Всё по одной теме.
Должностные и рабочие инструкции

Материал подготовлен аналитической редакцией Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

01.12.2024

Подборка включает 9 основных разделов:

1 Понятие должностной и рабочей инструкции, профессионального стандарта

2 Категории работников, которым разрабатываются инструкции

3 Наименование должностей (профессий) в должностной и рабочей инструкциях

4 Определение кода должности служащего (профессии рабочего) для формы ПУ-2

5 Разработка должностной и рабочей инструкций

6 Ознакомление работника с инструкцией

7 Типичные ошибки при составлении, оформлении должностных (рабочих) инструкций

8 Хранение должностных, рабочих инструкций

9 Пересмотр и внесение изменений и дополнений в инструкцию

 

Справочно Должность служащего - род трудовой деятельности в соответствии со служебным положением, должностными обязанностями, определенными на основании Единого квалификационного справочника должностей служащих, профессиональных стандартов либо иных актов законодательства (абз.2 ст.1 ТК); профессия рабочего - род трудовой деятельности, требующий знаний и навыков по определенной совокупности работ, регламентированных Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих, профессиональными стандартами (абз.12 ст.1 ТК).

Трудовой договор в обязательном порядке должен содержать сведения о трудовой функции работника. При этом наименование должности служащего (профессии рабочего) должно соответствовать квалификационным справочникам, профессиональным стандартам, утверждаемым Правительством или уполномоченным им органом, НПА, регламентирующим деятельность работников по отдельным должностям служащих (п.3 ч.2 ст.19 ТК). Следовательно, должностная (рабочая) инструкция является неотъемлемой частью трудового договора и разрабатывается в организациях всех форм собственности.

Наличие должностной (рабочей) инструкции помогает конкретизировать работу каждого сотрудника, оценить качество исполнения работником трудовых обязанностей, равномерно распределить трудовые обязанности между работниками, а также структурную подчиненность, временно перевести работника на другую работу, при необходимости - привлечь к дисциплинарной ответственности, обоснованно отказать в приеме на работу кандидату.

В подборке вы найдете полную информацию о каждом этапе работы по составлению должностных (рабочих) инструкций: подготовке, разработке, согласовании, утверждении, ознакомлении, хранении, пересмотре (внесении изменений).

В «Бизнес-Инфо» размещены: • примеры форм должностных инструкций по выпускам должностей и профессий; • примеры форм рабочих инструкций по выпускам должностей и профессий; • справочник должностей, профессий с кодами и инструкциями (далее - справочник).

1. Понятие должностной и рабочей инструкции, профессионального стандарта

1.1. Должностная и рабочая инструкции - локальный правовой акт

Должностная (рабочая) инструкция относится к локальным правовым актам, определяющим трудовой распорядок работников в организации (ст.194 ТК). Разрабатывается и утверждается она нанимателем.

В качестве локального правового акта должностные (рабочие) инструкции разрабатываются на имеющиеся в штатном расписании должности (профессии), а не на конкретных работников. Поэтому для любого работника, претендующего на вакантную должность (профессию) в данной организации, будет действовать одна и та же инструкция.

Локальные правовые акты, регулирующие трудовой распорядок, не могут ухудшать положение работников по сравнению с ТК и иными актами законодательства, регулирующими соответствующие отношения в социально-трудовой сфере.

Обратите внимание! Наниматель может требовать от работника исполнения только тех обязанностей, с которыми он ознакомлен. Применять дисциплинарные взыскания за неисполнение (ненадлежащее исполнение) трудовых обязанностей возможно, если они документально закреплены (например, в должностной (рабочей) инструкции) и доведены до сведения работника.

Дополнительно по теме • Алгоритм разработки, принятия и утверждения ЛПА в организации. • Персональная должностная инструкция для беременной работницы вместо перевода на легкий труд. • Должностная инструкция: 10 вопросов по теме. • В дополнительном соглашении к контракту у каждого работника указано, что работник обязан добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, перечисленные в должностной (рабочей) инструкции (прилагается к контракту). Необходимо ли делать копию рабочей инструкции и прикладывать к контракту каждого работника? • В учреждении здравоохранения должностные инструкции ведутся как приложения к контрактам и трудовым договорам. Можно ли должностные инструкции хранить в личном деле вместе с контрактами? Если изымать из личных дел контракты по истечении срока их действия, то сколько в таком случае хранить должностные инструкции? Как такую должностную инструкцию оформлять? Нужно ли ставить гриф утверждения? Регистрация должностных инструкций в таком случае не нужна - только регистрация контрактов? • На предприятии не было должностной инструкции инженеру. Сотрудник работал без нее несколько лет. При смене руководства и проверке документации данный факт выявился. Была разработана инструкция. Сотрудник от подписи отказался. У него через полгода оканчивается контракт. Какие действия нанимателя? • В подп.2.1 п.2 примерной формы контракта прописано, что должностная инструкция является приложением к контракту. Обязательно ли оформлять ее как приложение? Может ли инструкция быть отдельным ЛПА? И если да, то обязательно ли убирать из контрактов вышеназванное требование?

1.2. Должностная и рабочая инструкции - приложение к трудовому договору (контракту)

Если инструкция разрабатывается как приложение к трудовому договору (контракту), она является неотъемлемой частью трудового договора, заключенного с конкретным работником, а не самостоятельным документом.

Примерная форма трудового договора утв. постановлением Минтруда от 27.12.1999 № 155.

Примерная форма контракта нанимателя с работником утв. постановлением Совмина от 02.08.1999 № 1180.

В инструкцию изменения и (или) дополнения вносятся в порядке, предусмотренном для трудового договора, то есть путем заключения дополнительного соглашения.

Обратите внимание! Трудовой договор может быть изменен только с согласия сторон, если иное не предусмотрено ТК. В случае изменения законодательства о труде условия трудового договора должны быть приведены в соответствие с законодательством о труде (ч.4 ст.19 ТК).

Подпункт 2.1 п.2 примерной формы контракта предлагает два варианта закрепления в контракте трудовой функции работника, которая обязательно должна содержаться в нем в соответствии со ст.19, 261² ТК:

1) перечислить трудовые обязанности в пункте контракта;

2) дать отсылку к должностной (рабочей) инструкции, которая должна являться приложением к контракту.

Каждый из этих вариантов имеет свои преимущества и недостатки.

На первый взгляд второй вариант является более привлекательным, так как позволяет не дублировать информацию, содержащуюся в должностной (рабочей) инструкции, в контракте.

Однако он является неудачным с точки зрения делопроизводства в силу следующего:

1) контракт и должностная инструкция имеют разные сроки хранения и не могут формироваться в одно дело.

Срок хранения:

• контракта - 3 года после окончания срока действия контракта (п.676 Перечня № 140);

• должностной (рабочей) инструкции - 50 лет после замены новой (п.31 Перечня № 140);

2) оформление грифа приложения на должностной (рабочей) инструкции затруднительно, так как она подлежит утверждению руководителем организации.

