Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УЧРЕЖДЕНИИ ОБРАЗОВАНИЯ

Работа с документами в образовательном учреждении заключается в приеме, учете, регистрации, контроле исполнения документов, их подготовки и информационно-справочного обслуживания, хранения и использования.

Руководитель учреждения образования обязан:

• принимать меры к сокращению документооборота, не допускать переписки по вопросам, которые могут быть решены путем устного общения или по телефону;

• рассматривать документы в день их поступления, в резолюциях на документах давать конкретные указания о порядке и сроках исполнения поручений;

• при подписании документов проверять обязательно наличие необходимых виз и согласований.

Правильная организация делопроизводства в учреждении позволяет быстро найти необходимый документ, дать исчерпывающий ответ об исполнителе и ходе исполнения документа, а также организовать правильное хранение и использование документов.

Организация документооборота

В настоящее время во многих учреждениях образования информация (приказы, обращения граждан, договоры, справки и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде.

Следует учитывать, что организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов (подп.138.3 п.138 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

В приложении 20 к Инструкции по делопроизводству определен перечень документов, создание и хранение которых может быть организовано в электронном виде.

Вместе с тем не рекомендованы документы к переводу в исключительно электронный вид, которые могут содержать большое число подписей ответственных лиц: различные виды актов, протоколов, а также регистрационно-учетные журналы или книги, подразумевающие собственноручную подпись.

Справочно Подробнее см. «Комментарий к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.12.2014 № 240 «О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4». Новое в работе с документами в электронном виде».

Учитывая, что в учреждении образования всю работу с документами выполняет секретарь приемной директора (далее - секретарь), то он отвечает и за организацию делопроизводства в целом.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

1) входящие (поступающие в организацию) документы;

2) исходящие (отправляемые из организации) документы;

3) внутренние (созданные в учреждении и не выходящие за его пределы) документы.

Поток входящих документов разделяется на документопотоки, направляемые руководителем в структурные подразделения и отдельным исполнителям. В подразделениях формируются потоки, которые на выходе из учреждения образуют исходящий поток документов.

Документы, поступающие в учреждение, проходят следующие стадии:

• первичную обработку;

• предварительное рассмотрение;

• регистрацию;

• рассмотрение руководством;

• передачу на исполнение;

• исполнение и контроль за исполнением;

• подшивка в дело.

Секретарь должен систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя образовательного учреждения для выработки мер по совершенствованию работы с документами, а иногда и для поощрения, если объем работы большой, а штатную дополнительную единицу взять невозможно.

Справочно Для более детального изучения см. материалы: • «Понятие документооборота и его характеристики. Учет объема документооборота»; • «Анализ документооборота организации».

Регистрация документов

Регистрация документов в образовательном учреждении проводится централизованно секретарем. Корреспонденцию доставляют с почтового отделения прямо в приемную или в библиотеку согласно договору, заключенному между организациями.

Входящие документы

Общая организация работы с входящими документами в учреждении образования представлена в виде схемы:

Регистрация входящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью.

Для регистрации всех категорий входящих документов заполняется регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе или регистрационно-контрольная форма в автоматизированной системе документационного обеспечения управления (далее - ДОУ).

Справочно Пример регистрационно-контрольной карточки на входящий документ см. здесь.

Информация обо всех полученных сообщениях и документах фиксируется секретарем в специальных регистрационных формах.

Справочно Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте (подп.139.10 п.139 Инструкции по делопроизводству).

Регистрация включает в себя проверку полноты реквизитов документов, соответствие их содержания сопроводительным документам и внесение данных первичного учета в регистрационный журнал или регистрационно-контрольную карточку.

На всех без исключения входящих документах в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп (31 реквизит - отметка о поступлении).

Пример     СШ № 159   08.02.2015   № 391/1-15

На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты).

Большое значение имеет определение категории документов, не подлежащих регистрации. В каждом учреждении образования должен быть подготовлен перечень документов, не подлежащих регистрации. Утверждается этот перечень руководителем учреждения.

Справочно Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, определен в приложении 5 к Инструкции по делопроизводству.

В учреждении образования этот перечень может быть дополнен другими документами, которые не требуют дополнительного учета, например:

• технические условия;

• претензии;

• нормы и нормативы расходов материалов;

• документы по заключению коллективных договоров;

• корреспонденция, адресованная работникам учреждения с пометкой «лично»;

• объяснительные записки.

Нерегистрируемые документы (телеграммы, поздравительные письма, рекламные материалы: листовки, программы, проспекты, извещения и т.д.) направляются по назначению, предварительно на них ставится регистрационный штамп без заполнения.

Входящие документы регистрируют в день поступления.

Регистрации подлежат все входящие документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, автоматизированную систему ДОУ) для создания базы данных о документах учреждения.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Внутренние и исходящие документы

При регистрации внутренних или исходящих документов каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение.

Пример Индекс приказа по личному составу: № 1-к (75 лет), № 1-л (3 года) в зависимости от сроков хранения, исходящего письма - № 02-15/323, договора - № 23/45 и т.д.

Справочно Для более глубокого изучения темы данного раздела предлагаем следующие материалы: • «Подготовка и регистрация исходящих документов»; • «Порядок регистрации и исполнения внутренних документов».

13.03.2015

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу