Материал помещен в архив

Электронный документооборот организации

Подборка аналитических материалов «Электронный документооборот организации» поможет вам разобраться в вопросах оформления, регистрации, формирования дел и хранения и уничтожения документов в электронном виде, а также электронных документов.

1. Понятие электронного документа и документа в электронном виде

Электронный документ (ЭД) - документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи (ЭЦП) с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ (абзац 16 ст.1 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», далее - Закон № 113-З).

Иными словами, электронный документ - это документ в электронном виде, подписанный ЭЦП.

Справочно Электронная цифровая подпись - последовательность символов, являющаяся реквизитом электронного документа и предназначенная для подтверждения его целостности и подлинности, а также для иных целей, предусмотренных Законом № 113-З и иными законодательными актами Республики Беларусь (абзац 15 ст.1 Закона № 113-З).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. электронная цифровая подпись - последовательность символов, являющаяся реквизитом электронного документа и предназначенная для подтверждения его целостности и подлинности, а также для иных целей, предусмотренных Законом № 113-З и иными законодательными актами (абз.15 ст.1 Закона № 113-З с учетом изменений, внесенных Законом от 14.10.2022 № 213-З).

Документ в электронном виде - документ, информация которого представлена в цифровой форме и может представлять собой единый файл либо совокупность файлов (объектов хранения) и при необходимости содержать контрольные характеристики (абзац 7 п.7 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20, далее - Правила № 20).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Правилами № 20 с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 116. Комментарий см. здесь.

Таким образом, подлинность электронного документа подтверждает ЭЦП, а подлинность документа в электронном виде может и не подтверждаться или подтверждаться с использованием аналогов собственноручной подписи (факсимиле, пароль, цифровой водяной знак и др.).

Дополнительно по теме

Как обеспечить целостность и сохранность электронных документов?

Каким образом можно признать подлинность электронного документа, подписанного ЭЦП иностранного государства, в Республике Беларусь?

2. Требования к созданию, оформлению электронного документа, документа в электронном виде

2.1. Электронный документ

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств;

• иметь структуру, состоящую из общей и особенной частей.

Справочно Общая часть ЭД состоит из информации, составляющей содержание документа, в том числе реквизитов документа, формируемых до момента выработки ЭЦП. Особенная часть ЭД состоит из одной или нескольких ЭЦП лица (лиц), подписавшего (подписавших) ЭД. Каждая ЭЦП представляет собой отдельный файл (информационный объект), формат и структура которого установлены техническими нормативными правовыми актами. Особенная часть может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки ЭЦП и идентификации ЭД, в том числе реквизиты, которые создаются после подписания ЭД (дата ЭД, регистрационный индекс, сведения о лице, подписавшем ЭД, и другие реквизиты) и включаются в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) (п.5 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19, далее - Инструкция № 19).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Инструкцией № 19 с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117. Комментарий см. здесь;

• быть представляемым в форме, доступной и понятной для восприятия человеком (ст.16 Закона № 113-З).

Дополнительно по теме

Какова структура электронного документа?

Каковы требования в законодательстве, предъявляемые к электронным документам?

Подписание ЭД и проверка ЭЦП осуществляются путем применения сертифицированных средств ЭЦП (п.9 Инструкции № 19).

Дополнительно по теме

Чем отличаются сертифицированные средства электронной цифровой подписи от несертифицированных?

2.1.1. Форматы файлов

Форматы файлов ЭД определяются организацией самостоятельно, если иное не установлено Инструкцией № 19 и иными актами законодательства.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов либо направляющие ЭД в государственные органы, должны выбирать форматы файлов ЭД в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

Справочно Подробно см. таблицу «Форматы, признаваемые допустимыми» в разделе 2.2 данной подборки.

При выборе форматов файлов ЭД предпочтение следует отдавать открытым форматам. Предпочтительными форматами для проектов ЭД являются:

• Office Open XML (DOCX);

• Open Document Format (ODT) (пп.27, 28 Инструкции № 19).

2.1.2. Состав реквизитов и их оформление

Состав и порядок расположения реквизитов, включаемых в общую часть проекта ЭД, соответствуют составу и порядку расположения соответствующих реквизитов документов на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь.

В реквизитах «Подпись» и «Гриф утверждения» (при утверждении должностным лицом) указываются наименование должности лица, имеющего право подписывать (утверждать) ЭД, его инициалы и фамилия.

Допускается включение в общую часть проекта ЭД составных частей реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс», известных до подписания ЭД (месяц и год, индекс ЭД по номенклатуре дел).

Значение реквизита «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» вносится в общую часть проекта ЭД и в РКК.

В реквизите «Адресат» указывается официальный адрес электронной почты организации-адресата или адрес электронной почты гражданина - при отправке ЭД по электронной почте.

Официальным адресом электронной почты организации является адрес, указанный на ее бланке.

В реквизите «Отметка о наличии приложения» дополнительно указываются имя и расширение файла, содержащего приложение. Если программно-техническими средствами невозможно разбить приложение на листы и пронумеровать их, вместо количества листов указывается размер файла, содержащего приложение, в килобайтах. Количество экземпляров ЭД не указывается (пп.29-34 Инструкции № 19).

2.1.3. Согласование (визирование) проекта

Согласование проекта ЭД внутри организации осуществляется с использованием средств автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ). Лица, осуществляющие согласование проекта ЭД, получают доступ к нему после авторизации и идентификации в АС ДОУ.

Отметка о согласовании (виза) включается в РКК или оформляется отдельным листом согласования с использованием средств АС ДОУ (п.35 Инструкции № 19).

Дополнительно по теме

Возможно ли внутреннее согласование (визирование) проектов электронных документов организации в системе электронного документооборота (СЭД), не применяя ЭЦП?

Возможно ли внутреннее согласование (визирование) проектов документов на бумажных носителях в автоматизированной системе документационного обеспечения управления (системе электронного документооборота) организации без оформления собственноручной подписи лиц, визирующих проект документа?

Работник при помощи электронной цифровой подписи согласовал проект электронного документа. После согласования в проекте была замечена и исправлена опечатка, а затем документ был направлен руководителю организации и подписан им ЭЦП. Можно ли внести изменения в документ после подписания его ЭЦП?

Внешнее согласование проекта ЭД осуществляется путем рассылки проекта ЭД в согласующие организации. Реквизит «Гриф согласования» включается в общую часть проекта ЭД и подписывается ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация или лицо, ответственное за подготовку проекта ЭД (часть первая п.36 Инструкции № 19).

Дополнительно по теме

Возможно ли внешнее согласование проектов электронных документов без использования ЭЦП?

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, после завершения подготовки проекта ЭД, для которого в номенклатуре дел предусмотрен срок хранения свыше 10 лет (в том числе постоянно) или с отметкой «ЭПК», преобразуют общую часть ЭД (включая приложения) в формат Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2) (часть первая п.37 Инструкции № 19).

Дополнительно по теме

Когда проекты электронных документов должны преобразовываться в формат PDF (PDF/A1 или PDF/A2)? Какой работник организации должен отвечать за преобразование проектов электронных документов в формат PDF (PDF/A1 или PDF/A2)?

2.2. Документ в электронном виде

2.2.1. Форматы документов

Форматы документов в электронном виде определяются организацией, если иное не установлено законодательством. При этом организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, согласовывают используемые форматы документов в электронном виде с уполномоченным государственным архивным учреждением (п.218 Инструкции по делопроизводству).

Форматы, признаваемые допустимыми

2.2.2. Состав и оформление реквизитов

Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа) при его внешнем представлении должно соответствовать требованиям, установленным п.35 Инструкции по делопроизводству (п.220 Инструкции по делопроизводству).

Информация, содержащаяся в реквизитах «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», «Отметка об ознакомлении с документом», иных отметках, при работе с документами в электронном виде не вносится в их формуляр.

При работе с электронными документами в их общую часть не вносятся реквизиты «Дата документа», «Регистрационный индекс», «Резолюция», «Отметка о контроле», «Подпись», «Гриф согласования», «Виза», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)» и дата утверждения документа.

При подготовке ДЭВ могут использоваться шаблоны. Шаблоны разрабатываются на основе унифицированных форм документов службой документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) организации (п.223 Инструкции по делопроизводству).

Подготовка и согласование проектов документов в электронном виде осуществляются по правилам, установленным Инструкцией по делопроизводству в отношении аналогичных документов на бумажном носителе (п.219 Инструкции по делопроизводству).

Дополнительно по теме

Обязательно ли указание в подстрочном примечании письма в электронном виде, которое направляется по электронной почте, в информационных системах ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, что реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный индекс» не заполняются, а проставляются в регистрационно-контрольной карточке (РКК), которая отправляется вместе с документом в электронном виде (электронным документом)?

Какой юридический статус имеют документы в электронном виде, подписанные стилусом с использованием специального аппаратного и программного обеспечения?

2.3. Локальные правовые акты организации по работе с электронными документами, документами в электронном виде

Порядок работы с ЭД в организации определяется локальными правовыми актами, утвержденными руководителем организации, после согласования с государственным архивом, источником комплектования которого является организация, или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета и государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации».

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, согласовывают локальный правовой акт о порядке работы с электронными документами с центральной экспертной комиссией вышестоящей организации (при ее наличии) (п.4 Инструкции № 19).

Дополнительно по теме

В каких локальных правовых актах должен быть отражен порядок работы с электронными документами в организации?

В ЛПА по работе с документами в электронном виде, в том числе электронными документами,  следует закрепить все способы передачи как документов в электронном виде, так и электронных документов. Также целесообразно закрепить и порядок использования электронной почты.

