Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
АРХИВ: ОСНОВНЫЕ АСПЕКТЫ ПО СОЗДАНИЮ И ОРГАНИЗАЦИИ ЕГО РАБОТЫ
В целях накопления, хранения, учета и использования архивных документов государственные органы, иные организации создают архивы (часть третья ст.12 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», далее - Закон об архивном деле).
| Основные признаки | Содержание | Норма | Аналитические материалы |
| Понятие | Архив организации - организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов | Статья 2 Закона об архивном деле | |
| Виды архивов | - государственные; - территориальные (городские или районные); - архив государственных органов; - архив иных организаций. Организации имеют право на создание объединенных архивов. Государственными архивами в Республике Беларусь являются республиканские, областные (г.Минска) и зональные архивы. Справочно Информацию о системе государственных архивных учреждений можно найти здесь: http://archives.gov.by/index.php?id=6 |
Статья 13 Закона об архивном деле | |
| Формы создания архива | - часть структурного подразделения (при незначительном объеме архивных документов); - структурное подразделение; - объединенный архив (осуществляет прием документов нескольких организаций). Обратите внимание! Архив организации, созданный в форме части структурного подразделения, может являться подразделением в составе службы документационного обеспечения управления или другого структурного подразделения.Объединенный архив может быть структурным подразделением организации или самостоятельным учреждением |
Статья 2 Закона об архивном деле | |
| Этапы создания архива |
Справочно Архив государственного органа, иной организации создается по решению руководителя этих государственного органа, иной организации.1. Назначение лица, ответственного за архив. Разработка должностной инструкции такому работнику. Обратите внимание! При смене лица, ответственного за архив, следует составить акт приема-передачи дел |
Часть восьмая ст.13 Закона об архивном деле | Приказ о назначении лица, ответственного за архив (специалист отдела по кадрам) (пример). Должностная инструкция архивисту (пример) |
| 2. Разработка Положения об архиве. При разработке данного локального нормативного правового акта следует руководствоваться нормами главы 2 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов) |
Глава 2 Правил работы архивов | ||
| 3. Определение штатной численности архива. Межотраслевые нормативы времени на работы, выполняемые работниками архивов организаций, которые рекомендуются для применения в организациях различных форм собственности |
Пункт 1.1 Межотраслевых нормативов времени на работы, выполняемые работниками архивов организаций, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.03.2010 № 45 | ||
| 4. Обеспечение помещением архива. В зависимости от объема и состава хранящихся дел архиву организации предоставляются отдельные здания или помещения, специально построенные или приспособленные для хранения документов. |
Глава 33 Правил работы архивов | ||
| 5. Разработка плана работы архива. Состоит из разделов, соответствующих основным направлениям работы архива организации, и включает наименования конкретных видов работ, единицы их измерения, объем работ, бюджет рабочего времени, сроки исполнения и состав исполнителей |
Пункт 12 Правил работы архивов | ||
| 6. Передача дел в архив по графику приема дел в архив. График приема дел в архив организации включает наименования организаций, являющихся источниками комплектования архива, и (или) структурных подразделений организации, в деятельности которых образуются архивные документы, срок приема, наименования должностей, инициалы, фамилии лиц, ответственных за передачу архивных документов в архив организации |
Пункт 13 Правил работы архивов | ||
| Основные учетные документы архива | - книга учета поступления и выбытия документов; - сводные описи дел; - описи дел структурных подразделений; - реестр описей; - номенклатура дел организации; - лист-заверитель дела (в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу); - внутренняя опись документов дела (составляется к особо ценным, личным, судебным, следственным делам, делам, сформированным по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела); - лист фонда; - карточка архивного фонда; - паспорт архива (в организациях, являющихся источником комплектования государственного архива) в двух экземплярах |
Пункт 212 Правил работы архивов | Архив организации: учет документов |
| Вспомогательные учетные документы архива | - лицевой счет архива; - карточки и книги учета движения фондов, описей, дел; - карточки учета состояния фонда; - книга учета документов, переданных в другие архивы; - книга учета фондов и дел, выделенных к уничтожению; - книга учета документов, поступивших из загрязненных радионуклидами зон и прошедших дезактивацию; - книга учета дел по личному составу. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно |
Пункт 88 Правил работы архивов | |
| Сохранность документов архива организации | Обеспечение сохранности документов - это комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию и соблюдению оптимальных условий и соответствующей организации хранения документов | Раздел IX Правил работы архивов | |
| Использование документов архива | Доступ к документам, находящимся на хранении в архиве организации, и порядок пользования ими определяются руководителем организации в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь | Раздел X Правил работы архивов | Комментарий к Методическим рекомендациям по использованию документов в архивах государственных органов и иных организаций, утвержденным приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 07.02.2014 № 9. Использование документов в архиве организации |
| Государственный контроль за соблюдением законодательства по архивному делу и делопроизводству | Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь является контролирующим органом, который осуществляет контроль за соблюдением законодательства в сфере архивного дела юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, лицами, осуществляющими частную нотариальную, ремесленную деятельность, деятельность в сфере агроэкотуризма, а также представительствах иностранных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Беларусь, по вопросам соблюдения требований по организации накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств | Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 28.05.2012 № 487; Указ Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь» |
|
| Административная ответственность за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства | 1. Незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу. Штраф до 20 базовых величин | Статья 22.10 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП) | |
| 2. Выделение помещений для хранения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие помещений архивов и (или) использование их не по назначению, а равно невыполнение обязанности по передаче документов Национального архивного фонда Республики Беларусь в государственные архивы в случаях и (или) сроки, установленные законодательством. Штраф до 20 базовых величин | Статья 22.11 КоАП | ||
| 3. Утрата или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений. Штраф от 10 до 30 базовых величин | Статья 23.37 КоАП |
 |
Справочно Для более детального изучения см. раздел 4 «Архив организации» подборки «Хранение документов в организации». |
20.12.2014
Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»