Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ, ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).
 |
Справочно Регистрация документа - запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (п.139 Инструкции по делопроизводству).
От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. в названные в материале пп.139-142 Инструкции по делопроизводству, приложения 6-9 к Инструкции по делопроизводству внесены изменения постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39. Комментарий см. здесь. |
| Основные признаки | Документы | Норма | ||
| входящие | исходящие | внутренние | ||
| Понятие | Вся поступающая в организацию корреспонденция, в том числе поступившая по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов | Документы, которые составляются в организации и направляются сторонним организациям, должностным лицам, гражданам (письма-запросы и письма-ответы, справки, докладные записки, подаваемые на имя руководителя вышестоящей организации, и т. п.), в том числе отправляемые по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов. Исходящие документы делятся на инициативные и ответные |
Документы, которые образуются исходя из внутренних потребностей организации и, соответственно, остаются в организации: приказы, распоряжения, указания, положения, инструкции, правила, докладные записки, справки и др., в том числе созданные и переданные посредством автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) | 1. Пункты 140-142 Инструкции по делопроизводству. 2. Глава 9 Методических рекомендаций по организации работы с электронными документами в организациях Республики Беларусь, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.03.2010 № 11 (далее - Методические рекомендации) |
| Нерегистрируемые документы | Документы, которые включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) и утверждаемый руководителем организации | Подпункт 139.3 п.139 Инструкции по делопроизводству | ||
| Когда регистрируются | В день поступления | В день их подписания | После их подписания (утверждения) | 1. Пункты 140-142 Инструкции по делопроизводству. 2. Глава 9 Методических рекомендаций |
| Где осуществляется регистрация | 1. Централизованно в службе ДОУ либо лицом, ответственным за документооборот в организации. 2. Децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Ей подлежат отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др.) |
1. Пункт 139 Инструкции по делопроизводству. 2. Глава 9 Методических рекомендаций | ||
| Формы регистрации документов | Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте | 1. Пункты 139-142, приложения 6-9 к Инструкции по делопроизводству. 2. Глава 9 Методических рекомендаций | ||
| 1. Журнальная: | Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год) | |||
| - бумажная | Журнал регистрации входящих документов | Журнал регистрации исходящих документов. Журнал имеет примерную форму и может быть дополнен необходимыми графами, например: - количество экземпляров документа и приложения; - фамилия исполнителя и др. |
Как правило, заводят следующие журналы: - журнал регистрации приказов по основной деятельности; - журнал регистрации приказов по административно-хозяйственным вопросам; - журнал регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет; - журнал регистрации распорядительных документов по личному составу со сроком хранения 3 года; - журнал регистрации внутренних документов. В зависимости от количества документов различных видов могут заводиться отдельные журналы для их регистрации. Например, журнал регистрации приказов о командировании, журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков | |
| - электронная | Журнал регистрации входящих документов в электронном виде | Журнал регистрации исходящих документов в электронном виде | Журнал регистрации внутренних документов в электронном виде | |
| 2. Карточная: | Используется регистрационно-контрольная карточка (РКК) на бумажном носителе или форма регистрационно-контрольной карточки в автоматизированной системе ДОУ | |||
| - бумажная |
Справочно Пример заполнения:- обращения гражданина |
На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, два экземпляра РКК | Документы, требующие контроля исполнения, передаются в контрольную службу для заполнения РКК. Из РКК на внутренние документы формируются контрольные и справочные картотеки | |
| - электронная | Форма регистрационно-контрольной карточки в автоматизированной системе ДОУ на документ, представленный в электронном виде, содержит следующие обязательные реквизиты (метаданные): - название вида документа; - автор (корреспондент); - дата и индекс поступления; - дата и индекс документа; - заголовок (краткое содержание); - резолюция или кому направлен документ; - срок исполнения; - отметка об исполнении документа. Исходя из специфики деятельности организации, применяемого программного обеспечения состав реквизитов (метаданных) РКК может быть дополнен другими реквизитами (метаданными), содержащими дополнительную информацию: - наличие прикрепленных файлов; - уровень доступа; - наличие связанных документов; - кем подготовлен документ; - кто подписал документ; - исполнитель и др. | |||
| Особенности регистрации | В правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов). На нерегистрируемых документах указанный штамп не проставляется Обратите внимание! Прием и регистрация входящих документов, поступивших по электронной почте, в том числе поступивших по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, производятся посредством автоматизированной системы ДОУ |
Регистрация ответных документов осуществляется, как правило, на РКК, на которых были зарегистрированы соответствующие инициативные документы. При перенаправлении электронных документов, в том числе по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, направляемый документ с сохранением всех реквизитов, включенных в его особенную часть, оформляется как приложение к сопроводительному документу |
1. При незначительном объеме документооборота внутренние документы, в том числе созданные и переданные посредством АС ДОУ, допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов. 2. Регистрация распорядительных документов и протоколов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов. 3. Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно. 4. Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно. 5. Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно |
1. Пункты 140-142 Инструкции по делопроизводству. 2. Глава 9 Методических рекомендаций |
| Регистрационный индекс | Регистрационный индекс представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение | 1. Пункты 139-142 Инструкции по делопроизводству. 2. Глава 9 Методических рекомендаций | ||
| Порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело | Регистрационный индекс инициативного документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, подготовившем документ), и через дробь - порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года службой ДОУ. Регистрационным индексом ответного документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и порядковый регистрационный номер исходящего документа, присваиваемый в пределах делопроизводственного года службой ДОУ |
Порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании (для распорядительных документов, протоколов), который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел (для информационно-справочных документов) и другими поисковыми признаками | ||
| Дальнейшие этапы движения документа | 1. Передача зарегистрированных документов из службы ДОУ на рассмотрение руководству. 2. Отражение результата рассмотрения документов в резолюции (резолюция переносится в РКК). 3. Перенос отметки об исполнении документа и направлении его в дело в регистрационную форму, после чего документ подшивается в дело |
1. Отправка документов службой ДОУ при условии правильного оформления документов. Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителям. 2. Оформление списка на рассылку согласно п.51 Инструкции по делопроизводству при направлении документа более чем в четыре адреса. Отправка документа в электронном виде более чем в один адрес осуществляется путем прикрепления его к сообщению электронной почты, указания в соответствующем поле ввода всех официальных адресов согласно списку на рассылку. Обратите внимание! Отметка об отправке (штамп отправки) документа по электронной почте проставляется на исходящем документе на бумажном носителе, остающемся в организации, только после его фактической отправки по электронной почте.3. Составление списка или реестра на отправляемую почтой корреспонденцию |
Рассмотрение и исполнение внутренних документов аналогично порядку обработки исходящих документов | 1. Пункты 140-142 Инструкции по делопроизводству. 2. Глава 9 Методических рекомендаций |
| Аналитические материалы | 1. Регистрация документов в организации: основные требования. 2. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации. 3. Необходимо ли вести в организации отдельный журнал регистрации должностных инструкций, журнал регистрации договоров подряда и устанавливать для них срок хранения, соответствующий сроку хранения документов, регистрируемых в них? 4. Можно ли регистрировать факсовые копии документов с запросами на получение информации, являющейся коммерческой тайной? Формы документов: Журнал учета поступления типографских бланков (пример). Журнал учета выдачи типографских бланков (пример). Журнал регистрации должностных (рабочих) инструкций | |||
04.07.2018
Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»