Материал помещен в архив

Передаем дела в архив: топ-10 ответов по теме

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

27.03.2023

Как правило, в I квартале после окончания делопроизводственного года организации завершают формирование и оформление дел для передачи в архив. Что нужно знать об этом, рассмотрено в разделах:

Обратите внимание! Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут штраф до 30 БВ (ст.24.25 КоАП).

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. В структурных подразделениях организации - на руководителей этих подразделений.

Работники должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации (чч.1-3 п.7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

1. Какие НПА регламентируют передачу документов в архив организации

Требования к формированию и оформлению дел при их подготовке к передаче в архив, порядок передачи документов в архив организации и др., регламентируют:

✓ Инструкция № 4;

✓ Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143;

✓ Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20.

2. В какой архив передаются документы на хранение

Архивы государственных органов, иных организаций создают по решению руководителей этих госорганов, иных организаций.

Архив организации может создаваться в форме:

1) структурного подразделения;

2) объединенного архива (осуществляет прием документов нескольких организаций).

Дополнительно по теме • Алгоритм создания архива организации. • Архив: основные аспекты создания и организации его работы. • Всё по одной теме. Архив организации.

Обратите внимание! В организациях, в которых установление штатных должностей работников архива не предусмотрено, выполнение функций по осуществлению приема, хранения, учета и использования архивных документов возлагается на назначаемое руководителем организации лицо (п.9 Правил № 143).

Формы документов • Приказ о назначении лица, ответственного за архив (пример). • Приказ о возложении обязанностей по приему, хранению, учету и использованию архивных документов (пример). • Должностная инструкция секретарю (с включением обязанностей по приему, хранению, учету и использованию архивных документов, а также рекомендаций НЦЗПД) (пример).

Организация может являться источником комплектования госархива.

Дополнительно по теме • Как организации узнать, является ли она источником комплектования госархива?

Государственные органы, иные организации, ИП, представительства иностранных организаций могут передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы в госархивы, территориальные (городские или районные) архивы, иные организации на основании договора хранения (ч.5 ст.13 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

3. Какие документы подлежат передаче в архив организации

В архив необходимо передавать дела:

✓ постоянного хранения;

✓ временного (свыше 10 лет) хранения;

✓ по личному составу (ч.1 п.204 Инструкции № 4).

Передача и прием электронных документов, документов в электронном виде в архив организации определены гл.4 Правил № 20.

При подготовке дел к передаче на хранение в архив организации проводится экспертиза ценности документов (абз.2 п.51 Правил № 143).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Хранение документов в организации.

В результате проведения указанной экспертизы определяют перечень документов, необходимый для передачи в архив.

Экспертизу ценности документов проводят на основе Перечня № 140.

Также могут использоваться:

✓ перечни документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, иных госорганизаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения - ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения;

✓ перечни документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

Дополнительно по теме • Алгоритм подготовки дел к передаче на хранение в архив организации. • Необходимо ли сдавать в архив инвентаризационные описи по основным средствам, если в них содержатся объекты, которые будут существовать все время деятельности организации, то есть более 10 лет? • В каком году отнести к документам, завершенным делопроизводством, а также сдать в архив: годовую бухгалтерскую отчетность за 2021 год, составленную в I квартале 2022 г.; действующий Устав общества, утвержденный общим собранием акционеров от 04.01.2021? • В организации, являющейся источником комплектования государственного архива, созданы все условия для хранения электронных документов (наличие в организации системы электронного документооборота (СЭД), а также информационной системы архива организации (АИС)). Обязательно ли документы постоянного срока хранения, документы временного срока хранения (свыше 10 лет) и документы с отметкой ЭПК дублировать на бумажном носителе для сдачи в архив? • В 2023 году организация сдает в архив документы за 2021 год. Срок хранения документов по личному составу за 2021 год остается 75 лет, как в номенклатуре на 2021 год, или 55 лет по новой редакции Перечня № 140?

4. Что делать с документами, которые не подлежат передаче в архив

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению.

Дополнительно по теме • Алгоритм уничтожения документов и дел временного хранения и дел с истекшими сроками хранения.

Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом организации, по описям или по номенклатуре дел (п.205 Инструкции № 4).

