Всё по одной теме.
Оформление документов в организации

При оформлении документов необходимо следовать установленным правилам. Сориентироваться в них поможет данная подборка, которая содержит 9 разделов:

 

Руководители организаций и структурных подразделений обеспечивают организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил документирования и организации работы с документами, сохранность документов соответственно в организациях и структурных подразделениях.

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации (п.8 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

 

Формы документов • Приказ о назначении лица, ответственного за документационное обеспечение управления (сохранность документов).

1. Виды и формы бланков документов

Документы оформляются на бланках, имеют установленный состав реквизитов и стабильный порядок их расположения (ч.1 п.17 Инструкции № 4).

 

Справочно Бланк документа - лист бумаги стандартного формата с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной (абз.4 ч.1 п.3 Инструкции № 4).

 

Дополнительно по теме • Бланки документов: разрабатываем правильно. • Бланки документов: 7 примеров оформления. • Можно ли в фирменном бланке использовать логотип на английском? • Можно ли разрабатывать гербовые бланки на белорусском и английском языках или на русском и английском языках? Каким документом это закреплено?

1.1. Общий бланк. Бланк для письма

Устанавливается три вида бланков документов:

• общий бланк;

• бланк для письма;

• бланк для конкретного вида документа (ч.1 п.19 Инструкции № 4).

Бланк для письма и общий бланк изготавливаются во всех организациях.

Бланки для конкретных видов документов изготавливаются по решению организации на основе общего бланка (чч.2, 3 п.19 Инструкции № 4).

В обязательном порядке на бланках оформляются:

• распорядительные документы организации;

• письма и справки, которые являются внешними, то есть направляются сторонним юридическим или физическим лицам.

 

Обратите внимание! На бланке оформляется только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются чистые листы бумаги стандартного формата (п.27 Инструкции № 4; п.4.2 СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83).

 

При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм).

Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более 5-7 строк текста (п.20 Инструкции № 4).

Каждый лист документа должен иметь поля:

 

 

Поля с указанными характеристиками должны отображаться при выводе документа в электронном виде (электронного документа) на устройство отображения и на бумажный носитель (п.18 Инструкции № 4).

Документы в электронном виде должны иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа) при его внешнем представлении должно производиться в соответствии с СТБ 6.38-2016 (ч.1 п.201 Инструкции № 4).

 

Дополнительно по теме • Бланки документов: разрабатываем правильно. • Бланки из типографии: их выдача, использование.

1.2. Нанесение, расположение реквизитов на бланке

Название реквизитов	Бланк для письма	Общий бланк
	Государственный герб Республики Беларусь. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Код организации (по решению организации). Наименование вышестоящей организации. Наименование организации. Наименование структурного подразделения (наносится на бланк, используемый структурным подразделением, если оно наделено правом издания (составления) документов от своего имени). Почтовый адрес отправителя. Коммуникационные и коммерческие данные	Государственный герб Республики Беларусь. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Код организации (по решению организации). Наименование вышестоящей организации. Наименование организации. Наименование структурного подразделения (наносится на бланк, используемый структурным подразделением, если оно наделено правом издания (составления) документов от своего имени). Место составления или издания
Ограничительные отметки и линии для реквизитов	Дата документа. Регистрационный индекс. Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа	Дата документа. Регистрационный индекс

 

Дополнительно по теме • Бланки документов: 7 примеров оформления. • Можно ли разрабатывать гербовые бланки на белорусском и английском языках или на русском и английском языках? Каким документом это закреплено? • Можно ли в фирменном бланке использовать логотип на английском? • Бланк для письма на белорусском и русском языках с изображением Государственного герба Республики Беларусь (пример).

1.2.1. Угловой и продольный вариант расположения реквизитов

Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового варианта расположения реквизитов (ч.1 п.23 Инструкции № 4).

При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм.

 

При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей (п.23 Инструкции № 4).

При оформлении документов, подлежащих утверждению, использование бланков с продольным расположением реквизитов не допускается (ч.13 п.48 Инструкции № 4).

На этом основании не допускается оформление утверждаемых документов на бланках в государственных органах и организациях, так как бланки в таких органах (организациях) должны содержать изображение Государственного герба Республики Беларусь и в соответствии с Указом от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» должны оформляться на двух языках с продольным расположением реквизитов.

 

 

Дополнительно по теме • Бланки документов: 7 примеров оформления.

1.2.2. Центрованный и флаговый способы расположения реквизитов

Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом.

При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита центруются, то есть равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

 

При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

 

При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках (ч.1 п.26 Инструкции № 4).

 

Обратите внимание! Ограничительные линии для регистрационного индекса и ссылки на регистрационный индекс и дату входящего документа наносятся только слева. Соответственно, составные элементы последнего реквизита должны быть оформлены на белорусском языке: «На № ______ ад ______».

 

Инструкция № 4 не устанавливает требований по созданию бланков организаций исключительно типографским способом. Соответственно, возможно изготовление бланков как с помощью технических средств, применяемых в организации, так и типографским способом.

Если организация не относится к числу организаций, на бланки документов которой наносится изображение Государственного герба Республики Беларусь, она может изготавливать бланки без заказа в типографии и последующего их учета. Однако при этом порядок изготовления и учета определяется самой организацией и закрепляется в локальных правовых актах.

Учитывать бланки можно в журнале учета со следующими графами:

• наименование вида бланка (общий бланк, бланк для писем, бланк для конкретного вида документа);

• дата поступления, индекс сопроводительного документа (указывается дата и номер письма типографии, изготовившего бланки, ее наименование);

• количество поступивших экземпляров, серия и номера бланков, наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя бланков, расписка в получении, отметки об уничтожении.

Однако это требует финансовых и временных ресурсов, поэтому нецелесообразно для бланков документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь.

 

Дополнительно по теме • Бланки документов: 7 примеров оформления. • Бланки из типографии: их выдача, использование.

1.3. Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь

Особенности изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

Необходимость размещения изображения Государственного герба на бланках документов госорганов и иных госорганизаций, их структурных подразделений установлена:

• п.32 Инструкции № 4;

• Указом № 357;

• Законом от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь»;

• подп.7.1 п.7 СТБ 6.38-2016.

Так, право помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов предоставляется только государственным органам и иным государственным организациям. Иным организациям такое право может быть предоставлено Президентом или в установленном им порядке (п.1 Указа № 357).

В приложениях к Указу № 357 размещены образцы бланков:

• для письма;

• общего бланка (для всех видов организационно-распорядительных документов).

Исключений в отношении бланков документов, направляемых в подчиненные организации, не установлено. Соответственно, при направлении писем в любые организации их необходимо оформлять на бланках для писем с изображением Государственного герба.

 

Дополнительно по теме • Может ли администрация района ответ на обращение гражданина напечатать на пустом листе формата А4, вверху при этом поставить угловой штамп администрации с исходящим номером, или все же ответ должен быть на типографском, гербовом бланке администрации (с номером)? • Можно ли использовать бланк для письма в госорганизации без изображения Государственного герба Республики Беларусь при внутренней переписке? Каким НПА это предусмотрено? • Должна ли государственная организация оставлять Государственный герб при подготовке ответов по рассмотрению писем, обращений на бланке? Какими НПА это регулируется? • Нужно ли в обязательном порядке СДЮШОР (бюджетная организация) на бланках документов помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь? Или же это право организации согласно Указу от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»?

 

Соответственно, внутренние приказы государственных организаций также необходимо оформлять на общем бланке с изображением Государственного герба Республики Беларусь.

 

Обратите внимание! В организации, которой в соответствии с нормативными правовыми актами предоставлено право размещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов, оформление выписок из документов осуществляется на чистых стандартных листах бумаги формата А4 (с воспроизведением реквизитов бланка оригинала).

 

Нормативные правовые акты не содержат требований к использованию цветов при изображении Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов.

Так, воспроизводимое изображение Государственного герба Республики Беларусь независимо от его размеров должно в точности соответствовать многоцветному, двухцветному или одноцветному эталонам Государственного герба в графическом или объемном варианте (ст.3 Закона № 301-З).

Следовательно, допускается при изготовлении бланков помещать на них как цветное, так и черно-белое изображение Государственного герба Республики Беларусь.

 

Справочно При оформлении Государственного герба следует руководствоваться СТБ 2564-2019 «Государственный герб Республики Беларусь. Общие технические условия», утв. постановлением Госстандарта от 29.11.2019 № 68:

 

Дополнительно по теме • Каким должно быть изображение герба на бланке в реквизите «Государственный герб Республики Беларусь» - цветным или черно-белым? Закреплено ли это в каком-либо НПА? • Бланк для письма на белорусском и русском языках с изображением Государственного герба Республики Беларусь (пример).

 

Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь являются полиграфической продукцией. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам государственных органов и иных государственных организаций (п.1 Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утв. постановлением Совмина от 31.07.2000 № 1172).

Таким образом, вышеуказанные бланки подлежат обязательному заказу в типографии.

Гербовые бланки государственных органов и иных государственных организаций подлежат обязательному учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости - серии этих номеров (ч.1 п.3 Положения № 1172).

Поскольку бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь являются полиграфической продукцией, они должны изготавливаться по заказам государственных органов, иных организаций типографским способом.

 

Обратите внимание! Использование Государственного герба Республики Беларусь с нарушением требований, установленных законодательством влечет наложение штрафа в размере до 15 БВ (ст.24.54 КоАП).

 

Дополнительно по теме • Бланки документов с изображением Государственного герба: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо». • Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь: как учитывать, хранить, использовать, уничтожать. • Учет, использование и хранение бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь: формы документов.

2. Оформление реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен:

• СТБ 6.38-2016;

• гл.5 Инструкции № 4.

 

Обратите внимание! Особенности оформления реквизитов документов в электронном виде содержатся в гл.19 Инструкции № 4.

 

Для оформления организационно-распорядительных документов СТБ 6.38-2016 установлен следующий состав реквизитов:

• 1 - Государственный герб Республики Беларусь;

• 2 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• 3 - код организации (код ОКОГУ по общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2014 «Органы государственной власти и управления», утв. постановлением Госстандарта от 30.12.2014 № 60);

• 4 - код документа по ОКРБ 010-2023 «Унифицированные документы», утв. постановлением Минюста от 06.12.2023 № 75;

• 5 - наименование вышестоящей организации;

• 6 - наименование организации;

• 7 - наименование структурного подразделения;

• 8 - почтовый адрес отправителя;

• 9 - коммуникационные и коммерческие данные;

• 10 - название вида документа;

• 11 - дата документа;

• 12 - регистрационный индекс;

• 13 - ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

• 14 - место составления или издания;

• 15 - гриф ограничения доступа;

• 16 - адресат;

• 17 - гриф утверждения;

• 18 - резолюция;

• 19 - заголовок к тексту;

• 20 - отметка о контроле;

• 21 - текст;

• 22 - отметка о наличии приложения;

• 23 - подпись;

• 24 - гриф приложения;

• 25 - гриф согласования;

• 26 - визы;

• 27 - печать;

• 28 - отметка об исполнителе;

• 29 - отметка о заверении копии;

• 30 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

• 31 - отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов).

Схема расположения реквизитов

 

Дополнительно по теме • ОКРБ 010-2023 «Унифицированные документы» с 1 февраля 2024 года. Комментарий к постановлению Минюста от 06.12.2023 № 75. • Почтовый адрес отправителя, коммуникационные и коммерческие данные в организационно-распорядительных документах. • Оформление реквизита «Наименование вышестоящей организации». • Оформление реквизита «Наименование структурного подразделения». • Оформление реквизита «Название вида документа». • В каких случаях реквизит «заголовок к тексту» пишется, а в каких нет? И как оформить письмо с указанием: «Уважаемый Иван Иванович!»? Нужен ли восклицательный знак после ФИО? Нужно ли писать реквизит «заголовок к тексту» одновременно с указанием: «Уважаемый Иван Иванович!»? Каким НПА это установлено? • В соответствии с п.53 Инструкции № 4 в реквизите «Подпись», а также в реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются фактическая должность служащего лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений Зам.» (заместитель), «И. о.» (исполняющий обязанности). В случае исполнения обязанностей директора начальником отдела организации помимо указания его должности в грифе утверждения писать «Исполняющий обязанности директора»? • Необходимо ли проставлять реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» на приказах по личному составу (например, приказ о предоставлении трудового отпуска), если они изданы на основании заявления работника (на заявлении работника на отпуск проставляется отметка)? Как быть с приказом?

3. Требования к текстам документов

Текст документа излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.

 

Обратите внимание! В тексте документа не допускается употребление: • просторечий и экспрессивных форм разговорной речи; • иноязычных слов при наличии общеупотребительных аналогов слов и выражений в белорусском или русском языке; • нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор и других средств художественной выразительности; • аббревиатур, кроме общеизвестных или введенных в тексте документа; • ненормативной лексики  (п.67 Инструкции № 4).

 

Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и (или) русский.

Тексты документов, направляемых за пределы Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке (ч.2 п.64 Инструкции № 4).

Тексты документов могут быть представлены в различных формах:

• связный текст;

• анкета;

• таблица или в виде соединения этих форм (п.6.1 СТБ 6.38-2016).

Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.

 

Подробно об оформлении таблиц см. разд.4.2 данной подборки.

 

Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, части либо абзацы, подпункты - на части либо абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы.

Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.

Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов - сквозной для каждого пункта.

Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом (п.68 Инструкции № 4).

В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой (п.69 Инструкции № 4).

 

Дополнительно по теме • Реквизит «Текст» - содержательная часть документа. • Формы представления текста документа.

 

В распорядительных документах организаций, издаваемых единолично руководителем организации, текст излагается от первого лица единственного числа.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа (п.72 Инструкции № 4).

4. Требования к оформлению документов, изготовляемых с помощью технических средств

 

 

При наборе текста с использованием технических средств применяется размер шрифта не менее 13 пт. Выравнивание текста производится по ширине листа (п.73 Инструкции № 4).

Точки в конце реквизитов не ставятся (кроме реквизита «Текст»), в середине их строк знаки препинания сохраняются (п.81 Инструкции № 4).

В документах не допускаются какие-либо текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку (п.82 Инструкции № 4).

При оформлении документов на нескольких листах законодательством установлены следующие требования):

• листы должны быть пронумерованы. Нумерация листов проставляется со второго листа (первый лист не нумеруется) в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10-15 мм от верхнего края. Для оформления номера листа используется размер шрифта - не менее 13 пт (14 пт - для государственных организаций). Нумерация производится арабскими цифрами;

• новый лист документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца;

• документы печатаются только на одной стороне листа. При этом допускается печатать на двух сторонах листа документы со сроком хранения до 3 лет включительно (п.83 Инструкции № 4).

Документы временного (до 10 лет) хранения, за исключением документов с отметкой «ЭПК», под которой понимается экспертно-проверочная комиссия, допускается печатать на двух сторонах листа с настройкой зеркальных полей в соответствии с размерами, установленными ч.1 п.18 Инструкции № 4 (п.84 Инструкции № 4).

4.1. Межстрочный интервал

Межстрочный интервал - это расстояние между двумя соседними строками текста.

Текст документов на бланках формата А4 печатается через одинарный интервал, на бланках формата А5 - через межстрочный интервал точно 14 пт (ч.3 п.73 Инструкции № 4).

Реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт.

Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» можно отделять друг от друга:

• одинарным интервалом или;

• дополнительным межстрочным интервалом 6 пт (п.75 Инструкции № 4).

4.2. Оформление таблиц

При подготовке таблиц допускается уменьшать:

• межстрочный интервал - до 11 пт;

• размер левого поля (когда текст не вмещается) - до 20 мм;

• размер шрифта текста - до 11 пт.

Кроме того, при подготовке таблиц выравнивание текста производится по необходимости, с переносом слов (п.73 Инструкции № 4).

Слева над таблицей размещают слово «Таблица». После него указывают номер таблицы (точка после номера таблицы не ставится).

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы в именительном падеже. В конце заголовков и подзаголовков граф и строк точки не ставят. Сокращение слов в заголовках граф и строк таблиц не рекомендуется.

Если заголовки граф и строк имеют несколько ярусов, то заголовки второго и последующих ярусов пишутся со строчной буквы, если они подчинены заголовку верхнего яруса.

Все таблицы в тексте, за исключением таблиц приложения, нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами. При необходимости краткого пояснения или уточнения содержания таблицы приводят ее наименование, которое записывают с прописной буквы над таблицей. В конце заголовка точка не ставится.

Требования к оформлению таблиц определенных документов устанавливаются отдельными нормативными правовыми актами.

 

Дополнительно по теме • Оформление таблиц в организационно-распорядительных документах.

4.3. Положения табулятора, длина строки

При определении границ размещения реквизитов документа применяются положения табулятора. Для определения положения табулятора используются отступы, измеряемые печатными знаками или миллиметрами от границы левого поля. Отступы в печатных знаках применяются при подготовке документа с использованием пишущей машинки, отступы в миллиметрах - с использованием компьютера.

Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм (ч.2 п.76 Инструкции № 4).

При оформлении документов согласно п.73 Инструкции № 4:

 

Отступы, мм	Реквизит документа
0 (граница левого поля)	«Название вида документа»; «Заголовок к тексту»; «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа); слово «Приложение» в реквизите «Отметка о наличии приложения»; «Отметка об исполнителе»; «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»; «Отметка о заверении копии»; «Гриф согласования»; наименование должности в реквизите «Подпись»; слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ»
12,5	абзацы в тексте
40	-
60	-
80	«Адресат»
100	«Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения»
120	расшифровка подписи в реквизите «Подпись»
140	коды по ОКУД, ОКОГУ и ОКЮЛП
160	«Гриф ограничения доступа»; «Гриф утверждения»; «Гриф приложения»; расшифровка подписи в реквизите «Подпись» при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации

5. Печать организации. Угловой штамп. Факсимиле

5.1. Печать организации

Обратите внимание! С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета № 7).

 

Печати могут быть трех видов:

1) печать организации;

2) печать структурного подразделения организации;

3) печать, указывающая на ее целевое назначение (в том числе для копий, для справок, для удостоверений ) (п.57 Инструкции № 4).

Виды применяемых печатей в организации и порядок их использования закрепляются в локальных правовых актах.

 

Дополнительно по теме • Использование печати в организации: 7 ответов на вопросы Сообщества. • Какую печать выбрать для проставления на документах.

 

При этом печати организаций подразделяются на:

• гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь).

 

 

• простые.

При оформлении реквизита «Печать» оттиск проставляемой печати должен захватывать часть наименования должности служащего лица, подписавшего (утвердившего) документ (ч.1 п.57 Инструкции № 4).

 

Пример Подпись Н.А.Лунин

 

Как правило, печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь, простые печати хранятся в несгораемых шкафах или сейфах и учитываются в специальном журнале. Запрещается хранить печати в других местах, а также передавать лицам, не имеющим права на их хранение.

 

Дополнительно по теме • Печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь: 3 ответа на вопросы Сообщества. • Замена и уничтожение печатей и штампов: 5 ответов на вопросы с платформы «Бизнес-Инфо». • Нужно ли ставить печать на справке-объективке? • Нужно ли ставить печать на приказах организации? • Необходимо ли обращаться в РОВД при списании и уничтожении гербовой печати с изображением государственных символов в связи с тем, что она пришла в негодность? Формы документов • Положение о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов (пример). • Примерный перечень документов, заверяемых печатью организации. • Приказ о назначении лица, ответственного за учет и хранение печатей и штампов.

5.2. Угловой штамп

Угловые штампы могут быть трех видов:

1) для письма;

2) общий угловой штамп;

3) угловой штамп конкретного вида документа.

Угловой штамп проставляется в левой верхней части первого листа документа (п.28 Инструкции № 4).

Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.

Размер углового штампа установлен в п.30 Инструкции № 4:

• для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм по вертикали.

 

 

• для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы не должен превышать 73 мм по горизонтали и 55 мм по вертикали.

 

 

Порядок использования и ответственность за хранение штампов закрепляются в локальном правовом акте организации.

5.3. Факсимиле

Штамп, содержащий факсимильную подпись, называется факсимиле.

В Республике Беларусь термин «факсимиле» не получил закрепленного в законодательстве определения.

Факсимиле представляет собой точное воспроизведение личной подписи на документе, то есть фактически оно выступает заменителем подписи лица, уполномоченного подписывать документ.

Факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или другого копирования допускается при совершении сделки в простой письменной форме, если это не противоречит законодательству и соглашению сторон (п.1 ст.161 ГК).

Перечень документов, которые разрешается подписывать с использованием факсимиле, может быть закреплен, например:

• в инструкции по делопроизводству или

• утвержден отдельным приказом о порядке использования факсимиле.

Данный перечень формируется организацией самостоятельно.

Вместе с тем следует учитывать требования законодательства, устанавливающие:

• обязанность подписывать определенные виды документов исключительно собственноручно;

• запрет на использование аналогов собственноручной подписи, в том числе факсимиле.

Например, не допускается использование факсимиле в первичных учетных документах:

• включенных в приложение к постановлению Совмина от 24.03.2011 № 360 «Об установлении перечня первичных учетных документов»;

• подтверждающих совершение хозяйственных операций с участием 2 и более участников, за исключением ПУД, составляемых участником хозяйственной операции единолично в случаях, установленных законодательными актами и (или) определенных Минфином (п.1 постановления Совмина от 30.12.2022 № 962).

 

Дополнительно по теме • Можно ли проставлять факсимиле в приказах? • Какие документы можно подписывать с использованием факсимиле? В каком ЛПА это должно быть прописано? • Использование аналогов собственноручной подписи с 2023 года. Комментарий к постановлению Совмина от 30.12.2022 № 962.

 

 

Справочно Оформление документа - оформление необходимых реквизитов в соответствии с установленными правилами документирования (абз.20 ч.1 п.3 Инструкции № 4).

 

В законодательстве в сфере архивного дела и делопроизводства не содержится общего требования к цвету чернил (пасты, геля) в ручках при рукописном оформлении документов. 

 

Дополнительно по теме • Ручки с чернилами (пастой, гелем) каких цветов допускается использовать при рукописном оформлении, в том числе подписании документов?

 

В организациях могут издаваться (приниматься) распорядительные документы, предусмотренные п.10 Инструкции № 4 (п.85 Инструкции № 4).

 

Справочно Организационно-распорядительная документация - документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления (абз.18 ч.1 п.3 Инструкции № 4). В состав организационно-распорядительной документации входят такие виды документов, как: • постановление; • распоряжение; • приказ; • решение; • инструкция; • положение; • правила; • протокол; • акт; • письмо; • докладная и объяснительная записки; • заявление; • представление; • уведомление и др.

 

Так, например, направление на прохождение медосмотра не относится к организационно-распорядительным документам. Форма направления установлена в приложении 5 к Инструкции о порядке проведения обязательных и внеочередных медицинских осмотров работающих, утв. постановлением Минздрава от 29.07.2019 № 74. Направление относится к медицинской документации. В левом верхнем углу направления должны быть воспроизведены реквизиты бланка (углового штампа) организации.

При оформлении организационно-распорядительных документов в организации следует руководствоваться:

• СТБ 6.38-2016;

• Инструкцией № 4;

• унифицированной системой организационно-распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм) (УСОРД), утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41 (далее - УСОРД).

 

 

• Инструкцией о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19.

