Материал помещен в архив

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ПОДТВЕРЖДЕНИЕ НОВОГОДНИХ РАСХОДОВ

Составление первичных учетных документов

Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (п.1 ст.10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»; далее - Закон № 57-З).

Первичные учетные документы, в том числе самостоятельно разработанные организациями, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь, должны содержать сведения, перечисленные в п.2 ст.10 Закона № 57-З.

Первичный учетный документ составляется при совершении хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее совершения (п.5 ст.10 Закона № 57-З).

Первичный учетный документ, подтверждающий совершение хозяйственной операции может быть составлен единолично.

Так, первичный учетный документ, подтверждающий совершение хозяйственной операции, может быть составлен участником хозяйственной операции единолично в следующих случаях:

• выполнения работ (оказания услуг) по публичному договору, заключенному подрядчиком (исполнителем) и заказчиком в письменной форме, в котором предусмотрено оформление первичных учетных документов, подтверждающих выполнение работ (оказание услуг), единолично;

• временного владения и пользования или временного пользования имуществом по договору аренды (временного владения и пользования имуществом по договору финансовой аренды (лизинга)), заключенному арендодателем (лизингодателем) и арендатором (лизингополучателем) в письменной форме, в котором предусмотрено оформление первичных учетных документов, подтверждающих временное владение и пользование или временное пользование имуществом, единолично;

• купли-продажи товарно-материальных ценностей, выполнения работ и оказания услуг через автозаправочные станции (п.1 постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 12.02.2018 № 13 «О единоличном составлении первичных учетных документов и признании утратившим силу постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 21 декабря 2015 г. № 58»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 августа 2020 г. первичный учетный документ, подтверждающий совершение хозяйственной операции, может быть составлен участником хозяйственной операции единолично в следующих случаях: •  выполнения работ (оказания услуг) по договору, заключенному в письменной форме, в котором предусмотрено оформление первичных учетных документов, подтверждающих выполнение работ (оказание услуг), единолично, за исключением договоров подряда, не являющихся публичными договорами; •  временного владения и пользования или временного пользования имуществом по договору аренды (временного владения и пользования имуществом по договору финансовой аренды (лизинга)), заключенному в письменной форме, в котором предусмотрено оформление первичных учетных документов, подтверждающих временное владение и пользование или временное пользование имуществом, единолично; • купли-продажи товарно-материальных ценностей, выполнения работ и оказания услуг через автозаправочные станции; • оказания услуги заказчиком, застройщиком по организации строительства, определенными в соответствии с п.1 ст.55 Закона Республики Беларусь от 05.07.2004 № 300-З «Об архитектурной, градостроительной и строительной деятельности в Республике Беларусь»; • поступления товарно-материальных ценностей из-за пределов Республики Беларусь (абзацы 1-6 п.1 постановления № 13 в редакции постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 06.08.2020 № 33).

При этом первичный учетный документ составляется участником хозяйственной операции единолично на основании документов (сведений), содержащих информацию об этой хозяйственной операции, и (или) договора и должен содержать сведения, перечисленные в п.2 ст.10 Закона № 57-З.

Справочно О порядке единоличного составления первичного учетного документа см.: • «13.06.2018 вступило в силу постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12.02.2018 № 13 "О единоличном составлении первичных учетных документов и признании утратившим силу постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 21 декабря 2015 г. № 58". Какая из сторон (арендатор либо арендодатель) должна оформлять первичный учетный документ единолично? Следует ли это оговаривать в договоре?»; • «Какие сведения должен содержать первичный учетный документ, подтверждающий совершение хозяйственной операции временного пользования имуществом по договору аренды, который должен составить арендодатель единолично (например, больница (арендодатель) предоставляет в аренду помещение под открытие аптечного киоска)?». Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа. Первичный учетный документ, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодательства Республики Беларусь об электронных документах и электронной цифровой подписи, а именно требованиям Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (п.7 ст.10 Закона № 57-З).

Первичные документы, подтверждающие приобретение подарков и услуг у сторонних организаций

Документами, подтверждающими расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг) за наличный расчет, являются:

• платежный документ (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем), содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи товара (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира, при осуществлении оплаты товара (работ, услуг) наличными деньгами. В случае отсутствия в платежном документе указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг), являются платежный документ и товарный чек либо иной документ, подтверждающий приобретение товаров (выполнение работ, оказание услуг), содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи товара (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов;

• квитанция о приеме наличных денежных средств согласно приложению к постановлению Министерства торговли Республики Беларусь от 23.08.2011 № 34 «О мерах по реализации постановления Совета Министров Республики Беларусь от 6 июля 2011 г. № 912» в установленных законодательством случаях оплаты товара (работ, услуг) без применения кассового оборудования и (или) платежных терминалов.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 апреля 2021 г. следует руководствоваться формой квитанции о приеме наличных денежных средств при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) без применения кассового оборудования и платежных терминалов согласно приложению, утвержденному постановлением Министерства антимонопольного регулирования и торговли Республики Беларусь от 07.04.2021 № 25;

• платежный документ (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем), содержащий реквизиты, указанные в абзаце 2 п.37 Инструкции № 107, и карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) либо подтвержденная банком выписка по счету клиента, к которому выдана банковская платежная карточка, в случае оплаты товара (работы, услуги) с использованием банковских платежных карточек через кассовое оборудование;

• карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) либо подтвержденная банком выписка по счету клиента, к которому выдана банковская платежная карточка, в случае оплаты товара (работы, услуги) с использованием устройств программно-технической инфраструктуры и систем дистанционного банковского обслуживания (интернет-банкинг, мобильный банкинг, SMS-банкинг, TV-банкинг, банкомат, инфокиоск);

• другие документы, подтверждающие расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг) в соответствии с законодательством (п.37 Инструкции № 107).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2019 г. вместо п.37 Инструкции № 107 следует руководствоваться п.91 Инструкции № 117.

Первичные документы, подтверждающие использование материалов

В целях правильного отражения всех новогодних расходов в бухгалтерском и налоговом учете все предстоящие мероприятия необходимо проводить на основе приказа (распоряжения) руководителя организации или лица, им уполномоченного.

Такой приказ (распоряжение) должен предусматривать:

1) создание комиссии по подготовке плана проводимых праздничных мероприятий;

2) назначение ответственных за:

- проведение праздничных мероприятий;

- составление списков приглашенных гостей;

- утверждение сметы расходов на проведение праздничных мероприятий и др.

Справочно Подробнее см. «Новогодние мероприятия: приказ, программа и смета расходов».

Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 № 360 утвержден перечень первичных учетных документов, обязательных к применению всеми субъектами хозяйствования, который не содержит первичных учетных документов, предназначенных для оформления выдачи подарков, используемых при праздничном оформлении территории и помещений материалов и тому подобных расходов.

Поэтому такие документы организация разрабатывает и утверждает самостоятельно (часть вторая п.4 ст.10 Закона № 57-З). Это могут быть ведомости на выдачу подарков, акты списания выданных подарков, использованных материалов и других расходов.

Разработанные организацией формы первичных учетных документов следует закрепить в учетной политике организации.

Справочно Примеры форм актов на списание см. в материалах: все в работе • «Подарки работникам организации к Новому году: налоговый и бухгалтерский учет»; • «Подарки пенсионерам - бывшим работникам организации: документальное оформление, налоговый и бухгалтерский учет»; • «Новогодние подарки детям работников: документальное оформление, налоговый и бухгалтерский учет».

Первичные документы, подтверждающие потребление продуктов при проведении банкетов, ужинов в ресторанах и кафе

Накладная ТТН-1 и накладная ТН-2 заполняются организациями для списания товарно-материальных ценностей (далее - товары) у грузоотправителя и (или) принятия к учету у грузополучателя (часть четвертая п.1 Инструкции № 58).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2019 г. постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 10.08.2018 № 58 из части четвертой п.1 Инструкции № 58 исключено второе предложение. Изменения не повлияли на суть материала.

Однако в данной ситуации продукция общественного питания уже употреблена в ресторане (кафе) и не может быть принята к учету у грузополучателя. Поэтому и возникает вопрос о целесообразности выписки накладной, который напрямую нормативными документами не урегулирован.

Порядок оформления документа, подтверждающего факт приобретения товара (выполнения работы, оказания услуги), установлен постановлением Министерства торговли Республики Беларусь от 08.05.2014 № 19 (далее - постановление № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 декабря 2018 г. постановление № 19 на основании постановления Министерства антимонопольного регулирования и торговли Республики Беларусь от 29.11.2018 № 85 утратило силу.

По мнению автора, иным документом, о котором идет речь в постановлении № 19, подтверждающим использование продуктов питания, может быть акт на отпуск питания по безналичному расчету (приложение 19 к Методическим рекомендациям по документальному оформлению и учету товарных операций в розничной торговле и общественном питании, утвержденным приказом Министерства торговли Республики Беларусь от 09.04.2007 № 74). Порядок оформления данного документа приведен в части десятой подп.4.1.2.3 п.4.1 названных Методических рекомендаций.

Акт на отпуск питания по безналичному расчету содержит все сведения, необходимые для первичного документа, подтверждающего оказание услуги.

Однако он не содержит сведений о ставке и сумме НДС. Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными (часть вторая п.2 ст.10 Закона № 57-З).

Поэтому будет обоснованным внести в акт на отпуск питания иные необходимые реквизиты, в том числе ставки и суммы НДС.

У организации общественного питания этот акт будет основанием для отражения выручки от оказания услуг, а у организации-потребителя - для отражения понесенных расходов и закрытия расчетов с организацией общественного питания, а также отражения в учете «входного» НДС.

Кроме того, продавец услуг должен выставить покупателю электронный счет-фактуру в порядке, установленном ст.106¹ Налогового кодекса Республики Беларусь.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2019 г. вопросы выставления электронных счетов-фактур регулируются ст.131 вышеназванного Кодекса, изложенного в новой редакции Законом Республики Беларусь от 30.12.2018 № 159-З.

Обратите внимание! Субъекты хозяйствования при осуществлении экономической деятельности в сфере общественного питания при расчетах официантами (барменами) покупателей порядок оформления и учета счетов определяют самостоятельно (абзац 5 подп.4.1 п.4 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).

Поэтому при наличных расчетах документом, подтверждающим оказание услуг, может служить счет, содержащий информацию о наименовании, количестве и стоимости продукции общественного питания, товаров и услуг, связанных с осуществлением общественного питания, если применяется кассовое оборудование, обеспечивающее выдачу такого счета, либо иной документ, оформленный с соблюдением требований постановления № 19.

19.12.2018

Анна Андреева, экономист

По этой теме также см.:

1. Расходы на проведение торжественного собрания по подведению итогов работы за год: налоговый и бухгалтерский учет.

2. Приобретение билетов на новогоднее представление для детей работников: документальное оформление, налоговый и бухгалтерский учет.

3. Новогодние подарки школам, домам-интернатам: налоговый и бухгалтерский учет.

4. Новогодние подарки партнерам по бизнесу и гостям: налоговый и бухгалтерский учет.

5. Расходы на праздничное оформление территории и помещений организации: налоговый и бухгалтерский учет.

6. Новогодние расходы за счет средств профсоюзных организаций.