Материал помещен в архив

Карта разъяснений: начало делопроизводственного 2023 года

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

04.01.2023

Закончился 2022-й делопроизводственный год. Теперь важно не упустить основные моменты при подготовке к новому делопроизводственному году и завершить дела ушедшего года. Для этого мы подготовили карту, которая включает материалы по регистрации документов, формированию и оформлению дел, заполнению итоговой записи к номенклатуре дел, передаче дел в архив.

Для перехода к материалам - нажмите кнопку в инфографике.

1. Регистрируем документы в организации

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой документационного обеспечения управления (служба ДОУ) и утверждаемый руководителем организации. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается организацией.

Документы, которые регистрируются отдельно, см. здесь.

Дополнительно по теме • Как организовать регистрацию документов, имеющих гриф «для служебного пользования», таких как техническое задание (ТЗ), тактико-техническое задание (ТТЗ), методики и прочая документация по ОКР, НИР? Где ставить регистрационный номер на ТЗ и нужно ли?

Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в ЛПА (подп.139.10 п.139 Инструкции № 4).

Обратите внимание! Регистрация документов осуществляется в пределах делопроизводственного года (подп.140.7 п.140, подп.141.3 п.141, подп.142.4 п.142 Инструкции № 4). Исключение составляют личные дела, нумерацию которых целесообразно продолжать.

При регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности, а также другими поисковыми признаками (подп.139.11 п.139 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Регистрация документов: ответы на популярные вопросы. • Обязательно ли вести журнал регистрации инструкций по охране труда? • Можно ли возложить регистрацию отдельных видов договоров на разные отделы? • В журнале регистрации зарегистрирован договор, который сейчас аннулирован. После него регистрация продолжалась. Как в примечании указать: договор аннулирован либо отменен? • В организации есть журнал регистрации заявлений по номенклатуре 05-15. В номенклатуре имеется пункт: «Документы, послужившие основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления)» - 05-05. Все заявления, которые поступают от работников, должны регистрироваться в журнале регистрации заявлений без учета: войдут они в личные дела либо нет. Присваивается ли при этом индекс 05-05/01 и т. д.? • Правильно ли вести сквозную нумерацию всех приказов, а хранить их в разных делах по сроку хранения?

Проверьте себя, пройдите тест.

2. Вносим изменения в ЛПА по работе с обращениями граждан и юрлиц

С 2 января 2023 г. вступили в силу изменения, внесенные в Закон от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» Законом от 28.06.2022 № 176-З.

Так, заявитель вправе применять аудио- и видеозапись, кино- и фотосъемку с согласия должностного лица, проводящего личный прием (абз.8 ст.7 Закона № 300-З).

Перечни случаев, когда письменные и устные обращения могут быть оставлены без рассмотрения по существу, дополнены: обращения могут быть оставлены без рассмотрения по существу, если они содержат угрозы жизни, здоровью и имуществу, побуждение к совершению противоправного деяния либо заявитель иным способом злоупотребляет правом на обращение. При этом заявителю должно быть направлено уведомление об оставлении обращения без рассмотрения по существу с указанием причин принятия такого решения (абз.8 п.1, абз.7 п.2 ст.15 Закона № 300-З).

Обращения принимаются к сведению и ответы на них не направляются, если:

• в обращениях отсутствуют какие-либо рекомендации, требования, ходатайства, сообщения о нарушении актов законодательства, недостатках в работе организаций;

• обращения содержат только благодарности;

• обращения содержат просьбу заявителя не направлять ответ на обращение (п.3 ст.14 Закона № 300-З).

Все эти и другие изменения целесообразно отразить в ЛПА организации по работе с обращениями граждан и юрлиц.

Дополнительно по теме • Электронные обращения в системе учета и обработки обращений: основные изменения. • Какие изменения в локальные правовые акты нужно внести организации при работе с обращениями граждан с 2 января 2023 г.? Необходимо ли издавать приказ о назначении ответственных лиц по работе с обращениями? • Что изменилось в Положении о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц с 2 января 2023 года. Комментарий к постановлению Совмина от 19.12.2022 № 877. • Законодательство об обращениях граждан и юридических лиц с 2 января 2023 года: 10 основных изменений. Комментарий к Закону от 28.06.2022 № 176-З. • Приказ об организации работы с обращениями граждан и юрлиц (пример).

3. Определяем необходимость ведения книги замечаний и предложений в организации

Книга замечаний и предложений ведется в организациях, у ИП, реализующих товары, выполняющих работы, оказывающих услуги в сферах, определяемых Совмином (ч.1 п.1 ст.24 Закона № 300-З).

