Материал помещен в архив

Номенклатура дел - 2024: как составить без ошибок

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

04.12.2023

В IV квартале 2023 г. организации составляют номенклатуру дел на 2024 год. Эту тему наши пользователи активно обсуждали в Сообществе. Мы проанализировали вопросы и ответы и в этом материале приводим основные ошибки при составлении номенклатуры. Изучите их и составьте свою номенклатуру без ошибок.

Дополнительно по теме • Номенклатура дел организации: что учесть при составлении.

Ошибка 1. Номенклатура дел составляется один раз и, если ничего не поменялось, то можно ей пользоваться несколько лет

Неверно.

Номенклатура дел организации составляется в каждой организации ежегодно независимо от формы ее собственности (пп.152, 153 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Обсуждение темы в Сообществе см. здесь.

Ошибка 2. Номенклатура дел составляется сразу на несколько лет

Нет.

Сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией (ЭК) или ЦЭК организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена.

Обсуждение темы в Сообществе см. здесь.

Ошибка 3. Номенклатуру составляет в организации кадровик или юрисконсульт

Не совсем так.

Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 10 к Инструкции № 4 (ч.1 п.153 Инструкции № 4).

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ДОУ в данном подразделении, или иным лицом, определенным руководителем организации или структурного подразделения.

В ходе составления номенклатуры дел структурного подразделения работники службы ДОУ и архива организации оказывают необходимую консультативно-методическую помощь (п.13 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 01.07.2020 № 23).

Дополнительно по теме • Номенклатура дел: участие архива при ее составлении. • К какому разделу (отделу) отнести документы по номенклатуре дел: 4 ответа на вопросы.

Обсуждение темы в Сообществе см. здесь.

Ошибка 4. Образец номенклатуры дел в сельскохозяйственной организации иной, чем в других организациях

Нет.

Сводная номенклатура дел составляется по форме согласно приложению 10 к Инструкции № 4 (ч.1 п.153 Инструкции № 4).

Справочно Инструкция № 4 устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (п.1 Инструкции № 4).

Однако отраслевая особенность составления номенклатуры дел предусматривает также определенную совокупность документов - специальную документацию, которая подлежит учету, хранению. Срок хранения такой документации зачастую устанавливается ведомственными перечнями, перечнями документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения.

Обратите внимание! После вступления в силу новой редакции Перечня № 140 ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения требуют соответствующей корректировки. Приведение ведомственных перечней в соответствие с Перечнем № 140 занимает определенный промежуток времени. До этого при наличии противоречий между ними и новой редакцией Перечня № 140 следует руководствоваться нормами новой редакции Перечня № 140.

Дополнительно по теме • В Перечне № 140 отсутствуют документы, которые есть в ведомственном перечне документов, уст. приказом Минкультуры от 24.05.2012 № 94. Чем руководствоваться в данный момент? Определение сроков хранения документов см. здесь.

В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия НПА, ЛПА, использованных при определении сроков хранения дел (п.166 Инструкции № 4).

Если при составлении номенклатуры дел организация использовала несколько перечней (например, Перечень № 140 и ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения), необходимо указывать оба перечня.

В этом случае при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения включенных в нее дел ссылки на пункты (статьи) соответствующих перечней, установленных НПА, оформляются с использованием знаков «*», «**» и т. п. (п.57 Методических рекомендаций № 23).

Обсуждение темы в Сообществе см. здесь.

Дополнительно по теме • Номенклатура дел организаций сельского хозяйства: особенность составления. • Номенклатура дел в учреждении образования: особенности разработки, согласование и утверждение. • Номенклатура дел в учреждении образования: оформление итоговой записи, хранение, внесение изменений. • Всё по одной теме. Номенклатура дел организации.

Формы документов • Номенклатура дел учреждения образования (колледж), являющегося источником комплектования госархива (пример). • Выписка из номенклатуры дел (главный зоотехник) (пример).

Ошибка 5. Номенклатуру дел не обязательно согласовывать с госархивом 1 раз в 5 лет

Неверно.

Номенклатура дел организации, являющейся источником комплектования госархива, согласовывается с соответствующим госархивом 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования (ч.1 п.155 Инструкции № 4).