В связи с этим целесообразно оформить должностную (рабочую) инструкцию не как приложение к контракту, а как самостоятельный документ - локальный правовой акт и сделать на нее отсылку в контракте.

Дополнительно по теме • Что влечет за собой неподписание работником должностной инструкции при приеме на работу. • В учреждении здравоохранения должностные инструкции ведутся как приложения к контрактам и трудовым договорам. Можно ли должностные инструкции хранить в личном деле вместе с контрактами? Если изымать из личных дел контракты по истечении срока их действия, то сколько в таком случае хранить должностные инструкции? Как такую должностную инструкцию оформлять? Нужно ли ставить гриф утверждения? Регистрация должностных инструкций в таком случае не нужна - только регистрация контрактов? • В подп.2.1 п.2 примерной формы контракта прописано, что должностная инструкция является приложением к контракту. Обязательно ли оформлять ее как приложение? Может ли инструкция быть отдельным ЛПА? И если да, то обязательно ли убирать из контрактов вышеназванное требование? • Обязательно ли к контракту прилагать рабочую инструкцию, если она в виде ЛПА? Можно ли в контракте прописать: «добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, перечисленные в рабочей инструкции подсобного рабочего 2-го разряда» и не прилагать инструкцию к контракту?

1.3. Профессиональный стандарт

Нанимателям предоставляется право самостоятельно принимать решения о применении квалификационных характеристик (тарифно-квалификационных характеристик) либо профессиональных стандартов, содержащихся в выпусках ЕКСД или ЕТКС (ч.5 п.1 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 02.01.2012 № 1).

Справочно Профессиональный стандарт - характеристика содержания трудовых функций и требований к квалификации, необходимой для их исполнения (абз.11 ст.1 ТК); профессиональный стандарт - характеристика содержания трудовых функций и требования к квалификации работников, необходимой для их выполнения (ч.3 п.5 Общих положений Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.03.2004 № 34). Перечень профессиональных стандартов см. здесь.

Дополнительно по теме • Изменения в ТК в части внедрения понятия «профессиональные стандарты». • Создаем приказ о внедрении профстандартов в организации. • Надо ли при введении профессиональных стандартов заменять имеющиеся должностные (рабочие) инструкции в организации, разработанные на основе ЕКСД и ЕТКС? • Что означает «при присвоении категории учитываются требования профстандарта»?

1.3.1. Алгоритм внедрения профстандартов в организации

Процесс внедрения профстандартов в практику работы организации может быть разбит на несколько шагов.

Дополнительно по теме • Алгоритм составления должностной инструкции инженеру по сметной работе на основании профстандарта.  • Алгоритм составления рабочей инструкции на основании профстандарта «бариста». • Бариста - новая профессия рабочего. Комментарий к постановлению Минтруда и соцзащиты от 29.11.2021 № 84. • Создаем приказ о внедрении профстандартов в организации. • Является ли обязательным применение профессиональных стандартов коммерческой организацией? Форма документа • Рабочая инструкция бариста 3-го разряда на основании профстандарта (пример).

2. Категории работников, которым разрабатываются инструкции

Должностные инструкции разрабатываются для следующих служащих.

1. Руководители (код категории - 1) (служащие, в рамках определенных полномочий осуществляющие организационно-распорядительные (руководящие, организующие, направляющие, координирующие и контролирующие) функции применительно к организации, соответствующим структурным (обособленным) подразделениям, работникам, направлениям деятельности).

Пример Директор, начальник отдела, главный бухгалтер, заведующий, мастер и др.

На руководителей организаций (структурных (обособленных) подразделений) должностные инструкции, как правило, не разрабатываются.

Права и обязанности руководителя организации определяются актами законодательства, учредительным документом, а также трудовым договором, а руководителей структурных (обособленных) подразделений - положениями об этих подразделениях (ч.5 п.10 Общих положений ЕКСД).

Дополнительно по теме • Составление и оформление положения о структурном подразделении. • Обязательно ли разрабатывать должностную инструкцию для директора юридического лица?

Должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации заместителей руководителей организации (структурных (обособленных) подразделений) определяются на основании квалификационных характеристик должностей соответствующих руководителей.

Формы документов • Должностная инструкция заместителю директора по развитию (пример). • Должностная инструкция заместителю главного врача по медицинской части. • Должностная инструкция заместителю директора по производству.

Заместитель руководителя организации (структурного (обособленного) подразделения) выполняет обязанности по руководству и управлению определенным направлением (видом) деятельности организации (структурного (обособленного) подразделения), а также обязанности руководителя в случае его отсутствия.

Распределение должностных обязанностей между заместителями руководителя организации, как правило, осуществляется на основании приказа (распоряжения) нанимателя (ч.7, 8 п.10 Общих положений ЕКСД).

Формы документов • Приказ о распределении обязанностей между руководителями организации (руководством) (пример). • Положение об отделе организации труда и заработной платы (пример).

Вместе с тем для определения особенностей квалификационных требований к должности с учетом специфики деятельности организации, объема требуемых знаний, полного перечня прав и обязанностей, особенностей их осуществления, ответственности заместителя руководителя организации целесообразно составить должностную инструкцию.

2. Специалисты (код категории - 2) - служащие, выполняющие аналитико-конструктивные функции, обладающие специальными знаниями, навыками, умениями и опытом работы по определенному виду профессиональной деятельности.

Пример Бухгалтер, специалист по кадрам, экономист, тестировщик программного обеспечения, юрисконсульт и др.

3. Другие служащие (код категории - 3) - работники, выполняющие исполнительские функции (регламентированные, периодически повторяющиеся работы), под контролем соответствующего служащего.

Пример Секретарь, охранник, кассир, дежурный, паспортист, инкассатор и др.

Рабочие инструкции разрабатываются для рабочих - в них описываются виды выполняемых работ. А в должностных инструкциях указываются должностные обязанности работников.

Дополнительно по теме • Обязан ли наниматель при приеме на работу и заключении контракта ознакомить работника с должностной инструкцией?

2.1. Нормативные правовые акты, на основе которых разрабатываются должностные (рабочие) инструкции

Основой для разработки служат:

• Общие положения ЕКСД - для должностных инструкций.

Дополнительно по теме • Выпуск 39 ЕКСД «Должности служащих, занятых в области инженерно-технического проектирования» применяется с 1 мая 2024 года. Комментарий к постановлению Минтруда и соцзащиты от 23.02.2024 № 9. • Новая должность служащего - специалист по внутреннему контролю за обработкой персональных данных. Комментарий к постановлению Минтруда и соцзащиты от 31.10.2022 № 62. • Выпуск 1 ЕКСД дополнен новыми должностями служащих. Комментарий к постановлению Минтруда и соцзащиты от 31.10.2022 № 62.

• Общие положения ЕТКС - для рабочих инструкций;

• профессиональные стандарты (содержатся в выпусках ЕКСД, ЕТКС) - для должностных (рабочих) инструкций.

Дополнительно по теме • Перечень профессиональных стандартов. • Алгоритм составления рабочей инструкции на основании профстандарта «бариста». • Является ли обязательным применение профессиональных стандартов коммерческой организацией?

Кроме того, должностные (рабочие) инструкции могут разрабатываться на основании иных НПА:

• постановления Минздрава от 27.05.2021 № 61 «О номенклатуре должностей служащих медицинских, фармацевтических работников и профилях медицинских, фармацевтических специальностей»;

• постановления Минздрава от 31.05.2021 № 72 «О требованиях к занятию должностей руководителей, врачей-специалистов, провизоров-специалистов»;

• Положения о враче общей практики организации здравоохранения, утв. приказом Минздрава от 27.02.2018 № 177;

• Положения о порядке создания и деятельности службы «одно окно», утв. Указом от 24.05.2018 № 202;

• Закона от 30.12.2011 № 334-З «Об адвокатуре и адвокатской деятельности в Республике Беларусь».

Формы документов • Должностная инструкция врачу спортивной медицины. • Должностная инструкция врачу общей практики. • Должностная инструкция специалисту службы «одно окно». • Должностная инструкция помощнику адвоката.

Подробно см. раздел «Структура и содержание инструкции» данной подборки.

3. Наименование должностей (профессий) в должностной и рабочей инструкциях

Наименование должности служащего (профессии рабочего) должно соответствовать квалификационным справочникам, утверждаемым в порядке, определяемом Правительством, нормативным правовым актам, регламентирующим деятельность работников по отдельным должностям служащих (п.3 ч.2 ст.19 ТК).

ОКРБ 014-2017 «Занятия», утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 24.07.2017 № 33, содержит перечень наименований должностей служащих, профессий рабочих с указанием кодов выпусков ЕКСД, ЕТКС.

Обратите внимание! Наименование должности служащего (профессии рабочего) должно быть одинаковым во всех кадровых документах: штатном расписании, приказе (распоряжении) о приеме на работу, трудовом договоре (контракте), должностной (рабочей) инструкции, трудовой книжке и др.

Дополнительно по теме • Вопросы применения новой редакции Общих положений ЕКСД. • Может ли в организации быть должность, которой нет в общегосударственном классификаторе?

3.1. Особенности наименования должности

Должность - служебное положение работника, обусловленное кругом его должностных обязанностей, правами и характером ответственности (абз.5 п.3 ОКЗ).

3.1.1. Базовое, полное наименование должности

Базовое наименование должности - основное наименование должности служащего, которое содержится в ОКЗ и определяется в соответствующей квалификационной характеристике (ч.1 п.4 Общих положений ЕКСД).

Дополнительно по теме • Есть ли по должностям служащих различия в наименовании в зависимости от пола по отдельным профессиям рабочих?

Наименование базовой должности «Специалист» применяется при установлении полного наименования должности только в тех случаях, когда работнику для выполнения должностных обязанностей необходимы знания, полученные в объеме высшего или среднего специального образования, а содержание его должностных обязанностей не предусмотрено должностными обязанностями квалификационных характеристик других должностей специалистов, содержащихся в выпусках ЕКСД.

Пример В штатное расписание наниматель вправе ввести должность «специалист по технической поддержке», «специалист по контекстной рекламе», «инженер по технической поддержке» и т. д.

Дополнительно по теме • Какие наименования должностей служащих содержат общие сведения и не отражают конкретное наименование (например, специалист, менеджер и т. п.)? Надо ли их уточнять?

Полное наименование должности - конкретное наименование должности служащего, уточняющее характер выполняемой им трудовой функции, специальность, сферу деятельности, место работы, иные сведения. Оно устанавливается путем добавления к базовому наименованию должности дополнительных сведений, а также наименований производных должностей согласно таблице 6 ОКЗ. При этом соответствующее дополнение к базовому наименованию должности может быть помещено непосредственно в нем, после него, а также перед ним. Код полного наименования должности определяется по коду ее базового наименования.

Наименование должности служащего может отражать:

• характер выполняемой им работы независимо от вида деятельности организации или подразделения, в котором он работает (например, специалист по таможенному оформлению, инженер по научно-технической информации, ветеринарный врач и т. д.);

• сведения, содержащие указание специальности работника (врач-терапевт, специалист по маркетингу, инженер по организации труда и т. д.);

• сферу его деятельности (мастер производственного обучения, горный мастер, агент торговый и т. д.);

• место работы (мастер участка, энергетик цеха и т. д.);

• иные сведения.

Во всех случаях должности служащего присваивается ее базовое наименование (например, директор, экономист, специалист по продаже), для которой выпусками ЕКСД предусмотрена квалификационная характеристика, а при необходимости - полное наименование должности служащего (например, первый заместитель директора, ведущий экономист по ценообразованию, специалист по продаже и организации закупок) (ч.5 п.4 Общих положений ЕКСД).

При содержании в выпусках ЕКСД уточнений в скобках следует установить конкретное наименования должности по одному из уточнений или, при необходимости, без уточнения.

Пример В выпуске 1 ЕКСД содержится квалификационная характеристика должности «Художник-конструктор (дизайнер)». Конкретное наименование должности следует установить: «Художник-конструктор» или «Дизайнер».

Дополнительно по теме • Профессии рабочих, должности служащих: наименования и коды по ОКРБ «Занятия» (в вопросах и ответах). • Соблюдение требований ЕКСД и ЕТКС при выборе наименования должности или профессии. • Как принять на должность, которой нет в ЕКСД. • Можно ли конкретизировать наименование должности в скобках?

3.1.2. Порядок применения производных «старший», «ведущий», «главный», «помощник»

Коды производных должностей служащих определены в таблице 6 ОКЗ.

Обратите внимание! В ЕКСД не включены квалификационные характеристики производных должностей служащих, в том числе с применением производных наименований должностей «первый заместитель», «заместитель», «ведущий» и «старший», поскольку их должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации определяются на основе содержащихся в ЕКСД характеристик соответствующих базовых должностей (ч.1 п.5 Общих положений ЕКСД).

Порядок применения производных «старший», «ведущий», «главный» определен п.5 Общих положений ЕКСД.

Дополнительно по теме • Можно ли установить производное наименование должности «ведущий» специалистам среднего уровня квалификации? В каких случаях не применяется такое наименование, если нет требования высшего образования либо когда допускается выбор между высшим и средним специальным образованием? • В каких случаях можно использовать производное наименование должности «помощник»? • Должность с производной «главный» и «начальник отдела» равнозначные должности? • В каких случаях можно использовать производное наименование «Помощник»?

3.1.3. Наименование должности с учетом наибольшего удельного веса работ

При определении служащему трудовой функции по двум или нескольким должностям служащих наименование может быть установлено по одной из должностей служащего с учетом наибольшего удельного веса выполняемых работ (абз.2 ч.7 п.4 Общих положений ЕКСД).

При этом поручаемые работнику обязанности по каждой из должностей служащих должны быть близкими по содержанию, равными по сложности и уровню квалификации работника.

Соответственно, в приказе о приеме на работу, трудовом договоре (контракте) и в штатном расписании указывается одно наименование должности служащего.

