Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Делопроизводственный год - 2025: 5 важных моментов

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

03.01.2025

Завершаем дела ушедшего делопроизводственного 2024 года и начинаем новый делопроизводственный год.

Для перехода к разделам материала нажмите кнопку в инфографике.

Регистрируем входящие, исходящие и внутренние документы

Порядок регистрации

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние:

• документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.122.1 п.122 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь;

• электронные документы, требующие учета и исполнения (п.40 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19).

Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) и утверждаемый руководителем организации (подп.122.2 п.122 Инструкции № 4).

Документы в электронном виде подлежат регистрации в соответствии с требованиями п.122 Инструкции № 4 (п.212 Инструкции № 4).

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации осуществляется:

• централизованно в службе ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), за исключением случаев, указанных в подп.122.4 п.122 Инструкции № 4;

• децентрализованно - при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) (подп.122.3, 122.4 п.122 Инструкции № 4).

Обратите внимание! Документы, зарегистрированные в службе ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), не подлежат повторной регистрации в структурных подразделениях (подп.123.11 п.123 Инструкции № 4).

Входящие, исходящие, внутренние документы должны быть зарегистрированы в день поступления, в день их подписания или не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания, после их подписания (утверждения) соответственно (подп.123.7 п.123, подп.124.10 п.124, подп.125.1 п.125 Инструкции № 4).

Документы, поступившие в организацию в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день.

Отдельные виды документов

При регистрации некоторых видов документов следует руководствоваться нормами не только Инструкции № 4, но и иных НПА.

Документы, которые регистрируются отдельно, см. здесь.

Формы регистрации

Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в ЛПА (подп.122.9 п.122 Инструкции № 4).

Справочно Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции № 4 (ч.1 п.4 Инструкции № 4).

Для обязательных реквизитов регистрационно-контрольной карточки (РКК) подп.122.6 п.122 Инструкции № 4 устанавливаются правила заполнения.

В организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год) входящие, исходящие и внутренние документы допускается регистрировать в журналах регистрации документов.

Графы, которые должны содержать журналы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, определены подп.122.8 п.122 Инструкции № 4.

При необходимости в журналах регистрации документов могут быть предусмотрены дополнительные графы, в том числе «Расписка в получении», «Вид документа», «Срок получения ответа».

Дополнительно по теме • Журнал в делопроизводстве: каталог форм.

Допускается ведение учетно-регистрационных форм в электронном виде без необходимости их распечатывания на бумажном носителе в конце года с учетом следующего.

Учетно-регистрационные данные о документах в электронном виде и связи между ними и самими документами сохраняются в неизменном и доступном для воспроизведения и восприятия человеком виде с момента создания или получения до передачи в архив организации или уничтожения документов в электронном виде. При передаче документов в электронном виде внутри организации или при отправке за пределы организации вместе с ними передаются их учетно-регистрационные данные (п.213 Инструкции № 4).

Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, за исключением документов с отметкой «ЭПК», хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если автоматизированная система документационного обеспечения управления (АС ДОУ), иная информационная система организации обеспечивают их целостность в течение установленных сроков хранения (п.225 Инструкции № 4).

Срок хранения регистрационно-контрольных форм регистрации установлен:

• для постановлений, приказов, распоряжений, решений - п.122 Перечня № 140 (зависит от графы Перечня № 140);

• входящих, исходящих и внутренних документов - 3 года (п.123 Перечня № 140).

Таким образом, можно не распечатывать регистрационно-контрольные формы регистрации со сроком хранения до 10 лет при условии, что АС ДОУ, иная информационная система организации обеспечивают их целостность в течение установленных сроков хранения.

Хранение документов в электронном виде постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения без бумажных аналогов допускается в случае, если:

✓ документы в электронном виде созданы или получены в формате Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2);

✓ АС ДОУ, иная информационная система позволяют формировать электронные дела в соответствии с требованиями гл.8 Инструкции № 19;

✓ АС ДОУ, иная информационная система позволяют передавать электронные дела в архив организации в соответствии с требованиями гл.10 Инструкции № 19 и гл.4 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143;

✓ информационная система архива организации соответствует требованиям Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20 (п.227 Инструкции № 4).

Регистрационный индекс

При регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел организации в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (подп.123.7 п.123, подп.124.3 п.124, подп.125.3 п.125 Инструкции № 4).

Обратите внимание! Регистрация документов осуществляется в пределах делопроизводственного года (подп.123.7 п.123, подп.124.3 п.124, подп.125.3 п.125 Инструкции № 4). Исключение составляют личные дела, нумерацию которых целесообразно продолжать.

Дополнительно по теме • Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов. • Журналы регистрации документов: 5 ответов на вопросы. • Всё по одной теме. Организация работы с документами. • Приказы об оказании материальной и (или) иной помощи: нюансы установления сроков хранения. • Можно ли вести журналы регистрации приказов по личному составу, по основной деятельности, по предоставлению отпусков в обычной тетради в 12 листов? • Какой литерой обозначить приказ «О предоставлении займа от организации в пользу управляющего (ИП)»: «ОД», «АХД» или без литеры? • Необходимо ли вести журнал выдачи доверенностей на представление интересов организации? Есть ли типовая форма такого журнала? Если нет, то в какой форме его вести? Можно ли в электронном виде? Обязательно ли указывать в журнале, какие интересы передоверяются? Утверждается ли журнал в номенклатуре дел?

Для закрепления знаний пройдите тест.

Оформляем дела

Требования к оформлению обложек дел установлены в гл.14 Инструкции № 4.

Отдельные требования установлены к оформлению:

• обложек дел с научно-технической документацией (Правила работы с научно-технической документацией в организациях, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 06.11.2003 № 38);

• дел, образующихся в нотариальном делопроизводстве (Правила нотариального делопроизводства, утв. постановлением Минюста от 26.10.2006 № 64);

• обложек личных дел (Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29);

• обложек личных дел государственных гражданских служащих (Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих, утв. постановлением Минюста от 31.08.2022 № 121).

Форма обложки дела приведена в приложении 8 к Инструкции № 4.

Дела оформляют работники структурных подразделений, в которых дела формируются или были сформированы. В бесструктурных организациях дела оформляют работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации (ч.2 п.161 Инструкции № 4).

Обратите внимание! Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения (ч.2 п.154 Инструкции № 4).

Заголовки дел см. здесь.

Дополнительно по теме • Обложка дела: каталог форм.

Обратите внимание! В случае нарушения установленных правил формирования и оформления дел все выявленные недостатки должны быть устранены (п.10 Методических рекомендаций по оформлению обложек дел, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 04.01.2024 № 2).

Дополнительно по теме • Обложка дела: особенности оформления. • Всё по одной теме. Организация работы с документами.

Для закрепления знаний пройдите тест.

Проверяем формирование дел

Дела с документами делопроизводственного 2024 года должны быть сформированы, за исключением переходящих, личных и судебных дел.

Обратите внимание! Организации, которые прекратили ведение личных дел в 2024 году согласно Инструкции № 29, также проверяют формирование личных дел работников, подлежащих передаче в архив.

Дополнительно по теме • Прекращение ведения личных дел работников в негосударственной организации и подготовка их к передаче в архив организации: формы документов.

Документы формируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство, или лицами, ответственными за формирование соответствующих дел. В бесструктурных организациях формирование дел осуществляют работник, выполняющий функции службы ДОУ в организации, или работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации (ч.1 п.152 Инструкции № 4).

Группируются в отдельные дела документы:

• постоянного хранения;

• временного (свыше 10 лет) хранения;

• временного (до 10 лет) хранения (ч.2 п.154 Инструкции № 4).

Справочно Порядок формирования электронных дел определен гл.8 Инструкции № 19.

Порядок систематизации дел предусмотрен п.156 Инструкции № 4.

Объем дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п.155 Инструкции № 4).