 

Обратите внимание! Договоры не относятся к организационно-распорядительной документации и составляют отдельную систему договорной документации. При этом в локальном правовом акте организации (например, в положении об организации договорной работы) нормативными правовыми актами не запрещается устанавливать порядок оформления договоров, разработанный на основании Инструкции № 4.

 

Дополнительно по теме • Нужно ли в проекте документа оформлять реквизит «Проект»? И если да, то в каком документе это указано?

6.1. Прошнуровывание, скрепление подписью и (или) печатью документов и учетно-регистрационных форм

В Республике Беларусь нет единого НПА, который содержит требования, предписывающие обязательную нумерацию, прошнуровывание, скрепление подписью и (или) печатью (при ее использовании) учетно-регистрационных форм (журналов, книг).

Инструкцией № 4 не предусмотрена необходимость нумерации, прошнуровывания, скрепления подписью и (или) печатью (при ее использовании) журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, в том числе приказов.

В то же время законодательство содержит нормы, обязывающие проведение указанных технических действий в отношении некоторых разновидностей учетно-регистрационных форм (журналов, книг).

 

 

Дополнительно по теме • Требования к удостоверению и сохранности некоторых разновидностей учетно-регистрационных форм: журналов, книг. • Обязательно ли должен быть пронумерован, прошнурован журнал учета справок о периоде работы согласно подп.2.3 п.2 Указа от 26.04.2010 № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан»? • Нужно ли прошивать оригинал документа, состоящий из нескольких листов (приказ, план мероприятий, договор и т. д.), при передаче в госорганы, осуществляющие проверку?

6.2. Составление организационных документов

К таким документам относятся: устав, положения, инструкция, правила, штатное расписание.

 

Дополнительно по теме • Инструкция как вид ЛПА: составление и оформление.  • Составление и оформление положения. • Составление и оформление устава организации. • Составление и оформление положения о структурном подразделении. • Организационно-распорядительные документы в организации. • Оформление совместных документов. • Положение утверждено приказом. Это положение необходимо согласовать с другой организацией. Как правильно оформить документ: следует положение распечатать отдельно от приказа и согласовать с организацией либо направить весь приказ и согласование этого положения будет в приказе? • Организация разрабатывает положение о структурном подразделении в соответствии с приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41 «Об утверждении унифицированной системы организационно-распорядительной документации». Данное положение содержит определенные главы. Можно ли положение дополнить такими главами, как «Специализация подразделения», «Ответственность работников», или убрать какие-то главы, предусмотренные этим приказом? • Есть ли критерии по делопроизводству при оформлении правил внутреннего трудового распорядка (шрифт, отступы и т. д.)? • Необходимо ли на момент написания локальных документов (положений, инструкций и т. д.) при ссылке на нормативные акты (законы, постановления и т. д.) в тексте документа указывать действующую редакцию?

6.2.1. Приказ

Справочно Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения задач, стоящих перед организацией (абз.22 ч.1 п.3 Инструкции № 4).

 

Приказы издаются для разрешения задач, стоящих перед организацией, а также в случаях, когда необходимо довести требования НПА, документов вышестоящих организаций до сведения работников организации и (или) подчиненных (входящих в состав, систему) организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий (п.86 Инструкции № 4).

Приказ оформляется на общем бланке организации или специальном бланке для приказа (формат А4).

При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, за исключением случаев, предусмотренных пп.91 и 96 Инструкции № 4 (ч.5 п.42 Инструкции № 4).

Приказы подразделяются на три вида:

1) по основной деятельности;

2) по личному составу;

3) по административно-хозяйственным вопросам (п.88 Инструкции № 4).

 

Обратите внимание! Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов по основной деятельности и личному составу.

 

Справочно В УСОРД содержатся следующие формы приказов: • приказ о реорганизации организации; • приказ о ликвидации организации и создании ликвидационной комиссии (ликвидатора); • приказ по основной деятельности; • приказ о распределении обязанностей между руководством; • приказ о внесении изменений в должностную(ые) (рабочую(ие)) инструкцию(ии); • приказ о внесении изменений в штатное расписание и др.

 

Виды приказов			Норма
по основной деятельности	по личному составу	по административно-хозяйственным вопросам
1) об утверждении (изменении) локальных нормативных правовых актов организации (инструкций, правил, положений и т. д.); 2) утверждении (изменении) структуры и штатной численности, штатного расписания; 3) создании коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий; 4) проведении аттестации рабочих мест; 5) проведении аттестации работников; 6) планировании деятельности; 7) контроле за деятельностью (отчетности); 8) установлении режима работы и внесении изменений в него; 9) финансировании деятельности; 10) внешнеэкономической деятельности; 11) информационном и документационном обеспечении и др.	1) о приеме на работу (назначении на должность), переводе на другую постоянную работу, перемещении, увольнении (освобождении от занимаемой должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), изменении условий трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, компенсаций, временном переводе, отстранении от работы, допуске к работе, изменении существенных условий труда, установлении (отмене) неполного рабочего времени, привлечении к работе в государственные праздники, праздничные и выходные дни, исполнении обязанностей временно отсутствующего работника, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, классных чинов, дипломатических рангов, персональных званий, повышении тарифных ставок (тарифных окладов), окладов, должностных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, отпусков для нахождения в режиме самоизоляции, изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работников. Срок хранения - 55 лет. Литера «к»; 2) о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, переносе трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, досрочном снятии дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, профессиональную подготовку, стажировку), социальной поддержке неработающих пенсионеров. Срок хранения - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет. Литера «л». Приказы, распоряжения, используемые при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.), - 55 лет. Литера «к»	1) о выдаче служебных удостоверений, пропусков; 2) допуске в служебные помещения; 3) дежурстве работников; 4) приобретении хозяйственного имущества; 5) эксплуатации служебных зданий (помещений); 6) подготовке зданий (помещений) и оборудования к эксплуатации в осенне-зимний период; 7) организации охраны и противопожарном состоянии зданий; 8) организации и ведении гражданской обороны; 9) эксплуатации различных видов транспортных средств (закреплении служебного автомобиля за работником, установлении норм расхода топлива и т. д.); 10) установке, эксплуатации и ремонте средств внутренней связи и др.	Пункты 86, 88, 89 Инструкции № 4; п.21 Перечня № 140
Формы документов:
Приказ о назначении лица, ответственного за документационное обеспечение управления. Приказ о прекращении ведения личных дел работников в негосударственной организации (полное прекращение ведения личных дел) (пример)	Приказ о прекращении совмещения должностей (пример)

 

Дополнительно по теме • Срок хранения приказов о наложении дисциплинарных взысканий - 3 года (после проведения налоговой проверки), приказов об отстранении от работы - 55 лет. Получается, если работник «попался» в состоянии алкогольного опьянения, издаем приказ об отстранении его от работы и он должен храниться 55 лет, а сам приказ о наложении взыскания - 3 года. Почему такие разные сроки?

 

Реквизиты, которые необходимо указывать в приказе, см. в таблице «Нанесение, расположение реквизитов на бланке».

 

Заголовок приказа должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и отвечать на вопрос «О чем?» (например, «О создании экспертной комиссии»).

Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа (ч.3 п.50 Инструкции № 4).

Текст приказа может состоять из двух частей:

1) констатирующей;

2) распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания (принятия) приказа.

При издании (принятии) распорядительного документа на основании (во исполнение) нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его вида, даты, регистрационного индекса и названия.

Нормативные правовые акты не регламентируют порядок указания слов «пункт, статья» в приказах по личному составу (увольнение и др.). Однако по аналогии их указания в Законе № 130-З, кодексах Республики Беларусь (например, в ТК, ГК и др.) в ЛПА используют вариант без сокращений.

Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

В приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста (ч.5 п.89 Инструкции № 4).

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами от границы левого поля на компьютере.

Текст распорядительной части приказа начинается с новой строки с абзаца.

При этом слово «ПРИКАЗЫВАЮ» входит в распорядительную часть приказа (ч.6 п.89 Инструкции по делопроизводству).

