Материал помещен в архив

Номенклатура дел на 2023 год: что учесть при составлении

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

28.11.2022

Номенклатуру дел каждая организация независимо от формы собственности составляет самостоятельно. На предстоящий делопроизводственный (календарный) год номенклатуру дел составляют в IV квартале текущего года (п.18 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 01.07.2020 № 23).

Нюансы составления разобрали в разделах:

В разработке номенклатуры дел участвуют работники архива

Разрабатывает номенклатуру дел служба документационного обеспечения управления (ДОУ) (например, общий отдел, канцелярия и т. п.), а при ее отсутствии - лицо, ответственное за ДОУ, при участии архива организации.

Так, в организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за архив (ч.4 ст.13 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве»).

Аналогичная норма содержится в п.9 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143.

Дополнительно по теме • Номенклатура дел: участие архива при ее составлении.

Оформление номенклатуры дел

Номенклатуру составляют на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4 (п.164 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Обратите внимание! Номенклатуру дел нельзя печатать с использованием двусторонней печати, чтобы сэкономить бумагу. Это связано с тем, что только документы со сроком хранения до 3 лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа (ч.4 п.91 Инструкции № 4). Срок хранения номенклатуры дел - постоянно/10 лет/30 лет (п.113.1 Перечня № 140).

Сводную номенклатуру дел составляют на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 10 к Инструкции № 4.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Номенклатура дел организации. • Номенклатура дел структурного подразделения организации. • Номенклатура дел структурного подразделения (канцелярии) коммерческой организации (пример).

Сводную номенклатуру дел:

✓ подписывает руководитель службы ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ);

✓ согласовывает заведующий архивом организации (лицо, ответственное за архив), экспертная комиссия (ЭК) или центральная экспертная комиссия (ЦЭК) организации;

✓ утверждает руководитель организации до 1 января года, на который составлена (п.153 Инструкции № 4).

Порядок согласования номенклатуры дел определен п.155 Инструкции № 4.

Дополнительно по теме • Объединились две организации. Как поступать с номенклатурой дел? Ее нужно сразу же согласовывать с архивом?

Количество экземпляров номенклатуры дел установлено в п.156 Инструкции № 4.

Что надо знать, приступая к разработке номенклатуры дел

1. Надо знать, является ли организация источником комплектования госархива.

Госархивы письмом уведомляют организацию о ее включении в список организаций - источников комплектования госархива.  

Так, комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физлиц - источников комплектования архива.

Архив составляет список организаций - источников комплектования архива и список организаций, являющихся потенциальными источниками комплектования архива.

Включению организаций в список № 1 или в список № 2 предшествует их обследование работником (куратором) архива. Итоги обследования обобщаются в заключении об отнесении организации к числу источников комплектования архива по форме согласно приложению 1 к Правилам работы государственных архивов, утв. постановлением Минюста от 31.08.2022 № 119. На основании заключений составляются проекты списков № 1 и № 2. Проекты списков рассматриваются на заседаниях экспертно-методической комиссии архива и в установленном порядке представляются на согласование с Центральной экспертно-методической комиссией Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции. Областные (Минский городской) и зональные архивы предварительно согласовывают проекты списков с экспертно-проверочной комиссией структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов. Согласованные списки № 1 и № 2 утверждает директор архива (ч.1-3 п.22 Правил № 119).

Однако негосударственные организации включаются в эти списки с их согласия на основании договора, предусматривающего передачу права собственности на документы государству (ч.3 ст.9 Закона № 323-З).

2. Надо знать структуру организации, поскольку от этого зависит принцип построения номенклатуры дел.

Один из трех:

1) структурный (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации);

2) функциональный (в бесструктурных организациях - в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации);

3) структурно-функциональный (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации) (ч.1 п.163 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Номенклатура дел организации.

Названия структурных подразделений в номенклатуре дел располагаются в том же порядке, что и в штатном расписании. Однако в первый раздел включаются дела службы ДОУ.

Наименования временно действующих коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов (ч.8, 9 п.163 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Документы по работе комиссии по трудовым спорам должны входить в номенклатуру дел учреждения образования. У кого должны храниться указанные документы: у руководителя или председателя данной комиссии или в отделе кадров?

Какие документы включаются и не включаются в номенклатуру дел

Перечень таких документов определен:

✓ Инструкцией № 4 (п.161);

✓ Инструкцией о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19 (п.68);

✓ Методическими рекомендациями по включению документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов в номенклатуры дел государственных органов и иных организаций, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 29.12.2017 № 56 (гл.2).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Номенклатура дел организации.

При составлении номенклатуры дел используют устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений, инструкцию по делопроизводству организации, должностные инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучают состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации (п.160 Инструкции № 4).

Обратите внимание! В номенклатуру дел организации включают все электронные и гибридные дела, формируемые в автоматизированной системе документационного обеспечения управления, иных информационных системах организации, в которых создаются и (или) в которые включаются электронные документы (п.68 Инструкции № 19).

Дополнительно по теме • Включение электронных документов, документов в электронном виде, информационных ресурсов и гибридных дел в номенклатуру дел организации.

Заполнение граф номенклатуры дел

Индекс дела (тома, части) - графа 1

Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение 2 и более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.

В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года (ч.4, 5 подп.165.1 п.165 Инструкции № 4).

Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) - графа 2

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

• НПА (декреты, указы, законы, постановления Совмина и др.);

• учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о государственной регистрации и др.);

• распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);

• распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);

• организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);

• протоколы;

• планы;

• отчеты;

• договоры;

• справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);

• переписка;

• учетно-регистрационные формы (журналы, картотеки и др.);

• сводная номенклатура дел и выписки из нее.

Порядок систематизации иных заголовков дел определяет составитель номенклатуры (подп.165.2 п.165 Инструкции № 4).

Копии документов располагаются в том же порядке, что и подлинники.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Номенклатура дел организации. • Составление заголовков дел в номенклатуре дел организации. • Корректно ли в номенклатуре отразить такое название заголовка «Документы по сертификации продукции, выпускаемой предприятием (сертификаты соответствия, свидетельства о государственной гигиенической регистрации)»? Какой срок хранения свидетельства о государственной гигиенической регистрации?

Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов по перечню - графа 4

При составлении номенклатуры дел на 2023 год следует руководствоваться Перечнем № 140 в редакции постановления Минюста от 30.08.2022 № 115.

В отдельное звено выделены негосударственные организации, не являющиеся источниками комплектования госархивов, и ИП (гр.5 Перечня № 140).

Обратите внимание! В период, пока в ведомственные перечни документов не вносились изменения (согласно изменениям, внесенным в Перечень № 140), если сроки хранения видов документов различаются, то применяется Перечень № 140.

Дела с копиями документов, подлинники (первые экземпляры) которые имеют постоянный, временный (свыше 10 лет) срок хранения или по личному составу, хранятся не менее 3 лет (до включения подлинников в описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (п.57 Методических рекомендаций № 23).

Пример   Индекс дела (тома, части) Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов по перечню* Примечание 16-04 Положение об отделе кадров. Копия   3 года п.28 При условии замены новыми Подлинник в деле № 11-03

Дополнительно по теме • Изменение сроков хранения кадровой и иной документации с 27 октября 2022 года. • Как определить сроки хранения документации по идеологической работе, Белой Руси и ОСВОД, а также журнала испытаний лестниц и журнала учета присвоения группы по электробезопасности? • Каков срок хранения экологического паспорта? • Какой срок хранения технических условий на энерго-, водо-, газоснабжение? • Какой срок хранения гражданско-правовых договоров?

Примечание - графа 5

В этой графе указываются основания снятия грифа «Для служебного пользования», отмены режима коммерческой тайны (п.24 Положения о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утв. постановлением Совмина от 12.08.2014 № 783).

Если дело содержит копии документов, в графе «Примечание» допускается указать место хранения дела с подлинниками (первыми экземплярами) (п.58 Методических рекомендаций № 23).

В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия НПА, ЛПА, использованных при определении сроков хранения дел (п.166 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Составление номенклатуры дел: 10 тем на платформе «Бизнес-Инфо». • Номенклатура дел: каталог форм. • Фрагмент номенклатуры дел коммерческой организации (отдел кадров) (пример).

Выписка из номенклатуры дел для структурного подразделения

После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях (п.157 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • В номенклатуре дел в каждом отделе в конце идет выписка из номенклатуры за своим индексом. Этот же индекс и нужно ставить при утверждении выписки? Какие номера нужно ставить в выписке из номенклатуры дел для различных отделов?

После изучения материала проверьте свои знания - пройдите тест.