Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ, ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (попд.139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)).
 |
Справочно Регистрация документа - запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (п.139 Инструкции по делопроизводству). |
| Основные признаки | Документы | Норма | ||
| входящие | исходящие | внутренние | ||
| Понятие | Вся корреспонденция, поступающая в организацию извне по различным каналам связи | Документы, которые составляются в организации и направляются сторонним организациям, должностным лицам, гражданам (письма-запросы и письма-ответы, справки, докладные записки, подаваемые на имя руководителя вышестоящей организации, и т.п.). Такие документы делятся на инициативные и ответные |
Документы, которые образуются исходя из внутренних потребностей организации и, соответственно, остаются в организации: приказы, распоряжения, указания, положения, инструкции, правила, докладные записки, справки и др. | 1. Пункты 140-142 Инструкции по делопроизводству. 2. Глава 9 Методических рекомендаций по организации работы с электронными документами в организациях Республики Беларусь, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 01.03.2010 № 11 (далее - Методические рекомендации) |
| Нерегистрируемые документы |
Документы, которые включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) и утверждаемый руководителем организации.
Справочно Примерную форму приказа об утверждении перечня нерегистрируемых документов можно найти здесь |
Пункт 139 Инструкции по делопроизводству | ||
| Когда регистрируются | В день поступления | В день их подписания | После их подписания (утверждения) | 1. Пункты 140-142 Инструкции по делопроизводству. 2. Глава 9 Методических рекомендаций |
| Где осуществляется регистрация | 1. Централизованно в службе ДОУ либо лицом, ответственным за документооборот в организации. 2. Децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Также ей подлежат отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др.) |
1. Пункт 139 Инструкции по делопроизводству. 2. Глава 9 Методических рекомендаций | ||
| Формы регистрации документов: |
Справочно Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте |
1. Пункты 139-142, приложения 6-9 к Инструкции по делопроизводству. 2. Глава 9 Методических рекомендаций | ||
| 1. Журнальная: | Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год) | |||
| - бумажная | Журнал регистрации входящих документов | Журнал регистрации исходящих документов. Журнал имеет примерную форму и может быть дополнен необходимыми графами, например: - количество экземпляров документа и приложения; - фамилия исполнителя и др. |
Должно быть заведено минимум 5 журналов: - журнал регистрации распорядительных документов по основной деятельности; - журнал регистрации распорядительных документов по административно-хозяйственным вопросам; - журнал регистрации распорядительных документов по личному составу со сроком хранения 75 лет; - журнал регистрации распорядительных документов по личному составу со сроком хранения 3 года; - журнал регистрации внутренних документов. В зависимости от количества документов различных видов могут заводиться отдельные журналы для их регистрации. Например журнал регистрации приказов о командировании, журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков | |
| - электронная | Журнал регистрации входящих документов в электронном виде | Журнал регистрации исходящих документов в электронном виде | Журнал регистрации внутренних документов в электронном виде | |
| 2. Карточная: | Используется регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе или форма регистрационно-контрольной карточки в автоматизированной системе ДОУ (РКК) | |||
| - бумажная |
Справочно Пример заполнения |
На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, два экземпляра РКК.
Справочно Пример заполнения |
Документы, требующие контроля исполнения, передаются в контрольную службу для заполнения РКК. Из РКК на внутренние документы формируются контрольные и справочные картотеки | |
|
Справочно Все входящие документы по характеру содержания можно разделить на инициативные (которые, в свою очередь, делятся на требующие ответа или исполнения и присланные для сведения) и ответные (т.е. полученные в ответ на запрос организации) | ||||
| - электронная | Форма регистрационно-контрольной карточки в автоматизированной системе ДОУ на документ, представленный в электронном виде, содержит следующие обязательные реквизиты (метаданные): - название вида документа; - автор (корреспондент); - дата и индекс поступления; - дата и индекс документа; - заголовок (краткое содержание); - резолюция или кому направлен документ; - срок исполнения; - отметка об исполнении документа. Исходя из специфики деятельности организации, применяемого программного обеспечения состав реквизитов (метаданных) РКК может быть дополнен другими реквизитами (метаданными), содержащими дополнительную информацию: - наличие прикрепленных файлов; - уровень доступа; - наличие связанных документов; - кем подготовлен документ; - кто подписал документ; - исполнитель и др. | |||
| Особенности регистрации | В правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп), на нерегистрируемых документах указанный штамп не проставляется | Регистрация ответных документов осуществляется, как правило, на РКК, на которых были зарегистрированы соответствующие инициативные документы | 1. При незначительном объеме документооборота внутренние документы допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов. 2. Регистрация распорядительных документов и протоколов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов. 3. Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно. 4. Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно |
1. Пункты 140-142 Инструкции по делопроизводству. 2. Глава 9 Методических рекомендаций |
| Регистрационный индекс |
Справочно Регистрационный индекс представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение |
1. Пункты 139-142 Инструкции по делопроизводству. 2. Глава 9 Методических рекомендаций | ||
| Порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело | Индекс инициативного документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, подготовившем документ), и через дробь - порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года службой ДОУ. Регистрационным индексом ответного документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и порядковый регистрационный номер исходящего документа, присваиваемый в пределах делопроизводственного года службой ДОУ |
Порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании (для распорядительных документов, протоколов), который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел (для информационно-справочных документов) и другими поисковыми признаками | ||
| Дальнейшие этапы движения документа | 1. Передача зарегистрированных документов из службы ДОУ на рассмотрение руководству. 2. Отражение результата рассмотрения документов в резолюции (резолюция переносится в РКК). 3. Перенос отметки об исполнении документа и направлении его в дело в регистрационную форму |
1. Отправка документов службой ДОУ при условии правильного оформления документов. Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителям. 2. Оформление списка на рассылку согласно п.51 Инструкции по делопроизводству при направлении документа более чем в четыре адреса. 3. Составление списка или реестра на отправляемую почтой корреспонденцию |
Рассмотрение и исполнение внутренних документов аналогично порядку обработки входящих документов | 1. Пункты 140-142 Инструкции по делопроизводству. 2. Глава 9 Методических рекомендаций |
| Аналитические материалы | 1. Входящие документы: правила регистрации и прохождения. 2. Нужно ли регистрировать письма, приходящие по факсу? 3. Подготовка и регистрация исходящих документов. 4. Порядок регистрации и исполнения внутренних документов. 5. Регистрация документов в системе электронного документооборота | |||
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. в Инструкцию внесены изменения на основании постановления Минюста РБ от 18.08.2017 № 167. |
21.08.2014
Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»