Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
Передача дел в архив: 5 важных моментов
05.02.2024
В I квартале после окончания делопроизводственного года организации завершают формирование дел для передачи в архив. Какие важные моменты надо учесть, чтобы правильно передать дела в архив, мы рассмотрели в разделах:
 |
Обратите внимание! Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут штраф до 30 БВ (ст.24.25 КоАП). |
Какие документы передавать в архив, а какие - нет
В архив необходимо передавать дела:
✓ постоянного хранения;
✓ временного (свыше 10 лет) хранения;
✓ по личному составу (ч.1 п.204 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь. |
Передача и прием электронных документов, документов в электронном виде в архив организации определены гл.4 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20.
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению.
 |
Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Хранение документов в организации. • Сроки хранения документов: перечень аналитических материалов по теме. • Алгоритм уничтожения документов и дел временного хранения и дел с истекшими сроками хранения. |
Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом организации по описям или по номенклатуре дел (п.205 Инструкции № 4).
В состав документов в электронном виде, хранящихся в архиве организации, по решению руководителя организации можно включать документы в электронном виде временного (до 10 лет) хранения (п.9 Правил № 20).
С момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.
Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света (п.213 Инструкции № 4).
|
|
Дополнительно по теме • Организация передает свой архив на обслуживание аутсорсинговой компании. Как передать документы на архивное хранение? Что нужно учесть? • Как нужно хранить дела временного (до 10 лет) хранения в структурных подразделениях? • Хранение бухгалтерских документов: 3 ответа на вопросы. • Трудовые договоры (контракты) и уведомления на продление: храним правильно. |
Таким образом, документы временного (до 10 лет) хранения:
1) хранятся в структурных подразделениях по месту формирования до их уничтожения после истечения сроков временного хранения;
2) могут быть переданы в архив организации по решению руководителя.
Как подготовить дела к передаче в архив
Грамотно составленная инструкция по подготовке дел к передаче в архив организации значительно упростит эту работу.
|
|
Дополнительно по теме • Инструкция по подготовке дел к передаче в архив: нюансы разработки. • Памятка «Порядок подготовки дел к передаче в архив организации работниками структурных подразделений» • Приказ об утверждении инструкции по подготовке дел к передаче в архив (пример). |
1. При подготовке дел к передаче на хранение в архив организации проводят экспертизу ценности документов (абз.2 п.51 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).
Порядок проведения экспертизы ценности документов определен гл.9 Правил № 143.
|
|
Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Хранение документов в организации. |
Непосредственный отбор документов для передачи в архив организации и выделения к уничтожению производят работники структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы (п.60 Правил № 143).
В результате экспертизы определяют перечень документов, необходимых для передачи в архив.
Экспертизу ценности документов проводят на основе Перечня № 140.
Также используют:
✓ перечни документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, иных госорганизаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения - ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения;
✓ перечни документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.
|
|
Дополнительно по теме • Алгоритм подготовки дел к передаче на хранение в архив организации. • Необходимо ли сдавать в архив инвентаризационные описи по основным средствам, если в них содержатся объекты, которые будут существовать все время деятельности организации, то есть более 10 лет? • В каком году отнести к документам, завершенным делопроизводством, а также сдать в архив: годовую бухгалтерскую отчетность за 2021 год, составленную в I квартале 2022 г.; действующий Устав общества, утвержденный общим собранием акционеров от 04.01.2021? • В организации, являющейся источником комплектования государственного архива, созданы все условия для хранения электронных документов (наличие в организации системы электронного документооборота (СЭД), а также информационной системы архива организации (АИС)). Обязательно ли документы постоянного срока хранения, документы временного срока хранения (свыше 10 лет) и документы с отметкой ЭПК дублировать на бумажном носителе для сдачи в архив? • В 2023 году организация сдает в архив документы за 2021 год. Срок хранения документов по личному составу за 2021 год остается 75 лет, как в номенклатуре на 2021 год, или 55 лет по новой редакции Перечня № 140? |
2. Дела должны быть правильно сформированы и полностью оформлены для передачи их в архив.
