Материал помещен в архив

ОКОНЧАНИЕ И НАЧАЛО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ГОДА В ОРГАНИЗАЦИИ

Завершился 2016-й делопроизводственный год, пора подводить его итоги и заняться оформлением дел в новом году.

Данное пособие поможет специалистам, ответственным за ведение делопроизводства в организации, в оформлении необходимой документации за прошлый год и грамотном ведении делопроизводства в 2017 году.

При работе следует руководствоваться:

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

• Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов);

• Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786;

• Положением о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.08.2014 № 783 (далее - Положение № 783).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 16 февраля 2018 г. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 13.02.2018 № 124 внесены изменения и дополнения в постановление № 783, в частности, название Положения № 783 изложено в новой редакции: «Положение о порядке проставления ограничительного грифа "Для служебного пользования", грифа "Коммерческая тайна" и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну»;

• Методическими рекомендациями по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденными приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55 (далее - Методические рекомендации № 55);

• Методическими рекомендациями по оформлению обложек дел, утвержденными приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.11.2013 № 53.

Номенклатура дел организации

На предстоящий делопроизводственный (календарный) год номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года (подп.2.1 п.2 Методических рекомендаций № 55).

У каждой организации независимо от формы собственности должна быть составлена и утверждена номенклатура дел до 1 января 2017 г.

Оформление итоговой записи о категориях и количестве дел в сводной номенклатуре дел

В итоговой записи указывается количество дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, а также количество переходящих дел и дел с пометкой «ЭПК». Итоговая запись оформляется в соответствии с приложением 12 к Инструкции по делопроизводству. Она составляется службой документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ), оформляется на отдельном листе, заверяется руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за ведение делопроизводства в организации, после чего помещается в конце номенклатуры дел. Сведения, внесенные в итоговую запись, обязательно передаются в архив организации (лицу, ответственному за архив).

Итоговая запись к номенклатуре дел структурных подразделений, комиссий, советов и общественных организаций оформляется по такой же форме.

Полное и частичное оформление дел

Дела организаций подлежат оформлению в том числе по завершении делопроизводственного года (п.180 Инструкции по делопроизводству). Дела оформляются работниками структурных подразделений, в которых они формируются. Оформлять дела 2016 года следует в 2017 году.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются (п.74 Правил работы архивов).

Оформление обложек дел

Допускается оформление реквизитов обложки дела с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела (лист приклеивается клеем ПВА). Независимо от способа оформления обложка дела должна иметь установленную форму и содержать необходимые реквизиты, предусмотренные п.72 Правил работы архивов.

Аналитические материалы

Е.Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Порядок формирования в дела ответов на замечания и предложения граждан и документов, связанных с их рассмотрением.

Оформление обложек личных дел при их заведении и передаче в архив.

Можно ли на обложке дела, где указывается срок хранения, дополнительно указывать номер пункта согласно перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленному постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140?

Допускается ли наклеивать на обложку дела лист бумаги с напечатанными на нем реквизитами обложки?

Обложка дела с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документами, связанными с их рассмотрением, при его заведении (пример).

Г.Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель цикловой комиссии специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу

Оформление обложки личного дела учащегося в учреждении образования.

А.Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

В какой последовательности в дело подшиваются исполненные обращения граждан и документы по их рассмотрению: первым (сверху) - обращение, потом - документы, связанные с рассмотрением обращения, последним (снизу) - копия ответа гражданину или наоборот?

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству).

Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении 5 к Инструкции по делопроизводству.

Аналитические материалы

Н.Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года

Регистрация документов в организации: основные требования.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации.

Журнал регистрации входящих документов (пример).

Журнал учета выдачи справок в организации (пример).

Журнал регистрации приказов по личному составу (срок хранения 75 лет) (пример).

А.Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Можно ли регистрировать факсовые копии документов с запросами на получение информации, являющейся коммерческой тайной?

Е.Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

В организацию поступило одновременно несколько видов обращений по одному вопросу: письменное, устное и электронное. Будут ли они считаться повторными и если да, то можно ли их оставить без рассмотрения по существу? Необходимо ли их все регистрировать и отвечать на них?

При заведении журналов регистрации документов в начале года указывается ли на первой странице дата начала их ведения?

Документы с ограничительным грифом «Для служебного пользования».

Конфиденциальное делопроизводство: особенности учета.

А.Данисевич, главный специалист отдела методического обеспечения противодействия наиболее опасным видам преступлений государственного учреждения «Научно-практический центр проблем укрепления законности и правопорядка Генеральной прокуратуры Республики Беларусь»

Необходимо ли в организации вести журнал регистрации обращений граждан? Нумеруются ли листы в таком журнале?

Установлена ли действующим законодательством форма журнала личного приема граждан руководителем организации?

Справочно Подробно см. раздел 2 подборки «Организация работы с документами».

Обратите внимание! Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в государственных органах, юридических лицах, как правило, регистрируются отдельно от других документов. Допускается регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, совместно с другими документами при их незначительном объеме (п.7 Положения № 783). Конфиденциальные документы учитываются отдельно от документов общего делопроизводства (в отдельных регистрационно-контрольных формах).

Подготовка и передача дел в архив организации

Документы при передаче на хранение в архив подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

• систематизацию документов дела;

• подшивку или переплет дела;

• нумерацию листов в деле;

• составление внутренней описи документов дела;

• составление листа-заверителя дела;

• оформление и уточнение реквизитов обложки дела (п.73 Правил работы архивов).

Аналитические материалы

Н.Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года

Алгоритм передачи дел по личному составу в архив организации.

Е.Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Оформление дел с документами постоянного хранения и по личному составу при передаче в архив.

Разработка инструкции по подготовке дел к передаче в архив.

Необходимо ли распечатывать расчетные листки работников для передачи их на хранение в архив организации?

При подготовке дел к передаче в архив обнаружилось, что одно дело утеряно. Как следует поступить в данном случае?

Г.Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель цикловой комиссии специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу

Порядок подготовки и передачи личных дел учащихся в архив учебного заведения.

Справочно Подробно см. раздел подборки «Хранение документов в организации».

09.01.2017

Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»