Пример Если служащему поручают обязанности юрисконсульта и специалиста по кадрам, то наименование его должности в штатном расписании может быть установлено как «Юрисконсульт» либо «Специалист по кадрам» с учетом наибольшего удельного веса работ, выполняемых в пределах одной из этих должностей.

Дополнительно по теме • Обязанности эколога у инженера по охране труда. • Можно ли в должностной инструкции юрисконсульту указать, что во время отсутствия специалиста по организации закупок юрисконсульт исполняет его обязанности? Нужно ли издавать приказ о возложении обязанностей специалиста по организации закупок при наличии в должностной инструкции юрисконсульту указанного пункта? • Работник принят по трудовому договору на неопределенный срок по двум должностям: юрисконсульта и специалиста по кадрам. В штатном расписании должно быть две единицы или только единица юрисконсульта?

3.1.4. Установление двойного наименования должности

Наниматель имеет право установить двойное наименование должности.

Условием установления двойного наименования должности является наличие составляющих этого наименования (производного наименования) должности служащего в ОКЗ (например, заместитель начальника управления - начальник отдела). При этом поручаемые работнику обязанности по каждой из должностей  служащих должны быть родственными по содержанию, близкими по содержанию, равными по сложности и уровню квалификации работника. Указанная должность имеет код должности по первому ее наименованию (абз.3 ч.7, ч.9 п.4 Общих положений ЕКСД).

Пример 1 Работник исполняет обязанности по должностям бухгалтера и кассира. Данные должности родственные по содержанию, требуют одинакового уровня квалификации работника, обязанности работника равны по сложности. В такой ситуации работнику можно установить двойное наименование должности «Бухгалтер-кассир».

Пример 2 Должность «ведущий экономист - заместитель главного бухгалтера» содержит наименования должностей, относящихся к различным категориям служащих (специалист и руководитель). Обязанности по должностям служащих, относящимся к разным категориям («ведущий экономист» и «заместитель главного бухгалтера»), не являются родственными по содержанию. Соответственно, применять в двойном наименовании должности «ведущий экономист» и «заместитель главного бухгалтера» нельзя. Аналогично «бухгалтер - руководитель службы» - такое наименование в штатном расписании не устанавливается, поскольку должности, составляющие это наименование, не родственные по содержанию трудовой функции (относятся к различным категориям служащих (специалист и руководитель)).

Пример 3 Установление двойного наименования должности «инженер-эксперт» правомерно, поскольку ОКЗ содержит наименования должностей «инженер» и «эксперт». Должностная инструкция инженеру-эксперту разрабатывается в соответствии с содержанием разделов «Должностные обязанности» квалификационных характеристик должностей «инженер» и «эксперт».

Дополнительно по теме • Можно ли в организации мелиоративной отрасли ввести в штатное расписание должность «инженер-геодезист»? • Правомерно ли наименование «Менеджер-бухгалтер проекта»?

Одна из распространенных ошибок на практике при установлении двойного наименования должности служащего: первым наименованием указана должность служащего (выпуск ЕКСД), а затем - профессия рабочего (выпуск ЕТКС).

Обратите внимание! Работа по одной или нескольким профессиям рабочих, должностям служащих с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя отражается в трудовой функции работника (является обязательным условием трудового договора) (с учетом требований ст.19 ТК).

Дополнительно по теме • Трудовая функция по нескольким профессиям (должностям): оформление и организация труда. • Работа по двум должностям служащих (профессиям рабочих). • Работнику при приеме на работу устанавливается двойное наименование должности. По каждой должности утверждены должностные инструкции. Обязательно ли утверждать одну должностную инструкцию для данного работника или можно ознакомить его с двумя инструкциями, разработанными для каждой должности? • Можно ли совместить работу бухгалтера (должность служащего) с работой оператора ПЭВМ (это профессия рабочего) и назвать эту должность «бухгалтер - оператор ПЭВМ», или просто назвать «бухгалтер», но в должностную инструкцию внести обязанности оператора? • Как совместить работу бухгалтера (должность служащего) с оператором ПЭВМ (профессия рабочего)? Можно ли назвать эту должность «бухгалтер - оператор ПЭВМ», или просто «бухгалтер», но в должностную инструкцию внести обязанности оператора? • Какая должность правильная: «начальник службы бухгалтерского учета и отчетности - главный бухгалтер» или «главный бухгалтер - начальник службы бухгалтерского учета»?

3.1.5. Использование иностранной терминологии в названиях должностей

Нередко наниматели коммерческих организаций используют в названии должностей специалистов современную иностранную терминологию: офис-менеджер, PR-специалист, HR-специалист, копирайтер, супервайзер и др.

Необходимо применять вышеуказанные нормы, установленные законодательством. Определяющим фактором при установлении наименования должности является трудовая функция, которая поручается работнику.

Законодательством предусмотрено ведение делопроизводства только на государственных языках - русском и (или) белорусском (ст.17 Конституции; ч.1 ст.8 Закона от 26.01.1990 № 3094-XI «О языках в Республике Беларусь»; ч.1 п.64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Поэтому некорректно использовать в наименованиях должностей служащих иностранный язык.

При этом ОКЗ, так же как и выпуск 1 ЕКСД, содержит наименования должностей служащих с использованием букв латинского алфавита, например: специалист по поисковому продвижению web-сайта, администратор сервера (Web-, файл-, почтового и др.). Однако при описании таких должностей служащих в начальных группах описывает их при помощи букв русского алфавита (например, начальная группа 2513 «Разработчики веб- и мультимедийных приложений», начальная группа 3514 «Специалисты (техники) по веб-порталам»).

Справочно При выборе наименования должности см. справочник «Должности, профессии с кодами и инструкциями».

Дополнительно по теме • Сфера информационных технологий: какую должность выбрать? • Можно ли принять работника на должность «специалист по мерчендайзингу» или использование иностранных слов под запретом? На какую должность можно его принять, если «продавец» не подходит?

3.1.6. Приведение наименования должности в соответствие с законодательством

Алгоритм приведения наименования должности в соответствие с законодательством

Дополнительно по теме • Алгоритм приведения наименований должностей медработников в соответствие с новой номенклатурой. • Приведение наименований должностей медработников в соответствие с новой номенклатурой: формы документов. • Приведение наименования должности в соответствие с законодательством: формы документов. Форма документа • Приказ об изменении наименования должности (пример).

3.2. Особенности наименования должностей руководителей

Наименования должностей руководителей организаций устанавливаются как генеральный директор, директор, заведующий, начальник, председатель, управляющий.

При этом наименование должности «Генеральный директор» применяется, как правило, для наименования должности руководителя организации, имеющей дочерние предприятия, подчиненные организации, обособленные подразделения, при условии, что указанное наименование установлено учредительными документами, если иное не предусмотрено законодательством.

Наименование должности руководителя зависит от уровня управления, организационной структуры, характера полномочий, ответственности и других факторов (руководитель организации, руководитель обособленного подразделения, руководитель структурного подразделения, другие руководители, их заместители).

В связи с этим в зависимости от уровня управления должности руководителей можно условно разделить на следующие разновидности:

1) руководитель организации. Наименования должностей руководителей организаций устанавливаются как генеральный директор, директор, заведующий, начальник, председатель, управляющий (ч.3 п.6 Общих положений ЕКСД);

2) руководитель обособленного подразделения (филиала, представительства). Наименование должности руководителя обособленного подразделения устанавливается аналогично применению наименований должности служащего руководителя организаций (за исключением должности служащего «Генеральный директор») (ч.5 п.6 Общих положений ЕКСД);

3) руководитель необособленного подразделения (отдела, управления, службы, сектора, бюро, группы, лаборатории, архива, общежития, бухгалтерии и др.);

4) руководитель направления деятельности в бесструктурных организациях;

5) заместитель руководителя организации, обособленного или необособленного подразделения, направления деятельности.

Таким образом, требования к конкретным наименованиям должностей руководителей Общими положениями ЕКСД определены только для руководителей организаций и обособленных подразделений. В связи с этим, определяя наименование должности руководителя необособленного подразделения, следует руководствоваться соответствующим выпуском ЕКСД.

Пример Должность руководителя отдела кадров не может именоваться «заведующий отделом кадров», поскольку согласно выпуску 1 ЕКСД она должна иметь наименование «начальник отдела кадров».

К наименованиям должностей, установленным выпуском 1 ЕКСД для руководителей определенных подразделений, можно отнести должности: «заведующий архивом», «заведующий бюро пропусков», «заведующий канцелярией», «заведующий общежитием», «заведующий складом», «начальник гаража», «начальник (заведующий) мастерской», «начальник отдела маркетинга» и др.

В случаях, когда выпуском 1 ЕКСД конкретного наименования для должности руководителя необособленного подразделения не предусмотрено, наименование должности такого руководителя определяется в соответствии с квалификационной характеристикой должности «начальник (заведующий, руководитель)». При этом в примечании к данной квалификационной характеристике указано, что наименование должности «руководитель» устанавливается в случаях, предусмотренных законодательством. В остальных случаях наименование должности руководителя необособленного подразделения именуется «начальник» или «заведующий».

Должность «Менеджер» относится к категории руководителей и при необходимости может предусматривать наличие подчиненных работников (ч.6 п.6 Общих положений ЕКСД).

Следует отметить, что квалификационными требованиями, предъявляемыми к должностям руководителей, является наличие высшего профессионального образования.

Ситуация Работник имеет профессионально-техническое образование (училище). Имеет ли он право занимать должность заведующего отделением в исключительных случаях? Квалификационными требованиями, предъявляемыми к должности заведующего отделением, являются наличие высшего профессионального образования и стаж работы по специальности не менее 3 лет. Вместе с тем на должности служащих в порядке исключения наниматель может назначить (принять на работу) лиц, образование и (или) стаж работы которых не соответствует требованиям, предусмотренным квалификационными характеристиками соответствующей должности служащего, если иное не установлено законодательством. При этом может учитываться: уровень и профиль (направление) образования работника, его специальность и квалификация; освоение работником содержания образовательной программы переподготовки руководящих работников и специалистов, имеющих высшее (среднее специальное) образование, в соответствии с профилем (направлением) образования, специальностью, которые указаны в «Квалификационных требованиях»; наличие степени магистра по соответствующей специальности (квалификации); специальные знания и деловые качества; опыт работы по соответствующему направлению деятельности; инициативное и творческое отношение к работе и другие факторы (п.12 Общих положений ЕКСД). Таким образом, наниматель вправе в исключительных случаях с учетом уровня и профиля образования, специальности и квалификации полученного профессионально-технического образования такого работника, а также деловых качеств, опыта работа назначить (перевести) на должность заведующего работника с профессионально-техническим образованием.

Дополнительно по теме • Должность с производной «главный» и «начальник отдела» равнозначные должности? • Есть отдел правовой и кадровой работы. Как правильно назвать должность в штатном расписании: «начальник отдела правовой и кадровой работы» (именно такого названия должности нет в ЕКСД) или «начальник отдела»? • Нужно ли указывать наименования руководителей структурных подразделений с учетом наименования самого структурного подразделения? Например, нужно указать «Начальник отдела продаж» или можно «Заместитель директора по коммерческим вопросам»? • Нужно ли указывать наименование руководителя структурного подразделения с учетом наименования самого структурного подразделения? Например, достаточно ли только указать «Начальник», или надо «Начальник отдела» или «Начальник отдела кадров»?

3.3. Особенности наименования профессии

Дополнительно по теме • Профессии рабочих, должности служащих: наименования и коды по ОКРБ «Занятия» (в вопросах и ответах). • Соблюдение требований ЕКСД и ЕТКС при выборе наименования должности или профессии. • Работник ремонтирует деревянные поддоны. К какой профессии рабочих отнести эти работы? Можно ли закодировать профессию по группе занятий 3391 (ремонт прочего оборудования)? • Выбираем название профессии правильно: сторож или вахтер? • Можно ли использовать наименование рабочего так, как оно изначально приведено в выпуске 1 ЕТКС, то есть вместе со скобками - «Уборщик помещений (производственных, служебных)»? • Правомерно ли двойное наименование «Водитель автомобиля - водитель погрузчика»?

ЕТКС включает выпуски с установленными им кодами, наименованиями согласно ОКЗ, и содержащимися в них тарифно-квалификационными (квалификационными) характеристиками работ и профессий рабочих, сгруппированными в разделы по видам производств и работ независимо от вида экономической деятельности (п.4 Общих положений ЕТКС).

Наименование профессии рабочего устанавливается с учетом содержания работ, установленных в тарифно-квалификационной характеристике. При этом возможно применять все выпуски ЕТКС с содержащимися в них тарифно-квалификационными характеристиками.

Пример 1 Профессия «дворник» предусмотрена выпуском 63 ЕТКС «Общие профессии жилищно-коммунального хозяйства». Однако это наименование профессии можно применять в учреждениях культуры, образования и т. п., поскольку законодательство не ставит в зависимость использование наименования профессии рабочего исключительно от основного вида деятельности нанимателя. К тому же наименование профессии рабочего должно устанавливаться в строгом соответствии с ЕТКС, с учетом фактически выполняемой работы в конкретном производстве, если иное не предусмотрено НПА.

Пример 2 Наименование профессии «рабочий по комплексному обслуживанию и ремонту зданий и сооружений» предусмотрена выпуском 63 ЕТКС. Однако это наименование профессии можно применять в других отраслях экономики, если трудовая функция работника соответствует характеристике работ названной тарифно-квалификационной характеристики.

Обратите внимание! Работа по одной или нескольким профессиям рабочих, должностям служащих с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя отражается в трудовой функции работника (является обязательным условием трудового договора) (с учетом требований ст.19 ТК).

Рекомендуем ознакомиться с материалами: • Трудовая функция по нескольким профессиям (должностям): оформление и организация труда; • Работа по двум профессиям: оформление трудовых отношений; • Работа по двум должностям служащих (профессиям рабочих).