Слово «ПРИКАЗЫВАЮ» печатается в тексте приказа прописными буквами. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме.

 

Пример «Назначить», «уволить», «перевести» и т. д.

 

В тексте приказа не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку (ч.1 п.82 Инструкции по делопроизводству).

 

Дополнительно по теме • В ходе проверки специалистом по кадрам (учредителя) было указано на неправильное оформление приказов по личному составу в части того, что нужно жирным шрифтом печатать слова «ПРИНЯТЬ», «УВОЛИТЬ» и пр. Правильно ли использовать жирный шрифт или нет и чем руководствоваться?

 

Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов по личному составу располагаются в логической последовательности: прием на работу (назначение на должность служащего), перевод на другую постоянную работу (перемещение), увольнение (освобождение от занимаемой должности служащего) (ч.10 п.89 Инструкции № 4).

 

Обратите внимание! Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой». Отсутствие указания об ответственном за контроль означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, подписавший распорядительный документ (ч.11 п.89 Инструкции № 4).

 

Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с заинтересованными должностными лицами (п.90 Инструкции № 4).

Внутреннее согласование проекта документа путем его визирования должностным лицом  (п.56 Инструкции № 4).

Согласованный проект документа представляется на подпись уполномоченному должностному лицу (п.90 Инструкции № 4).

При необходимости ознакомления с содержанием распорядительного документа всех работников организации в него включается пункт «Приказ (распоряжение, постановление, решение) довести до сведения всех работников». Отметка об ознакомлении с распорядительным документом оформляется ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа, либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к распорядительному документу (ч.13 п.89 Инструкции № 4).

Инструкция № 4 не содержит прямой нормы, закрепляющей возложение обязанностей по ознакомлению работников организации с распорядительными документами на определенное должностное лицо организации. Соответственно, обязанности работника, касающиеся ознакомления работников, закрепляются в его должностной инструкции или ином ЛПА организации.

Распределение этой функции будет зависеть от размера организации, объема документооборота в ней, системы делопроизводства, принятой в организации.

 

Дополнительно по теме • Если к приказу идет приложение на одном листе, необходимо ли в самом приказе указывать количество листов приложения? Указывается, если приложение состоит из нескольких листов?  • Необходимо ли проставлять реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» на приказах по личному составу (например, приказ о предоставлении трудового отпуска), если они изданы на основании заявления работника (на заявлении работника на отпуск проставляется отметка)? Как быть с приказом? • В приказе по личному составу предоставляется трудовой отпуск нескольким работникам. Правильно ли в приказе писать «ознакомлен» после каждого работника или в конце приказа следует перечислить всех после слова «ознакомлены»?

 

Если распорядительный документ отменяет ранее изданный (принятый) документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его вида, даты, регистрационного индекса и заголовка (названия) (ч.12 п.89 Инструкции № 4).

 

Дополнительно по теме • Издан новый приказ о назначении ответственного лица за ведение жалобной книги. Ранее уже был такой приказ, но поменялась нормативная база, изменились ответственные лица. В нем также утверждалось положение о делопроизводстве по обращениям граждан, которое действует в организации и на сегодняшний момент. Нужно ли в новом приказе писать, что первый приказ или его часть утратили силу?

 

Приказ вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан иной срок (п.92 Инструкции № 4).

 

Проверьте свои знания - пройдите тест «Оформление приказов в организации».

6.2.2. Распоряжение

Справочно Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности (абз.25 ч.1 п.3 Инструкции № 4).

 

Распоряжения издаются для решения оперативных вопросов деятельности. Не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным принципиальным задачам, стоящим перед организацией. В этих случаях должны издаваться приказы, приниматься постановления, решения (п.87 Инструкции № 4).

Распоряжения издаются на общем или специальном бланках для распоряжений.

 

Реквизиты, которые необходимо указывать при оформлении распоряжения, см. в таблице «Нанесение, расположение реквизитов на бланке».

 

Распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида:

1) по основной деятельности;

2) по личному составу;

3) по административно-хозяйственным вопросам (п.88 Инструкции № 4).

 

Обратите внимание! Не допускается объединение в одном распоряжении вопросов основной деятельности и по личному составу.

 

Справочно В УСОРД включены следующие унифицированные формы распоряжений: • по вопросам основной деятельности; • по административно-хозяйственным вопросам; • о приеме на работу (назначении на должность); • о переводе на другую работу; • о перемещении на новое рабочее место; • о заключении нового трудового договора (контракта); • о переводе работника на контрактную форму найма; • о продлении трудового договора (контракта); • об увольнении с работы (освобождении от занимаемой должности); • о предоставлении отпуска; • об отзыве работника из отпуска; • о поощрении (для одного мотива поощрения); • о поощрении (для разных мотивов поощрения); • о наложении дисциплинарного взыскания (для одного вида нарушения); • о наложении дисциплинарного взыскания (для разных видов нарушения); • о командировании.

 

При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, за исключением случаев, предусмотренных пп.91 и 96 Инструкции № 4 (ч.5 п.42 Инструкции № 4).

Текст распоряжения по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной (ч.1 п.89 Инструкции № 4).

В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания распоряжения. Как правило, констатирующая часть начинается с абзаца словами «в связи», «в целях» и т. п.

Распорядительная часть распоряжения по основной деятельности начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которое печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и без пробелов между буквами.

Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, части либо абзацы, подпункты - на части либо абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы (ч.1 п.68 Инструкции № 4).

Текст распорядительной части распоряжения начинается с новой строки с абзаца.

Распоряжение вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан иной срок (п.92 Инструкции № 4).

Распоряжения регистрируются и формируются в дела отдельно от других распорядительных документов (постановлений, решений, приказов).

6.2.3. Уведомление

Уведомление относится к системе организационно-распорядительной документации.

В случае направления уведомления юридическому лицу или гражданину, не являющемуся работником организации, используется бланк для письма.

Если же уведомление предназначено для работников организации, используется общий бланк.

 

Реквизиты, которые необходимо указывать при оформлении уведомления, см. в таблице «Нанесение, расположение реквизитов на бланке».

 

Уведомление должно иметь заголовок, который формулируется по правилам составления заголовков к документам: «О временном переводе», «О продлении контракта» и т. д.

В нем обязательно должен быть указан адресат.

В зависимости от того, кому адресовано уведомление, состав реквизита «Адресат» может включать:

• наименование учреждения;

• наименование структурного подразделения;

• наименование должности (профессии) работника;

• фамилию и инициалы (собственное имя, отчество (если таковое имеется) работника;

• почтовый адрес.

Уведомление подписывает руководитель организации либо уполномоченное им должностное лицо.

Уведомления, оформляемые на бланке для письма, должны содержать реквизит «Отметка об исполнителе», который проставляется в левом нижнем углу на лицевой стороне последнего листа документа (ниже подписи).

Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа (п.58 Инструкции № 4).

Уведомления работникам составляют, как правило, в двух экземплярах.

В визе ознакомления делается отметка о получении уведомления. Кроме того, работник может отразить свое решение по существу информации, изложенной в уведомлении.

 

Справочно В УСОРД содержатся следующие формы уведомлений работнику: • о заключении нового трудового договора (контракта); • о переводе на контрактную форму найма; • о продлении трудового договора (контракта); • об увольнении.

 

Дополнительно по теме • Уведомление: как составить, оформить и хранить. Форма документа • Уведомление заявителю при повторном обращении о прекращении переписки (пример).

6.2.4. Протокол

Справочно Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях (абз.24 ч.1 п.3 Инструкции № 4).

 

По полноте освещения хода заседания протоколы бывают:

• полными (содержат выступления всех участников работы коллегиального органа);

• краткими;

• сокращенными.

Протокол составляется секретарем заседания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.).

Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один (п.95 Инструкции № 4).

 

Пример Протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.

 

Датой протокола является дата проведения заседания. Дата в протоколе печатается или проставляется от руки председателем коллегиального органа (заседания) или лицом, подготовившим протокол, если иное не установлено законодательством (п.96 Инструкции № 4).

На документах, утверждаемых протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения (ч.4 п.54 Инструкции № 4).

Текст протокола делится на вводную и основную части.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.

В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.

Если на заседании рассматривается несколько вопросов, то они нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу.

В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». В этот раздел записываются вопросы к докладчику и ответы на них.

В разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» записываются принятые решения по вопросу.

 

Форма документа • Протокол в делопроизводстве: каталог форм.

 

В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме «СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текста выступлений. В разделе «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки дня, в разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» - принятые решения.

В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения (п.97 Инструкции № 4).

 

Справочно В УСОРД содержатся следующие формы протоколов: • собрания учредителей (участников) о реорганизации организации; • собрания учредителей (участников) о ликвидации организации и назначении ликвидационной комиссии (ликвидатора); • собрания учредителей (учредительного съезда, конференции, общего собрания или иного учредительного собрания) о создании организации.

 

При оформлении протоколов подписи проставляются на всех экземплярах документа (ч.10 п.53 Инструкции № 4).

 

Дополнительно по теме • Протокол заседания коллегиального органа: нюансы сочетания справочно-информационного и распорядительного документа. • Относится ли протокол наблюдательного совета организации к локальным правовым актам?  • Нужно ли писать в протоколах заседания - голосование: «за», «против», «воздержались»?

 

Проверьте свои знания - пройдите тест «Оформление протоколов в организации».

6.2.5. Акт

Справочно Акт - документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.) (абз.3 ч.1 п.3 Инструкции № 4).

 

Акт составляется комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом) для подтверждения установленных фактов, в том числе акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей.

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном или родительном падеже (чч.2-3 п.100 Инструкции № 4).

Дата акта должна соответствовать дате актирования (п.101 Инструкции № 4).

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.

При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности служащего, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей служащих, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей служащих указываются наименования организаций, которые они представляют.

Должности служащих, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются в алфавитном порядке отдельно (чч.3-4 п.102 Инструкции № 4).

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты.

В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам (акты проверок по вопросам, связанным с осуществлением финансово-хозяйственных операций, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.

Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта с указанием адресата (места хранения) каждого экземпляра. Первый экземпляр акта подшивается в дело согласно номенклатуре дел организации.

Число экземпляров акта определяется НПА и (или) практической необходимостью (п.102 Инструкции № 4).

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей служащих. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.

Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению. Акт утверждается уполномоченным должностным лицом (пп.103-104 Инструкции № 4).

 

Справочно В УСОРД содержатся следующие формы актов: • об отказе работника от дачи письменного объяснения о нарушении трудовой дисциплины; • об отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением, постановлением, решением, протоколом) о наложении дисциплинарного взыскания.

 

Формы документов • Акт в делопроизводстве и архивном деле: каталог форм.

 

Проверьте свои знания - пройдите тест «Оформление актов в организации».

6.2.6. Письмо

Справочно Письмо - обобщенное название различных по содержанию и целевому назначению документов, выделяемое в связи с особым способом изложения и передачи информации (абз.21 ч.1 п.3 Инструкции № 4).

 

При оформлении писем допускается использовать угловой штамп организации (ч.4 п.17 Инструкции № 4).

Письмо в электронном виде, отправляемое по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, оформляется по форме согласно приложению 2 к Инструкции № 4 (п.120 Инструкции № 4).

 

Порядок оформления бланка для письма см. в разделе 1.1 данной подборки.

 

В письмах название вида документа не указывается (ч.2 п.41 Инструкции № 4).

В письмах заголовок к тексту оформляется ниже реквизита «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» (ч.2 п.50 Инструкции № 4).

Разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.

 

Обратите внимание! В пределах одного письма нецелесообразно использовать в обращении «Уважаемый…» и в конце текста письма добавлять «С уважением…».

 

Письма подписываются руководителем организации или уполномоченным им должностным лицом.

Датой письма является дата его подписания. Дата в письме проставляется лицом, его подписавшим (пп.118-119 Инструкции № 4).

В деловых письмах перед реквизитом «Подпись» часто указывают:

 

«С уважением…» не входит в состав реквизита «Подпись» согласно п.53 Инструкции № 4, следовательно, это часть реквизита «Текст». «С уважением…» от текста не отделяется, а от реквизита «Подпись» отделяется полуторным межстрочным интервалом или пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизитов.

 

Справочно В УСОРД содержатся следующие формы писем: • письмо профсоюзу о согласии на увольнение работника; • письмо об увольнении работника в порядке перевода к другому нанимателю.

 

Дополнительно по теме • Разновидности служебных писем. • Как перенаправить письмо (не обращение) по территориальной подведомственности?  • Как должен выглядеть второй экземпляр официального исходящего письма: аналогично оригиналу? И должна ли быть в нем шапка письма? • Варианты оформления писем-запросов, которые направляют в организацию: текстовое сообщение без прикрепленных файлов, прикрепленный вордовский файл, прикрепленный скан письма-запроса. Обязана ли организация регистрировать и отвечать на такие письма-запросы, полученные от иных организаций (физлиц) на официальную электронную почту организации? Формы документов • Письмо в делопроизводстве: каталог форм.

 

Проверьте свои знания - пройдите тест «Оформление писем».

6.2.7. Докладная и объяснительная записки

Понятие «Служебная записка» в Инструкции № 4 отсутствует.

Служебная записка упоминается в п.7 Декрета от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций»: до увольнения работника по дискредитирующим обстоятельствам наниматель обязан провести проверку допущенных им нарушений, результаты которой оформить актом (служебной запиской), а также затребовать письменное объяснение работника.

На основании НПА, ЛПА, определяющих их задачи и функции, организации издают (составляют) иные управленческие документы, в том числе докладные записки (п.14 Инструкции № 4).

В организациях могут составляться справочно-информационные документы, в том числе докладные записки (п.100 Инструкции № 4).

6.2.7.1. Докладная записка

Справочно Докладная записка - вид информационного документа, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами, предложениями и (или) просьбами составителя (абз.7 ч.1 п.3 Инструкции № 4).

 

В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние докладные записки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внешние докладные записки адресуются руководителю вышестоящей организации и оформляются на общем бланке (п.107 Инструкции № 4).

Реквизиты докладной записки:

• наименование организации (структурного подразделения);

• наименование вида документа - «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА»;

• дата документа;

• регистрационный индекс;

• место составления или издания;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о наличии приложения (если есть);

• подпись.

Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.

В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.

Внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние - руководителем организации (пп.108-109 Инструкции № 4).

Датой докладной записки является дата ее подписания (п.110 Инструкции по делопроизводству).

 

Справочно В УСОРД содержится форма докладной записки о нарушении трудовой дисциплины.

 

Дополнительно по теме • Есть ли в НПА такой вид документа, как «Служебная записка». Какие требования в организации работы с данным видом документа (регистрация, оформление, подпись и т. д.)? Формы документов • Докладная записка в делопроизводстве: каталог форм.

6.2.7.2. Объяснительная записка

Справочно Объяснительная записка - справочно-информационный документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

 

Определение термина «объяснительная записка» в НПА отсутствует, однако в ст.199 и 408 ТК присутствуют нормы, обязывающие нанимателя затребовать письменные объяснения у работника.

Как правило, объяснительная записка составляется по трудовым правоотношениям, а также по производственным вопросам.

Объяснительные записки бывают внутренними и внешними.

 

Реквизиты, которые необходимо указывать при оформлении объяснительной записки, см. в таблице «Нанесение, расположение реквизитов на бланке».

 

Объяснительная записка оформляется на чистом листе бумаги стандартного формата А4 или А5.

При составлении и оформлении объяснительной записки используются следующие реквизиты: наименование структурного подразделения - автора документа, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (если оно имеется), подпись, дата, регистрационный индекс.

Сведения о структурном подразделении - авторе объяснительной записки указываются в заголовочной части документа в левом верхнем углу.