Вспомогательные электронные сообщения, включая сообщения электронной почты без вложенного электронного документа, не регистрируются и хранятся получателем до минования надобности. Регламент работы организации может предусматривать направление в дело электронных сообщений, важных для понимания обстоятельств принимаемого управленческого решения или способных служить доказательством деловой деятельности (п.46 Инструкции № 19).

Дополнительно по теме

В организации для внутреннего и внешнего информационного взаимодействия активно используется корпоративная электронная почта, а также различные мессенджеры (Viber, Telegram). Нужно ли сохранять сообщения, переданные посредством электронной почты или мессенджера, при осуществлении деловой деятельности организацией?

Может ли организация в локальном правовом акте предусмотреть возможность подписания докладной записки средствами системы электронного документооборота без использования ЭЦП?

Организация не подключена к системе межведомственного электронного документооборота. Системы электронного документооборота, позволяющей обмениваться документами с другими организациями, в организации нет. Какие документы нужно обязательно разработать и ввести в действие в организации негосударственной формы собственности, с учетом того, что часть электронных документов (бухгалтерских) в организации подписывается ЭЦП (налоговые декларации, ПУ-1, ПУ-2, ПУ-3, статотчеты, отчеты в Белгосстрах, платежи в системе «Клиент-банк» и др.)?

Формы документов:

Положение об изготовлении, хранении и использовании электронной цифровой подписи.

Приказ о применении электронной цифровой и факсимильной подписей.

3. Электронный документооборот: выбор системы, особенности

Электронный документооборот - движение ЭД в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или помещения в электронное дело (п.13 Инструкции № 19).

Электронный документооборот организации осуществляется в рамках АС ДОУ.

Дополнительно по теме

В чем разница между терминами «автоматизированная система документационного обеспечения управления» (АС ДОУ) и «система электронного документооборота» (СЭД)?

При работе с электронными документами АС ДОУ включает в себя:

• подготовку проектов ЭД с оформлением установленных реквизитов и в необходимых случаях согласование проектов ЭД;

• представление проекта ЭД на подпись (утверждение) руководителю;

• регистрацию и контроль исполнения ЭД;

• защиту ЭД;

• организацию оперативного хранения и передачу ЭД на хранение в архив организации;

• уничтожение ЭД, не подлежащих хранению (п.14 Инструкции № 19).

Дополнительно по теме

В нормативных правовых актах установлены требования к автоматизированным системам документационного обеспечения управления (АС ДОУ) и информационным системам архива организации (ИСА). Существует ли процедура аттестации АС ДОУ и ИСА на соответствие требованиям нормативных правовых актов в сфере архивного дела и делопроизводства? Какой государственный орган (организация) уполномочен проводить такую аттестацию?

3.1. Алгоритм внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления

Дополнительно по теме

В структурных подразделениях организации назначены ответственные за ведение делопроизводства. Нужно ли дополнительно назначать ответственных за электронный документооборот в структурных подразделениях?

3.2. Система межведомственного электронного документооборота (СМДО)

Систему межведомственного электронного документооборота должны использовать все государственные органы и государственные организации.

Государственным органам и иным государственным организациям, подчиненным (подотчетным) Президенту Республики Беларусь, Совету Республики и Палате представителей Национального собрания Республики Беларусь, Конституционному Суду, Верховному Суду, Высшему Хозяйственному Суду, Комитету государственного контроля, Генеральной прокуратуре, Аппарату Совета Министров Республики Беларусь, республиканским органам государственного управления и иным государственным организациям, подчиненным Правительству Республики Беларусь, областным и Минскому городскому исполнительным комитетам было поручено обеспечить:

• приобретение (разработку, модернизацию) ведомственных систем электронного документооборота (далее - ВСЭД);

• взаимодействие ВСЭД с СМДО государственных органов (абзац 2 части первой п.3 Указа Президента Республики Беларусь от 04.04.2013 № 157 «О внесении изменений и дополнений в некоторые указы Президента Республики Беларусь», далее - Указ № 157).

Иным государственным органам и государственным организациям, не указанным выше, хозяйственным обществам, в отношении которых Республика Беларусь либо административно-территориальная единица, обладая акциями (долями в уставных фондах), может определять решения, принимаемые этими хозяйственными обществами, до 1 января 2017 г. было поручено обеспечить приобретение (разработку, модернизацию) ВСЭД и их взаимодействие с СМДО. При этом бюджетным организациям, которые имеют незначительный документооборот, допускается установить автоматизированное рабочее место ВСЭД с возможностью подключения и работы с СМДО (часть вторая п.3 Указа № 157).

Справочно Критерии отнесения организаций к бюджетным организациям, которые имеют незначительный документооборот, определены в приложении к постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 12.04.2016 № 299.