3.3.1. Использование иностранной терминологии в названиях профессий

Нередко наниматели коммерческих организаций используют в названии профессий рабочих современную иностранную терминологию: мерчендайзер и др.

Необходимо применять вышеуказанные нормы, установленные законодательством Республики Беларусь. Определяющим фактором при установлении наименования должности является трудовая функция, которая поручается работнику.

Справочно При выборе наименования должности см. справочник «Должности, профессии с кодами и инструкциями».

4. Определение кода должности служащего (профессии рабочего) для формы ПУ-2

Структура кода должности служащего (профессии рабочего) содержится в приложении 7 к Инструкции о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета, утв. постановлением правления ФСЗН от 19.06.2014 № 7.

Вопрос: При формировании ПУ-2 необходимо вносить код ОКРБ 014-2017 «Занятия», утвержденного постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24.07.2017 № 33.

Какая служба или специалист на предприятии производит это кодирование? Какая ответственность нанимателя предусмотрена за ошибочное кодирование должности (профессии) в ПУ-2?

Ответ: Специалист определяется нанимателем, ответственность за ошибочное кодирование в настоящее время не предусмотрена.

Подробно см. здесь.

4.1. Должности служащего

Для определения кодов должности служащего можно воспользоваться:

• таблицей 2 ОКРБ 014-2017 или

• справочником.

Код должности указывается в следующем виде:

Дополнительно по теме • Изменение кода в ОКЗ: анализ ситуации на примере должности главного инженера. • Алгоритм определения кода должности служащего для ПУ-2.

4.2. Профессии рабочего

Для определения кодов профессии рабочего можно воспользоваться:

• таблицей 2 ОКРБ 014-2017 или

• справочником.

Код профессии указывается в следующем виде:

Дополнительно по теме • Алгоритм определения кода профессии рабочего для ПУ-2.

5. Разработка должностной и рабочей инструкций

5.1. Назначение ответственных лиц

В законодательстве не определено, кто конкретно из служб или должностных лиц нанимателя должен разрабатывать должностные инструкции. Порядок, а также должностные лица или службы организации, ответственные за разработку должностных инструкций, целесообразно закрепить в соответствующем локальном правовом акте нанимателя.

Как правило, разработкой должностных (рабочих) инструкций занимается отдел организации труда и заработной платы либо кадровая служба. При отсутствии таких подразделений - конкретный работник (юрисконсульт, инспектор по кадрам и т. п.). Работа по составлению инструкций может быть возложена и на руководителя структурного подразделения. Решение о возложении обязанности по разработке должностных инструкций наниматель принимает самостоятельно.

Для разработки должностных инструкций можно принять соответствующее Положение (Инструкцию), где будет определен порядок разработки, согласования, утверждения, введения в действие и хранения должностной (рабочей) инструкции работника, а также указаны должностные лица (структурное подразделение), непосредственно отвечающие за эту разработку.

Формы документов • Приказ о разработке должностных (рабочих) инструкций (пример). • Инструкция о порядке разработки положений о структурных подразделениях и должностных (рабочих) инструкций работникам (пример). • Положение о порядке разработки и управления должностными инструкциями (пример).

5.2. Алгоритм разработки должностной (рабочей) инструкции

Дополнительно по теме • Должностная инструкция: 10 вопросов по теме. • Алгоритм составления рабочей инструкции на основании профстандарта «бариста». • Бариста - новая профессия рабочего. Комментарий к постановлению Минтруда и соцзащиты от 29.11.2021 № 84. • Особенности разработки должностных инструкций в учреждении образования. • Является ли обязательным применение профессиональных стандартов коммерческой организацией? Форма документа • Рабочая инструкция бариста 3-го разряда на основании профстандарта (пример).

5.3. Форма инструкции

Должностная (рабочая) инструкция может разрабатываться:

• как отдельный документ, который является ЛПА, либо

• как приложение к трудовому договору.

Подробно см. раздел «Понятие должностной и рабочей инструкции» данной подборки.

5.4. Структура и содержание инструкции

При разработке должностной (рабочей) инструкции следует руководствоваться:

• Инструкцией № 4;

• Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД), утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41 (утверждена форма должностной инструкции).

Должностная инструкция оформляется на листах бумаги формата А4 с соблюдением установленных требований к составу и оформлению необходимых реквизитов организационно-распорядительной документации, в том числе с обязательным размещением грифа утверждения в правом верхнем углу первого листа.

Подробно см. в разделе «Утверждение инструкции» данной подборки.

Дополнительно по теме • Инструкция как вид ЛПА: составление и оформление.

5.4.1. Оформление заголовка

Заголовок должностной (рабочей) инструкции должен грамматически согласовываться с названием документа: должностная инструкция (кому?) (ч.3 п.50 Инструкции № 4).

Пример Должностная инструкция (кому?) секретарю-референту. Рабочая инструкция (кому?) уборщику территорий.

Если должностная инструкция разрабатывается персонально, в заголовке указывается должность и фамилия работника.

Пример ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 01.03.2024 № 2 г. Минск   главному инженеру Г.А.Шустову

В шапке должностной инструкции не нужно указывать отдел, если это указано в контракте сотрудника, поскольку форма должностной (рабочей) инструкции содержит только наименование должности (профессии) работника без конкретизации отдела, например рабочая инструкция кладовщику.

5.4.2. Требования к тексту

Тексты должностной (рабочей) инструкций делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, части либо абзацы, подпункты – на части либо абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы (ч.1 п.68 Инструкции № 4).

Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом (ч.7 п.68 Инструкции № 4).

Обратите внимание! В тексте инструкции не допускается употребление: • аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте; • заимствованных слов при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке; • нечетких словосочетаний (п.67 Инструкции № 4).

5.4.3. Структура разделов, их описание

Требования законодательства к должностям служащих (профессиям рабочим) являются общими и могут не отражать специфики выполнения работ в конкретных организациях. В связи с этим при разработке инструкции ее положения могут быть конкретизированы с учетом особенностей производства и иных факторов.

Структура должностной (рабочей) инструкции, приведенная в УСОРД, имеет рекомендательный характер, то есть наниматель вправе ее изменить. Однако эти изменения должны быть обоснованными и целесообразными.

Унифицированная форма документа разрабатывается на основании наиболее массовых видов документов одинакового содержания и назначения, но различных по тексту, к которым и относится должностная инструкция. В основе требований к тексту документа лежат принципы краткости, точности, рациональности, простоты составления и использования. Разработчики унифицированных форм учитывают эти принципы и предлагают к закреплению оптимальную структуру текста.

Дополнительно по теме • Какими постановлениями, декретами, указами руководствуется администратор баз данных согласно должностной инструкции? • Правомерно ли включать в должностную инструкцию работника условия о выполнении им обязанностей временно отсутствующего работника (п.3 ч.2 ст.67 ТК) того же структурного подразделения организации (временная нетрудоспособность, отпуск, командировка и др.) в соответствии со схемой взаимозаменяемости?

