Материал помещен в архив

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ НА 2017 ГОД
(В ВОПРОСАХ И ОТВЕТАХ)

Номенклатура дел организации составляется в каждой организации ежегодно независимо от формы ее собственности.

Данное пособие поможет специалистам документационного обеспечения управления, ответственным за ведение делопроизводства в организации учреждений всех форм собственности, грамотно составить номенклатуру дел организации на 2017 год.

Ключевые вопросы по теме

Что представляет собой номенклатура дел организации?

Номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (часть четвертая п.150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Номенклатура составляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой - приложением 7 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов).

Когда следует составлять номенклатуру дел на 2017 год?

На предстоящий делопроизводственный (календарный) год номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года (подп.2.1 п.2 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55, далее - Методические рекомендации).

Справочно Подробнее о Методических рекомендациях см.: http://archives.gov.by/index.php?id=133837.

Обратите внимание! Номенклатура дел организации должна быть утверждена руководителем организации до начала года, на который она составлена.

Таким образом, к составлению номенклатуры дел на 2017 год уже следует приступить. Кроме того, несвоевременно составленная номенклатура дел приводит к нарушению порядка формирования дел.

В чьи обязанности в организации входит составление номенклатуры дел?

Служба документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) (например, общий отдел, канцелярия и т. п.), а при ее отсутствии - лицо, ответственное за ДОУ, при участии архива организации разрабатывает номенклатуру дел.

Участие работников архива организации при составлении номенклатуры дел обязательно, так как именно она является основным учетным документом всех дел организации и основой для составления архивных учетных документов.

Справочно Рекомендуем ознакомиться с пособием «Номенклатура дел: участие архива при составлении».

Чем необходимо руководствоваться при составлении номенклатуры дел?

При разработке номенклатуры дел следует руководствоваться:

• Инструкцией по делопроизводству (глава 10);

• Правилами работы архивов (глава 5);

• перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень);

• Методическими рекомендациями;

• СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным и введенным в действие постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41;

• Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25;

• Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2.

Все ли документы организации включаются в номенклатуру дел?

В номенклатуру дел включаются: все документы, образующиеся в процессе деятельности организации: документы всех управлений, отделов, секторов, иных структурных подразделений организации, каждого работника, а также общественных организаций, коллегиальных органов, комиссий, временно действующих структур организации и групп работников.

Обратите внимание! В номенклатуру дел включаются дела с документами, которые ведутся в электронном виде.

В номенклатуру дел не включаются:

• Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов;

• печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т. д.);

• указатели и другие вспомогательные документы.

Можно ли при составлении номенклатуры дел (определении сроков хранения дел) в случае отсутствия сроков хранения в Перечне ссылаться на ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения?

«…Можно в определенных случаях.

…При применении любых ведомственных перечней следует учитывать их правовой статус (тех нормативных правовых актов, которыми они утверждены) и сферу распространения.

В настоящее время все ведомственные перечни утверждаются нормативными правовыми актами (постановлениями или приказами), имеющими ведомственный характер, то есть сфера действия которых ограничена рамками принявшего их государственного органа (организации) и подчиненных ему (ей) организаций (входящих в его состав (систему)). В свою очередь, постановление № 140 имеет статус нормативного правового акта Республики Беларусь (то есть носит статус межведомственного нормативного правового акта), и сфера его действия распространяется на все организации Республики Беларусь.

Таким образом, даже при наличии ведомственного перечня, сфера действия которого распространяется на организацию, приоритет имеет Перечень, особенно если сроки хранения документов, отраженные в ведомственном перечне, противоречат срокам, закрепленным в Перечне…» (А.Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года).

Какие существуют виды номенклатуры дел?

Устанавливаются три вида номенклатуры дел:

1) типовая;

2) примерная;

3) сводная - номенклатура дел организации (п.149 Инструкции по делопроизводству).

Типовая и примерная номенклатуры дел - это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов (п.150 Инструкции по делопроизводству).

Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме, приведенной в приложении 10 к Инструкции по делопроизводству.

Номенклатуры дел структурных подразделений носят промежуточный характер, который отражает этапность составления сводной номенклатуры дел. В организации на их основе дела не формируются. Учет и формирование дел, заводимых в структурных подразделениях, осуществляются на основе выписок из номенклатуры дел организации. Форма номенклатуры дел структурного подразделения содержится в приложении 11 к Инструкции по делопроизводству.

Как правильно составить и систематизировать заголовки дел в номенклатуре?

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия (подп.165.2 п.165 Инструкции по делопроизводству).

Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т. п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование…», «Рассмотрение…», «Обеспечение…» и т. д.).

Справочно Подробнее см. материалы: • «Номенклатура дел организации: составление заголовков дел».

Каков принцип (схема) построения номенклатуры дел организации?

Номенклатура строится по одному из трех принципов:

1) структурному (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации);

2) функциональному (в бесструктурных организациях - в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации);

3) структурно-функциональному (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации).