Документы группируются в дела согласно отметкам об исполнении документов и направлении его в дело. При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении документа и направлении его в дело и других необходимых реквизитов документов (п.153 Инструкции № 4).

Правила формирования дел см. здесь.

В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры (ч.3 п.154 Инструкции № 4).

Об отсутствии документов и дел, ошибках см. здесь.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Организация работы с документами. • Переписка по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам: формирование дел и отражение в номенклатуре дел. • Административные процедуры: формирование и хранение дел с документами по их осуществлению. • Необходимо ли проставлять реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» на приказах по личному составу (например, приказ о предоставлении трудового отпуска), если они изданы на основании заявления работника (на заявлении работника на отпуск проставляется отметка)? Как быть с приказом? • Можно при оформлении приказов по личному составу (литера К) в архив оставить в деле вместе с приказами заявления на социальный отпуск, учитывая их немногочисленность (5-6 заявлений за производственный год)? • Можно ли подшивать в одно дело приказы по служебным командировкам в пределах Республики Беларусь и документы к ним (докладные, задания на служебные командировки), так как у них одинаковый срок хранения по Перечню № 140? • Как хранить в организации ЛПА, разработанные различными структурными подразделениями, если они утверждаются приказом руководителя: вместе с приказами или в отдельном деле? • Организация ведет и хранит переписку по административно-хозяйственной и основной деятельности в одном деле. Сроки хранения по административно-хозяйственной и основной деятельности отличаются, но документооборот небольшой. Может ли ЭК организации продлить срок хранения переписки по административно-хозяйственной деятельности, чтобы и далее вести и хранить ее совместно с перепиской по основной деятельности?

Для закрепления знаний пройдите тест.

Оформляем итоговую запись к номенклатуре дел за 2024 год

На 1 января 2025 г. номенклатура дел организации уже должна быть составлена (ч.2 п.137 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Номенклатура дел - 2025: составляем правильно. • Составление номенклатуры дел на 2025 год. • Всё по одной теме. Номенклатура дел организации.

С 01.07.2024 форма шапки итоговой записи о категориях и количестве дел, заведенных в году, скорректирована (приложение 5 к Инструкции № 4):

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ
о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году
в ___________________________________________

(наименование организации)

По окончании делопроизводственного года службой ДОУ организации (лицом, ответственным за ДОУ) на отдельном листе составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 5 к Инструкции № 4. Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел помещается в конце номенклатуры дел организации.

Номенклатура дел формируется в дело вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел номенклатуры дел организации, передаются в архив организации. Отметка «Итоговые сведения переданы в архив организации» подписывается и датируется лицом, передавшим сведения (п.151 Инструкции № 4).

Передаем дела в архив

Подлежат передаче в архив дела:

• постоянного;

• временного (свыше 10 лет) хранения;

• по личному составу (ч.1 п.184 Инструкции № 4).

Обратите внимание! Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению (п.185 Инструкции № 4).

Дела временного (до 10 лет) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи документов дела и заверительные надписи не составляются (п.171 Инструкции № 4).

Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив организации осуществляется по согласованию с архивом организации по описям дел структурных подразделений или по номенклатуре дел организации (п.185 Инструкции № 4).

Справочно Передача и прием электронных документов, документов в электронном виде в архив организации определены гл.4 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20 (п.187 Инструкции № 4).

Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством (ч.2 п.184 Инструкции № 4).

Так, дела за 2023 год должны быть обязательно переданы в архив в 2025 году.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Хранение документов в организации. • Нужно ли составлять внутреннюю опись документов дела с должностными инструкциями, которые утратили свое действие (в связи с увольнением работника, переводом и т. д.), для передачи их в архив? Когда составлять такую опись?

Передают дела в архив организации по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями гл.15 Инструкции № 4 (ч.3 п.184 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Опись дел в делопроизводстве: каталог форм.

При наличии структурных подразделений дела передаются в архив организации по графику приема дел в архив организации.

При передаче дел в архиве организации проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений (чч.1, 2 п.186 Инструкции № 4).

Для закрепления знаний пройдите тест.

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»