Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
Приказы по основной деятельности, личному составу, административно-хозяйственным вопросам: порядок оформления
04.03.2022
В материале рассмотрены виды приказов и НПА, которыми следует руководствоваться при их оформлении.
При оформлении приказов в организации следует руководствоваться:
• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4;
• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83;
• унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41;
• Перечнем № 140.
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь. |
 |
Справочно Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией (ч.1 п.93 Инструкции № 4).
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения задач, стоящих перед организацией (ч.1 п.93 Инструкции № 4 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113). Комментарий см. здесь. |
 |
Обратите внимание! В инструкции по делопроизводству, разрабатываемой организацией самостоятельно на основании вышеперечисленных документов, указывается порядок подготовки и оформления документов организации, в том числе и приказов. |
| Основной признак | Виды приказов | Нормативный акт | |||
| по основной деятельности | по личному составу | по административно-хозяйственным вопросам | |||
| Состав разновидностей приказов | 1) об утверждении (изменении) локальных правовых актов организации (инструкций, правил, положений и т. д.); 2) утверждении (изменении) структуры и штатной численности, штатного расписания; 3) создании коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий; 4) проведении аттестации рабочих мест; 5) проведении аттестации работников; 6) планировании деятельности; 7) контроле за деятельностью (отчетности); 8) установлении режима работы и внесении изменений в него; 9) финансировании деятельности; 10) внешнеэкономической деятельности; 11) информационном и документационном обеспечении и др. |
1) о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества. Срок хранения - 75 лет; 2) о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировок в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку). Срок хранения - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет. Приказы, распоряжения, используемые при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.), хранятся 75 лет |
1) о выдаче служебных удостоверений, пропусков; 2) допуске в служебные помещения; 3) дежурстве работников; 4) приобретении хозяйственного имущества; 5) эксплуатации служебных зданий (помещений); 6) подготовке зданий (помещений) и оборудования к эксплуатации в осенне-зимний период; 7) организации охраны и противопожарном состоянии зданий; 8) организации и ведении гражданской обороны; 9) эксплуатации различных видов транспортных средств (закреплении служебного автомобиля за работником, установлении норм расхода топлива и т. д.); 10) установке, эксплуатации и ремонте средств внутренней связи и др. |
Пункт 98 Инструкции № 4; п.21 Перечня № 140 | |
| См. подробнее: - Надо ли ежегодно обновлять (повторять) ранее изданные приказы по административно-хозяйственным вопросам, по основной деятельности (о возложении каких-либо дополнительных обязанностей, о создании разнообразных комиссий и т. д.), если изменений в составе работников среди членов комиссии не произошло? - Где регистрируются приказы по взысканию материального ущерба с работников предприятия? - К какой категории приказов относится приказ об уведомлении работников о реорганизации предприятия? Какую необходимо ему присвоить литеру? - К каким приказам относятся: приказ о назначении ответственных (например, за охрану труда) и исполнении обязанностей временно отсутствующего работника? Какая должна быть литера, если она нужна; приказ о прохождении производственной практики учащимися учебных заведений? - К какой категории приказов относятся приказы о предоставлении донорских дней и какой срок их хранения? - К какой категории приказов относятся приказы о нормах расхода топлива, об удержании за разговоры по мобильному телефону сверх лимита? | |||||
| Формы приказов | Приказ по основной деятельности | Приказ о приеме на работу (назначении на должность). Приказ о переводе на другую работу. Приказ о заключении нового трудового договора (контракта). Приказ об увольнении с работы (освобождении от занимаемой должности). Приказ о предоставлении отпуска. Приказ об отзыве работника из отпуска. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания (для одного вида нарушения). Приказ о наложении дисциплинарного взыскания (для разных видов нарушения). Приказ о командировании |
Приказ по административно-хозяйственным вопросам | УСОРД | |
| Подготовка приказа | Приказы готовятся по поручению руководителя организации руководителями структурных подразделений с привлечением специалистов, согласовываются юристом, главным бухгалтером или другими специалистами организации, если в этом есть необходимость. Обратите внимание! Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу |
Пункт 93, ч.2 п.98 Инструкции № 4 | |||
| Поля документа | Бланк на стандартном листе бумаги формата А4 (210×297 мм) с соблюдением полей: - левое - 30 мм; - правое - не менее 8 мм; - верхнее и нижнее - не менее 20 мм. На бланке реквизиты могут располагаться двумя способами: 1) центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов); 2) флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы границ зоны расположения реквизитов) |
Пункты 20, 24, 28 Инструкции № 4 | |||
