Организационно-распорядительные документы в организации 02.10.2014 автор Пупкевич Т.

Пособие - навигатор от 02.10.2014
Автор: Пупкевич Т.

Организационно-распорядительные документы в организации

Искать как словосочетание

Искать в документе Искать в содержании

0/0

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ В ОРГАНИЗАЦИИ

Организационно-распорядительные документы, образующиеся в деятельности организации, по функциональному назначению подразделяются на 3 группы:

1) организационные;

2) распорядительные;

3) информационно-справочные (п.2 Методических указаний по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденных приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41, далее - Методические указания).

При оформлении организационно-распорядительных документов в организации следует руководствоваться:

• государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - СТБ 6.38-2004).

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (далее - УСОРД);

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Группа документов	Название вида документа	Оформление на бланке	Понятие, особенности	Норма	Аналитические материалы
Организационные	Устав	На общем бланке организации. Справочно Материал «Бланки документов: виды, требования к оформлению реквизитов» см. здесь	Правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Это основной организационный документ в деятельности учреждений, организаций различных организационно-правовых форм собственности. Структура текста: 1. Общие положения. 2. Основные задачи. 3. Функции. 4. Права и обязанности. 5. Руководство. 6. Взаимоотношения. Связи. 7. Производственно-хозяйственная деятельность. 8. Имущество и средства. 9. Контроль, проверка и ревизия деятельности. 10. Реорганизация и ликвидация. Могут указываться другие сведения, предусмотренные законодательством о юридических лицах соответствующего вида	Пункт 18 Методических указаний; УСОРД	Устав организации
	Положение		Нормативный акт, который определяет порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы. Структура текста: 1. Общие положения. 2. Основные задачи. 3. Функции. 4. Права. 5. Взаимоотношения. Связи	Пункт 18 Методических указаний; УСОРД	Положение о структурном подразделении. Формы (примеры): Положение о канцелярии; Положение об экспертной комиссии
	Правила		Правовой акт, издаваемый в организации, который конкретизирует нормы с целью регулирования поведения в определенных сферах и по процедурным вопросам. Так, правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный правовой акт, регулирующий в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь, иными актами законодательства о труде трудовой распорядок у нанимателя, в т.ч. порядок приема и увольнения работников, основные обязанности сторон трудового договора, режим рабочего времени и времени отдыха, применяемые к работникам виды поощрений за труд и меры дисциплинарного взыскания	Пункты 1, 2 ст.48 Гражданского кодекса Республики Беларусь; п.18 Методических указаний; УСОРД; п.2 Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утвержденных постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46	Правила внутреннего трудового распорядка
	Инструкция		Правовой акт, детально определяющий содержание и вопросы регулирования в определенной области. Должностная или рабочая инструкция - локальный нормативный правовой акт организации, который разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно	Пункт 18 Методических указаний; часть вторая п.10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1; УСОРД	Формы (примеры): Инструкция о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в республиканском унитарном предприятии; Должностная инструкция архивисту; Должностная инструкция секретарю
	Штатное расписание		Локальный нормативный правовой акт организации, которым определяются структура организации и численность должностей по каждому наименованию в конкретных подразделениях и в целом по организации	Пункт 18 Методических указаний; ст.194 Трудового кодекса Республики Беларусь; УСОРД	Структура и штатная численность
Распорядительные	Приказ	На общем бланке организации	Правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией. Подразделяются на три вида: 1) по основной деятельности; 2) по личному составу; 3) по административно-хозяйственным вопросам. Обратите внимание! Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу	Пункты 93, 98 Инструкции по делопроизводству; п.18 Методических указаний	Приказы организации по основной деятельности: порядок оформления. Порядок оформления приложения к распорядительным документам. Надо ли ежегодно обновлять (повторять) ранее изданные приказы по основной деятельности (о возложении каких-либо дополнительных обязанностей, о создании разнообразных комиссий), если изменений в составе работников и среди членов комиссии не произошло? Допускается ли оформлять элементы текстов приказов по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам с применением форматирования: выделения жирным шрифтом, курсивом и другого?