Правила формирования дел установлены пп.170-172 Инструкции № 4.
Документы формируют в дела работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях. В бесструктурных организациях формирование дел осуществляют лицо, выполняющее функции службы ДОУ в организации, и работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации.
Правильность формирования дел проверяется при передаче дел в архив организации и в госархив, если организация является источником комплектования госархива (чч.2, 3 п.180 Инструкции № 4).
|
|
Дополнительно по теме • Формирование и оформление дел с приказами по основной деятельности. • Формирование и хранение дел с договорами. • Формирование дел с приказами по личному составу. • Как сдавать в архив личные дела, если они в пластиковых скоросшивателях? Следует достать и прошить листы или переложить в картонную папку-обложку? • При сдаче личного дела в архив составляется ли лист-заверитель личного дела? Где можно найти форму такого документа? • Где должен храниться акт выполненных работ к договору подряда, оказания услуг между юрлицом и физлицом? Нужно ли копию прикладывать к самому договору? • В организации сформировано дело «Документы к договорам гражданско-правового характера с гражданами на выполнение работ (оказание услуг)». Можно ли формировать дело в части по видам документов, например: акты сдачи-приемки работ по договорам гражданско-правового характера с гражданами, акты передачи права (часть 1); протоколы согласования цены (часть 2) и др.? • В организации сформировано дело «Документы, послужившие основанием для назначения пособия на детей до 3 лет (заявление, справки, копии свидетельства о рождении, о браке и т. д.)». Какими будут даты начала и окончания этого дела при сдаче в архив: дата заявления или дата прекращения выплат? • В организации сформировано дело с перепиской по основной деятельности. Можно ли формировать в части это дело, например: дело 01-07. Часть 1. Переписка с клиентами по вопросам заключения договоров; дело 01-07. Часть 2. Переписка с клиентами о расторжении договоров? • Как правильно оформить передачу номенклатуры дел за прошлые годы в архив? • Какой порядок формирования в дело, хранения штатного расписания? • Внутренняя опись документов дела с приказами по основной деятельности состоит из нескольких листов, которые автоматически были пронумерованы в центре верхнего поля при выводе их на печать. Можно ли сохранить такую нумерацию листов внутренней описи или ее надо продублировать, проставляя номера листов вручную в правом верхнем углу? |
 |
Формы документов • Лист-заверитель дела: каталог форм. |
Когда передавать документы на хранение в архив
Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством (ч.2 п.204 Инструкции № 4).
Так, документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за 2022 год в течение 2024 года передаются в архив организации.
Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством. Описи представляют в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (п.194 Инструкции № 4).
Порядок составления такой описи - пп.199, 200 Инструкции № 4.
Опись дел структурного подразделения утверждается руководителем структурного подразделения. Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел несет также руководитель структурного подразделения (пп.194, 199 Инструкции № 4).
|
|
Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Архив организации. • Составление описей дел структурных подразделений организации. |
Утрата документов (дел), ошибки до их передачи в архив
Работники организации несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно сообщается руководителю подразделения и в службу ДОУ (ч.4 п.7 Инструкции № 4).
При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурное подразделение принимает меры по их розыску. Обнаруженные дела включают в опись.
Если поиск оказался безрезультатным, то на отсутствующие дела составляют справку с изложением причин их отсутствия. Справку подписывает руководитель структурного подразделения (работник, ответственный за соответствующее направление деятельности или выполнение функций), а затем передают вместе с описью дел структурного подразделения в архив организации (ч.2 п.195 Инструкции № 4).
|
|
Формы документов • Справка об утрате дела (личные карточки уволенных работников) (пример). |
|
|
Дополнительно по теме • Ошибка в формировании дел с приказами по личному составу: совет специалиста. • Утрата документов в организации. • Как правильно подшить копию в дело, если подлинник документа утерян? Нужно ли ее заверять у юристов? Описывать в листе-заверителе дела? • При подготовке дел к передаче в архив обнаружилось, что: - утеряно одно дело; - отсутствуют документы (из 20 протоколов утеряно 3) в другом деле. Как следует поступить в данном случае? Должны ли быть оформлены какие-либо справки или записи во внутренней описи или в листе-заверителе дела? • При подготовке к передаче в архив дела с приказами по основной деятельности постоянного срока хранения обнаружилось, что несколько из них являются приказами по административно-хозяйственным вопросам, срок хранения которых составляет 3 года после проведения проверки соблюдения налогового законодательства. Надо ли изымать данные приказы из дела, так как нет необходимости хранить их постоянно? • В 2023 году при формировании описи дел (договора уступки) за 2021 год обнаружилось задвоение номеров договоров в журнале регистрации договоров: № 182 от 02.02.2021 Иванова А.А.; № 182 от 02.02.2021 Сидорова А.А. Как поступить в данной ситуации? |
Лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством.
 |
Справочно Правовое регулирование отношений в сфере дисциплинарной ответственности определяет гл.14 ТК. |
|
|
Формы документов • Лист-заверитель дела (утрата подлинника) (пример). • Лист-заверитель дела (ошибка нумерации договоров) (пример). • Внутренняя опись документов дела с приказами по основной деятельности (утрата подлинника) (пример). |
Как передавать дела в архив
Передают дела в архив организации по описям дел структурных подразделений (ч.3 п.204 Инструкции № 4).
Описи дел структурных подразделений имеют номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляют буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения - «в»
|
|
Дополнительно по теме • Составление описей дел структурных подразделений организации. • Дело постоянного хранения, например: 01-10 - 15 томов. Откуда берется номер описи дела при сдаче дела в архив организации? • Как правильно пронумеровать сводные описи дел при сдаче документов в архив, если в организации уже есть утвержденные директором ранее при сдаче документов в архив сводные описи № 1, № 2лс и № 3в? • В организации было две описи до изменения сроков хранения в Перечне № 140 (27.10.2022): опись дел постоянного хранения (№ 1) и опись дел по личному составу (№ 2). С 27.10.2022 будут опись дел по личному составу (№ 2) и опись дел временного (свыше 10 лет) хранения. Нумерация описи дел временного (свыше 10 лет) хранения будет 3в или она должна начинаться с 1, 2, 3? Что делать с описью дел постоянного хранения (№ 1)? • Что делать с описями дел постоянного срока хранения, с историко-архивными справками (с 1998 по 2020 годы), которые ранее до 27.10.2022 (внесение изменений в Перечень № 140) хранились постоянно? Как эти описи вести (хранить, закончить)? • Опись дел в делопроизводстве: каталог форм. |
Дела в архив организации передают по графику. График составляет заведующий архивом (лицо, ответственное за архив), затем график согласовывают с руководителями структурных подразделений и его утверждает руководитель организации (ч.1 п.206 Инструкции № 4).
|
|
Дополнительно по теме • Передача дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, в архив организации производится на основании распоряжения директора или достаточно докладной записки? • Как оформляется график передачи дел в архив? В какой форме необходимо указать сроки передачи дел на архивное хранение? |
|
|
Формы документов • График приема дел в архив организации (пример). |
Дела передают в архив организации в присутствии работника структурного подразделения.
В обоих экземплярах описи дел структурного подразделения в графе «примечание» каждого заголовка дела проставляют отметки о наличии или отсутствии дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указывают:
✓ количество фактически принятых в архив дел;
✓ дату приема-передачи дел;
✓ наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела (ч.3 п.206 Инструкции № 4).
Порядок передачи документов в электронном виде в архив организации установлен в гл.4 Правил № 20.
|
|
Дополнительно по теме • Кто должен оформлять заверительную надпись при передаче документов в ведомственный архив организации: работники структурных подразделений, ответственные за передачу дел в архив, либо заведующий архивом в организации? |
Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»
Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе
Перейдите в топик 1, топик 2, топик 3, топик 4.
 |
Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам. |