Пособие - навигатор от 29.09.2020
Автор: Пупкевич Т.

Реквизиты документа: состав и порядок расположения

Искать как словосочетание

Искать в документе Искать в содержании

0/0

Материал помещен в архив

Реквизиты документа: состав и порядок расположения

Обратите внимание!

С 1 июля 2024 г. вступила в силу новая редакция (от 10.01.2024 № 2) Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

В ближайшее время материал будет приведен в соответствие с нормами новой редакции.

При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав которых представлен в СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден и введен в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83).

Справочно

Любой документ состоит из элементов, которые называются реквизитами (адресат, дата, текст, подпись и др.).

Требования по оформлению реквизитов содержат:

• СТБ 6.38-2016;

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Номер и название реквизита

Расположение, содержание

Пример

Норма

Аналитические материалы

1. Государственный герб Республики Беларусь

На бланках в центре верхнего поля.
Диаметр изображения - не более 17 мм.
Не допускается располагать изображение Государственного герба между бланковыми надписями на двух языках.

Справочно

Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на печатях, угловых штампах и бланках документов согласно абзацу 4 части первой ст.10 Закона Республики Беларусь от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь» (далее - Закон № 301-З).

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 24 апреля 2024 г. следует руководствоваться абз.4 ч.1 ст.10 Закона № 301-З в ред. Закона от 07.02.2023 № 248-З.

Обратите внимание!

Не допускается помещение изображения Государственного герба Республики Беларусь на визитных карточках граждан Республики Беларусь, не являющихся государственными служащими, а также на бланках и печатях негосударственных организаций, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь (часть двенадцатая ст.10 Закона № 301-З)

Государственный герб

Обратите внимание!

С 1 января 2021 г. вступает в силу СТБ 2564-2019 «Государственный герб Республики Беларусь. Общие технические условия», утвержденный постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.11.2019 № 68, которым Государственный герб Республики Беларусь несколько видоизменен:

Государственный герб

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 31 декабря 2020 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 30.12.2020 № 105 внесены изменения в постановление № 68: «Утвердить и ввести в действие с 14 января 2021 г. государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 2564-2019 "Государственный герб Республики Беларусь. Общие технические условия"»

Подпункт 7.1 п.7 СТБ 6.38-2016.
Пункт 36 Инструкции по делопроизводству

2. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

1. На бланках на левом поле на уровне реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»), если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.
2. При продольном расположении реквизитов эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом - над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»).

Справочно

Отношения, возникающие в связи с регистрацией, правовой охраной и использованием товарных знаков и знаков обслуживания в Республике Беларусь, регулируются Законом Республики Беларусь от 05.02.1993 № 2181-XII «О товарных знаках и знаках обслуживания»

Подпункт 7.2 п.7 СТБ 6.38-2016.
Пункт 37 Инструкции по делопроизводству

3. Код организации

На верхнем поле справа на первом листе документа.

Справочно

Государственные органы проставляют код организации по ОКРБ 004-2014 «Органы государственной власти и управления», утвержденному постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 30.12.2014 № 60 (далее - ОКОГУ).
Иные организации проставляют код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели», утвержденному постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 28.04.2003 № 22 (далее - ОКЮЛП).

Обратите внимание!

Необходимость проставления кода по ОКОГУ или ОКЮЛП на бланках определяется организацией

34261718
86858549

Подпункт 7.3 п.7 СТБ 6.38-2016.
Пункт 38 Инструкции по делопроизводству

4. Код документа

На верхнем поле справа под кодом организации. При составлении конкретных документов код проставляется только на тех из них, унифицированные формы которых включены в ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы», утвержденный постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 29.09.1995 № 10.

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 1 февраля 2024 г. действует ОКРБ 010-2023 «Унифицированные документы», утв. постановлением Минюста от 06.12.2023 № 75. Комментарий см. здесь

Подпункт 7.4 п.7 СТБ 6.38-2016.
Пункт 39 Инструкции по делопроизводству

5. Наименование вышестоящей организации

Указывается полное официальное наименование, закрепленное в уставе вышестоящей организации или положении о ней

Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

Подпункт 7.5 п.7 СТБ 6.38-2016.
Пункт 40 Инструкции по делопроизводству

6. Наименование организации

Обозначает автора документа и указывается в точном соответствии с уставом, положением об организации.
Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки

Учреждение «Белорусский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела» (БелНИИДАД)

Подпункт 7.6 п.7 СТБ 6.38-2016.
Пункт 41 Инструкции по делопроизводству

7. Наименование структурного подразделения

Указывается на документе в том случае, если он издается (составляется) от имени этого подразделения

Витебский областной исполнительный комитет Отдел по архивам и делопроизводству

Подпункт 7.7 п.7 СТБ 6.38-2016.
Пункт 42 Инструкции по делопроизводству

8. Почтовый адрес отправителя

Оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи.

Справочно

Образцы написания адресов почтовых отправлений приведены в приложении 3 к Правилам оказания услуг почтовой связи общего пользования, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 07.09.2004 № 1111

ул. Вишневская, 21, 225320, г. Барановичи, Брестская обл.

Подпункт 7.8 п.7 СТБ 6.38-2016.
Пункт 43 Инструкции по делопроизводству

9. Коммуникационные и коммерческие данные

Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи, официальный адрес электронной почты) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Другие сведения указываются по усмотрению организации.
Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и так далее и располагаются ниже коммуникационных данных.

Обратите внимание!

Состав указываемых коммуникационных и коммерческих данных определяется организацией

ул. Немига, 20,
220004, г. Минск
Тел./факс: (017) 315 45 44
Эл. почта: tomrex@tomrex.by
Р/с BY84AKBB36420000000125200000 в ОАО «АСБ Беларусбанк», филиал 512,
БИК AKBBBY21511

Подпункт 7.9 п.7 СТБ 6.38-2016.
Пункт 44 Инструкции по делопроизводству

10. Название вида документа

Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки. Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия. На письмах название вида документа не указывается.
При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на двух языках название документа печатается на двух языках

ПРОТОКОЛ, СПРАВКА, ПРИКАЗ, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Подпункт 7.10 п.7 СТБ 6.38-2016. Пункт 45 Инструкции по делопроизводству

11. Дата документа

Дата подписания документа (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в нем (протокол, акт).
Для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), - дата его принятия. Для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение) - дата утверждения.

Обратите внимание!

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности:
1) день месяца;
2) месяц;
3) год.
День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами

26.09.2020

Подпункт 7.11 п.7 СТБ 6.38-2016.
Пункт 46 Инструкции по делопроизводству

12. Регистрационный индекс

Состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д.) и другими условными обозначениями

Индекс отправляемого письма:
4-12/645,
где 4 - индекс структурного подразделения;
12 - порядковый номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения;
645 - порядковый регистрационный номер письма

Подпункт 7.12 п.7 СТБ 6.38-2016. Пункт 47 Инструкции по делопроизводству

13. Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа

Включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ

На № 01-05/35 от 30.09.2020

Подпункт 7.13 п.7 СТБ 6.38-2016.
Пункт 48 Инструкции по делопроизводству

Какие данные указываются в реквизите «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» в ответах на обращения граждан?

14. Место составления или издания

Указывается ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс» на всех документах, за исключением писем и заявлений

г. Гомель;
д. Птичь;
пос. Ягодный

Подпункт 7.14 п.7 СТБ 6.38-2016.
Пункт 49 Инструкции по делопроизводству

15. Гриф ограничения доступа

Находится в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

Справочно

Правовые и организационные основы отнесения сведений к государственным секретам в Республике Беларусь регулируются Законом Республики Беларусь от 19.07.2010 № 170-З «О государственных секретах». Понятие коммерческой тайны определено в Законе Республики Беларусь от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне»

Конфиденциально
Экз. № 007

Подпункт 7.15 п.7 СТБ 6.38-2016.
Пункт 50 Инструкции по делопроизводству

16. Адресат

Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные лица, граждане, в том числе индивидуальные предприниматели. При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже

Министерство юстиции Республики Беларусь

Ковалевой А.И.
д. Гриневичи, 5
223138, п/о Крайск
Логойский район
Минская область

Подпункт 7.16 п.7 СТБ 6.38-2016.
Пункт 51 Инструкции по делопроизводству

Не совсем понятно расположение реквизитов в схеме в СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83. Где правильно расположить реквизит «Адресат» на бланке?

17. Гриф утверждения

Документ может утверждаться двумя способами:
1) изданием распорядительного документа (составлением протокола) либо
2) посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи.
При утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое (институт, предприятие, комитет и т. п.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. Он располагается в правом верхнем углу над текстом на расстоянии 100 мм от границы левого поля (п.8 СТБ 6.38-2016).

Обратите внимание!

Нормативные правовые акты, устанавливающие формы документов, могут предусматривать и другое место расположения данного реквизита

УТВЕРЖДАЮ
Директор общества

Подпись

А.Д.Юров

01.10.2020 № 98

Обратите внимание!

Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств

Подпункт 7.17 п.7 СТБ 6.38-2016.
Пункт 52 Инструкции по делопроизводству

18. Резолюция

Располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом, включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована.
На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.
Допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа)

Муравьеву А.В.
Прошу подготовить заключение к 12.10.2020
Лебедев
01.10.2020

Подпункт 7.18 п.7 СТБ 6.38-2016. Пункт 53 Инструкции по делопроизводству

19. Заголовок к тексту

Все организационно-распорядительные документы, оформленные на бумаге формата А4, должны иметь заголовок, который располагается в левом верхнем углу документа ниже реквизита «Место составления или издания».
Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа

Положение об экспертной комиссии

Подпункт 7.19 п.7 СТБ 6.38-2016. Пункт 54 Инструкции по делопроизводству

Необходимо ли указывать заголовок к тексту заявлений об увольнении, приеме на работу, переводе?

20. Отметка о контроле

Располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль».
Отметка может быть дополнена контрольной датой.
Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля

Об участии в семинаре «Новации 2020 года в строительстве»

Подпункт 7.20 п.7 СТБ 6.38-2016. Пункт 55 Инструкции по делопроизводству

21. Текст

1. Текст документа должен:
- быть достоверным, объективным, максимально кратким;
- сохранять полноту информации и точность ее изложения;
- не допускать различных толкований.
2. Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский.
3. Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты - на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы.
4. Текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм

Раздел 6 СТБ 6.38-2016.
Глава 5 Инструкции по делопроизводству

22. Отметка о наличии приложения

Располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись».
Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие.
Слова «листы» и «экземпляры» в тексте даются сокращенно - «л.» и «экз.».
К распорядительным документам могут прилагаться документы, которые утверждены или вводятся в действие. Приложениями могут быть документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа. В распорядительных документах указание на наличие приложения дается в тексте.
При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Обратите внимание!

В распорядительных документах реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «…представить перечень документов по прилагаемой форме» и др.

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Подпункт 7.21 п.7 СТБ 6.38-2016.
Пункт 56 Инструкции по делопроизводству

Как правильно оформить отметку о наличии приложения, если прилагается документ в электронном виде?

23. Подпись

Располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).
Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.
Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации.

Директор общества

Подпись

Р.О.Зык

Подпункт 7.22 п.7 СТБ 6.38-2016. Пункт 57 Инструкции по делопроизводству

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации.

Обратите внимание!

Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И.о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности

Директор
ОАО «Стрела»

Подпись

Р.О.Зык

24. Гриф приложения

Располагается в правом верхнем углу первого листа приложения и состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака №), названия вида документа в дательном падеже, его автора, даты и регистрационного индекса.
Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.)

