Каталог аналитики для специалистов, ведущих делопроизводство в бюджетных организациях

Разделы каталога:

1. Оформление документов: бланки документов (в том числе гербовые), реквизиты, оформление отдельных видов документов, заверение копий документов

Для всех

Всё по одной теме

• Оформление документов в организации.

Комментарии и пособия

• Заверение копий документов. 

• Согласование документов на бумажном носителе постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения с использованием средств системы электронного документооборота. 

• Оформление распоряжения по основной деятельности. 

• Оформление приказа по личному составу.

• Оформление приказа по основной деятельности.

• Оформление приказа по административно-хозяйственным вопросам.

• Техника внесения изменений в распорядительные и организационные документы.

• Бланки документов: виды, требования к оформлению реквизитов.

• Оформление реквизита «Подпись».

• Применение ссылок на нормативные правовые акты, их структурные элементы в распорядительных документах организации.

• Копии приказов по личному составу: варианты заверения для внутреннего пользования.

• Порядок ознакомления работников организации с документами.

• Доверенности: оформление и регистрация.

• Приказ о внесении изменений в должностную (рабочую) инструкцию.

• Списки на рассылку и реестры рассылки при отправке документов ДСП: формы документов.

• Реквизит «Резолюция»: порядок оформления.

• Выбор печати для проставления на документах организации.

• Издание и подготовка проектов распорядительных документов в организации: что нужно знать.

• Новая Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях. Комментарий к постановлению Минюста от 29.08.2025 № 65.

• Приказ о выдаче подарочных сертификатов: оформление, регистрация и хранение.

• Передача личных дел другому уполномоченному работнику: как оформить.

Вопросы-ответы

• Необходимо ли прикладывать к протоколу проект документа, который рассматривается на заседании?

• Как правильно указывается период в тексте документа: с 01 декабря 2025 года по 31 декабря 2025 года или с 1 декабря 2025 года по 31 декабря 2025 года?

2. Инструкция по делопроизводству

Для всех

Комментарии и пособия

• Новая Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях. Комментарий к постановлению Минюста от 29.08.2025 № 65.

• Закрепление выбора формы регистрации документов в инструкции по делопроизводству организации.

• Методические рекомендации по оптимизации документообразования и документооборота в государственных органах, иных организациях с 6 августа 2025 года. Комментарий к приказу директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 06.08.2025 № 32.

• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, иных организациях. Комментарий к приказу директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 06.06.2024 № 32.

Формы документов

• Приказ о внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству организации (пример).

• Инструкция по делопроизводству в организации, являющейся источником комплектования госархива (пример).

• Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации (глава «Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения») (пример).

3. Регистрация документов, формирование и оформление дел, работа с документами для служебного пользования

Для всех

Всё по одной теме

• Организация работы с документами.

Комментарии и пособия

• Формирование дела с ЛПА организации: 3 ответа на вопросы.

• Переписка по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам: как формировать дела, отражать их в номенклатуре дел организации и хранить.

• Удостоверение и сохранность некоторых разновидностей учетно-регистрационных форм (журналов, книг) на бумажном носителе.

• Хранение медицинских справок о состоянии здоровья по результатам обязательных и внеочередных медосмотров работников.

• Информация, доступ к которой ограничен законодательными актами.

• Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• Проставление грифа «Для служебного пользования», срок хранения учетно-регистрационных форм таких документов.

Вопросы-ответы

• В ведомственной инструкции организации установлено, что при незначительном объеме документов с грифом ДСП их допускается хранить вместе с остальными делами. Есть ли законодательный документ, подтверждающий то, что госархив не принимает на хранение от организации документы с грифом ДСП? Как быть в таком случае, например, с приказами по основной деятельности (из 400 приказов за год было всего 3 приказа с грифом ДСП)? Как их передать на постоянное хранение в госархив, если нумерация приказов велась валовая? 

• Сформировано дело с протоколами и документы к ним (отчеты, доклады, информация и т. д.), дата протокола 01.12.2025, а дата доклада, относящегося к данному протоколу, 30.11.2025. Как разложить документы в папке: сначала идет протокол, а потом доклад, относящийся к протоколу, либо сначала доклад, а потом протокол? 

• Нужно ли вести журнал регистрации командировочных удостоверений, если в учреждении используется журнал регистрации работников, выбывающих в служебные командировки, в котором также указывается номер удостоверения? Можно ли вести один журнал?

• Обязательно ли регистрировать входящие заявления работников?

