68

г. Минск

утраты книги замечаний и предложений

Составлен комиссией:

Председатель - заместитель директора Петров А.В.

Присутствовал - секретарь приемной руководителя Беляцкая Е.А.

В результате проведения комиссией проверки по факту утраты книги замечаний и предложений в ООО «Фот» установлено отсутствие книги замечаний и предложений АД № 0028088 (дата выдачи 04.07.2014), находящейся по адресу: г. Минск, ул. Чичерина, 15-210. Также комиссия установила, что секретарь приемной руководителя Беляцкая Е.А., ответственная за ведение книги замечаний и предложений на основании приказа о назначении ответственного за ведение книги замечаний и предложений от 15.08.2015 № 546, не обеспечила сохранности книги замечаний и предложений.

Предпринятые меры по розыску книги замечаний и предложений положительных результатов не дали.

Составлен в трех экземплярах:

1-й экз. - в дело № 1-21

2-й экз. - в дело № 2-16

3-й экз. - в налоговый орган

Хищение книги

При обнаружении факта хищения книги замечаний и предложений в налоговый орган представляется документ, подтверждающий обращение в орган внутренних дел по факту ее хищения.

Налоговый орган не позднее рабочего дня, следующего за днем получения соответствующего акта либо документа, подтверждающего обращение в орган внутренних дел по факту хищения книги замечаний и предложений, передает в электронный банк данных информацию о книге с признаком «Недействительно».

Справочно Примерную форму письма о хищении книги замечаний и предложений см. здесь.

Новая книга замечаний и предложений выдается с соблюдением требований, указанных в пп.3-7 Положения № 285, в случаях:

• заполнения всех страниц книги, предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и информации об их рассмотрении;

• порчи (повреждения, брака) книги;

• утраты книги;

• хищения книги.

В случае заполнения всех страниц книги новая книга выдается при предъявлении реализующей организации использованной книги.

В иных вышеперечисленных случаях новая книга выдается реализующей организацией после внесения налоговым органом в порядке, предусмотренном в пп.10 и 11 Положения № 285, в электронный банк данных информации о книге с признаком «Недействительно» (п.9 Положения № 285).

Справочно Подробнее по данной теме см. комментарий «Изменение порядка выдачи книги замечаний и предложений. Комментарий к постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 05.11.2015 № 921».

Хранение книги

Книга замечаний и предложений после окончания ведения хранится вместе с новой книгой по месту ее ведения, а по истечении календарного года - в течение 5 лет в архиве государственного органа, иной организации или у индивидуального предпринимателя (п.34 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786).

Копии ответов гражданам хранятся вместе с книгой по месту ее ведения (п.17 Положения № 285).

Справочно Рекомендуем ознакомиться с вопросом «Следует ли вести форму журнала регистрации копий ответов на письменные обращения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений? Что должна содержать такая форма журнала?».

Контролирующие (надзорные) органы в порядке, предусмотренном законодательством, при проведении проверок деятельности организаций и индивидуальных предпринимателей проверяют соблюдение ими хранения книги замечаний и предложений (п.19 Положения № 285).

19.01.2016

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела