Материал помещен в архив

СОСТАВЛЯЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ НА 2018 ГОД

Номенклатура дел организации составляется в каждой организации ежегодно независимо от формы ее собственности.

На предстоящий делопроизводственный (календарный) год номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года (подп.2.1 п.2 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55, далее - Методические рекомендации).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел.

Обратите внимание! Несвоевременное составление номенклатуры дел приводит к нарушению порядка формирования дел.

Данное пособие поможет сориентироваться в законодательстве и сэкономит ваше время при составлении номенклатуры дел на 2018 год.

После изучения материала проверьте свои знания - пройдите тест.

Удачной работы!

Понятие, виды, нормативное регулирование

Номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура в делопроизводстве используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (части четвертая, пятая п.150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Номенклатура составляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой - приложением 7 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов).

Разрабатывает номенклатуру дел служба документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) (например, общий отдел, канцелярия и т. п.), а при ее отсутствии - лицо, ответственное за ДОУ, при участии архива организации.

Участие работников архива организации при составлении номенклатуры дел обязательно, так как номенклатура - основной учетный документ всех дел организации и основа для составления архивных учетных документов.

Дополнительно по теме см.:

Приказ о назначении ответственного за документационное обеспечение управления (пример).

При разработке номенклатуры дел следует руководствоваться:

• Инструкцией по делопроизводству (глава 10);

• Правилами работы архивов (глава 5);

• перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень);

• Методическими рекомендациями;

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден и введен в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83);

• Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41;

• Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2.

Документы, включаемые и не включаемые в номенклатуру дел

Устанавливаются три вида номенклатуры дел:

1) типовая;

2) примерная;

3) сводная - номенклатура дел организации (п.149 Инструкции по делопроизводству).

Типовая и примерная номенклатуры дел - это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов (часть первая п.150 Инструкции по делопроизводству).

Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме, приведенной в приложении 10 к Инструкции по делопроизводству (часть первая п.153 Инструкции по делопроизводству).

Номенклатуры дел структурных подразделений носят промежуточный характер, который отражает этапность составления сводной номенклатуры дел. В организации на их основе дела не формируются. Учет и формирование дел, заводимых в структурных подразделениях, осуществляются на основе выписок из номенклатуры дел организации. Форма номенклатуры дел структурного подразделения содержится в приложении 11 к Инструкции по делопроизводству.

После утверждения руководителем организации сводной номенклатуры дел структурное подразделение получает выписку из номенклатуры дел, в соответствии с которой заводит и формирует документы в дела.

Дополнительно по теме см.:

Вносятся ли в номенклатуру дел организации документы технического характера (технологические регламенты, графики производственных процессов, паспорта зданий (сооружений), паспорта оборудования)?

Необходимо ли включать в номенклатуру дел организации журналы регистрации микротравм, несчастных случаев на производстве, а также технического обслуживания огнетушителей, если они начинают вестись при возникновении первого инцидента (при первом техническом обслуживании), но таковых в организации еще не было, хотя сами журналы в наличии?

Порядок составления

Номенклатура составляется по одному из трех принципов:

1) структурному (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации);

2) функциональному (в бесструктурных организациях - в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации);

3) структурно-функциональному (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации).

Независимо от принципа построения номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ.

Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение 2 лет и более (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом (подп.165.1 п.165 Инструкции по делопроизводству).

Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой.

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия (подп.165.2 п.165 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. следует руководствоваться частью второй подп.165.2 п.165 Инструкции по делопроизводству в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 (далее - постановление № 39). Норма осталась без изменений.

В состав заголовка включаются указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержание) дела.

Обратите внимание! Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т. п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование…», «Рассмотрение…», «Обеспечение…» и т. д.).

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК), экспертной комиссией (далее - ЭК) организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций).

При включении в номенклатуру дел, содержащих документы в электронном виде, в графе 5 «Примечание» номенклатуры нужно делать соответствующие отметки. При этом в Инструкции по делопроизводству не приведены разъяснения или примеры о порядке оформления таких отметок (подп.165.5 п.165 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. следует руководствоваться подп.165.5 п.165 Инструкции по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлением № 39, которые не повлияли на суть материала.

В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел (п.166 Инструкции по делопроизводству).

Дополнительно по теме см.:

Номенклатура дел организаций здравоохранения: особенности составления.

Оригиналы приказов по основной деятельности и личному составу хранятся в приемной и отделе кадров. Копии приказов передаются в отделы, службы, производственные участки. Нужно ли переданные копии включать в номенклатуру дел и каков срок хранения таких дел?

Справочно Для составления сводной номенклатуры дел организации на 2018 год воспользуйтесь следующими формами номенклатур, выписок из номенклатур структурных подразделений организации: Номенклатура дел ответственного за охрану труда городского исполнительного комитета (пример). Номенклатура дел юридического отдела городского исполнительного комитета (пример). Фрагмент номенклатуры дел отдела организационно-кадровой работы городского исполнительного комитета (пример). Фрагмент номенклатуры дел отдела по работе с обращениями граждан и юридических лиц городского исполнительного комитета (пример).

Согласование и утверждение

Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), ЦЭК или ЭК организации и утверждается руководителем организации до 31 декабря года, предшествующего тому, на который составлена (часть вторая п.27 Правил работы архивов).

Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами и структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования. Номенклатуры дел иных организаций согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования (п.155 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. следует руководствоваться п.155 Инструкции по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлением № 39, которые не повлияли на суть материала.

Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов или имеющих вышестоящую организацию, составляются в трех экземплярах.

• 1-й - хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ);

• 2-й - передается в архив организации в качестве учетного документа;

• 3-й - передается в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации (п.30 Правил работы архивов).

Номенклатуры дел иных организаций составляются в двух экземплярах.

Оформление итоговой записи

Итоговая запись содержит сведения, необходимые для последующего комплектования архива и учета количества переходящих дел, которые будут включены в номенклатуру дел будущего делопроизводственного года.

Итоговая запись к номенклатуре дел организации составляется по форме согласно приложению 9 к Правилам работы архивов.

Итоговая запись к выписке подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения. Затем структурные подразделения передают эти сведения в службу ДОУ, делая соответствующую отметку на выписке из номенклатуры дел.

Дополнительно по теме см.:

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации.

Срок хранения

Срок хранения в зависимости от вида номенклатуры установлен пп.92-94 Перечня.

13.11.2017

Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»