НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ НА 2016 ГОД: АЛГОРИТМ СОСТАВЛЕНИЯ

Номенклатура дел организации составляется в каждой организации ежегодно независимо от формы ее собственности.

На предстоящий делопроизводственный (календарный) год номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года (подп.2.1 п.2 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55, далее - Методические рекомендации).

Справочно Подробнее о Методических рекомендациях см.: http://archives.gov.by/index.php?id=133837.

Номенклатура дел организации должна быть утверждена руководителем организации до начала года, на который она составлена. Таким образом, к составлению номенклатуры дел на 2016 год уже следует приступить.

Обратите внимание! Несвоевременно составленная номенклатура дел приводит к нарушению порядка формирования дел.

Кто разрабатывает номенклатуру дел

Служба документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) (например, общий отдел, канцелярия и т. п.), а при ее отсутствии - лицо, ответственное за ДОУ, при участии архива организации участвуют в разработке номенклатуры дел.

Участие работников архива организации при составлении номенклатуры дел обязательно, так как именно она является основным учетным документом всех дел организации и основой для составления архивных учетных документов.

Аналитические материалы

Е.Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Номенклатура дел: участие архива при составлении.

Нормативное регулирование

При разработке номенклатуры дел следует руководствоваться:

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству) (глава 10);

• Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов) (глава 5);

• перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень);

• Методическими рекомендациями;

• государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным и введенным в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41;

• Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25;

• Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2.

Какие документы включаются, а какие не включаются в номенклатуру дел

Назначение, виды и функции номенклатур дел

Устанавливаются три вида номенклатуры дел:

1) типовая;

2) примерная;

3) сводная - номенклатура дел организации (п.149 Инструкции по делопроизводству).

Справочно Типовая и примерная номенклатуры дел - это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов (п.150 Инструкции по делопроизводству).

Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме, приведенной в приложении 10 к Инструкции по делопроизводству.

Номенклатуры дел структурных подразделений носят промежуточный характер, который отражает этапность составления сводной номенклатуры дел. В организации на их основе дела не формируются. Учет и формирование дел, заводимых в структурных подразделениях, осуществляется на основе выписок из номенклатуры дел организации.

Аналитические материалы

Т.Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»

Номенклатура дел организации.

Е.Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Составление номенклатуры дел структурного подразделения организации.

В номенклатуру дел какого структурного подразделения (отдела) следует включить дело по воинскому учету, если вопросами ведения воинского учета и бронирования военнообязанных в организации занимается инспектор по кадрам?

А.Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года

В номенклатуре дел какого структурного подразделения организации должны находиться книга замечаний и предложений и документы по обращениям граждан?

Алгоритм составления номенклатуры дел

Шаг 1. Составляем и систематизируем заголовки дел в номенклатуре дел

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия (подп.165.2 п.165 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание! Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т. п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование …», «Рассмотрение …», «Обеспечение …» и т. д.).

Аналитические материалы

Е.Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Номенклатура дел организации: составление заголовков дел.

Шаг 2. Определяем схему (принцип) построения номенклатуры дел организации

Номенклатура строится по одному из трех принципов:

1) структурному (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации);

2) функциональному (в бесструктурных организациях - в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации);

3) структурно-функциональному (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации).

Шаг 3. Заполняем форму номенклатуры дел

Номенклатура составляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой - приложением 7 к Правилам работы архивов.

Справочно Воспользуйтесь нижеприведенными примерными формами номенклатур, выписок из номенклатур структурных подразделений организации для составления сводной номенклатуры дел организации на 2016 год.

Аналитические материалы

Е.Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Номенклатура дел структурного подразделения (канцелярии) коммерческой организации (пример).

Г.Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»

Номенклатура дел организации негосударственной формы собственности (пример).

Шаг 4. Согласовываем и утверждаем номенклатуру дел

Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) или экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации до 31 декабря года, предшествующего тому, на который составлена (часть вторая п.27 Правил работы архивов).

Номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами и структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования. Номенклатуры дел иных организаций согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования (п.155 Инструкции по делопроизводству).

Номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов или имеющих вышестоящую организацию, составляются в трех экземплярах. Номенклатуры дел иных организаций составляются в двух экземплярах:

• 1-й - в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ);

• 2-й - передается в архив организации в качестве учетного документа;

• 3-й - в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации (п.30 Правил работы архивов).

Аналитические материалы

Е.Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Юридическое лицо имеет филиалы. Ежегодно в каждом филиале составляется номенклатура дел. Имеют ли право утверждать номенклатуру дел руководители филиалов?

Шаг 5. Оформляем итоговую запись к номенклатуре дел

Итоговая запись содержит сведения, необходимые для последующего комплектования архива и учета количества переходящих дел, которые будут включены в номенклатуру дел будущего делопроизводственного года.

Итоговая запись к номенклатуре дел организации составляется по форме согласно приложению 9 к Правилам работы архивов.

Срок хранения номенклатуры дел

Срок хранения документов согласно Перечню:

20.10.2015

Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»