Составление номенклатуры дел: 10 тем на платформе «Бизнес-Инфо»

Татьяна Пупкевич,
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

02.12.2021

Номенклатуру дел ежегодно составляет каждая организация независимо от формы собственности. Поэтому ее составление - частый предмет обсуждения на платформе «Бизнес-Инфо». Мы проанализировали самые популярные вопросы наших пользователей и выделили 10 актуальных тем:

Полезные для работы материалы: • Всё по одной теме. Номенклатура дел организации. • Номенклатура дел: каталог форм. • Справочник сроков хранения документов.

1. Когда составляют номенклатуру дел

Вопрос: В какой период составляют номенклатуру дел на 2022 год?

Ответ: На 2022 год номенклатура составляется в октябре - декабре 2021 г.

Номенклатуру дел должен утвердить руководитель организации до 1 января года, на который она составлена (ч.2 п.153 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Более конкретный срок составления - на предстоящий делопроизводственный (календарный) год номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года - указан в п.18 гл.4 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел (утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 01.07.2020 № 23).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2024 г. действуют Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 25.07.2024 № 36

2. Кто ее разрабатывает

Вопрос: Кто в организации разрабатывает номенклатуру дел и где это прописано?

Ответ: Служба ДОУ (например, общий отдел, канцелярия и т. п.). Если ее нет - лицо, ответственное за ДОУ (делопроизводство в организации), при участии архива.

Сводную номенклатуру дел составляет служба ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 10 к Инструкции по делопроизводству (п.153 Инструкции по делопроизводству).

Справочно Номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 11 к Инструкции по делопроизводству) носят промежуточный характер, который отражает этапность составления сводной номенклатуры дел.

Обратите внимание! Организация вправе привлечь специалистов сторонних организаций для разработки номенклатуры дел.

Привлечение специалистов сторонних организаций для разработки номенклатуры дел не отменяет необходимости соблюдения установленной Инструкцией по делопроизводству процедуры подготовки указанного документа (утверждение руководителем организации, внутреннее согласование и др.). Специалисты сторонних организаций готовят проекты соответствующих документов, которые приобретают юридическую силу только после утверждения руководителем организации и необходимого внутреннего согласования.

Вопрос: Номенклатура дел в филиалах разрабатывается отдельно или головная организация должна представить разработанную номенклатуру дел в филиалы для пользования?

Ответ: Организация разрабатывает самостоятельно.

Законодательство в сфере архивного дела и делопроизводства не содержит нормы о составлении номенклатуры дел филиалом.

В связи с этим возможно:

1) включение документов и дел в номенклатуру дел головной организации;

2) составление отдельной номенклатуры дел филиала, которую будет утверждать руководитель филиала.

3. Чем руководствоваться при составлении

Вопрос: На основании каких нормативных документов необходимо составлять номенклатуру дел организации?

Ответ: Основные НПА, которыми руководствуются при разработке номенклатуры дел:

• Инструкция по делопроизводству (гл.10);

• Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19;

• Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143 (гл.5).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.5 (пп.21-41) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118;

• Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20;

• Перечень № 140.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением Минюста от 30.08.2022 № 115 внесены изменения в перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения согласно приложению 1 к постановлению Минюста от 24.05.2012 № 140. Комментарий см. здесь;

• Методические рекомендации № 23;

• Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

Обратите внимание! При определении сроков хранения документов в организациях, подчиненных министерству, эти организации помимо Перечня № 140 должны руководствоваться соответствующим ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения, утвержденным соответствующим министерством.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Номенклатура дел организации.

Вопрос: Для составления номенклатуры государственного учреждения образования какими НПА пользоваться?

Ответ: Необходимо руководствоваться:

• Перечнем Минобразования № 52;

• Перечнем № 140.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2022 г. действует перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования, с указанием сроков хранения, уст. постановлением Минобразования от 28.11.2022 № 450.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются ЦЭК или ЭК учреждений образования по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и госархивами (для УО, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных УО) (подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству).

Справочно Подробнее см. тему 8 материала.

4. С кем согласовывать

Вопрос: Необходимо ли согласовывать номенклатуру дел с вышестоящим архивом? Или достаточно согласовать с экспертной комиссией и утвердить руководителю?