Сводная номенклатура дел согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией (ЭК) или ЦЭК организации (ч.1 п.153 Инструкции № 4).

Справочно В организации, в которой установление штатных должностей служащих работников архива не предусмотрено, выполнение функций по осуществлению приема, хранения, учета и использования архивных документов возлагается на назначаемое приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации лицо (далее - лицо, ответственное за архив) (п.9 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

Обсуждение темы в Сообществе см. здесь.

Дополнительно по теме • Ранее номенклатура дел была согласована с вышестоящей организацией (организация не является источником комплектования архива). Можно ли изменять пункты, заголовки в согласованной номенклатуре дел, добавлять (исключать) разделы? Необходимо ли эти изменения отражать в протоколах экспертной комиссии (ЭК) либо следует изложить номенклатуру дел в новой редакции, утвердив ее у директора организации?

Ошибка 6. В номенклатуру не включаются статотчеты организации (1-жкх, 2-т, 6-т, 12-т, 4-ис, 1-ис и др.), если они физически ни на бумаге, ни в электронном виде не формируются, а заполняются на порталах и подписываются ЭЦП ответственного лица

Обязательно включать и хранить в течение нормативно установленного срока.

В номенклатуру дел организации включаются все дела, заводимые в организации, постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения (пп.152, 161 Инструкции № 4).

Обсуждение темы в Сообществе см. здесь.

Дополнительно по теме • Можно ли формы годовой статистической отчетности, составленные по данным бухгалтерского учета, а также аудиторское заключение по бухгалтерской (финансовой) отчетности (один-два листа) формировать в одно дело с годовой бухгалтерской отчетностью, или необходимо формировать их в отдельные дела? • Включение дел комиссий в номенклатуру дел организации: 3 ответа на вопросы. • Включение документов в номенклатуру дел организации: 3 ответа на вопросы

Ошибка 7. Неверное составление заголовков номенклатуры дел

1. В отделе собирается множество листов ознакомления с различными приказами, распоряжениями. Как грамотно назвать дело в номенклатуре, в котором будут формироваться такие листы ознакомления?

Листы ознакомления с ЛПА, приказами и так далее хранятся вместе с документами, к которым они относятся.

Отметка об ознакомлении с распорядительным документом оформляется ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа либо на его оборотной стороне либо на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к распорядительному документу (ч.13 п.99 Инструкции № 4).

Обсуждение темы в Сообществе см. здесь.

2. Можно ли в номенклатуре дел прописать один заголовок несколько раз, но в каждом будет название другого филиала, например «Перемещение ТМЦ г. Минск» и «Перемещение ТМЦ филиалы (не в Минске)»?

Можно. Однако верный заголовок «Документы о перемещении товарно-материальных ценностей в ____ (товарные накладные, карточки учета и др.)».

Обсуждение темы в Сообществе см. здесь.

3. Можно ли объединить документы, хранимые в папке, согласно п.73 Перечня № 140 (документы, представляемые в судебные органы (исковые заявления, претензии, акты, протоколы, переписка и др.) и п.74 Перечня № 140 (копии решений, приговоров, частных определений, постановлений и др.) и обозначить как исковое/приказное производство? Сложилась такая практика, что хранятся судебные дела по должникам целиком, все документы и в том числе и решения суда, заявления в ОПИ.

Можно. Возможный заголовок дела: «Документы по исковым (приказным) производствам (исковые заявления, копии решений, переписка и др.)».

Обсуждение темы в Сообществе см. здесь.

Примеры составления заголовков в номенклатуре дел.

Дополнительно по теме • Составление заголовков дел в номенклатуре дел организации. • Можно ли под один номер сформировать по номенклатуре дел документы, представляемые в судебные органы (исковые (приказные) заявления, претензии, акты, протоколы, переписка и др.)? • В какую папку включить и какой срок хранения установить служебным расследованиям на госпредприятии по номенклатуре дел? • В какую папку включить и какой срок хранения установить требованиям кредитора на госпредприятии по номенклатуре дел? • Какой срок хранения по номенклатуре дел следующих документов: судебные приказы, определения о судебном приказе, заявления в ОПИ, постановления о возбуждении, прекращении исполнительного производства и др.? • Если в отношении госпредприятия ведется административный процесс (протоколы, повестки, запросы, переписка и другое с органами, ведущими административный процесс), то такие документы у госпредприятия в какой папке должны храниться по номенклатуре дел согласно Перечню № 140? • Можно ли предусмотреть разные дела по одному виду документов в номенклатуре дел? Например, на акты выполненных работ будет 2 дела, поскольку у одного контрагента много документов, хотим хранить отдельно. Это все на усмотрение организации? Как тогда присваивать название таким делам, указывать в конце наименование контрагента?