 

Пример Отдел кадров   ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА   _____________ № ______   г. Минск

 

Реквизит «Адресат» оформляется в соответствии с требованиями п.47 Инструкции № 4, которой установлен порядок оформления адресования документа руководителю организации (его заместителю). В этом случае в наименование должности лица, которому адресован документ, включается наименование организации.

Заголовок кратко отражает содержание документа, отвечает на вопрос «О чем?» (например, «О причинах отсутствия на работе», «О причинении материального ущерба»).

Текст объяснительной записки состоит, как правило, из двух частей:

• первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;

• вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается ее составителем. Так как полное наименование структурного подразделения - автора объяснительной записки указывается в заголовочной части документа в левом верхнем углу, в наименование должности лица, подписавшего объяснительную записку, включается, как правило, видовое наименование структурного подразделения.

 

Пример Мастер участка Подпись Г.А.Зотов

 

Датой объяснительной записки считается дата ее подписания. Дату в объяснительной записке проставляет лицо, ее подписавшее, что определено требованиями ч.2 п.42 Инструкции № 4.

В случае необходимости в объяснительную записку включается реквизит «Отметка о наличии приложений».

 

Справочно В УСОРД содержится форма объяснительной записки о нарушении трудовой дисциплины.

 

Дополнительно по теме • Объяснительная записка: составление, оформление и хранение

6.2.8. Справка

Справочно Справка - вид информационного документа, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера без мнения автора о существе излагаемых вопросов (абз.29 ч.1 п.3 Инструкции № 4).

 

На основании НПА, ЛПА, определяющих их задачи и функции, организации издают (составляют) иные управленческие документы, в том числе справки (п.14 Инструкции № 4).

В организациях могут составляться справочно-информационные документы, в том числе справки (п.100 Инструкции № 4).

При оформлении справок допускается использовать угловой штамп организации (ч.4 п.17 Инструкции № 4).

В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные (ч.1 п.111 Инструкции № 4).

 

Справочно Служебная справка - официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.) (ч.2 п.111 Инструкции № 4).

 

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.

Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.

 

Справочно Личная справка - документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый гражданину (ч.3 п.111 Инструкции № 4).

 

Заголовок справки формулируется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже.

Период времени, к которому относятся приводимые в служебной справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом  (п.113 Инструкции № 4).

Текст личной справки начинается с указания фамилии, собственного имени и отчества (если таковое имеется) лица, о котором сообщаются сведения.

 

Обратите внимание! Не допускается использовать в справке речевые обороты «выдана настоящая», «действительно работает» (ч.1 п.114 Инструкции № 4).

 

При наличии используются типовые формы справок, устанавливаемые государственными органами в установленном законодательством порядке (ч.2 п.114 Инструкции № 4).

Так, типовые формы справок утверждены:

• постановлением Минтруда и соцзащиты от 05.10.2010 № 140;

• постановлением Минюста от 11.08.2010 № 46 и т. д.

В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние справки адресуются руководителю (иным должностным лицам, коллегиальным органам) организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внешние справки адресуются руководителю (иным должностным лицам) вышестоящей организации, сторонней организации или гражданину и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.

Внешние справки подписываются руководителем организации, внутренние - их составителями. Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями (п.115 Инструкции № 4).

Датой справки является дата ее подписания (п.116 Инструкции № 4).

 

Форма документа • Справка в делопроизводстве: каталог форм.

 

Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т. д.). Сводки оформляются в виде таблиц, графиков (п.117 Инструкции № 4).

 

Проверьте свои знания - пройдите тест «Оформление справок в организации».

6.2.9. Расписка

Понятие «расписка» в законодательстве Республики Беларусь не определено, типовая форма не установлена. Вместе с тем расписка упоминается в ч.5 п.79 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40, ГК.

С учетом требований Инструкции № 4 и СТБ 6.38-2016 в расписке оформляются следующие реквизиты:

• наименование организации;

• вид документа (РАСПИСКА);

• дата документа;

• регистрационный индекс;

• текст;

• подпись.

 

Дополнительно по теме • Расписка: как составить и оформить.

6.2.10. Заявление

Как правило, заявление используется в сфере трудовых правоотношений. Однако определения понятия «заявление» в трудовом законодательстве Республики Беларусь не содержится.

Понятие «заявление» определено в абз.3 ст.1 Закона от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» - это ходатайство о содействии в реализации прав, свобод и (или) законных интересов заявителя, не связанное с их нарушением, а также сообщение о нарушении актов законодательства, недостатках в работе государственных органов, иных организаций (должностных лиц), индивидуальных предпринимателей.

Однако указанный Закон не распространяется на обращения работника к нанимателю.

Заявления относятся к информационно-справочным документам, которые, в свою очередь, входят в организационно-распорядительную документацию.

Таким образом, заявление оформляется в соответствии с требованиями:

• Инструкции № 4;

• СТБ 6.38-2016;

• УСОРД.

Заявления работников о трудовом, социальном отпуске можно оформлять на стандартном листе бумаги формата А5, если их объем не превышает 5-7 строк.

Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста.

Так, бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более пяти - семи строк текста (ч.2 п.20 Инструкции № 4).

 

Справочно Документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги формата А5 (ч.1 п.50 Инструкции № 4).

 

Слово «ЗАЯВЛЕНИЕ» является реквизитом «Название вида документа» и указывается прописными буквами без разрядки.

Заголовок к тексту заявлений об увольнении, приеме на работу, переводе указывать не нужно, поскольку заголовок к тексту дает представление о содержании документа без чтения, а заявления о приеме на работу, увольнении, переводе являются необъемными документами, поэтому реквизит «Заголовок к тексту» на таких документах не оформляется.

 

Обратите внимание! Заявления могут оформляться от руки или изготавливаться с помощью технических средств. Однако день месяца и подпись проставляются от руки (ч.5 п.42 Инструкции № 4).

 

Справочно Формы заявлений можно найти в УСОРД.

 

Дополнительно по теме • Личное заявление, включаемое в состав личного дела при его формировании. • Может ли работник подать заявление (о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т. д., то есть любой вид заявления), напечатанное на компьютере, или заявление должно быть написано собственноручно? Форма документа • Заявление в делопроизводстве: каталог форм.

6.2.11. Доверенность

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое с учетом требований ст.186 ГК одним лицом другому для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу.

Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть удостоверена нотариально, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами (пп.1, 2 ст.186 ГК).

Доверенность вступает в силу со дня ее совершения в необходимой форме, когда удостоверения этой доверенности не требуется, либо со дня ее удостоверения, когда оно требуется, если более поздний срок вступления в силу не предусмотрен доверенностью (п.6 ст.186 ГК).

Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение одного года со дня вступления в силу (п.6 ст.186 ГК). Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (п.1 ст.187 ГК). 

 

Формы документов • Доверенность на право заверения копий документов организации (пример). • Доверенность заместителю руководителя организации (пример).

7. Оформление совместных документов

Совместные распорядительные документы организаций, издающих (принимающих) одинаковые виды документов, издаются (принимаются) в соответствующем виде. Совместные распорядительные документы организаций, издающих (принимающих) различные виды документов, принимаются в виде решения (п.11 Инструкции № 4).

Совместные документы допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов (ч.3 п.17 Инструкции № 4).

Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом листе бумаги стандартного формата. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне.

При систематической подготовке совместных документов может изготавливаться соответствующий бланк с указанием наименований организаций, создающих документ.

Наряду с полным наименованием организации можно указывать и сокращенное наименование (п.37 Инструкции № 4).

Датой совместного документа на бумажном носителе является дата его подписания последней организацией (ч.3 п.42 Инструкции № 4).

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо) (ч.3 п.43 Инструкции № 4), например: 2-5/112/11-10/211.

Совместные документы, как правило, создаются в двух экземплярах.

Основной реквизит документа - текст. При составлении совместных документов к нему предъявляются те же требования, что и при составлении документов организации: текст документа излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля и др.