Рабочая инструкция бариста 3-го разряда на основании профстандарта (пример) см. здесь.

Дополнительно по теме • Персональная должностная инструкция для беременной работницы вместо перевода на легкий труд. • Особенности составления должностной инструкции преподавателю в учреждении образования. • Можно ли в должностную инструкцию специалисту (например, механику) включить обязанности по руководству рабочими (например, водителями автомобилей, слесарями по ремонту автомобилей)? • Какие основные пункты должны быть предусмотрены в должностной инструкции работника при выполнении работы дистанционно? • Можно ли в должностную инструкцию юрисконсульту включить обязанности специалиста по ВЭД? Требуется ли при этом оформление совмещения/совместительства? • Работник не согласен с поручением работы, не предусмотренной квалификационной характеристикой, кто прав?

5.4.3.1. Обязанности по соблюдению технологических регламентов и нормативов, а также поддержание чистоты и порядка

Руководители организаций под свою персональную ответственность обязаны обеспечить закрепление в должностных (рабочих) инструкциях работников с учетом специфики их трудовых функций обязанности (абз.5 подп.4.1 п.4 Декрета от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций»):

1) по соблюдению технологических регламентов и нормативов при производстве продукции (выполнении работ, оказании услуг), требований производственного процесса, технологии изготовления продукции (работ, услуг);

2) по поддержанию чистоты и порядка на территории организации и непосредственно на рабочем месте работника.

Справочно Технический регламент Республики Беларусь - технический нормативный правовой акт, разработанный в процессе технического нормирования, утв. Совмином и содержащий обязательные для соблюдения технические требования к объектам технического нормирования (подп.1.31 п.1 Закона от 05.01.2004 № 262-З «О техническом нормировании и стандартизации»). Виды технических нормативных правовых актов, предусматривающих обязательные требования в области санитарно-эпидемиологического благополучия населения, определены ст.1 и 13 Закона от 07.01.2012 № 340-З «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»: гигиенический норматив и санитарные нормы и правила.

Фрагмент должностной (рабочей) инструкции, содержащей обязанности работников, предусмотренные абз.5 подп.4.1 п.4 Декрета № 5

5.4.3.2. Обязанности в области защиты персональных данных

Дополнительные обязанности в области защиты персональных данных согласно требованиям Закона от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» должны быть предусмотрены условиями трудового договора и (или) должностной инструкции работника.

Принято дифференцированно дополнять должностные инструкции согласно особенностям трудовой функции работников. Пример перечня должностных обязанностей приведен в шаге 6 Алгоритма приведения деятельности операторов, уполномоченных лиц в соответствие с требованиями Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных».

Дополнительно по теме • Персональные данные в кадровой службе. • Новая должность служащего - специалист по внутреннему контролю за обработкой персональных данных. Комментарий к постановлению Минтруда и соцзащиты от 31.10.2022 № 62. • Какие изменения нужно внести в должностные инструкции для выполнений требований по защите персональных данных? Можно ли их внести в трудовой договор (контракт)? Форма документа • Положение о политике в отношении обработки персональных данных в процессе трудовой деятельности и при осуществлении административных процедур (пример).

5.5. Согласование проекта инструкции

Проект должностной (рабочей) инструкции, подписывается ее разработчиком (например, руководителем структурного подразделения) и согласовывается (визируется), как правило, с:

• юрисконсультом - на соответствие требованиям действующего законодательства и локальных нормативных правовых актов общества;

• специалистом по кадрам - на соответствие квалификационным требованиям к должности; отсутствие дублирования обязанностей работников в рамках соответствующего структурного подразделения;

• инженером по охране труда - для проверки полноты изложения обязанностей по охране труда в соответствии с занимаемой должностью и т. д.

Реквизиты согласования, визы должны соответствовать требованиям пп.55, 56 Инструкции № 4.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.

Пример СОГЛАСОВАНО Начальник юридического отдела ОАО «Звезда» Подпись А.Г.Рябцев 03.01.2024

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Пример Начальник отдела кадров Подпись А.М.Лопырев 03.01.2024

В случае если проект инструкции требует доработок, согласующие лица вносят свои замечания и дополнения.

Так, отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются» (ч.4 п.56 Инструкции № 4).

Пример Начальник юридического отдела Подпись А.В.Дубко 03.01.2024 С проектом не согласен. Замечания прилагаются

Разработчик дорабатывает инструкцию с учетом поступивших замечаний и дополнений, после чего проект должностной инструкции согласовывается до момента, пока все положения инструкции не будут согласованы.

Дополнительно по теме • С кем нужно согласовывать новую должностную инструкцию?

5.6. Утверждение инструкции

После согласования инструкция утверждается в соответствии с локальными правовыми актами организации. Утверждаются эти документы руководителем организации (заместителями руководителя организации по основным функциям управления). Право утверждения должностных инструкций также может быть закреплено в учредительных документах, иных локальных правовых актах организации за иными должностными лицами.

Должностная инструкция может утверждаться двумя способами:

1) путем издания распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.).

При утверждении распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса.

Пример   УТВЕРЖДЕНО Приказ директора ОАО «Сталь» 03.01.2024 № 1

В данном случае утверждаемая должностная инструкция прилагается к распорядительному документу;

2) должностным лицом.

При утверждении инструкции, составленной не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации (ч.5 п.53 Инструкции № 4).

Пример   УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО «Сталь» Подпись А.В.Чуйко 03.01.2024

5.7. Регистрация инструкций

Если должностные инструкции оформлены как приложения к контрактам и трудовым договорам, то регистрации подлежат только трудовые договоры или контракты. Приложения к документам не подлежат регистрации.

Должностная (рабочая) инструкция является внутренним документом, поэтому регистрируется в организации в порядке, установленном для регистрации внутренних документов согласно п.125 Инструкции № 4. Они могут регистрироваться как в журнале регистрации исходящих (внутренних) документов, так и в отдельном журнале регистрации должностных инструкций.

Журнал регистрации должностных (рабочих) инструкций допускается вести, а также хранить в электронном виде.

Если журнал регистрации должностных (рабочих) инструкций ведется в электронном виде в одном файле в течение нескольких лет, то его можно не распечатывать при условии, что информационная система организации обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения.

Справочно Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, за исключением документов с отметкой «ЭПК», хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если АС ДОУ, иная информационная система организации обеспечивают их целостность в течение установленных сроков хранения (п.225 Инструкции № 4).

Срок хранения журнала регистрации должностных инструкций - 3 года (п.123 Перечня № 140).

Утвержденные должностные (рабочие) инструкции подлежат обязательной регистрации, как правило, в отделе кадров, где им присваивается порядковый регистрационный номер.

Дополнительно по теме • В организации есть должностная инструкция главному инженеру от 01.03.2020 № 1 (пример). В нее нужно внести изменения и корректировки путем утверждения новой инструкции (изменений много). Какой у нее будет регистрационный номер: тот же и другая дата или нужно присваивать новый номер? • Ранее должностные инструкции работникам регистрировались в журнале регистрации исходящих (внутренних) документов. Необходимо ли вести в организации отдельный журнал регистрации должностных инструкций? И если да, то по какой форме? Какой срок хранения необходимо установить такому журналу? Формы документов • Журнал регистрации должностных (рабочих) инструкций. • Журнал регистрации должностных инструкций. • Приказ об утверждении формы журнала регистрации должностных (рабочих) инструкций.