Ошибка 8. Неверные срок хранения дела и номера пунктов по перечню (графа 4 номенклатуры дел)

В графе 4 номенклатуры дел указываются сроки хранения дел, номера пунктов согласно НПА, ЛПА, устанавливающим перечень типовых документов с указанием сроков хранения (Перечень № 140) и (или) перечни документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, с указанием сроков хранения (ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения), а также перечни документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения (перечни документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения).

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию со структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов или госархивами (для организаций, являющихся источниками комплектования госархивов), ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций) (чч.1, 2 подп.165.4 п.165 Инструкции № 4).

Справочно ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации. Решение ЦЭК (ЭК) может оформляться также приказом (распоряжением) руководителя организации (п.57 Правил № 143).

Дополнительно по теме • В последней редакции Перечня № 140 стоит прочерк в п.143 (сводные описи (годовые разделы сводных описей) дел постоянного хранения) граф 4 и 5. Это значит, что указанные документы не хранятся? • Сроки хранения документов: перечень аналитических материалов по теме. • Срок хранения документа установлен в ЛПА организации. Можно ли его указать в графе 4 номенклатуры дел?

Ошибка 9. Копии документов по номенклатуре дел хранятся 3 года

Перечень № 140 не устанавливает сроки хранения дел с копиями документов.

Дела с копиями документов, подлинники (первые экземпляры) которых имеют:

• временный (до 10 лет) срок хранения, хранятся до минования надобности, но, как правило, не менее чем до уничтожения подлинников в установленном порядке;

• постоянный, временный (свыше 10 лет) срок хранения или по личному составу, хранятся не менее 3 лет (до включения подлинников (первых экземпляров) документов в описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу (п.57 Методических рекомендаций № 23).

Таким образом, для дел с копиями документов в графе 4 номенклатуры дел указывается соответствующий срок хранения (подп.165.4 п.165 Инструкции № 4) и дается ссылка на пункт перечня документов с указанием сроков хранения или иного НПА, в котором определен срок хранения подлинников (первых экземпляров) этих документов.

Обсуждение темы в Сообществе см. здесь.

Дополнительно по теме • Дела с копиями документов: отражаем правильно в номенклатуре дел. • В отделе по нормированию труда есть копии технологических маршрутов технологического отдела. Нужно ли включать название папки с технологическими маршрутами в номенклатуру дел отдела по нормированию труда?

Ошибка 10. Выписка из номенклатуры дел утверждается руководителем организации, заверяется ее каждый лист

Нет. Руководитель утверждает номенклатуру дел, а не выписку из нее. Выписка заверяется уполномоченным лицом. Каждый лист не заверяется.

После утверждения номенклатуры дел организации из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях (п.157 Инструкции № 4).

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения (ч.5 п.64 Инструкции № 4).

Так, выписка заверяется уполномоченным лицом (как правило, ответственным за ДОУ) с указанием:

Верно
Наименование должности
руководителя службы ДОУ
(лица, ответственного за ДОУ) Подпись Расшифровка подписи
Дата

Формы документов • Выписка из номенклатуры дел коммерческой организации (структурное подразделение «Бухгалтерия») (пример). • Выписка из номенклатуры дел организации (отдел охраны труда) (пример). • Выписка из номенклатуры дел коммерческой организации (отдел кадров) (пример). • Выписка из номенклатуры дел (структурное подразделение «Юридический отдел») (пример). • Выписка из номенклатуры дел организации (отдел пожарной безопасности) (пример). • Выписка из номенклатуры дел организации (для врача-стоматолога) (пример).

Обсуждение темы в Сообществе см. здесь и здесь.

После изучения материала пройдите тест.