Регистрация документов: ответы на популярные вопросы

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

14.02.2022

Пользователи «Бизнес-Инфо» часто спрашивают, как регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы организации. Активно это обсуждают и в Сообществе.

Мы сгруппировали вопросы по следующим темам:

1 Регистрация документов

2 Регистрационный номер

3 Место регистрации

4 Форма регистрации

В течение делопроизводственного (календарного) года в организации образуется много внутренних документов (приказы, акты, докладные записки, положения, инструкции, протоколы и т. д.). Помимо этого, каждая организация создает и отправляет документы другим организациям и гражданам (исходящие документы) и, в свою очередь, получает документы от них (входящие документы).

В зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок регистрации документов может иметь свои особенности. Однако нужно соблюдать общие требования, установленные гл.8 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4. Ее нормы обязательны для исполнения в госорганах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Вопрос	Ответ
1. Регистрация документа
Необходимо ли регистрировать в организации докладные записки?	Необходимо. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения (подп.139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству). Соответственно, докладные записки подлежат регистрации
2. Регистрационный номер
Нужно ли присваивать номер ПВТР? Например: ПВТР от 20.08.2021 № 1. Далее будут от 23.12.2021 № 2 или только указывается дата? Подскажите нормативный документ	Должны быть зарегистрированы в порядке, установленном в организации для регистрации внутренних документов
Организация разрабатывает локальные правовые акты. Должны ли они иметь дату и регистрационный номер? По какому принципу нумеровать ЛПА, если в их состав входят положения, политика и инструкции, которые регулируют разные направления деятельности, но издаются одним органом - директором (Политика по обработке персональных данных, Положение об оплате труда, Положение об охране персональных данных, Антикоррупционная политика)?	ЛПА должны иметь дату и регистрационный индекс. Регистрационный номер документа зависит от способа утверждения: 1) если ЛПА утверждает руководитель, он регистрируется как самостоятельный документ в регистрационно-контрольной форме регистрации внутренних документов или в отдельной регистрационно-контрольной форме регистрации ЛПА; 2) если ЛПА утверждается распорядительным документом, то регистрации подлежит только документ, которым утверждается ЛПА
Обязательно ли с начала нового года начинать нумерацию приказов (кадровых, по организации) с начала, с 1?	Обязательно. Инструкция по делопроизводству содержит прямую норму о том, что регистрационным индексом распорядительного документа, к которому относится приказ, является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года (подп.142.4 п.142 Инструкции по делопроизводству). Делопроизводственный год совпадает с календарным годом. Соответственно, с начала нового года регистрационный индекс приказа, который состоит из порядкового регистрационного номера, должен начинаться с номера «1»
Можно ли продолжать регистрировать трудовые договоры и договоры подряда дальше, или необходимо начинать нумерацию с начала нового года?	Необходимо начинать нумерацию с начала года. Трудовой договор является внутренним документом. Работа с внутренними документами на этапах подготовки и оформления ведется по правилам, установленным подп.142.1 п.142 Инструкции по делопроизводству. Индекс инициативного исходящего документа включает порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года (подп.141.3 п.141 Инструкции по делопроизводству)
Нужно ли с нового года заново нумеровать личные дела и трудовые договоры в журналах регистрации, или можно продолжить с прошлого года?	Целесообразно продолжать нумерацию личных дел. Трудовые договоры необходимо регистрировать в новом году с нового номера. Продолжение нумерации обеспечит их строгий учет. Каждое личное дело будет иметь уникальный номер. Также это позволит хранить личные дела по порядку номеров, что предусмотрено п.19 Инструкции от 26.03.2004 № 2. От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться п.12 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29
В организации есть журнал регистрации заявлений по номенклатуре 05-15. В номенклатуре имеется пункт: «Документы, послужившие основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления)» - 05-05. Все заявления, которые поступают от работников, должны регистрироваться в журнале регистрации заявлений без учета: войдут они в личные дела либо нет. Присваивается ли при этом индекс 05-05/01 и т. д.?	Все заявления должны быть зарегистрированы в журнале регистрации. Порядковый номер может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, в которое будет помещено заявление
Инструкции по охране труда разбросаны по нумерации. Можно ли их упорядочить путем присвоения нового номера на основании приказа директора организации?	Можно, но это будет иметь существенные издержки. Целесообразно завести отдельный журнал для регистрации инструкций по охране труда. Утвержденные инструкции по охране труда регистрируются в порядке, установленном в организации (п.26 Инструкции от 28.11.2008 № 176). Организация может сама определить, в каком порядке регистрировать инструкции по охране труда. Возможный вариант решения вопроса - заведение отдельного журнала для регистрации инструкций по охране труда. В нем целесообразно начать регистрировать разрабатываемые (пересматриваемые) инструкции по охране труда
Правильно ли вести сквозную нумерацию всех приказов, а хранить их в разных делах по сроку хранения?	Неправильно. Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно (ч.3 подп.142.3 п.142 Инструкции по делопроизводству)
3. Место регистрации
В организации есть канцелярия. Отдел кадров выдает справки о месте работы и занимаемой должности согласно подп.2.2 п.2 Указа от 26.04.2010 № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан». Где регистрировать исходящий номер справки: в канцелярии или в отделе кадров?	Это устанавливается в ЛПА организации
Где регистрируются приказы по взысканию материального ущерба с работников предприятия?	Следует определить в ЛПА. Такие приказы являются приказами по основной деятельности и, соответственно, регистрируются как приказы по основной деятельности
4. Форма регистрации
Ранее должностные инструкции работникам регистрировались в журнале регистрации исходящих (внутренних) документов. Необходимо ли вести в организации отдельный журнал регистрации должностных инструкций? По какой форме? Какой срок хранения необходимо установить такому журналу?	Отдельный журнал ведется на усмотрение организации. Срок хранения - 3 года. Так, должностные инструкции регистрируются в организации в порядке, установленном для регистрации внутренних документов согласно подп.142.2 п.142 Инструкции по делопроизводству. Они могут регистрироваться как в журнале регистрации исходящих (внутренних) документов, так и в отдельном журнале регистрации должностных инструкций
При ведении журнала регистрации документов, если в конце делопроизводственного года он не окончен, но остались чистые страницы, необходимо завести новый на следующий год или можно продолжить, начав регистрацию с номера?	Можно продолжить ведение журнала. Журнал регистрации документов относится к переходящим делам (п.59 Методических рекомендаций от 01.07.2020 № 23), поэтому они ведутся в течение нескольких лет до окончательного заполнения формы. От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2024 г. действуют Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 25.07.2024 № 36

Проверьте свои знания - пройдите тест.

Дополнительно по теме

• Журнал в делопроизводстве: каталог форм.