Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
Начинаем делопроизводственный 2024 год: 5 важных шагов
08.01.2024
Закончился 2023-й делопроизводственный год. Напомним, что предпринять, чтобы не упустить основные моменты 2024-го делопроизводственного года и завершить дела уходящего года.
Для перехода к материалам - нажмите кнопку в инфографике.
Шаг 1. Зарегистрируйте входящие, исходящие и внутренние документы
Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь. |
Нерегистрируемые документы включают в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждает организация.
 |
Дополнительно по теме • Необходимо ли регистрировать входящие письма рекламного характера, предложения о сотрудничестве, приглашения на семинары, тренинги и т. д., если они имеют исходящий номер и дату? Нужно ли хранить такие письма или их можно уничтожить? |
Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в ЛПА (подп.139.10 п.139 Инструкции № 4).
|
|
Дополнительно по теме • Журнал в делопроизводстве: каталог форм. |
Допускается ведение определенных учетно-регистрационных форм в электронном виде без необходимости их распечатывания на бумажном носителе в конце года.
|
|
Дополнительно по теме • Журналы регистрации в электронном виде: надо ли их распечатывать для хранения. |
При регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности, а также другими поисковыми признаками (подп.139.11 п.139 Инструкции № 4).
Документы, которые регистрируются отдельно, см. здесь.
 |
Обратите внимание! Регистрация документов осуществляется в пределах делопроизводственного года (подп.140.7 п.140, подп.141.3 п.141, подп.142.4 п.142 Инструкции № 4). Исключение составляют личные дела, нумерацию которых целесообразно продолжать. |
|
|
Дополнительно по теме • Регистрация и исполнение внутренних документов организации. • Дата входящего документа: разбираем ситуацию. • Обязательно ли вести журнал регистрации инструкций по охране труда? • Как организовать регистрацию документов, имеющих гриф «для служебного пользования», таких как техническое задание (ТЗ), тактико-техническое задание (ТТЗ), методики и прочая документация по ОКР, НИР? Где ставить регистрационный номер на ТЗ и нужно ли? • Какой документ регулирует в законодательстве обязательную регистрацию входящих хозяйственных договоров? • В филиале открыли цех. Планируется издавать большое количество приказов по этой линии. Можно ли завести отдельную папку для таких приказов и регистрировать их с присвоением буквы, например: оц - основная деятельность, цех? • Нужно ли нанимателю регистрировать заявление о назначении пенсии? • Необходимо ли регистрировать в организации докладные записки? |
Для закрепления знаний пройдите тест.
Шаг 2. Оформите дела
| Оформление дел | ||||||
|
|
| |||||
|
частичное |
полное | |||||
|
|
| |||||
|
все дела при их заведении в делопроизводстве |
дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, после их завершения делопроизводством | |||||
|
|
| |||||
| оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел (п.182 Инструкции № 4) | - систематизация документов дела; - подшивка или переплет дела; - нумерация листов в деле; - составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных п.186 Инструкции № 4); - составление листа-заверителя дела; - оформление и уточнение реквизитов обложки дела (п.183 Инструкции № 4) | |||||
Дела оформляют работники структурных подразделений, в которых дела формируются или были сформированы. В бесструктурных организациях дела оформляют работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации (ч.2 п.180 Инструкции № 4).
Заголовки дел см. здесь.
|
|
Дополнительно по теме • Обложка дела: каталог форм. |
|
|
Обратите внимание! В случае нарушения установленных правил формирования и оформления дел все выявленные недостатки должны быть устранены (подп.1.5.2 п.1 Методических рекомендаций по оформлению обложек дел, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 18.11.2013 № 53).
От редакции «Бизнес-Инфо» С 4 января 2024 г. действуют Методические рекомендации по оформлению обложек дел, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 04.01.2024 № 2. |
|
|
Дополнительно по теме • Оформление дел с приказами по личному составу. • Формирование и оформление дел с приказами по основной деятельности. |
Для закрепления знаний пройдите тест.
Шаг 3. Проверьте формирование дел
Дела за 2023 год должны быть сформированы, за исключением переходящих, личных и судебных дел.
Документы формируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В бесструктурных организациях формирование дел осуществляют лицо, выполняющее функции службы ДОУ в организации, и работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации (ч.2 п.168 Инструкции № 4).
Группируются в отдельные дела документы:
• постоянного хранения;
• временного (свыше 10 лет) хранения;
• и временного (до 10 лет) хранения (ч.2 п.170 Инструкции № 4).
 |
Справочно Порядок формирования электронных дел определен гл.8 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19. |
Порядок систематизации дел - п.172 Инструкции № 4.
Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п.171 Инструкции № 4).
|
|
Дополнительно по теме • Допускается ли в дело 55-летнего срока хранения подшить 304 листа? |
Документы группируются в дела согласно отметкам об исполнении документов «В дело №». При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов (п.169 Инструкции № 4).
Правила формирования дел см. здесь.
В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры (ч.3 п.170 Инструкции № 4).
|
|
Дополнительно по теме • Формирование дел с приказами по личному составу. • Формирование дел в организации. • Где должен храниться акт выполненных работ к договору подряда, оказания услуг между юрлицом и физлицом? Нужно ли копию прикладывать к самому договору? • Какой порядок формирования в дело, хранения штатного расписания? • В организации сформировано дело «Документы, послужившие основанием для назначения пособия на детей до 3 лет (заявление, справки, копии свидетельства о рождении, о браке и т. д.)». Какими будут даты начала и окончания этого дела при сдаче в архив: дата заявления или дата прекращения выплат? • В организации сформировано дело «Документы к договорам гражданско-правового характера с гражданами на выполнение работ (оказание услуг)». Можно ли формировать дело в части по видам документов, например: акты сдачи-приемки работ по договорам гражданско-правового характера с гражданами, акты передачи права (часть 1); протоколы согласования цены (часть 2) и др.? • Можно ли формы годовой статистической отчетности, составленные по данным бухгалтерского учета, а также аудиторское заключение по бухгалтерской (финансовой) отчетности (один-два листа) формировать в одно дело с годовой бухгалтерской отчетностью, или необходимо формировать их в отдельные дела? • Как правильно оформить обложку дела с лицевыми счетами для передачи в архив: если полное наименование организации полностью включает в себя наименование вышестоящей, то наименования дублировать? Например: Транспортное предприятие «Восток», Автобаза транспортного предприятия «Восток», г. Иваново, или достаточно полного наименования предприятия? • В организации сформировано дело с перепиской по основной деятельности. Можно ли формировать в части это дело, например: дело 01-07. Часть 1. Переписка с клиентами по вопросам заключения договоров; дело 01-07. Часть 2. Переписка с клиентами о расторжении договоров? • Какие приказы могут храниться в одной папке? Как они нумеруются? • Что должно храниться в папке дела «Справочная информация, документы по воинскому учету и бронированию военнообязанных»? • Необходимо ли оригиналы должностных инструкций сшивать скобами, пробивать отверстия для папок? Как их правильно хранить? |
Для закрепления знаний пройдите тест.
Шаг 4. Оформите итоговую запись к сводной номенклатуре дел за 2023 год
На 1 января 2024 г. сводная номенклатура дел организации уже должна быть составлена (ч.2 п.153 Инструкции № 4).
В итоговой записи отдельно указываем количество дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, из них:
• на бумажном носителе;
• электронных дел;
• гибридных дел;
• информационных ресурсов.
Она составляется службой ДОУ в конце сводной номенклатуры дел по форме приложения 12 к Инструкции № 4, заверяется руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за ведение делопроизводства в организации.
|
|
Дополнительно по теме • Итоговая запись к номенклатуре дел организации: 3 ответа на вопросы. • Оформление итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел к номенклатуре дел. • Номенклатура дел организации. • Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в организации в 2023 году (пример). |
Номенклатура дел формируется в дело вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел.
Сведения, внесенные в итоговую запись, обязательно передаются в архив организации (лицу, ответственному за архив) (п.167 Инструкции № 4).
Шаг 5. Подготовьте и передайте дела в архив
Подлежат передаче в архив дела:
• постоянного;
• временного (свыше 10 лет) хранения;
• по личному составу (ч.1 п.204 Инструкции № 4).
|
|
Справочно Передача и прием электронных документов, документов в электронном виде в архив организации определены гл.4 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20. |
Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством (ч.2 п.204 Инструкции № 4).
|
|
Дополнительно по теме • Инструкция по подготовке дел к передаче в архив: нюансы разработки. • Розыск отсутствующих документов и подготовка документов к передаче в архив: советы специалиста. • Хранение документов в организации. • В процессе делопроизводства в лицевой счет вместе с расчетными листками вклеены расчеты отпусков и копии приказов по личному составу. При проведении обработки документов для передачи в архив из лицевых счетов вышеуказанные расчеты и копии нужно изъять или можно оставить? Если оставлять, то нумеровать все или только карточку лицевого счета и расчетные листки? • Как оформляется график передачи дел в архив организации? В какой форме указываются сроки передачи дел на архивное хранение? • Как оформить передачу номенклатуры дел за прошлые годы в архив? |
Передают дела в архив организации по описям дел структурных подразделений (п.202 Инструкции № 4).
|
|
Дополнительно по теме • Опись дел в делопроизводстве: каталог форм. |
Для закрепления знаний пройдите тест.
Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»