Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
ПРИКАЗЫ ОРГАНИЗАЦИИ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, ЛИЧНОМУ СОСТАВУ, АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫМ ВОПРОСАМ: ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ
При оформлении приказов в организации следует руководствоваться:
• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);
• государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; |
• Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом Директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25;
• Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41 (далее - Методические указания);
• перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень).
 |
Справочно Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией (часть первая п.93 Инструкции по делопроизводству). Приказ республиканского органа государственного управления - нормативный правовой акт функционально-отраслевого характера, издаваемый руководителем республиканского органа государственного управления в пределах компетенции возглавляемого им органа в соответствующей сфере государственного управления. Приказы как нормативные правовые акты издают только руководители республиканских органов государственного управления (ст.2 Закона Республики Беларусь от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»). |
 |
Обратите внимание! В инструкции по делопроизводству, разрабатываемой организацией самостоятельно, на основании вышеперечисленных документов указывается порядок подготовки и оформления документов организации, в том числе и приказов. |
| Основной признак | Виды приказов | Нормативный акт | |||
| по основной деятельности | по личному составу | по административно-хозяйственным вопросам | |||
| Состав разновидностей приказов | 1) об (о) утверждении (изменении) локальных нормативных правовых актов организации (инструкций, правил, положений и т. д.); 2) утверждении (изменении) структуры и штатной численности, штатного расписания; 3) создании коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий; 4) проведении аттестации рабочих мест; 5) проведении аттестации работников; 6) планировании деятельности; 7) контроле за деятельностью (отчетности); 8) установлении режима работы и внесении изменений в него; 9) финансировании деятельности; 10) внешнеэкономической деятельности; 11) информационном и документационном обеспечении и др. |
1) о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества. Срок хранения - 75 лет. 2) предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировок в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку). Срок хранения - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Приказы, распоряжения, указания, используемые при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения). Срок хранения - 75 лет |
1) о выдаче служебных удостоверений, пропусков; 2) допуске в служебные помещения; 3) дежурстве работников; 4) приобретении хозяйственного имущества; 5) эксплуатации служебных зданий (помещений); 6) подготовке зданий (помещений) и оборудования к эксплуатации в осенне-зимний период; 7) организации охраны и противопожарном состоянии зданий; 8) организации и ведении гражданской обороны; 9) эксплуатации различных видов транспортных средств (закреплении служебного автомобиля за работником, установлении норм расхода топлива и т. д.); 10) установке, эксплуатации и ремонте средств внутренней связи и др. |
Пункты 93, 98 Инструкции по делопроизводству; п.18 Методических указаний | |
| Подготовка приказа | Приказы готовятся по поручению руководителя организации руководителями структурных подразделений с привлечением специалистов, согласовываются юристом, главным бухгалтером или другими специалистами организации, если в этом есть необходимость. Справочно Ответ на вопрос «Необходима ли подпись юрисконсульта организации на приказах?» см. здесь.Обратите внимание! Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу |
Пункт 98 Инструкции по делопроизводству | |||
| Поля документа | Бланк на стандартном листе бумаги формата А4 (210х297 мм) с соблюдением полей: левое - 30 мм; правое - не менее 8 мм; верхнее и нижнее - не менее 20 мм. Справочно Подробнее см. «Бланки документов: виды, требования к оформлению реквизитов».На бланке реквизиты могут располагаться двумя способами: 1) центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади); 2) флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) |
Пункты 20, 24 Инструкции по делопроизводству | |||
| Реквизиты приказа | На общий бланк наносятся следующие постоянные реквизиты документа: - Государственный герб Республики Беларусь (если организация является государственной); - товарный знак (знак обслуживания) или эмблема организации (если они зарегистрированы в установленном порядке); - наименование вышестоящей организации (если она имеется); - полное и сокращенное наименование организации - автора документа в соответствии с уставом (положением об организации); - название вида документа (ПРИКАЗ); - дата и номер приказа; - место издания (составления) документа. При подготовке приказа кроме реквизитов, наносимых на бланк, используются следующие реквизиты: - заголовок к тексту; - текст; - подпись; - визы; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