В состав документов в электронном виде, хранящихся в архиве организации, по решению руководителя организации могут включаться документы в электронном виде временного (до 10 лет) хранения (п.9 Правил № 20).

С момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.

Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света (п.213 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Как нужно хранить дела временного (до 10 лет) хранения в структурных подразделениях? • Хранение бухгалтерских документов: 3 ответа на вопросы. • Трудовые договоры (контракты) и уведомления на продление: храним правильно.

Таким образом, документы временного (до 10 лет) хранения:

1) хранятся в структурных подразделениях по месту формирования до их уничтожения после истечения сроков временного хранения;

2) могут быть переданы в архив организации по решению руководителя.

5. В какой срок документы должны быть переданы на хранение в архив организации

Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством (ч.2 п.204 Инструкции № 4).

Так, документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за 2021 год в течение 2023 года передаются в архив организации.

Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством. Описи представляют в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (п.194 Инструкции № 4).

Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел несет руководитель структурного подразделения.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Архив организации. • Составление описей дел структурных подразделений организации.

6. Как формируют, оформляют дела для передачи их в архив организации

При передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняют работники структурных подразделений (ч.2 п.206 Инструкции № 4).

Таким образом, дела должны быть правильно сформированы и полностью оформлены для передачи их в архив.

Правила формирования дел определены в пп.170-172 Инструкции № 4.

Дополнительно по теме • Формирование дел в организации. • Формирование дел с приказами руководителя по личному составу. • В организации сформировано дело с перепиской по основной деятельности. Можно ли формировать в части это дело, например: дело 01-07. Часть 1. Переписка с клиентами по вопросам заключения договоров; дело 01-07. Часть 2. Переписка с клиентами о расторжении договоров? • Как правильно оформить передачу номенклатуры дел за прошлые годы в архив? • Какой порядок формирования в дело, хранения штатного расписания?

Полное оформление дел производится в соответствии с гл.13 Инструкции № 4.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Хранение документов в организации. • Алгоритм подготовки дел к передаче на хранение в архив организации. • Оформление дел в организации. • Внутренняя опись документов дела с приказами по основной деятельности состоит из нескольких листов, которые автоматически были пронумерованы в центре верхнего поля при выводе их на печать. Можно ли сохранить такую нумерацию листов внутренней описи или ее надо продублировать, проставляя номера листов вручную в правом верхнем углу?

7. Что делать при утрате документов (дел), ошибках до передачи их в архив организации

Работники организации несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно сообщается руководителю подразделения и в службу ДОУ (ч.4 п.7 Инструкции № 4).

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурное подразделение принимает меры по их розыску. Обнаруженные дела включают в опись.

Если поиск оказался безрезультатным, то на отсутствующие дела составляют справку с изложением причин их отсутствия. Справка подписывается руководителем структурного подразделения (работником, ответственным за соответствующее направление деятельности или выполнение функций) и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив организации (ч.2 п.195 Инструкции № 4).

Формы документов • Справка об утрате дела (личные карточки уволенных работников) (пример).

Дополнительно по теме • Как правильно подшить копию в дело, если подлинник документа утерян? Нужно ли ее заверять у юристов? Описывать в листе-заверителе дела? • При подготовке дел к передаче в архив обнаружилось, что: - утеряно одно дело; - отсутствуют документы (из 20 протоколов утеряно 3) в другом деле. Как следует поступить в данном случае? Должны ли быть оформлены какие-либо справки или записи во внутренней описи или в листе-заверителе дела? • При подготовке к передаче в архив дела с приказами по основной деятельности постоянного срока хранения обнаружилось, что несколько из них являются приказами по административно-хозяйственным вопросам, срок хранения которых составляет 3 года после проведения проверки соблюдения налогового законодательства. Надо ли изымать данные приказы из дела, так как нет необходимости хранить их постоянно? • В 2023 году при формировании описи дел (договора уступки) за 2021 год обнаружилось задвоение номеров договоров в журнале регистрации договоров: № 182 от 02.02.2021 Иванова А.А.; № 182 от 02.02.2021 Сидорова А.А. Как поступить в данной ситуации?

Лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством.

Справочно Правовое регулирование отношений в сфере дисциплинарной ответственности определяет гл.14 ТК.