Ответ: Зависит от того, является ли организация источником комплектования госархива.

Порядок согласования установлен п.155 Инструкции по делопроизводству:

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Номенклатура дел организации.

5. По какой схеме строить

Вопрос: Организация занимается предоставлением услуг, не имеет выделенных структурных подразделений, соответственно, номенклатура дел должна быть составлена по функциональной схеме: Руководство, Производственная деятельность, Бухгалтерский отчет и отчетность, Работа с кадрами, Обеспечение безопасности, Обеспечение сохранности документов.

Что еще добавить (переименовать)? Нужен ли раздел «Производственная деятельность»? Если да, то какие документы в него включать?

Ответ: Зависит от видов документов, образующихся в деятельности организации.

Названия разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу, - это управленческие функции или направления деятельности организации.

Вопрос: Если у организации нет структурных подразделений, то в номенклатуре дел должностные (рабочие) инструкции и штатные расписания лучше отнести к разделу «Руководство»? Правила внутреннего трудового распорядка, положение об отпусках, ведению трудовых книжек и присвоение разрядов по неквалифицированному труду - работа с кадрами?

Ответ: Зависит от ситуации. Функциональный принцип построения применяется в бесструктурных организациях.

Названия разделов номенклатуры дел организации, построенной по функциональному принципу, - это управленческие функции или направления деятельности организации (п.162 Инструкции по делопроизводству).

Перечисленные документы (штатные расписания, должностные (рабочие) инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, положение об отпусках, положение о ведении трудовых книжек и присвоении разрядов по неквалифицированному труду), как правило, включают в раздел «Работа с кадрами» номенклатуры дел.

В то же время включение документов зависит от того, у кого они будут находиться на оперативном хранении: у руководителя организации или у работника, ответственного за кадры.

Вопрос: Номенклатура дел будет согласовываться с вышестоящей организацией. В ней 11 разделов, последний раздел «Архив».

Можно ли добавить новый раздел перед разделом «Архив» и соответственно менять номер раздела архива с 11 на 12?

Ответ: Следует уточнить в госархиве, с которым будет согласовываться номенклатура дел, поскольку нет конкретного требования в НПА, что раздел «Архив» последний.

Независимо от принципа построения сводной номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ.

Наименования временно действующих коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов (п.37 Правил № 143).

Дополнительно по теме • Документы по работе комиссии по трудовым спорам должны входить в номенклатуру дел учреждения образования. У кого должны храниться указанные документы: у руководителя или председателя данной комиссии или в отделе кадров? • Всё по одной теме. Номенклатура дел организации.

6. Для чего нужны резервные индексы

Вопрос: В номенклатуре дел на 2020 год журнал регистрации входящих документов был под номером 1-22 (дело с пометкой «Переходящее»), в 2021 году номенклатура изменилась, добавились новые дела и журнал регистрации входящих документов стал под номером 1-28.

Правильно ли это? Как быть, если переходящие дела должны переходить из года в год под одним номером?

Ответ: Журнал регистрации входящих документов должен остаться под номером 1-22.

Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение 2 и (или) более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.

В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года (подп.39.1 п.39 Правил № 143).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Номенклатура дел организации.

7. Какие заголовки дел использовать

Вопрос: К каким пунктам номенклатуры дел отнести следующие документы: различные документы по бухгалтерии, акты сверок, оборотные ведомости, табели учета рабочего времени, образцы подписей, листки нетрудоспособности, распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания, методические рекомендации и др.), распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.), организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.), протоколы, планы, отчеты, договоры, справочно-информационные документы (акты, заявления, справки, графики, информации, сводки и др.), переписка, учетно-регистрационные формы (журналы, картотеки и др.), описи дел структурных подразделений?

Какого принципа придерживаться при составлении номенклатуры дел бухгалтерии? Как их ранжировать?

Ответ: Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, он должен быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке (подп.39.2 п.39 Правил № 143):

Обратите внимание! Нельзя использовать в качестве заголовков: • формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело: «Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т. п., • определения, в которых вид документа заменен действием: «Исследование…», «Рассмотрение…», «Обеспечение…» и т. д. (подп.165.2 п.165 Инструкции по делопроизводству).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Номенклатура дел организации.