Определена форма книги замечаний и предложений (приложение 1 к постановлению Совмина от 16.03.2005 № 285 в ред. постановления Совмина от 19.12.2022 № 877).

При этом книги замечаний и предложений, изготовленные до 2 января 2023 г., выдаются организациям и ИП до их полного расходования и используются ими до полного заполнения всех страниц книги, предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и информации об их рассмотрении (ч.1 п.2 постановления № 877).

Книга ведется:

• в организации, у ИП, реализующих товары, выполняющих работы, оказывающих услуги;

• в обособленном подразделении организации, реализующей товары, выполняющей работы, оказывающей услуги, которое расположено вне места нахождения данной организации;

• в местах реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг организациями, ИП, указанными в абз.2 ч.1 п.12 Положения о порядке выдачи, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утв. постановлением № 285 (ч.1 п.12 Положения).

Перечень сфер реализации организациями, ИП товаров, выполнения работ, оказания услуг, в которых ведется книга замечаний и предложений, определен постановлением № 285.

Обратите внимание! Ведение ранее выданных книг замечаний и предложений госорганами, а также организациями и ИП, которые не уполномочены на их ведение, прекращается (ч.2 п.2 постановления № 877).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Книга замечаний и предложений. • Изменения в порядке ведения книги замечаний и предложений. Комментарий к постановлению Совмина от 19.12.2022 № 877. • Что делать с книгой замечаний и предложений организации, если книга уже не ведется? Сколько книгу следует хранить и где?

4. Оформляем дела

Оформление дел проводят работники структурных подразделений, в которых дела формируются или были сформированы. В бесструктурных организациях дела оформляют работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации (ч.2 п.180 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Как оформить обложку дела с контрактами работников? Можно ли контракты за несколько лет сгруппировать в одном деле и уничтожить по истечении срока хранения?

Для закрепления знаний пройдите тест.

5. Проверяем формирование дел

Дела за 2022 год должны быть сформированы, за исключением переходящих, личных и судебных дел.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения (ч.2 п.170 Инструкции № 4).

Справочно Порядок формирования электронных и гибридных дел определен гл.8 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19.

Правила формирования дел см. здесь.

Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п.171 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Как правильно сформировать дела с такими приказами: о приеме, увольнении (которые обозначаются литерой «к»); о внесении изменений в штатное расписание (которые обозначаются литерой «ш»); об оказании материальной помощи (которые обозначаются литерой «л»); о предоставлении трудового отпуска (которые обозначаются литерой «л»); о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (которые обозначаются литерой «к»)?

Для закрепления знаний пройдите тест.

6. Оформляем итоговую запись к номенклатуре дел за 2022 год

1. Заполняем графу 3 сводной номенклатуры дел организации за 2022 год - указываем количество томов (частей) по каждому делу, заведенному в уходящем году.

Обратите внимание! Номенклатура дел за 2022 год должна быть составлена с учетом изменений, внесенных в Перечень № 140 постановлением Минюста от 30.08.2022 № 115. Подробнее см. здесь.

2. Составляем итоговую запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2022 году, в конце сводной номенклатуры (п.167 Инструкции № 4).

В итоговой записи отдельно указываем количество дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, из них:

• на бумажном носителе;

• электронных дел;

• гибридных дел;

• информационных ресурсов.

Она составляется службой ДОУ на отдельном листе, заверяется руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за ведение делопроизводства в организации, после чего помещается в конце номенклатуры дел. Сведения, внесенные в итоговую запись, обязательно передаются в архив организации (лицу, ответственному за архив).

Дополнительно по теме • Номенклатура дел организации.

Номенклатура дел формируется в дело вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел.

7. Передаем дела в архив

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации (ч.1 п.204 Инструкции № 4).

Справочно Передача и прием электронных документов, документов в электронном виде в архив организации определены гл.4 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20.

Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством.

Так, документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за 2021 год в течение 2023 года передаются в архив организации.

Передают дела в архив организации по описям дел структурных подразделений (ч.3 п.204 Инструкции № 4).

Описи дел структурных подразделений имеют номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляют буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения - «в» (п.197 Инструкции № 4).

Формы документов • Опись дел в делопроизводстве: каталог форм.

Дела передаются в архив организации по графику. График составляется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

Формы документов • График приема дел в архив организации (пример).

При передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

Дела передаются в архив организации в присутствии работника структурного подразделения (п.206 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Хранение документов в организации.

Для закрепления знаний пройдите тест.

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»