• Должен ли вестись на предприятии реестр временной передачи документов, содержащих служебную информацию?

Формы документов

• Приказ об утверждении Инструкции о порядке ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, с комментарием (пример).

4. Номенклатура дел

Для всех

Всё по одной теме

• Номенклатура дел организации.

Алгоритмы

• Алгоритм составления номенклатуры дел организации - 2026.

Вопросы и ответы

• Допускается ли вносить в номенклатуру дел одного отдела два дела с одинаковым названием, но под разными индексами (для разных специалистов этого отдела, каждому свое отдельное дело)?

• В организации имеется журнал учета доверенностей, который ведется с 2015 года. Можно ли его в 2025 году учитывать в номенклатуре дел как «переходящий», или нужно учитывать сроки хранения доверенностей?

Формы документов

• Форма примерной номенклатуры дел.

• Форма типовой номенклатуры дел.

• Выписка из номенклатуры дел первичной организации республиканского общественного объединения «Белая Русь» (государственной организации, не являющейся источником комплектования госархива) (пример).

• Выписка из номенклатуры дел первичной организации общественного объединения «Белорусский республиканский союз молодежи» (организации, являющейся источником комплектования госархива) (пример).

• Выписка из номенклатуры дел первичной профсоюзной организации (государственной организации, не являющейся источником комплектования госархива) (пример).

• Фрагмент номенклатуры дел (обеспечение защиты персональных данных) (пример).

5. Обращения граждан и юрлиц, книга замечаний и предложений

Для всех

Всё по одной теме

• Работа с обращениями граждан и юридических лиц.

• Книга замечаний и предложений.

Комментарии и пособия

• Обращения граждан и юрлиц, личный прием: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• Книга замечаний и предложений: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• Обращения граждан и юрлиц с 1 января 2026 года: что меняется в работе.

• Регистрация обращений, внесенных в книгу замечаний и предложений.

• Делопроизводство по обращениям граждан и юрлиц - 2026.

• В каких случаях ответы на обращения заявителей не направляются.

• Проверка работы организаций с обращениями граждан и юрлиц.

• Право на ознакомление с материалами, относящимися к обращению, с точки зрения законодательства о персональных данных.

• Особенности работы с электронными обращениями, содержащими ссылки на интернет-ресурсы.

• Клевета и оскорбления в обращениях заявителей: способы защиты своих прав.

• Особенности рассмотрения электронных обращений.

• Внесение административных жалоб в книгу замечаний и предложений: что нужно знать.

Вопросы-ответы

• Будут ли соответствовать требованиям к ответам разъяснения заявителю о нормотворческой инициативе и ее субъектах, к числу которых помимо органов и организаций относятся и сами граждане со ссылкой на Закон от 26.11.2003 № 248-З «О порядке реализации права законодательной инициативы и права на внесение предложений Всебелорусскому народному собранию гражданами Республики Беларусь»? 

• В каких случаях в ответе на обращение вставляется абзац о том, что ответ на обращение может быть обжалован в вышестоящую организацию? 

• Как будет учитываться книга замечаний и предложений в системе обращений, если информация о количестве поступивших обращений указывается в сервисе системы обращений «Ведомственная отчетность»? Не будет ли она задваиваться?

• Работник, который ведет работу по обращениям граждан и юридических лиц, имеет ЭЦП. Он увольняется. Какие действия нанимателя по передаче или уничтожению ЭЦП?

• Поступило обращение, зарегистрировано в системе учета и обработки обращений, ответ должен быть в течение 15 дней. Руководитель на нем наложил резолюцию, касающуюся начальника юридической службы, с указанием конкретной фамилии исполнителя. Начальник юридической службы в последний день отправки ответа на обращение ушел на больничный. Что в таких случаях делать?

• В ответе на обращение гражданина в государственное предприятие нужно ли указывать в конце данные исполнителя?

6. Делопроизводство по административным процедурам

Для всех

Комментарии и пособия

• Делопроизводство по административным процедурам: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• Регистрация справок о размере зарплаты, о периоде работы, службы и других (в вопросах и ответах).

Вопросы и ответы

• Работница обратилась с просьбой выдать справку о том, что она находится в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет. В журнале по административным процедурам сделана запись о ее обращении. Справка готова, но женщина сказала, что забирать не будет, и попросила отправить справку по адресу работы ее мужа. Можно отправлять так или документ должна получить по административной процедуре она сама?

• В организацию приходят запросы по истребованию справок для назначения пенсии. Правильно ли, что ответ на них - это не административная процедура, а обычный исходящий документ (и регистрируется как исходящий, а не в журнале административных процедур)?