8. Как заполнять графы 4 и 5

Справочно Воспользуйтесь справочником, чтобы определить сроки хранения документов.

Вопрос: Как заполнить графу 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню»?

Ответ: В графе 4 указываются: сроки хранения дел, номера пунктов и (или) статей согласно:

• НПА;

• ЛПА, где установлены перечни документов с указанием сроков хранения (подп.39.4 п.39 Правил № 143).

При определении сроков хранения можно использовать несколько перечней документов с указанием сроков хранения. В этом случае в номенклатуре дел ссылки на пункты (статьи) соответствующих перечней оформляются знаками «*», «**» и т. п. (ч.3 п.57 гл.6 Методических рекомендаций № 23).

Вопрос: В какой колонке Перечня № 140 смотреть сроки хранения при составлении номенклатуры дел в частной организации?

Ответ: В графе 3 «В государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей».

Вопрос: В спортивной школе нужно составить номенклатуру дел.

Какой приказ брать за основу: Минспорта от 29.06.2016 № 295 или Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 01.04.2019 № 11? Можно ли использовать оба документа?

Ответ: Если спортивная школа подчинена (входит в состав, систему) Минспорту, то она должна применять приказ № 295. Если нет - Перечень № 140. Приказ № 11 в обоих случаях можно использовать справочно.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Номенклатура дел организации.

Вопрос: Как заполнять графу 5 «Примечание»?

Ответ: В графе 5 проставляются отметки о (об) (подп.165.5 п.165 Инструкции по делопроизводству):

Вопрос: В номенклатуру дел на 2021 год включено дело «Книга складского учета материальных ценностей». В постановлениях Минюста от 24.05.2012 № 140 и Минобразования от 24.05.2012 № 52 его нет, срок хранения определила экспертная комиссия организации. Протокол экспертной комиссии от 17.12.2020 № 2.

Проводить ли заседание экспертной комиссии для включения этого дела в номенклатуру на 2022 год или в примечании можно указать протокол прошлого года?

Ответ: В примечании можно указать протокол, в котором был определен срок хранения, то есть протокол прошлого года.

9. Выписка из номенклатуры дел

Вопрос: Должен ли руководитель утвердить выписку из номенклатуры дел?

Ответ: Не должен, утверждается только номенклатура дел.

Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях (п.157 Инструкции по делопроизводству).

Справочно Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения (ч.5 п.64 Инструкции по делопроизводству).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Номенклатура дел: каталог форм.

10. Как вносить изменения

Вопрос: Необходимо ли и как убирать из номенклатуры дела, которые не используются несколько лет? Участвует ли в этом экспертная комиссия?

Ответ: Необходимо исключать. Экспертная комиссия отдельного решения не принимает.

Если в течение календарного года дело, включенное в номенклатуру дел, не было заведено, в конце года делается отметка «Не заведено» (при этом дело не исключается) (подп.165.5 п.165 Инструкции по делопроизводству).

При составлении номенклатуры дел на следующий год такое дело в нее не включается.

Отдельного решения об исключении заголовков дел из номенклатуры дел экспертная комиссия не принимает. Но при согласовании проекта номенклатуры дел организации (п.176 Инструкции по делопроизводству) рассматривает внесенные изменения в целом.

Вопрос: При составлении итоговой записи к номенклатуре дел должны ли там дополнительно указываться дела, которые были предусмотрены номенклатурой, но в течение года не заводились?

Ответ: Нет.

В итоговой записи не указывается количество незаведенных дел.

Данные о том, что дело не заведено, отображаются в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел. При этом графа 3 не заполняется или в ней указывается цифра «0».

Дополнительно по теме • Как правильно внести изменения в номенклатуру дел организации при изменении ее организационной структуры в середине делопроизводственного года? • Всё по одной теме. Номенклатура дел организации. • Ранее номенклатура дел была согласована с вышестоящей организацией (организация не является источником комплектования архива). Можно ли изменять пункты, заголовки в согласованной номенклатуре дел, добавлять (исключать) разделы? Необходимо ли эти изменения отражать в протоколах экспертной комиссии (ЭК) либо следует изложить номенклатуру дел в новой редакции, утвердив ее у директора организации?

Для закрепления своих знаний - пройдите тест.

Удачной работы!

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»