	Распоряжение	На общем бланке; на бланке для распоряжений (бланке конкретного вида документа) при их значительном объеме	Правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности. Право издания и подписания распоряжений руководителем организации закрепляется в уставе организации (положении о ней). Право издания распоряжений другими работниками (заместителями руководителя, директорами по направлениям деятельности, главным инженером и др.) закрепляется в локальных нормативных правовых актах организации. Подразделяются на три вида: 1) по основной деятельности; 2) по личному составу; 3) по административно-хозяйственным вопросам	Пункты 94, 98 Инструкции по делопроизводству; п.18 Методических указаний	Составление и оформление распоряжений. Как правильно оформлять распоряжения? Кто имеет право издавать данный вид документа? В чем отличие распоряжения от указания?
	Указание	На общем бланке организации	Правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов	Пункт 95 Инструкции по делопроизводству; п.18 Методических указаний	В чем отличие распоряжения от указания?
	Постановление	На общем бланке организации	Правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления. Не допускается использовать указание в качестве утверждающего документа. Подразделяется на два вида: - по основной деятельности; - по личному составу	Пункты 96, 98 Инструкции по делопроизводству; п.18 Методических указаний	Правовые аспекты подготовки распорядительных документов
	Решение	На общем бланке организации	Правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции. Подразделяется на два вида: - по основной деятельности; - по личному составу	Пункты 97, 98 Инструкции по делопроизводству; п.18 Методических указаний	Правовые аспекты подготовки распорядительных документов
	Уведомление	При направлении юридическому лицу или гражданину, не являющемуся работником организации, - бланк организации (бланк для письма); для работников организации - общий бланк			Уведомление: порядок составления и оформления. Формы (примеры): уведомление о заключении нового контракта (пример); уведомление профсоюзу о согласии на увольнение работника (пример); уведомление о направлении обращения гражданина для рассмотрения
Информационно-справочные	Акт	Как на общем бланке, так и на чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении требований СТБ 6.38-2004	Документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.) Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт Республики Беларусь, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др.	Пункты 111, 114 Инструкции по делопроизводству, п.18 Методических указаний	Акты: состав реквизитов и порядок оформления
	Докладная записка		Информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.). В зависимости от адресата докладные записки делятся на: внешние и внутренние	Пункты 118-120 Инструкции по делопроизводству	Составление и оформление докладной записки
	Объяснительная записка	Как на общем бланке, так и на чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении СТБ 6.38-2004		Пункт 18 Методических указаний	Объяснительная записка: оформляем правильно
	Письмо	Справочно Подробнее см.: «Необходимо ли оформлять реквизиты бланка для письма на двух языках?»	Обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи). В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.	Пункты 133-134 Инструкции по делопроизводству	Служебные письма: порядок оформления. Рекомендательные письма. Формы (примеры): письмо-запрос; письмо-согласие; письмо-отказ; сопроводительное письмо; гарантийное письмо; письмо-сообщение; письмо-предложение (оферта); письмо-претензия (рекламация); письмо-благодарность
	Протокол	На общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4	Документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений. По полноте освещения хода заседания делятся на: - полные (содержат выступления всех участников); - краткие; - сокращенные	Пункты 103,104 Инструкции по делопроизводству	Правила составления и оформления протокола
	Расписка	На общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4	Понятие расписки в законодательстве Республики Беларусь не определено. Термин «расписка» употребляется в Гражданском кодексе Республики Беларусь, Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40. Под распиской следует понимать справочный документ, подтверждающий какие-либо соответствующие условия	Пункт 18 Методических указаний	Составление и оформление расписки организацией
	Справка	На общем бланке организации оформляются внешние справки, в т.ч. личные; на чистых листах бумаги формата А4 или А5 - внутренние справки	Информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные. В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние	Пункты 124-126 Инструкции по делопроизводству	Составление и оформление справки. Формы (примеры): служебная внешняя справка об отсутствии задолженности по коммунальным платежам; личная справка; служебная внутренняя справка о наличии стройматериалов на складе; справка об утрате дела
	Отчет, пресс-релиз, сводка, обзор и пр.	Как на общем бланке, так и на чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении требований СТБ 6.38-2004		Пункт 18 Методических указаний	Информационно-справочные документы: сводки, пресс-релизы

Справочно

Для более детального изучения см. материал «Относится ли направление на прохождение медосмотра к организационно-распорядительным документам?».

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 7 сентября 2017 г. в Инструкцию по делопроизводству внесены изменения на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.08.2017 № 167.

02.10.2014

Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»