При наборе текста следует применять размер шрифта, установленные п.73 Инструкции № 4.

Распорядительная часть совместного приказа будет начинаться словом «ПРИКАЗЫВАЕМ», совместного распоряжения, совместного указания - «ОБЯЗЫВАЕМ» или «ПРЕДЛАГАЕМ», совместного постановления - «ПОСТАНОВЛЯЮТ», «ПОСТАНОВИЛИ», совместного решения - «РЕШИЛИ».

При оформлении совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа (ч.10 п.53 Инструкции № 4).

 

Дополнительно по теме • Оформление совместных документов. Формы документов • Форма совместного письма (пример). • Форма совместного приказа (пример).

8. Ознакомление с документами

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации (ч.4 п.8 Инструкции № 4).

В основном документы, с которыми надлежит знакомиться работникам организации, касаются их трудовых отношений и должностных обязанностей.

 

Дополнительно по теме • Ознакомление работников организации с документами: порядок и сроки.

 

Обязанности должностных лиц по ознакомлению с документами в организации и сроки ознакомления, не установленные НПА, определяются на локальном уровне.

Обязанности и ответственность работников по ознакомлению с документом могут быть закреплены также в ЛПА, например, инструкции по делопроизводству.

При необходимости ознакомления с содержанием распорядительного документа всех работников организации в него включается пункт «Приказ (распоряжение, постановление, решение) довести до сведения всех работников». Отметка об ознакомлении с распорядительным документом оформляется ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа, либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к распорядительному документу (ч.13 п.89 Инструкции № 4).

 

Формы документов • Лист ознакомления с приказом.

 

Процедура ознакомления оформляется с помощью отметки об ознакомлении.

Требования к составу сведений, включаемых в отметку об ознакомлении, НПА не установлены.

Они содержатся:

• в ранее действовавших Методических указаниях по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. приказом Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 16.09.2005 № 41;

• Альбоме форм организационно-распорядительных документов с комментариями (на основе унифицированных форм документов Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41). Приведены примеры оформления этой отметки.

Отметка об ознакомлении включает:

• наименование вида документа, с которым происходит ознакомление;

• слово «ознакомлен» (ознакомлена, ознакомлены);

• личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия);

• дату.

Важно проставление даты при ознакомлении, поскольку сроки ознакомления часто установлены НПА.

Дата в отметке об ознакомлении позволяет подтвердить соблюдение установленных сроков ознакомления.

 

Дополнительно по теме • Ознакомление работников организации с документами: порядок и сроки. • Есть ли в законодательстве нормы, где и как должны храниться акты отказа от подписи в документах (приказах, графиках работы)? • Можно ли в организации вести журнал ознакомления с локальными правовыми актами? • Разработан и внедрен ЛПА, в котором прописан алгоритм ознакомления работников с документами электронного формата и отмечено, что при проставлении соответствующей отметки работник считается ознакомленным с этим документом. Данный ЛПА доведен до работников под подпись. Можно ли доводить до подчиненных работников приказы по основной деятельности, задания, планы, ЛПА через систему электронного документооборота? Формы документов • Примерная форма листа ознакомления с локальным правовым актом. • Примерная форма журнала учета ознакомления работников с локальными правовыми актами.

9. Изготовление и заверение копий документов

Организация может заверять копии тех документов, которые созданы в самой организации, документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.), документов, предусмотренных постановлением Совмина от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц» и иными актами законодательства.

Юридические лица всех форм собственности, если иное не предусмотрено актами законодательства, выдают:

• копии исходящих от них документов обратившимся к ним гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам (далее - обратившееся лицо) или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, за исключением копий исходящих документов, относящихся к переписке государственных органов при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами;

• обратившимся лицам (их представителям) необходимые для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов данных лиц, копии имеющихся у них документов других юридических лиц, от которых непосредственно получить копии этих документов невозможно (в связи с ликвидацией юридического лица, утратой документа и т. п.);

• копии имеющихся у них документов другим юридическим лицам (их представителям), если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся к ним лиц.

Копии документов выдаются на основании соответствующих заявлений и запросов. Заявления (запросы) заявителей подлежат обязательному приему и регистрации. Отказ в приеме заявлений (запросов) не допускается.

В выдаче обратившимся лицам копии документа может быть отказано при условиях, перечисленных в подп.1.4 п.1 постановления № 1256.

Запрещается свидетельствование верности копий:

• паспорта гражданина Республики Беларусь, иных документов, удостоверяющих личность;

• военного билета;

• служебного удостоверения депутата, иных служебных удостоверений;

• свидетельства о регистрации ходатайства о предоставлении статуса беженца, дополнительной защиты или убежища в Республике Беларусь;

• свидетельства о предоставлении дополнительной защиты в Республике Беларусь;

• документов, свидетельствование копий которых запрещено актами законодательства (подп.1.5 п.1 постановления № 1256).

Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

 

Справочно Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Копия документа должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации, если законодательством не установлено иное (ч.2 п.59 Инструкции № 4).

 

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

 

Пример Верно Инспектор отдела кадров Подпись М.Г.Сухачева 05.01.2024

 

Варианты заверения копии приказа, предназначенного для внутреннего пользования:

1) тиражирование подлинника средствами оперативной полиграфии (ксерокопирование). Условие: такая копия должна содержать факсимильное воспроизведение собственноручной подписи;

2) проставление печати на месте, предназначенном для проставления собственноручной подписи. Условие: копия заверяемого документа не воспроизводит факсимильную подпись подлинника;

3) оформление реквизита «Отметка о заверении копии». Условие: копия заверяемого документа не воспроизводит факсимильную подпись подлинника.

 

Дополнительно по теме • Можно ли сшивать большое количество документов вместе для заверения (например, расписки), чтобы не заверять каждую расписку по отдельности? • Если двусторонний лист документа, то «копия верна» ставить с двух сторон или можно с одной? • Необходимо ли в доверенности указывать право на заверение документов должностных лиц предприятия? • Как оформлять второй экземпляр остающегося в организации письма? Формы документов • Доверенность на право заверения копий документов организации (пример). • Приказ о заверении копий документов (пример).

 

Копии документов в электронном виде, выполненные на бумажном носителе и предназначенные для обращения внутри организации, заверяются в порядке, установленном ч.4 п.59 Инструкции № 4.

 

Дополнительно по теме • Заверение копий документов, включаемых в состав личных дел работников. • Заверение копий документов. • Заверение копий письменных доказательств для представления в суде

 

Проверьте свои знания - пройдите тест «Оформление выписки и заверение копии документа».

10. Оформление выписки из документа

Общий порядок заверения копий документов и выписок из них установлен в Инструкции № 4.

Специальные требования к оформлению выписок из конкретных документов закреплены в различных нормативных правовых актах, например:

• в постановлении Минздрава от 09.07.2010 № 92 утверждена форма выписки из медицинских документов;

• постановлении Минобразования от 19.08.2022 № 274 установлена выписка из зачетно-экзаменационной ведомости;

• постановлении Минтранса от 17.07.2001 № 16 - выписка из трудовой книжки о стаже плавания.

Отличительной особенностью выписки от других видов копий является то, что она воспроизводит не весь текст документа, а его часть.

Выписка из официального документа - это копия официального документа, воспроизводящая его часть, заверенная в установленном порядке (п.3.1.31 СТБ 2059-2013).

Копия документа, воспроизводящая часть его текста, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа. Выписки из документов оформляются на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа (ч.3 п.59 Инструкции № 4).

 

Пример ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

 

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения (ч.4 п.59 Инструкции № 4).

 

Пример Верно Начальник отдела кадров Подпись С.А.Коновалов 04.01.2024

 

Обратите внимание! Использование штампа «Копия верна» нормативными правовыми актами не допускается. Воспроизведение подписи руководителя организации на выписках из документов не требуется.

 

На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность служащего лица, заверившего копию (ч.5 п.59 Инструкции № 4).

 

Форма документа • Выписка из документов: каталог форм.

 

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»