Каков порядок согласования и утверждения номенклатуры дел?

Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) или экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации до 31 декабря года, предшествующего тому, на который составлена (часть вторая п.27 Правил работы архивов).

Номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами и структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования. Номенклатуры дел иных организаций согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования (п.155 Инструкции по делопроизводству).

Номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов или имеющих вышестоящую организацию, составляются в трех экземплярах. Номенклатуры дел иных организаций составляются в двух экземплярах:

• 1-й - хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ);

• 2-й - передается в архив организации в качестве учетного документа;

• 3-й - передается в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации (п.30 Правил работы архивов).

Что такое итоговая запись к номенклатуре дел?

Итоговая запись содержит сведения, необходимые для последующего комплектования архива и учета количества переходящих дел, которые будут включены в номенклатуру дел будущего делопроизводственного года.

Итоговая запись к номенклатуре дел организации составляется по форме согласно приложению 9 к Правилам работы архивов.

Каков срок хранения номенклатуры дел?

Срок хранения в зависимости от вида номенклатуры установлен пп.92-94 Перечня.

Целесообразно ли вести номенклатуру дел в электронном виде?

«…В процессе ведения номенклатуры дел нередко ее содержание дополняется и уточняется без необходимости повторного подписания, согласования и утверждения этого документа. Эта особенность номенклатуры дел не позволяет создавать ее в виде электронного документа, заверенного при помощи ЭЦП, которая препятствует внесению каких-либо уточнений или исправлений в документы без утраты ими юридической силы.

Вместе с тем использование номенклатуры дел в электронном виде возможно:

• в форме электронной копии;

• в форме справочно-информационного массива в системе электронного документооборота.

В первом случае электронная копия номенклатуры дел может быть размещена в локальной сети для централизованного доступа и использования работниками организации, ответственными за формирование и ведение соответствующих дел, ведение делопроизводства в подразделениях и т. п.

Во втором случае информация из «эталонной» бумажной номенклатуры дел является основой для заполнения соответствующего справочника (справочников) в системе электронного документооборота, при помощи которых задаются корректные заголовки для электронных дел, осуществляется автоматическое отслеживание сроков их хранения и т. д.» (А.Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года).

Аналитические материалы

Пособия

Е.Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Номенклатура дел организаций здравоохранения: особенности составления.

Составление номенклатуры дел структурного подразделения организации.

А.Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года

Номенклатура дел и электронные документы.

Т.Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»

Номенклатура дел организации.

Вопросы и ответы

Е.Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Вносятся ли в номенклатуру дел организации документы технического характера (технологические регламенты, графики производственных процессов, паспорта зданий (сооружений), паспорта оборудования)?

Как правильно внести изменения в номенклатуру дел организации при изменении ее организационной структуры в середине делопроизводственного года?

Срок хранения документа установлен в локальном нормативном правовом акте организации. Можно ли его указать в графе 4 номенклатуры дел?

Как правильно учитывать переходящие дела в номенклатуре дел при заполнении итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел, если дело заведено в 2004 году и велось по 2012 год? Как отображать количество томов в акте о выделении к уничтожению документов и дел?

Юридическое лицо имеет филиалы. Ежегодно в каждом филиале составляется номенклатура дел. Имеют ли право утверждать номенклатуру дел руководители филиалов?

В номенклатуру дел какого структурного подразделения (отдела) следует включить дело по воинскому учету, если вопросами ведения воинского учета и бронирования военнообязанных в организации занимается инспектор по кадрам?

А.Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года

Какими нормативными документами следует руководствоваться при включении в номенклатуру дел учреждения образования документации по системе менеджмента качества? И каковы сроки хранения документов?

Оригиналы приказов по основной деятельности и личному составу хранятся в приемной и отделе кадров. Копии приказов передаются в отделы, службы, производственные участки. Нужно ли переданные копии включать в номенклатуру дел и каков срок хранения таких дел?

Необходимо ли включать в номенклатуру дел организации журналы регистрации микротравм, несчастных случаев на производстве, а также технического обслуживания огнетушителей, если они начинают вестись при возникновении первого инцидента (при первом техническом обслуживании), но таковых в организации еще не было, хотя сами журналы в наличии?

В номенклатуре дел какого структурного подразделения организации должны находиться книга замечаний и предложений и документы по обращениям граждан?

Формы документов

Е.Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Выписка из номенклатуры дел заместителя главного врача по медицинской части (пример).

Выписка из номенклатуры дел организации (для врача-стоматолога) (пример).

Номенклатура дел ответственного за охрану труда городского исполнительного комитета (пример).

Номенклатура дел юридического отдела городского исполнительного комитета (пример).

Фрагмент номенклатуры дел отдела организационно-кадровой работы городского исполнительного комитета (пример).

Фрагмент номенклатуры дел отдела по работе с обращениями граждан и юридических лиц городского исполнительного комитета (пример).

Номенклатура дел структурного подразделения (канцелярии) коммерческой организации (пример).

02.11.2016

Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»