Номенклатура дел - 2025: составляем правильно

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

29.11.2024

С 1 июля 2024 г. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4) изложена в новой редакции. Изменения коснулись и составления номенклатуры дел.

На что обратить внимание при ее составлении, рассмотрели в разделах:

Составляем номенклатуру дел ежегодно, на 2025 год составляем до конца 2024 года

Номенклатура дел организации составляется в каждой организации независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел (ч.1 п.134 Инструкции № 4).

Номенклатура дел организации составляется ежегодно и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена (ч.2 п.137 Инструкции № 4).

Таким образом, остается месяц до составления номенклатуры дел на 2025 год.

Справочно Номенклатура дел организации устанавливает состав дел и индексы дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения и является обязательной для применения (ч.4 п.132 Инструкции № 4).

Кто ответственный за составление номенклатуры дел

Номенклатура дел организации составляется службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) на основе номенклатур дел структурных подразделений.

При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций обеспечивается назначенным распорядительным документом руководителя организации работником (ч.2 п.7 Инструкции № 4).

Формы документов • Приказ о назначении лица, ответственного за документационное обеспечение управления.

Обратите внимание! Структурные подразделения с правами юрлица, обособленные структурные подразделения, являющиеся самостоятельными источниками комплектования госархивов, ведут отдельное делопроизводство в порядке, установленном Инструкцией № 4 для ведения делопроизводства в организациях, в том числе в части разработки, составления, согласования, подписания, утверждения инструкций по делопроизводству, номенклатур дел (ч.1 п.6 Инструкции № 4).

Номенклатура дел структурного подразделения устанавливает состав дел и индексы дел, заводимых в структурном подразделении организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения и служит основой для составления номенклатуры дел организации (ч.5 п.132 Инструкции № 4).

Руководители организаций и структурных подразделений обеспечивают организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил документирования и организации работы с документами, сохранность документов соответственно в организациях и структурных подразделениях (ч.1 п.8 Инструкции № 4).

Таким образом, в структурном подразделении его руководителем должно быть назначено лицо, ответственное за составление номенклатуры дел структурного подразделения.

Ответственность за несоставление номенклатуры дел

В сообществе «Бизнес-Инфо» часто спрашивают, какая ответственность предусмотрена за несоставление или неверное составление номенклатуры дел.

Разберемся подробно.

Госорганы, иные организации и ИП обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов (ч.1 ст.4 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве»).

Для чего нужна номенклатура дел

В делопроизводстве номенклатура дел организации:

• используется для:

✓ группировки исполненных документов в дела;

✓ систематизации, индексации и учета дел;

✓ определения сроков хранения дел;

• является основой для:

✓ составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

✓ составления актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

В архиве организации номенклатура дел организации используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения (п.135 Инструкции № 4).

Таким образом, несоставление (неверное составление) номенклатуры дел приводит к нарушению порядка формирования дел, хранения документов, выделения к уничтожению документов с истекшими сроками их хранения, а также нарушению порядка в передаче документов и дел в архив.

Ответственность

Государственные органы, иные организации, представительства иностранных организаций, а также граждане за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства несут ответственность в соответствии с законодательными актами (ст.33 Закона № 323-З).

Используем новую форму номенклатуры дел на 2025 год

С 01.07.2024 форма номенклатуры дел организации (приложение 3 к Инструкции № 4) и структурного подразделения (общественной организации) организации - (приложение 4 к Инструкции № 4) откорректированы:

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги стандартного формата А4 (п.148 Инструкции № 4).

Про общий бланк организации см. здесь.

С чего начать составление номенклатуры дел

1. Выяснить, является ли организация источником комплектования госархива

Государственный архив уведомляет организацию путем направления письма о результатах рассмотрения заключения или выписки из протокола заседания экспертно-методической комиссии государственного архива (далее - ЭМК) или экспертно-проверочной комиссии структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета (далее - ЭПК).

Включению организаций в Список № 1 (источников комплектования архива) или в Список № 2 (организаций, являющихся потенциальными источниками комплектования архива) предшествует их обследование работником (куратором) архива. Итоги обследования обобщаются в заключении об отнесении организации к числу источников комплектования архива (ч.3 п.22 Правил работы государственных архивов Республики Беларусь, утв. постановлением Минюста от 31.08.2022 № 119).

Дополнительно по теме • Как организации узнать, является ли она источником комплектования госархива?