Приложение
к приказу
директора ОАО «ДомСтрой»
30.09.2020 № 11

Подпункт 7.23 п.7 СТБ 6.38-2016.
Пункт 58 Инструкции по делопроизводству

25. Гриф согласования

Располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.
Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.
При отсутствии места на документе оформляют лист согласования. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка: «Лист согласования прилагается»

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания экспертного совета
30.09.2020 № 25

Подпункт 7.24 п.7 СТБ 6.38-2016.
Пункт 60 Инструкции по делопроизводству

26. Виза

Проставляют ниже реквизита «Подпись».
Виза включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату. При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования

Юрисконсульт

Подпись

М.А.Рожкова

30.09.2020

Подпункт 7.25 п.7 СТБ 6.38-2016.
Пункт 61 Инструкции по делопроизводству

27. Печать

Печати могут быть трех видов:
1) печать организации;
2) печать структурного подразделения организации;
3) печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т. п.).

Обратите внимание!

С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).

Печати организаций подразделяются на:
- гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь);
- простые. Право помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на печатях (гербовые печати) имеют только государственные органы и иные государственные организации.
Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ

Подпункт 7.26 п.7 СТБ 6.38-2016.
Пункт 62 Инструкции по делопроизводству. Закон № 301-З

Заявление об изготовлении печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь

28. Отметка об исполнителе

Располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона печатают без знаков препинания.
Отметка об исполнителе может быть дополнена:
- индексом структурного подразделения, в котором готовился документ;
- именем файла и другими поисковыми данными (на второй строке), которые оформляются только на экземпляре документа, остающемся в организации.
Она оформляется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) обычный, размер 9 пт, межстрочный интервал - точно 9 пт.

Обратите внимание!

Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах

3 Шурко 318 00 43
29.09.2020 С:/Письмо.doc

Подпункт 7.27 п.7 СТБ 6.38-2016.
Пункт 63 Инструкции по делопроизводству

29. Отметка о заверении копии

Находится ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.
Выписки из документов оформляются на общем бланке, слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа

Верно
Секретарь Подпись А.Н.Герд
30.09.2020

Подпункт 7.28 п.7 СТБ 6.38-2016.
Пункт 64 Инструкции по делопроизводству

30. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из:
- слов «В дело»;
- индекса дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ;
- даты и регистрационного индекса документа, свидетельствующего об исполнении;
- собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения - исполнителя;
- даты направления документа в дело

В дело № 111-6
Подготовлен ответ
28.09.2020 № 01-14/178
Подпись
30.09.2020

Подпункт 7.29 п.7 СТБ 6.38-2016.
Пункт 65 Инструкции по делопроизводству

31. Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)

Проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из:
- полного или сокращенного наименования организации-получателя;
- даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа. На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты)

УП «Промсталь»

▲

▼

16 мм

30.09.2020

Вх. № 31/ 5-8

◄	42 мм	►

Подпункт 7.30 п.7 СТБ 6.38-2016.
Пункт 66 Инструкции по делопроизводству

Граждане или представители сторонних организаций очень часто требуют на втором экземпляре обращения, который остается у них, поставить регистрационный штамп входящих документов. Оформляется ли отметка о поступлении документа на экземпляре заявителя?

32. Отметка о переносе данных на машинный носитель

Располагается в центре нижнего поля первого листа документа.
Может оформляться от руки, с помощью штампа или в виде штрихового кода (штрихкода).
При оформлении отметки от руки или с помощью штампа в нее включаются:
- сведения о переносе информации (документа) на машинный носитель;
- собственноручная подпись лица, ответственного за перенос данных;
- дата переноса.
Дополнительно могут указываться поисковые данные документа (в автоматизированной системе документационного обеспечения управления, в локальном хранилище электронных документов организации и др.).
При необходимости штрихкод может размещаться на левом поле первого листа документа внизу. При невозможности размещения штрихкода в отведенном для него месте допускается размещение штрихкода на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста и других реквизитов

Информация перенесена
на машинный носитель

Подпись

А.Г.Зубов

22.09.2020

Подпункт 7.31 п.7 СТБ 6.38-2016.
Пункт 66¹ Инструкции по делопроизводству

29.09.2020

Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»