НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ НА 2015 ГОД

Номенклатура дел организации составляется в каждой организации ежегодно независимо от формы ее собственности.

На предстоящий делопроизводственный (календарный) год номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года (подп.2.1 п.2 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55, далее - Методические рекомендации).

Справочно Подробнее о Методических рекомендациях см.: http://archives.gov.by/index.php?id=133837.

Таким образом, к разработке номенклатуры дел организации на 2015 г. уже следует приступить. Надеемся, что предлагаемое пособие поможет своевременно провести подготовительную работу по разработке номенклатуры дел организации на 2015 г., грамотно и оперативно ее составить.

Нормативное регулирование

* Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

Установлено три вида номенклатуры дел:

- типовая;

- примерная;

- номенклатура дел организации.

Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, и носит рекомендательный характер.

Номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

В архиве организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения (п.150).

При составлении номенклатуры дел используются устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений, должностные инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации (п.160).

В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в т.ч. учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки.

В номенклатуру дел не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы (п.161).

* Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов).

Номенклатуры дел составляются на дела всей организации (далее - сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения (п.26).

Номенклатуры дел структурных подразделений составляются по форме согласно приложению 8 к Правилам работы архивов.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией (ЭК) этого подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем подразделения.

Сводная номенклатура дел составляется службой документационного обеспечения управления (ДОУ) на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 7 к Правилам работы архивов.

Сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), ЦЭК или ЭК организации и утверждается руководителем организации до 31 декабря года, предшествующего тому, на который составлена (п.27).

Сводная номенклатура дел подлежит составлению на текущий год при создании новой организации, а также пересоставлению при реорганизации, повлекшей значительные изменения в структуре и (или) функциях организации (п.28).

Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими архивами или структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.

Сводные номенклатуры дел иных организаций согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования (п.29).

После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях (п.31).

Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы.

Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации и (или) управленческие функции или направления деятельности организации (п.36).

Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4 (п.38).

Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с формой, определенной в п.39 Правил работы архивов.

В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел (п.40).

* Методические рекомендации.

До начала составления сводной номенклатуры дел руководством организации может издаваться распорядительный документ (распоряжение, указание), в котором указываются цели и задачи составления сводной номенклатуры дел, порядок ее подготовки, определяются лица, ответственные за составление сводной номенклатуры дел, даются задания структурным подразделениям (отдельным работникам) и определяются их обязанности по составлению сводной номенклатуры дел, а также указываются сроки выполнения данной работы (подп.2.2 п.2).

* Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

Справочно Подробно см. раздел «Сроки хранения документов» подборки «Хранение документов в организации».

* Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный и введенный в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

* Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41.

* Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.

* Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2.

Аналитические материалы

Пособия

Т.Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»

Номенклатура дел организации.

Е.Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Составление номенклатуры дел структурного подразделения организации.

Номенклатура дел организации: составление заголовков дел.

Систематизация заголовков дел в пределах раздела (подраздела) номенклатуры дел.

Вопрос и ответ

Е.Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Юридическое лицо имеет филиалы. Ежегодно в каждом филиале составляется номенклатура дел. Имеют ли право утверждать номенклатуру дел руководители филиалов?

Формы документов

Примерные формы номенклатур (выписок из номенклатур)

Справочно Для составления сводной номенклатуры дел организации на 2015 г. воспользуйтесь нижеприведенными примерными формами номенклатур, выписок из номенклатур структурных подразделений организации.

Е.Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Номенклатура дел структурного подразделения (канцелярии) коммерческой организации (пример).

Г.Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»

Номенклатура дел организации негосударственной формы собственности (пример).

Прочие формы документов

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации.

24.10.2014

Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»