2. Провести подготовительную работу

При составлении номенклатуры дел организации используются устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, структура и штатная численность, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений, инструкция по делопроизводству в организации, должностные (рабочие) инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел организации за предыдущие годы, НПА, ЛПА, устанавливающие перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и ИП, с указанием сроков хранения и (или) перечни документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, с указанием сроков хранения, а также перечни документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения, учетно-регистрационные формы, справочные картотеки. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации (п.144 Инструкции № 4).

При составлении номенклатуры дел целесообразно провести опросы среди работников структурных подразделений.

Проведение опросов позволяет в полной мере выявить состав и виды документов, образующихся в процессе деятельности структурных подразделений и отдельных работников, определить предварительный состав дел, подлежащих включению в номенклатуры дел структурных подразделений, разъяснить работникам структурных подразделений значимость, цели и правила составления номенклатуры дел организации.

Дополнительно по теме • Проведение опросов работников при составлении номенклатуры дел организации.

3. Определить принцип построения номенклатуры дел, ее разделы

Номенклатура дел организации составляется по:

✓ структурному принципу (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации);

✓ функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями (направлениями деятельности) организации) или

✓ структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями (направлениями деятельности) организации).

В бесструктурных организациях, а также в организациях с часто меняющейся структурой номенклатура дел организации составляется по функциональному принципу.

При отсутствии в организации органов управления и контрольных органов в первый раздел номенклатуры дел организации включаются дела службы ДОУ (п.147 Инструкции № 4).

В хозяйственных обществах в первый раздел номенклатуры дел включаются дела их органов управления и контрольных органов.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Номенклатура дел организации.

4. Включить документы в номенклатуру дел

В номенклатуру дел организации включаются:

✓ заголовки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, в том числе учетно-регистрационных форм (журналов, книг) и справочных картотек, информационных ресурсов;

✓ заголовки дел с документами, образующимися в процессе деятельности коллегиальных органов, комитетов и комиссий.

Заголовки дел комиссий включаются в самостоятельные разделы номенклатуры дел организации или в соответствующие разделы структурных подразделений номенклатуры дел организации.

Так, дела комиссий в зависимости от их статуса, количества дел, образующихся в процессе их деятельности, и специфики ведения и хранения этих дел могут включаться в самостоятельные разделы номенклатуры дел организации или в соответствующие разделы структурных подразделений номенклатуры дел организации.

Например, в самостоятельные разделы номенклатуры дел организации могут быть включены дела комиссии по противодействию коррупции, комиссии по закупкам, комиссии по оздоровлению и др.

Дополнительно по теме • Какие документы по защите персональных данных целесообразно включать в номенклатуру дел? • У кого хранятся оригиналы договоров с пометкой ДСП: у директора или исполнителя?

Формы документов • Фрагмент номенклатуры дел (осуществление административных процедур) (пример). • Фрагмент номенклатуры дел (обеспечение защиты персональных данных) (пример). • Фрагмент номенклатуры дел государственной организации с включением в нее журнала учета бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (пример).

В номенклатуру дел организации не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники НПА, печатные издания, вспомогательные документы (п.145 Инструкции № 4).

Документы, информационные ресурсы, включаемые в номенклатуру дел, см. здесь.

Заполнение граф номенклатуры дел

Индекс дела

Индексы дел обозначают арабскими цифрами. Индекс дела состоит из номера раздела (подраздела) номенклатуры дел организации и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела).

Номер раздела (подраздела) и порядковый номер дела в пределах данного раздела (подраздела) разделяется дефисом.

Составные части индекса дела, состоящие из одной арабской цифры, допускается дополнять цифрой «0» (подп.149.1 п.149 Инструкции № 4).

Пример 6-20, где 6 - номер раздела, 20 - порядковый номер дела в данном разделе либо 06-20

Индексы дел, в которые помещены документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения или информацию, составляющую коммерческую тайну, дополняются через дефис соответственно строчными литерами «дсп» или «кт» в порядке, установленном актами законодательства.

Пример 10-08-дсп 10-15-кт

Дополнительно по теме • Необходимо ли дописывать в индексе при составлении номенклатуры дел организации «Журнал учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения» дсп?

Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение 2 и более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел организации следующего года под тем же индексом (ч.5 подп.149.1 п.149 Инструкции № 4).

Заголовки дел

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.

В состав заголовка дела включаются указание вида заводимого дела (документы, переписка, дело) или вида (разновидности) документов и название темы (содержание) дела (чч.2-3 подп.149.1 п.149 Инструкции № 4).

Примеры составления заголовков в номенклатуре дел см. здесь.