| Реквизиты приказа | На общий бланк наносятся следующие постоянные реквизиты документа: - Государственный герб Республики Беларусь (если организация является государственной); - товарный знак (знак обслуживания) или эмблема организации (если они зарегистрированы в установленном порядке); - код организации; - наименование вышестоящей организации (если она имеется); - полное и сокращенное наименование организации - автора документа в соответствии с уставом (положением об организации); - название вида документа (ПРИКАЗ); - дата и номер документа; - место издания (составления) документа. При подготовке приказа кроме реквизитов, наносимых на бланк, используются следующие реквизиты: - заголовок к тексту; - текст; - подпись; - виза; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Справочно О реквизитах см. здесь |
Пункт 26 Инструкции № 4 | |||
| Согласование приказа | Внутреннее согласование оформляется путем визирования. Проект приказа в обязательном порядке согласовывается с юридической службой организации. См. подробнее: - С кем должен согласовываться проект приказа, если в штате отсутствует юрист? Обязательно ли вообще согласовывать? - С юридической службой должен согласовываться проект приказа или приказ? - В организации проекты приказов проходят внутреннее согласование (визирование) с заместителем директора. Зачастую этим же приказом заместитель директора назначается ответственным за исполнение какого-либо поручения. Нужно ли в таком случае на заместителя директора оформлять отметку об ознакомлении с приказом? Или реквизит «Виза» будет означать ознакомление его с приказом? - Допускается ли, чтобы проект распорядительного документа вместо исполнителя визировал непосредственный руководитель структурного подразделения, в котором этот исполнитель работает? |
Пункты 61, 100 Инструкции № 4 | |||
| Регистрация | Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно. Регистрация может осуществляться как в традиционных (журнальных, карточных), так и в электронных регистрационно-контрольных формах. См. подробнее: - Обязательно ли с начала нового года начинать нумерацию приказов (кадровых, по организации) с начала, с 1? - Правильно ли вести сквозную нумерацию всех приказов, а хранить их в разных делах по сроку хранения? - Обязательно ли прописывать в ЛПА ведение электронной регистрации приказов по личному составу с помощью Excel, или достаточно приказа «О ведении электронной регистрации»? - Всё по одной теме. Организация работы с документами |
Пункт 142 Инструкции № 4 | |||
| Регистрационный индекс | Регистрационный номер, присваиваемый приказу в пределах делопроизводственного (календарного) года. См. подробнее: - Можно ли в номер приказа по основной деятельности включить номер дела по номенклатуре, например: 1-4/107? - В организации была разработана и утверждена сводная номенклатура дел. Дело с приказами директора предприятия по основной деятельности имеет индекс «01-04». Как организовать регистрацию приказов по основной деятельности: с включением в состав регистрационного индекса - индекса дела по номенклатуре дел или без него? |
Порядковый регистрационный номер, присваиваемый приказу в пределах делопроизводственного (календарного) года, дополненный литерой: - «к» - для документов 75-летнего срока хранения; - «л» - для документов 3-летнего срока хранения. См. подробнее: - Можно ли вести нумерацию приказов о премировании отдельно от нумерации приказов по личному составу? Если и там, и там после цифры проставляется буква «л», это будет правильно или нужно как-то по-другому обозначать приказы? Например, приказы по личному составу будут «1-л», «2-л» и т. д., а приказы о премировании - «1-лп», «2-лп» и т. д. - На предприятии приказы издаются за один день: перевод, прием, увольнение, работа в выходной день, продление контрактов и т. п. Все приказы имеют общее название: «По личному составу». Отделу кадров не раз рекомендовалось разбивать их по функциям: «О приеме на работу», «О продлении контрактов» и т. д. На предприятии более 350 работников, поэтому приказы получаются объемными, в них сложно ориентироваться. Есть ли в нормативной базе ограничения по содержанию приказа? Допустимо ли писать такие объемные приказы и не является ли это нарушением? |
Регистрационный номер, присваиваемый приказу в пределах делопроизводственного (календарного) года | Пункт 142 Инструкции № 4 | |
|
Обратите внимание! Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно.Например, отдельно могут регистрироваться приказы о внесении изменений в штатное расписание, о командировании, о предоставлении отпусков и др. В таком случае порядковый регистрационный номер, присваиваемый приказу в пределах делопроизводственного (календарного) года, дополняется идентифицирующим разновидность документа буквенным или иным условным обозначением (например, «км», «ш», «пр» и т. д.). См. подробнее: - Какое количество распорядительных документов является значительным по объему, чтобы регистрировать их отдельно? | |||||
| Срок хранения |
Обратите внимание! Срок хранения проектов приказов руководителей организаций - до минования надобности, не менее 1 года |
Пункт 22 Перечня № 140 | |||
| Постоянно. 10 лет - в госорганизациях, не являющихся источниками комплектования госархивов |
75 лет | 3 года | 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет | Пункт 21 Перечня № 140 | |
| См. выше | См. выше | ||||
| См. подробнее: - Могут ли какие-то приказы храниться в электронном виде? - Каков срок хранения предусмотрен для приказов о предоставлении дополнительных свободных от работы дней в соответствии со ст.265 ТК для лиц, воспитывающих детей? - Какой срок хранения у приказов об освобождении от работы на время исполнения государственных обязанностей? | |||||
| Примеры оформления приказов | Приказ о заверении копий документов (пример) | Приказ по личному составу (сложный по структуре) (пример) | Пункты 98-101 Инструкции № 4 | ||
После изучения материала проверьте свои знания - пройдите тест.
 |
Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Оформление документов в организации. • Приказы по делопроизводству и архивному делу: каталог форм. |