Пункт 26 Инструкции по делопроизводству | |||
| Регистрация | Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно. Регистрация может осуществляться как в традиционных (журнальных, карточных), так и в электронных регистрационно-контрольных формах. Справочно Для более детального изучения см. материалы:- «Регистрация документов в системе электронного документооборота»; - «Порядок регистрации и исполнения внутренних документов» |
Пункт 142 Инструкции по делопроизводству | |||
| Журнал регистрации приказов по основной деятельности (пример) | Журнал регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет (пример). Журнал регистрации приказов по личному составу (сроком хранения 3 года) (пример) |
Журнал регистрации приказов по административно-хозяйственным вопросам (пример) | |||
| Регистрационный индекс | Регистрационный номер, присваиваемый приказу в пределах делопроизводственного года | Порядковый регистрационный номер, присваиваемый приказу в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой: - «к» - для документов 75-летнего срока хранения; - «л» - для документов 3-летнего срока хранения |
Регистрационный номер, присваиваемый приказу в пределах делопроизводственного года | Пункт 142 Инструкции по делопроизводству | |
|
Обратите внимание! Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно. Например, отдельно могут регистрироваться приказы о внесении изменений в штатное расписание, о командировании, о предоставлении отпусков и др.В таком случае порядковый регистрационный номер, присваиваемый приказу в пределах делопроизводственного года, дополняется идентифицирующим разновидность документа буквенным или иным условным обозначением | |||||
| Срок хранения |
Обратите внимание! Срок хранения проектов приказов руководителей организаций - до минования надобности, не менее 1 года |
Пункт 22 Перечня | |||
| Постоянно |
75 лет |
3 года |
5 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. согласно подп.21.2 п.21 Перечня (в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56) срок хранения документов по административно-хозяйственным вопросам в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях и у индивидуальных предпринимателей составляет 3 года. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась, то срок хранения - 10 лет |
Пункт 21 Перечня | |
| См. выше |
См. выше | ||||
|
Аналитические материалы | |||||
| Общие вопросы | Надо ли ежегодно обновлять (повторять) ранее изданные приказы по основной деятельности (о возложении каких-либо дополнительных обязанностей, о создании разнообразных комиссий), если изменений в составе работников и среди членов комиссии не произошло? В чьи функции должно входить ознакомление с приказами по основной деятельности исполнителей, указанных в приказах (секретарь, заведующий канцелярией, лицо, подготовившее проект приказа)? К какой категории приказов относится приказ об изменении наименования должности в связи с изменениями, вносимыми в Единый квалификационный справочник должностей служащих? В приказе по организации о предоставлении отпуска 10 пунктов: 10 работникам в различные дни предоставляются социальные отпуска. С какой целью необходимо вести журналы регистрации приказов? Как правильно зарегистрировать такой приказ в журнале? |
Приказы по личному составу: порядок оформления. Что следует учитывать при издании, регистрации, формировании в дела и какие сроки хранения приказов об оказании материальной помощи работнику организации, бывшему работнику организации, близкому родственнику работника организации, что предусмотрено коллективным договором, а также человеку, который никогда не являлся работником организации? Относятся ли приказы по оказанию материальной помощи родственникам работника к приказам по административно-хозяйственным вопросам? Присваивается ли такому приказу литера? |
|||
| Примеры форм документов | Приказ об утверждении локальных нормативных правовых актов по делопроизводству (пример). Приказ о создании экспертной комиссии и проведении экспертизы ценности документов (пример). Приказ о приеме-передаче дел (пример) |
Приказ о направлении работника в служебную командировку (пример) | Приказ об отнесении сотрудника к группе абонентов корпоративной мобильной сети | ||
| Порядок формирования и оформления дел с приказами | Формирование и оформление дел с приказами руководителя организации по личному составу | Формирование и оформление дел с приказами по административно-хозяйственным вопросам | |||
15.07.2015
Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»