Заголовки дел в разделах (подразделах) номенклатуры дел организации систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

✓ нормативные правовые акты;

✓ уставы организаций;

✓ документы о создании, государственной регистрации, переименовании, реорганизации, ликвидации (прекращении деятельности) организаций;

✓ распорядительные и методические документы вышестоящих организаций;

✓ государственные программы и документы по их выполнению;

✓ распорядительные документы организации;

✓ организационные документы организации;

✓ протоколы;

✓ планы;

✓ отчеты;

✓ договоры;

✓ справочно-информационные документы;

✓ переписка;

✓ учетно-регистрационные формы;

✓ описи дел структурных подразделений;

✓ номенклатура дел организации и выписки из нее (ч.15 подп.149.2 п.149 Инструкции № 4).

Порядок систематизации заголовков дел, не указанных в ч.15 подп.149.2 п.149 Инструкции № 4, определяется лицом, составляющим номенклатуру дел организации (ч.16 подп.149.2 п.149 Инструкции № 4).

При составлении заголовков дел следует учитывать порядок формирования дел, установленный гл.12 Инструкции № 4.

Дополнительно по теме • Переписка по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам: формирование дел и отражение в номенклатуре дел. • Организация занимается экспедиторской деятельностью. Могут ли быть в одном номенклатурном деле следующие документы: заявка перевозчика, акт, CMR-накладные, заявка клиента, акт? • Можно ли положение об оплате труда с 2003 по 2009 год подшить в одну папку?

Сроки хранения дел (графа 4)

В графе 4 номенклатуры дел организации указываются сроки хранения дел, номера пунктов по перечню, иному НПА. В случае указания срока хранения дела по иному НПА дополнительно указываются вид и название соответствующего утвержденного НПА, а также вид, дата и регистрационный номер утверждающего его НПА или вид соответствующего НПА, его дата и регистрационный номер.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, иных НПА, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию с государственными архивами, структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов или ЦЭК вышестоящих организаций в порядке, установленном п.139 Инструкции № 4 для согласования номенклатур дел.

Дополнительно по теме • На основе чего ЭК определяет срок хранения дел, если он не указан в Перечне № 140? • Всё по одной теме. Хранение документов в организации. • Сроки хранения документов: перечень аналитических материалов по теме.

В процессе деятельности организации могут образовываться документы временного хранения, срок хранения которых после проведения экспертизы ценности может продлеваться. К сроку хранения таких документов и дел добавляется отметка «ЭПК» (подп.149.4 п.149 Инструкции № 4).

Обратите внимание! Сроки хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяются в общем порядке, независимо от ограничения доступа.

Дополнительно по теме • Как определять сроки хранения для документов ДСП?

Обратите внимание! Если в Перечне № 140 содержится дополнительное условие к уничтожению, оно обязательно переносится в графу 5 номенклатуры дел, поскольку срок хранения документов (дел) исчисляется с учетом этого дополнительного условия.

Пример

Дополнительно по теме • Сроки хранения финансово-хозяйственных документов: дополнительные условия выделения к уничтожению. • Срок хранения документа установлен в ЛПА организации. Можно ли его указать в графе 4 номенклатуры дел?

Обратите внимание! Учитывайте актуальность ведомственного перечня. При наличии противоречий между ведомственным перечнем и Перечнем № 140 (в ред. от 11.01.2023 № 1) следует руководствоваться нормами новой редакции Перечня № 140.

Перечни документов с указанием сроков хранения см. здесь.

Дополнительно по теме • В Перечне № 140 отсутствуют документы, которые есть в ведомственном перечне документов, уст. приказом Минкультуры от 24.05.2012 № 94. Чем руководствоваться в данный момент? • Номенклатура дел государственного учреждения здравоохранения, не являющегося источником комплектования госархива: пример составления.

Копии документов в номенклатуре дел

Перечень № 140 не устанавливает сроки хранения дел с копиями документов.

Дела с копиями документов, подлинники (первые экземпляры) которых имеют:

• временный (до 10 лет) срок хранения, хранятся до минования надобности, но, как правило, не менее чем до уничтожения подлинников в установленном порядке;

• постоянный, временный (свыше 10 лет) срок хранения или по личному составу, хранятся не менее 3 лет (до включения подлинников (первых экземпляров) документов в описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу (п.57 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 25.07.2024 № 36).

Таким образом, для дел с копиями документов в графе 4 номенклатуры дел указывается соответствующий срок хранения (подп.149.4 п.149 Инструкции № 4) и дается ссылка на пункт перечня документов с указанием сроков хранения или иного НПА, в котором определен срок хранения подлинников (первых экземпляров) этих документов.

Пример   Индекс дела Название раздела (подраздела), заголовок дела Количество томов, частей Срок хранения дела и номера пунктов по перечню*, иному нормативному правовому акту Примечание 1 2 3 4 5 …         11-07 Должностные инструкции работникам юридического отдела. Копии   3 года п.31 Подлинники в деле № 08-11 …           * Перечень № 140.

Дополнительно по теме • Дела с копиями документов: отражаем правильно в номенклатуре дел.

Графа 5 «Примечание»

В графе 5 номенклатуры дел организации проставляются отметки о(об):

✓ переходящих делах (которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение 2 и более лет, например, книга замечаний и предложений и т. п.);

✓ незаведении дел;

✓ передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения;

✓ выделении дел к уничтожению;

✓ утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел;

✓ передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения;

✓ датах и регистрационных индексах протоколов заседаний ЦЭК (ЭК) организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов;

✓ электронных делах (ЭД);

✓ информационных ресурсах (ИР);

✓ гибридных делах (ГД);

✓ иные необходимые отметки (подп.149.5 п.149 Инструкции № 4).

Также в данной графе указываются основания снятия грифа «Для служебного пользования», отмены режима коммерческой тайны (п.24 Положения о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утв. постановлением Совмина от 12.08.2014 № 783).

Если дело содержит копии документов, в графе «Примечание» допускается указывать место хранения дела с подлинниками (первыми экземплярами) (п.58 Методических рекомендаций № 36).

Пример Подлинники в бухгалтерии (дело 2-4)

В конце номенклатуры дел организации перед реквизитом «Подпись» указываются виды, даты, регистрационные номера и названия НПА, ЛПА, устанавливающих перечни, иных НПА, использованных при определении сроков хранения дел (п.150 Инструкции № 4).

Обратите внимание! При определении сроков хранения дел может быть использовано несколько перечней документов с указанием сроков хранения. В этом случае при составлении номенклатуры дел организации и определении сроков хранения включенных в нее дел ссылки на пункты соответствующих перечней документов с указанием сроков хранения оформляются с использованием знаков «*», «**» и т. п. (ч.3 п.57 Методических рекомендаций № 36).

Пример Номенклатура дел составлена на основании: постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 «О перечне типовых документов»; * приказа директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.04.2019 № 11 «Об установлении перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по здравоохранению, физической культуре и спорту, туризму, с указанием сроков хранения» (протокол заседания ЭК учреждения от 12.12.2022 № 1).

Резервные индексы

В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел организации предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года (ч.6 подп.149.1 п.149 Инструкции № 4).

Пример   Индекс дела Название раздела (подраздела), заголовок дела Количество томов, частей Срок хранения дела и номера пунктов по перечню, иному нормативному правовому акту Примечание 1 2 3 4 5 …         02-35 Выписка из номенклатуры дел организации.   3 года п.114   02-36         02-37

Согласование и утверждение номенклатуры дел

Номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), ЦЭК или ЭК организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена (ч.2 п.137 Инструкции № 4).

Номенклатуры дел организаций:

✓ являющихся источниками комплектования республиканских госархивов, согласовываются с соответствующими госархивами;

✓ являющихся источниками комплектования областных и зональных госархивов, согласовываются с соответствующими госархивами, а по решению структурных подразделений по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполкомов - с соответствующими структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполкомов;

✓ не являющихся источниками комплектования госархивов, согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций (при их наличии).

Иные организации согласовывают номенклатуру дел с ЭК организации, которая создается согласно пп.53, 54 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143.

Формы документов • Протокол заседания ЭК организации (согласование проекта номенклатуры дел) (пример).

Номенклатуры дел организаций согласовываются 1 раз в 5 лет, а также после значительных изменений в структуре и (или) функциях (направлениях деятельности) организации независимо от срока предыдущего согласования (п.139 Инструкции № 4).

Количество экземпляров номенклатуры дел организации установлено п.140 Инструкции № 4.

Так, номенклатуры дел организаций, не подлежащие согласованию с госархивами, структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, ЦЭК вышестоящих организаций, составляются в двух экземплярах:

✓ 1-й хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ);

✓ 2-й передается в архив организации.

Выписки из номенклатуры дел

После утверждения номенклатуры дел организации из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки из номенклатуры дел организации передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.

Справочно Реквизит «Отметка о заверении копии» - п.59 Инструкции № 4.

Допускается вместо выписок из номенклатуры дел организации использовать электронное отображение номенклатуры дел организации, доступ к которому имеют все работники организации (п.141 Инструкции № 4).

Выписки из номенклатуры дел по структурным подразделениям (примеры) см. здесь.

После изучения материала проверьте свои знания - пройдите тест.

Удачной работы!

Дополнительно по теме • Документы в электронном виде, электронные документы и информационные ресурсы: включение в номенклатуру дел

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»