Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив
ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
Завершился год, а это означает подведение итогов за 2015 делопроизводственный год и формирование новых дел 2016 года.
Данное пособие поможет специалистам документационного обеспечения управления, ответственным за ведение делопроизводства в организации, работникам архивов организаций, учреждений всех форм собственности узнать, как грамотно и безошибочно оформить старые дела и сформировать новые.
Порядок формирования и оформления дел регулируется:
• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству) (главы 11 и 13);
• Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов) (главы 6 и 10);
• Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786;
• Положением о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.08.2014 № 783.
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 16 февраля 2018 г. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 13.02.2018 № 124 внесены изменения и дополнения в постановление № 783, в частности, название Положения изложено в новой редакции: «Положение о порядке проставления ограничительного грифа "Для служебного пользования", грифа "Коммерческая тайна" и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну». |
Основные аспекты формирования и оформления дел согласно нормативным законодательным актам представлены в следующей таблице.
| Основные признаки | Содержание | ||
| Формирование дел | Оформление дел | ||
| Понятие | Группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, а также систематизация документов внутри дел | Дела организации подлежат оформлению при их заведении в делопроизводстве и при подготовке к передаче в архив организации | |
| Когда оформляют | С начала календарного года в строгом соответствии с утвержденной руководителем организации номенклатурой дел | 1. При их заведении. 2. При подготовке к передаче в архив организации | |
| Кто формирует/оформляет дела | Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях. В бесструктурных организациях оформление дел осуществляется работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации | ||
| Основные правила формирования/оформления дел | 1. В дела группируются документы 1 делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел. 2. Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения. 3. В дело включается только один экземпляр каждого документа. 4. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры. 5. Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. 6. Объем документов дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. 7. Документы в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и др. 8. Группировка и систематизация документов в деле - п.172 Инструкции по делопроизводству, пп.46, 301 Правил работы архивов |
Частичное оформление | Полное оформление |
| Оформление реквизитов обложки дела осуществляется в соответствии с номенклатурой дел | 1. Подшивка или переплет дела. 2. Нумерация листов в деле. 3. Составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных п.186 Инструкции по делопроизводству). 4. Составление листа-заверителя дела. 5. Оформление и уточнение реквизитов обложки дела. 6. Систематизация документов дела | ||
| Порядок группировки и систематизации в деле / оформления дела | 1. Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и др.). Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела. Обратите внимание! В деле с приказами не должно быть докладных записок или других документов, послуживших основанием для приказов. Вместе с приказом формируются в дело документы, которые являются приложением к нему или которые утверждаются данным приказом, например, положение об учетной политике организации, тарифы, нормы и т. д.Приказы, распоряжения по личному составу формируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения: 3 года и 75 лет. Справочно Срок хранения приказов (распоряжений) по личному составу - подп.21.3 и 21.4 п.21 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140). 2. Организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.). Составляются в отдельные дела независимо от способа их утверждения. 3. Протоколы. Систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров, группируются отдельно по видам (например, протоколы заседаний аттестационной комиссии, протоколы заседаний экспертной комиссии и др.). 4. Планы, отчеты, сметы, титульные списки. Группируются отдельно от прилагаемых к ним расчетов. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. 5. Дела с перепиской. Группируются в логической последовательности: первым помещается запрос, за ним - документ-ответ. 6. Документы личного дела. Формируются в дела согласно главе 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2. 7. Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц. Составляются в самостоятельные дела, систематизируются в хронологическом или алфавитном порядке. 8. Лицевые счета. Формируются в самостоятельные дела в пределах года, систематизируются по алфавиту фамилий. 9. Документы секретные. Группируются отдельно от остальных документов организации |
Обложка дела | |
| Реквизиты: - наименование вышестоящей организации; - наименование организации; - наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел; - индекс дела по номенклатуре дел; - заголовок дела; - год, в котором заводится дело; - срок хранения дела |
По окончании делопроизводственного года реквизиты обложки дела уточняются | ||
|
Внутренняя опись документов дела | |||
| В деле указываются порядковые номера документов, даты, индексы, названия и (или) заголовки, номера листов дела, на которых расположен каждый документ | |||
|
Заверительная надпись | |||
| Составляется на отдельном листе-заверителе дела и помещается в конце дела (тома, части). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа | |||
Е.Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела
Оформление обложек личных дел.
Г.Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»
Подготовка дел к передаче в архив.
Н.Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года
Завершение делопроизводственного года: практические аспекты.
Т.Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»
Формирование дел.
Оформление дел.
Е.Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела
Какие дела относятся к переходящим?
Допускается ли наклеивать на обложку дела лист бумаги с напечатанными на нем реквизитами обложки?
В связи с тем что срок действия трудовых договоров, заключенных в течение 1 календарного года, истекает в разное время, как правильно формировать в дела трудовые договоры (контракты) для передачи в архив?
Можно ли формы годовой статистической отчетности, составленные по данным бухгалтерского учета, а также аудиторское заключение по бухгалтерской (финансовой) отчетности (1-2 листа) формировать в одно дело с годовой бухгалтерской отчетностью или необходимо формировать их в отдельные дела?
В делопроизводстве организации все исходящие письма формируются в одно дело. Какой срок хранения следует установить этому делу - 3 года или 10 лет?
В делопроизводстве организации в одно дело сформированы все документы, имеющие отношение к заработной плате, которые по отдельности имеют различные сроки хранения. Следует ли разбивать данные документы по разным делам или можно объединить их в одно дело и установить максимальный срок хранения - 75 лет?
Какие документы в организации подлежат сброшюрованию? В каком порядке их необходимо сброшюровывать?
Какие документы подлежат подшивке?
 |
Справочно Подробно о завершении делопроизводственного года можно узнать из интернет-семинара. |
Форма обложки дела.
Форма внутренней описи документов дела.
Форма листа-заверителя дела.
Г.Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»
Внутренняя опись документов личного дела, завершенного делопроизводством (пример).
15.01.2016
Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»
Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»