• Сколько часов в день в организации должен осуществляться прием граждан с заявлениями об осуществлении административных процедур?

•  Нужно ли размещать на интернет-сайте организации информацию об административных процедурах, осуществляемых ею в отношении своих работников?

Формы документов

• Журнал регистрации заявлений о выдаче справки о размере заработной платы (денежного довольствия, ежемесячного денежного содержания) (пример).

• Журнал регистрации заявлений об осуществлении административных процедур (с комментарием).

• Обложка дела по административной процедуре «Выдача акта осмотра (допуска) электроустановки (заявления, копии технических условий на присоединение электроустановок потребителя к электрической сети, копии административных решений и др.)» (пример).

• Приказ об установлении формы журнала регистрации заявлений заинтересованных лиц о выдаче справок.

7. Сроки хранения документов, экспертиза ценности документов, уничтожение документов и дел

Для всех

Всё по одной теме

• Архив организации.

• Хранение документов в организации.

Комментарии и пособия

• Уничтожение документов и дел: топ-10 ответов на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• Договоры по финансово-хозяйственной деятельности: регистрация, формирование в дела, хранение и уничтожение.

• Сроки хранения документов для общежитий.

• Удаление персональных данных.

• Историко-архивная справка: порядок оформления.

• Сроки хранения документов: перечень аналитических материалов по теме.

Вопросы и ответы

• Ответы на претензии хранятся 3 года по номенклатуре дел организации. Как быть с ответами на претензии, если переписка ведется по сей день с некоторыми организациями? Можно ли уничтожить то, что уже хранится 3 года?

• При составлении акта на уничтожение документов и дел за 2015 год сроки хранения документов необходимо брать из номенклатуры дел 2015 года или руководствоваться сроками из Перечня № 140 в последней редакции?

• Сколько должны храниться в организации журналы «Налоги Беларуси»?

• Какой срок хранения копий архивных справок?

• Как уничтожить документы первичной профсоюзной организации, если номенклатура дел включена в номенклатуру дел организации (юрлица)?

• Какой срок хранения в организации заявлений работников на удержание из заработной платы и перечисление взносов в общественные организации: профсоюз, Красный Крест, «Белая Русь», Белорусский союз женщин?

• В приказе об отпуске указывается выплата материальной помощи к трудовому отпуску. Сколько лет хранить такие приказы?

• Какой срок хранения протоколов проведения единых дней информирования?

• Есть ли требования к помещению, в котором хранятся документы с определенной степенью защиты?

• Существует ли предельный срок ограничения доступа к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения?

• Каким пунктом Перечня № 140 руководствоваться при определении срока хранения журнала регистрации заявлений по жилищным вопросам?

Формы документов

• Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (с документами первичной профсоюзной организации) (пример).

• Опись личных дел постоянного хранения структурного подразделения (отдела кадров) организации (пример).

• Протокол заседания ЭК организации (согласование проекта номенклатуры дел) (пример).

• Приказ о создании экспертной комиссии (пример).

8. Передача дел в архив, сохранность документов в архиве, выдача дел из архива

Для всех

Всё по одной теме

• Архив организации.

• Хранение документов в организации.

Тесты

• Подготовка и передача электронных дел в архив организации.

Комментарии и пособия

• Включение личных дел работников в описи дел кадровой службы государственного органа, иной организации.

• Архивная справка: отражение несовпадения отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе.

• Выдача дел из архива: формы документов.

• Архив: основные аспекты создания и организации его работы.

• Организация работы архива.

• Передача документов в архив: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

Алгоритм

• Алгоритм действий при обнаружении поврежденных документов в архиве организации.

• Алгоритм создания архива организации.

Вопросы-ответы

• В архиве обнаружены личные дела с ошибочно включенными документами. Как изъять эти документы из личных дел (личные дела в большом количестве)? Нужно ли составить акт либо протокол ЭК об изъятии этих документов, или можно оставить так как есть?

• Можно ли согласовать сводную опись (годовой раздел) дел по личному составу, если структурные подразделения передали в архив организации только часть дел по личному составу? Если можно, то какие нюансы соблюсти, и можно ли в этом случае рассматривать и утверждать акты на уничтожение дел с истекшими сроками хранения?

• Органы внутренних дел запросили дело и не вернули ни его, ни лист-заместитель дела, ни акт приема-передачи дела. На письма отвечают, что работник, который брал дело, уволен, со слов уволенного, он нам его вернул. Возврата дела не было. Что делать в таких случаях?

• Нужно ли при уничтожении документов с грифом «Для служебного пользования» согласовывать с госархивом акт на уничтожение?

• Нужно составить внутреннюю опись документов дела на приказы (о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, оказании материальной помощи, служебных командировках) со сроком хранения 3 года. Форма внутренней описи документов дела (для последующей передачи в архив) составляется по приложению 6 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4?

• Какой срок хранения документов об уничтожении испорченных (аннулированных) бланков с определенной степенью защиты (реестры, заключения, акты и др.)?

• Какая максимальная высота может быть предусмотрена для стеллажей (хранение документов) в архиве?

• Программные (эксплуатационные) документы к программам (руководство пользователя, руководство администратора, руководство программиста, техническое задание, описание постановки, протоколы, акты) можно хранить в архиве канцелярии или необходимо создавать архив отдельно? Руководствоваться необходимо Правилами работы архивов № 143 или Правилами работы с НТД № 38?

• Охранный режим обеспечивается оборудованием здания и (или) помещений архива организации средствами охранной сигнализации и организацией поста охраны (при необходимости), опечатыванием помещений, соблюдением порядка доступа в хранилище (ч.2 п.293 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143). Организация обязана обеспечить все меры, указанные в данном пункте, или можно выбрать что-либо одно из перечисленного?

• Кто обязан хранить архивные документы бюджетных организаций: бюджетная организация или центр по обеспечению?

Формы документов

• Годовой раздел сводной описи дел по личному составу, составленной по структурному принципу, за 2024 год (пример).

• Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения за 2024 год (пример).

• Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения за 2024 год (пример).

9. Электронный документооборот

Для всех

Комментарии и пособия

• Внедрение электронного документооборота в организации.

• ЛПА организации по работе с документами в электронном виде, электронными документами: основные аспекты.

Вопросы и ответы

• Обязательно ли в государственном учреждении подключение к АИС «Ведомственный архив»? Если да, то какими нормативными документами это регламентировано? Зависит ли подключение к АИС от объема документооборота организации и от наличия документов в организации, подлежащих к сдаче в государственные архивы? 

• Можно ли хранить приказы по основной деятельности, прошедшие согласование и подписанные ЭЦП, только в системе электронного документооборота?

• В организациях с целью экономии времени и бумаги должностные лица вместо подписывания документов на бумажном носителе с последующим сканированием в электронный формат в электронном формате будут вставлять в определенном месте в изображении документа заранее подготовленный для таких целей фрагмент с изображением своей подписи. Какие нормы законодательства при этом будут нарушены?

• Утвержденный директором приказ в 1С равен ли электронному документу и имеет ли он юридическую силу? Или приказы должны быть подписаны только ЭЦП?

• Договор поставки подписан на ЭТП (в виде электронного документа). Как в соответствии с законодательством сделать копию такого документа?

• Регистрационно-контрольная карточка подшивается совместно с документом или отдельно (интересует именно работа с документами в электронном виде)?

• В соответствии с Законом от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» понятия «атрибутный сертификат» и «ЭЦП» не тождественны. На должностное лицо организации получен атрибутный сертификат. На основании этого издан приказ о назначении данного должностного лица ответственным за хранение, использование ЭЦП (а не атрибутного сертификата) в рамках предоставленных ему полномочий. Верно ли это?

• Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) отправляет характеристики сотрудников в сторонние организации по СМДО. Однако организации просят еще представлять им оригиналы характеристик. Правомерно ли это и на какой документ можно сослаться при отказе?

• Возможно ли посредством системы межведомственного электронного документооборота государственных органов (СМДО) отправлять акты выполненных работ и договоры для подписи сторонами? Приравнивается ли документ, подписанный посредством СМДО, к оригиналу?

• Через систему СМДО приходят запросы с вложенным файлом (ворд), подписанные ЭЦП, например, начальника, а вложенный документ подписан заместителем. Получается, что ЭЦП не соответствует подписи на бумажном носителе. Можно ли так отправлять документ по СМДО? Нужно ли такой документ регистрировать?

• Запрос получен по СМДО, в нем какие-либо подписи, а также регистрационный индекс и дата отсутствуют. Предполагается ответ без согласия субъекта персональных данных при условии получения запроса в письменной форме или в форме электронного документа, оформленного в соответствии с законодательством об электронных документах и электронной цифровой подписи. Запрос, полученный по СМДО, считается оформленным в соответствии с законодательством об электронных документах и электронной цифровой подписи?