Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив
Приказы по основной деятельности, личному составу, административно-хозяйственным вопросам: порядок оформления
18.07.2023
 |
Обратите внимание! С 1 июля 2024 г. вступила в силу новая редакция (от 10.01.2024 № 2) Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4. В ближайшее время материал будет приведен в соответствие с нормами новой редакции. |
В материале рассмотрены НПА, которыми следует руководствоваться при оформлении разных видов приказов.
Оформление приказов регламентируют:
• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4;
• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83;
• унифицированная система организационно-распорядительной документации, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41;
• Перечень № 140.
 |
Справочно Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения задач, стоящих перед организацией (ч.1 п.93 Инструкции № 4). |
|
|
Обратите внимание! В инструкции по делопроизводству, разрабатываемой организацией самостоятельно (ч.1 п.4 Инструкции № 4) на основании вышеперечисленных документов, указывается порядок подготовки и оформления документов организации, в том числе и приказов. |
| Основной признак | Виды приказов | Нормативный правовой акт | |||
| по основной деятельности | по личному составу | по административно-хозяйственным вопросам | |||
| Состав разновидностей приказов | 1) об утверждении (изменении) локальных правовых актов организации (инструкций, правил, положений и т. д.); 2) утверждении (изменении) структуры и штатной численности, штатного расписания; 3) создании коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий; 4) проведении аттестации рабочих мест; 5) проведении аттестации работников; 6) планировании деятельности; 7) контроле за деятельностью (отчетности); 8) установлении режима работы и внесении изменений в него; 9) финансировании деятельности; 10) внешнеэкономической деятельности; 11) информационном и документационном обеспечении и др. |
1) о приеме на работу (назначении на должность), переводе на другую постоянную работу, перемещении, увольнении (освобождении от занимаемой должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), изменении условий трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, компенсаций, временном переводе, отстранении от работы, допуске к работе, изменении существенных условий труда, установлении (отмене) неполного рабочего времени, привлечении к работе в государственные праздники, праздничные и выходные дни, исполнении обязанностей временно отсутствующего работника, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, классных чинов, дипломатических рангов, персональных званий, повышении тарифных ставок (тарифных окладов), окладов, должностных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, отпусков для нахождения в режиме самоизоляции, изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работников. Срок хранения - 55 лет; 2) о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, переносе трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, досрочном снятии дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, профессиональную подготовку, стажировку), социальной поддержке неработающих пенсионеров. Срок хранения - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет. Приказы, распоряжения, используемые при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.), - 55 лет |
1) о выдаче служебных удостоверений, пропусков; 2) допуске в служебные помещения; 3) дежурстве работников; 4) приобретении хозяйственного имущества; 5) эксплуатации служебных зданий (помещений); 6) подготовке зданий (помещений) и оборудования к эксплуатации в осенне-зимний период; 7) организации охраны и противопожарном состоянии зданий; 8) организации и ведении гражданской обороны; 9) эксплуатации различных видов транспортных средств (закреплении служебного автомобиля за работником, установлении норм расхода топлива и т. д.); 10) установке, эксплуатации и ремонте средств внутренней связи и др. |
Пункт 98 Инструкции № 4; п.21 Перечня № 140 | |
| См. подробнее: - Предприятие ежемесячно на основании приказа выплачивает работнику компенсацию за использование личного автомобиля для нужд нанимателя. К какому виду приказов отнести данный приказ? - К какой категории приказов относится приказ об изменении наименования должности в связи с изменениями, внесенными в Единый квалификационный справочник должностей служащих? - К какому виду приказов относятся приказы об удержаниях из заработной платы? - К какой категории отнести приказ об освобождении от работы в связи с прохождением медосмотра? - К какому виду приказов относится приказ о списании основных средств: по основной деятельности или по административно-хозяйственным вопросам? - Где регистрируется приказ о выплате пособия на погребение? - Надо ли ежегодно обновлять (повторять) ранее изданные приказы по административно-хозяйственным вопросам, по основной деятельности (о возложении каких-либо дополнительных обязанностей, о создании разнообразных комиссий и т. д.), если изменений в составе работников среди членов комиссии не произошло? - Где регистрируются приказы по взысканию материального ущерба с работников предприятия? - К какой категории приказов относится приказ об уведомлении работников о реорганизации предприятия? Какую необходимо ему присвоить литеру? - К каким приказам относятся: приказ о назначении ответственных (например, за охрану труда) и исполнении обязанностей временно отсутствующего работника? Какая должна быть литера, если она нужна; приказ о прохождении производственной практики учащимися учебных заведений? | |||||
| Формы приказов | Приказ по основной деятельности | Приказ о приеме на работу (назначении на должность). Приказ о переводе на другую работу. Приказ о заключении нового трудового договора (контракта). Приказ об увольнении с работы (освобождении от занимаемой должности). Приказ о предоставлении отпуска. Приказ об отзыве работника из отпуска. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания (для одного вида нарушения). Приказ о наложении дисциплинарного взыскания (для разных видов нарушения). Приказ о командировании |
Приказ по административно-хозяйственным вопросам | УСОРД | |
| Подготовка приказа | Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подчиненных (входящих в состав, систему) организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий. Обратите внимание! Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу |
Часть 2 п.93, ч.1 п.98 Инструкции № 4 | |||
| Поля документа, размер шрифта | Бланк на стандартном листе бумаги формата А4 (210×297 мм) с соблюдением полей: - левое - 30 мм; - правое - не менее 8 мм; - верхнее и нижнее - не менее 20 мм. На бланке реквизиты могут располагаться двумя способами: 1) центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов); 2) флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы границ зоны расположения реквизитов). При наборе текста с использованием технических средств применяется размер шрифта не менее 13 пт. Выравнивание текста производится по ширине листа. В госорганах и иных госорганизациях, подчиненных Правительству, документы оформляются по установленным в компьютерах шаблонам, размер шрифта - 15 пт. См. подробнее: - Какой шрифт и его размер используется при оформлении документов (приказов, протоколов и т. п.)? - Всё по одной теме. Оформление документов в организации |
Пункты 20, 24, 28, 78 Инструкции № 4 | |||
| Реквизиты приказа | На общий бланк наносятся следующие постоянные реквизиты документа: - Государственный герб (если организация является государственной); - товарный знак (знак обслуживания) или эмблема организации (если они зарегистрированы в установленном порядке); - код организации; - наименование вышестоящей организации (если она имеется); - полное и сокращенное наименование организации - автора документа в соответствии с уставом (положением об организации); - название вида документа (ПРИКАЗ); - дата и номер документа; - место издания (составления) документа. При подготовке приказа кроме реквизитов, наносимых на бланк, используются следующие реквизиты: - заголовок к тексту; - текст; - подпись; - виза; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Справочно О реквизитах см. здесь |
Пункт 26 Инструкции № 4 | |||
| Согласование приказа | Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. Согласованный проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается. См. подробнее: - Можно ли не согласовывать с юридической службой приказы по личному составу в связи с вступлением 27.10.2022 в силу изменений в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (внесены постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113)? Остается только согласование с отделом кадров? - Приказы организации по основной деятельности: порядок оформления. - Приказы по личному составу: порядок оформления. - Приказы по административно-хозяйственным вопросам: особенности оформления |
Пункты 61, 100 Инструкции № 4 | |||
| Регистрация | Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно. Регистрация может осуществляться как в традиционных (журнальных, карточных), так и в электронных регистрационно-контрольных формах. См. подробнее: - Можно ли не указывать литеру в регистрационном индексе приказов об отстранении от работы (непрохождение медосмотра, неиспользование средств индивидуальной защиты, наличие признаков алкогольного опьянения и др.)? - Необходимо ли вести журналы регистрации приказов по личному составу, контрактов, трудовых договоров, журналы регистрации заявлений о приеме, увольнении или можно вести электронную регистрацию на компьютере? - Правильно ли вести сквозную нумерацию всех приказов, а хранить их в разных делах по сроку хранения? - Всё по одной теме. Организация работы с документами |
Пункт 142 Инструкции № 4 | |||
| Регистрационный индекс | Регистрационный номер, присваиваемый приказу в пределах делопроизводственного (календарного) года. См. подробнее: - Можно ли в номер приказа по основной деятельности включить номер дела по номенклатуре, например: 1-4/107? |
Порядковый регистрационный номер, присваиваемый приказу в пределах делопроизводственного (календарного) года, дополненный литерой: - «к» - для документов 55-летнего срока хранения; - «л» - для документов 3-летнего срока хранения. См. подробнее: - Работник поехал на 28 дней в командировку по Беларуси, которую затем продлили на 5 дней. В сумме получается 33 дня непрерывной командировки. Какими литерами будут обозначаться приказы на командировку и на продление командировки? - Какую литеру указать в индексе приказа о выходе работницы на работу без прерывания отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет на условиях неполного рабочего времени - «л» или «к»? - Можно ли вести нумерацию приказов о премировании отдельно от нумерации приказов по личному составу? Если и там, и там после цифры проставляется буква «л», это будет правильно или нужно как-то по-другому обозначать приказы? Например, приказы по личному составу будут «1-л», «2-л» и т. д., а приказы о премировании - «1-лп», «2-лп» и т. д. - На предприятии приказы издаются за один день: перевод, прием, увольнение, работа в выходной день, продление контрактов и т. п. Все приказы имеют общее название: «По личному составу». Отделу кадров не раз рекомендовалось разбивать их по функциям: «О приеме на работу», «О продлении контрактов» и т. д. На предприятии более 350 работников, поэтому приказы получаются объемными, в них сложно ориентироваться. Есть ли в нормативной базе ограничения по содержанию приказа? Допустимо ли писать такие объемные приказы и не является ли это нарушением? |
Регистрационный номер, присваиваемый приказу в пределах делопроизводственного (календарного) года | Пункт 142 Инструкции № 4 | |
|
Обратите внимание! Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно.Например, отдельно могут регистрироваться приказы о внесении изменений в штатное расписание, о командировании, о предоставлении отпусков и др. В таком случае порядковый регистрационный номер, присваиваемый приказу в пределах делопроизводственного (календарного) года, дополняется идентифицирующим разновидность документа буквенным или иным условным обозначением (например, «км», «ш», «пр» и т. д.). См. подробнее: - В филиале открыли цех. Планируется издавать большое количество приказов по этой линии. Можно ли завести отдельную папку для таких приказов и регистрировать их с присвоением буквы, например: оц - основная деятельность, цех? - Можно ли в номенклатуре дел разделять приказы о премировании и др. - в бухгалтерии, а о приеме, переводе, трудовых договорах и т. д. - в кадрах? | |||||
| Срок хранения |
Обратите внимание! Срок хранения проектов приказов руководителей организаций - до минования надобности, не менее 1 года |
Пункт 23 Перечня № 140 | |||
| Постоянно - в госорганах, иных госорганизациях, подчиненных им (входящих в состав, систему) органах и (или) организациях, негосударственных организациях, являющихся источниками комплектования госархивов; 10 лет - в организациях, подчиненных госорганам, иным госорганизациям (входящих в их состав, систему), негосударственных организациях с долей государственной собственности в уставном фонде более 50 %, не являющихся источниками комплектования госархивов; 30 лет - в иных негосударственных организациях, не являющихся источниками комплектования госархивов, у ИП |
55 лет | 3 года | 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет | Пункт 21 Перечня № 140 | |
| См. выше | См. выше | ||||
| См. подробнее: - Сроки хранения приказов по личному составу. - Проставление литеры и сроки хранения приказов: обучение, повышение квалификации, стажировка, практика | |||||
| Примеры оформления приказов | Приказ о создании комиссии по назначению государственных пособий семьям, воспитывающим детей, и пособий по временной нетрудоспособности с возложением обязанностей по ведению делопроизводства (пример) | Приказ о заключении нового контракта (пример) | Приказ о подготовке помещения к эксплуатации в осенне-зимний период (пример) | Пункты 98-101 Инструкции № 4 | |
После изучения материала проверьте свои знания - пройдите тест.
 |
Дополнительно по теме • К какому виду приказов относится приказ о принятии участия в соревнованиях? К административно-хозяйственным приказам? • К какому виду приказов относится приказ о представительских расходах - по основной деятельности или административно-хозяйственным вопросам? • Всё по одной теме. Оформление документов в организации. • Приказы по делопроизводству и архивному делу: каталог форм. • К какой категории приказов относится приказ об изменении тарифной ставки 1-го разряда по предприятию (повышение)? |