6. Ознакомление работника с инструкцией

При приеме на работу наниматель обязан ознакомить работника под роспись с порученной работой, разъяснить его права и обязанности (п.2 ст.54 ТК).

1. Отметка об ознакомлении проставляется на последнем листе должностной (рабочей) инструкции и содержит слова «С инструкцией ознакомлен(а)», собственноручную подпись работника, расшифровку подписи и дату ознакомления с документом.

Пример С инструкцией ознакомлен Подпись А.Г.Гринько     03.01.2024

2. Лист ознакомления составляется в случае отсутствия необходимого места для ознакомления на самом документе (инструкции).

3. Журнал ознакомления с ЛПА.

Дополнительно по теме • Что влечет за собой неподписание работником должностной инструкции при приеме на работу. • Ознакомление работников организации с документами: порядок и сроки. Форма документа • Варианты оформления ознакомления с должностной инструкцией (пример).

7. Типичные ошибки при составлении, оформлении должностных (рабочих) инструкций

Дополнительно по теме • 8 ошибок при составлении, оформлении, хранении должностных и рабочих инструкций.

8. Хранение должностных, рабочих инструкций

После разработки, согласования и утверждения должностная (рабочая) инструкция не подлежит сшиванию, нумерации листов и заверению печатью.

Дополнительно по теме • Необходимо ли оригиналы должностных инструкций сшивать скобами, пробивать отверстия для папок? Как их правильно хранить?

Срок хранения должностных (рабочих) инструкций - 50 лет (после замены новыми) (п.31 Перечня № 140).

Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений допускается их группировка в отдельные дела (ч.4 п.154 Инструкции № 4). При значительном объеме документов-приложений такие документы формируются в отдельные дела.

Таким образом, должностные инструкции целесообразно хранить отдельно от приказов, то есть формировать в отдельные дела.

Обратите внимание! Срок хранения личных дел - 55 лет после увольнения (п.673 Перечня № 140).

Организация имеет право самостоятельно определять место хранения должностных инструкций работников. Целесообразно согласованные и утвержденные должностные инструкции хранить в отделе кадров. Для текущей работы копии должностных инструкций, заверенные в установленном порядке, могут выдаваться структурным подразделениям (соответствующим работникам).

Копии должностных (рабочих) инструкций подлежат хранению не менее 3 лет (п.57 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 01.07.2020 № 23).

Срок хранения журнала регистрации должностных инструкций - 3 года (п.123 Перечня № 140).

Дополнительно по теме • В учреждении здравоохранения должностные инструкции ведутся как приложения к контрактам и трудовым договорам. Можно ли должностные инструкции хранить в личном деле вместе с контрактами? Если изымать из личных дел контракты по истечении срока их действия, то сколько в таком случае хранить должностные инструкции? Как такую должностную инструкцию оформлять? Нужно ли ставить гриф утверждения? Регистрация должностных инструкций в таком случае не нужна - только регистрация контрактов? • В каком отделе целесообразно хранить должностные инструкции работникам: в отделе кадров либо в отделе, в котором работает работник?

9. Пересмотр и внесение изменений и дополнений в инструкцию

Должностные (рабочие) инструкции в обязательном порядке подлежат корректировке в случаях:

• изменения организационной структуры;

• изменения штатного расписания;

• перераспределения функций (видов работ) между должностными лицами (рабочими) и подразделениями;

• изменений в законодательстве.

Пересмотр должностных инструкций в организации целесообразно осуществлять один раз в 3 года в целях уточнения распределения обязанностей между работниками и проведения мероприятий по совершенствованию организации и повышению эффективности труда.

С инициативой изменения инструкции может выступить как руководитель структурного подразделения, в чьем подчинении находятся должности (профессии) соответствующих работников, руководитель структурного подразделения, с которым осуществляется взаимодействие, так и сам работник. На практике предложения по внесению изменений в инструкцию готовят в письменном виде и направляют для ознакомления руководителю кадровой службы, чтобы он оценил их целесообразность и согласовал с лицами, чьи интересы будут затронуты.

Обратите внимание! При возложении на работника обязанностей (работ), которые не входят в квалификационную характеристику его должности (профессии), это будет изменением существенных условий труда. Наниматель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами (ст.20 ТК).

Дополнительно по теме • Изменение должностных обязанностей работника: практические ситуации. • На момент приема на работу школьный юрист был ознакомлен со своей должностной инструкцией. Спустя год работы директор хочет включить в должностную инструкцию юрисконсульту дополнительный функционал, который не прописан ни в должностной инструкции, ни в контракте. Как директору это оформить? • Можно ли в должностную инструкцию инженеру по охране труда вписать обязанности по ведению пожарной безопасности и гражданской обороне на предприятии? • В должностную инструкцию инженера по охране труда включены обязанности эколога. Работник хочет подписать инструкцию с пометкой «не согласна». Правомерно ли в инструкцию инженера по охране труда включить обязанности эколога?

9.1. Алгоритм внесения изменений в должностную (рабочую) инструкцию

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа, наниматель вносит в нее изменения одним из способов:

• проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи;

• посредством издания (принятия) распорядительного документа (составления протокола) (ч.2 п.48 Инструкции № 4).

Форма приказа о внесении изменений в должностную(ые) инструкцию(ии) установлена УСОРД.

Справочно При утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности служащего лица, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения (ч.3 п.48 Инструкции № 4).

Если должностная инструкция оформлена в виде приложения к трудовому договору, изменения в нее вносят в порядке, предусмотренном для трудового договора, - заключается дополнительное соглашение.

После внесения изменений в должностную инструкцию следует обязательно ознакомить с ними работника под подпись.

Справочно Подробнее см. раздел 6 подборки.

Дополнительно по теме • Алгоритм приведения наименования должности в соответствие с законодательством. • Приведение наименования должности в соответствие с законодательством: формы документов. • Вносим изменения в должностную инструкцию. • Алгоритм внесения изменений в рабочую инструкцию уборщика служебных помещений.

После замены должностной (рабочей) инструкции она подлежит передаче в архив организации, где включается в сводную опись дел по личному составу. Соответственно, дело с должностными инструкциями подлежит полному оформлению, которое включает в себя: нумерацию листов в деле, составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных п.166 Инструкции № 4), составление листа-заверителя дела (тома, части), оформление и уточнение реквизитов обложки дела, подшивку или переплет дела. Перед полным оформлением дела проверяется правильность систематизации документов дела (п.164 Инструкции № 4).

Это обусловлено сроком хранения должностной (рабочей) инструкции - 50 лет после замены новыми (п.31 Перечня № 140).

Должностные (рабочие) инструкции в деле можно систематизировать по алфавитному или нумерационному принципам.

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»