Формы документов • Лист-заверитель дела (утрата подлинника) (пример). • Лист-заверитель дела (ошибка нумерации договоров) (пример). • Внутренняя опись документов дела с приказами по основной деятельности (утрата подлинника) (пример).

8. По каким документам передают дела в архив организации

Передают дела в архив организации по описям дел структурных подразделений (ч.3 п.204 Инструкции № 4).

Описи дел структурных подразделений имеют номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляют буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения - «в» (п.197 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Составление описей дел структурных подразделений организации. • Как правильно пронумеровать сводные описи дел при сдаче документов в архив, если в организации уже есть утвержденные директором ранее при сдаче документов в архив сводные описи № 1, № 2лс и № 3в? • В организации было две описи до изменения сроков хранения в Перечне № 140 (27.10.2022): опись дел постоянного хранения (№ 1) и опись дел по личному составу (№ 2). С 27.10.2022 будут опись дел по личному составу (№ 2) и опись дел временного (свыше 10 лет) хранения. Нумерация описи дел временного (свыше 10 лет) хранения будет 3в или она должна начинаться с 1, 2, 3? Что делать с описью дел постоянного хранения (№ 1)? • Что делать с описями дел постоянного срока хранения, с историко-архивными справками (с 1998 по 2020 годы), которые ранее до 27.10.2022 (внесение изменений в Перечень № 140) хранились постоянно? Как эти описи вести (хранить, закончить)?

Дела передаются в архив организации по графику. График составляет заведующий архивом (лицо, ответственное за архив), затем он согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации (ч.1 п.206 Инструкции № 4).

Формы документов • Опись дел в делопроизводстве: каталог форм. • Лист-заверитель дела: каталог форм. • График приема дел в архив организации (пример).

Дополнительно по теме • Передача дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, в архив организации производится на основании распоряжения директора или достаточно докладной записки? • Как оформляется график передачи дел в архив? В какой форме необходимо указать сроки передачи дел на архивное хранение?

9. Как передавать дела в архив организации

Дела передаются в архив организации в присутствии работника структурного подразделения.

В обоих экземплярах описи дел структурного подразделения в графе «примечание» каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии или отсутствии дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются:

✓ количество фактически принятых в архив дел;

✓ дата приема-передачи дел;

✓ наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела (ч.3 п.206 Инструкции № 4).

Порядок передачи документов в электронном виде в архив организации установлен в гл.4 Правил № 20.

Дополнительно по теме • Кто должен оформлять заверительную надпись при передаче документов в ведомственный архив организации: работники структурных подразделений, ответственные за передачу дел в архив, либо заведующий архивом в организации?

10. Что надо знать о передаче дел в архив при ликвидации организации

Обратите внимание! Все работы, связанные с подготовкой и передачей на хранение документов ликвидированной организации, выполняются за счет средств этой организации (ч.2 п.362 Правил № 143).

При ликвидации организаций:

1) являющихся источниками комплектования госархивов, их документы Национального архивного фонда передаются в соответствующие госархивы, а документы с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, передаются в территориальные (городские или районные) архивы или архивы вышестоящих организаций (архивы учредителей (участников);

2) не являющихся источниками комплектования госархивов, прекращении деятельности ИП их документы передаются в территориальные (городские или районные) архивы или архивы вышестоящих организаций (архивы учредителей (участников) (чч.1, 2 п.358 Правил № 143).

Перечень областных и зональных государственных архивов, а также обслуживаемые ими зоны (административно-территориальные единицы) утв. постановлением Совмина от 20.03.2012 № 243.

Контактные данные государственных архивных учреждений можно найти здесь.

Передача на хранение в территориальный (городской или районный) архив или в архив вышестоящей организации (учредителя (участника)) документов ликвидированной организации оформляется актом (п.361 Правил № 143).

Дополнительно по теме • Что делать с документами, образовавшимися в процессе деятельности акционерного общества, если оно ликвидируется? • Всё по одной теме. Архив организации. • Тест «Подготовка и передача дел на бумажных носителях в архив организации». • Розыск отсутствующих документов и подготовка документов к передаче в архив: советы специалиста.

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.