Также государственным органам и иным государственным организациям предписывалось принять меры, обеспечивающие поэтапное сокращение количества документов на бумажных носителях (п.4 Указа № 157).

Доставка электронных документов в другие организации осуществляется посредством:

• электронной почты (в качестве вложения);

• информационной системы ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота (в рамках информационного пакета, формат и структура которого определяются регламентом информационной системы) (часть первая п.15 Инструкции № 19).

Дополнительно по теме

Какие организации обязательно должны использовать для обмена документами СМДО государственных органов? Какой нормативный правовой акт регулирует необходимость использования указанной системы организациями?

В чем разница между понятиями «ведомственная система электронного документооборота» (ВСЭД) и «корпоративная система электронного документооборота» (КСЭД)?

3.3. Перевод документооборота в электронный

Перевод документооборота в электронный целесообразно начать с документов, содержащихся в приложении 20 к Инструкции по делопроизводству, поскольку:

• документы, содержащиеся в указанном приложении, не надо сдавать в архив организации, потому что передаче в архив организации подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (часть первая п.204 Инструкции по делопроизводству);

• перевод рационально проводить поэтапно, то есть начать с более простых документов (с небольшими сроками хранения), а затем переходить на документы с более длительными сроками хранения.

Дополнительно по теме

Переход на электронный документооборот: важные аспекты.

3.3.1. Выбор системы электронного документооборота

Для перехода на электронный документооборот сначала необходимо выбрать систему электронного документооборота (СЭД). Для этого проводят анализ существующего документооборота в организации, на основании чего определяют требования к СЭД.

Этапы подготовки к выбору СЭД

На сегодняшний день в Республике Беларусь отсутствует специальный нормативный правовой акт, в котором бы содержался перечень обязательных требований, предъявляемых к СЭД. Данные требования содержатся в ряде нормативных правовых актов.

Например, приобретаемые (разрабатываемые, модернизируемые) государственными органами и иными государственными организациями ведомственные СЭД (за исключением предназначенных для обработки информации, отнесенной к государственным секретам) должны обеспечивать возможность:

1) взаимодействия с СМДО с применением формата обмена данными, сформированного РУП «Национальный центр электронных услуг»;

2) использования средств ЭЦП, имеющих сертификат соответствия, выданный в Национальной системе подтверждения соответствия Республики Беларусь, и положительное экспертное заключение по результатам государственной экспертизы, выданное в порядке, установленном законодательством (подп.5¹.1 п.5.1 Указа Президента Республики Беларусь от 08.11.2011 № 515 «О некоторых вопросах развития информационного общества в Республике Беларусь»).

Общие требования к документированию управленческой деятельности посредством СЭД определены Инструкцией № 19.

При определении функциональных требований к СЭД необходимо учитывать следующие принципы:

• соответствие законодательству в сфере архивного дела и делопроизводства;

• обеспечение аутентичности документов, их достоверности, подлинности, целостности и пригодности для использования на протяжении всего их жизненного цикла;

• поддержание непрерывности жизненного цикла документов;

• поддержка документооборота, предполагающего одновременное использование ЭД и документов на бумажных носителях, включая возможность использования указанных типов документов в одних и тех же документационно-информационных процессах организации (смешанный документооборот);

• обеспечение функциональной совместимости СЭД и информационной системы архивного хранения электронных документов государственного органа, иной организации (п.56 Методических рекомендаций № 40).

Дополнительно по теме

Что следует учесть при организации электронного документооборота и хранении электронных документов?

4. Организация работы с электронными документами и документами в электронном виде

4.1. Электронный документ

4.1.1. Доставка документа

Доставка ЭД в другие организации осуществляется посредством:

• электронной почты (в качестве вложения);

• информационной системы ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота (в рамках информационного пакета, формат и структура которого определяются регламентом информационной системы) (часть первая п.15 Инструкции № 19).

И в том, и в другом случае должна обеспечиваться доставка файла, содержащего не только общую часть электронного документа, но и особенную часть, включающую электронную цифровую подпись и обязательные реквизиты РКК.

Справочно Состав, правила заполнения обязательных реквизитов РКК для входящих и исходящих ЭД определены в приложении 2 к Инструкции № 19 (часть вторая п.15 Инструкции № 19).

При пересылке в другую организацию (в порядке поручения) входящего электронного документа он оформляется как приложение к сопроводительному документу согласно п.50 Инструкции № 19. При этом должны быть доставлены и ЭЦП, и реквизиты РКК обоих документов - и сопроводительного, и пересылаемого.

Дополнительно по теме

Можно ли подписывать электронные документы ЭЦП и пересылать их в другие организации без СЭД?

4.1.2. Регистрация документа

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние ЭД, требующие учета и исполнения (п.40 Инструкции № 19).

Регистрация входящих, исходящих и внутренних ЭД в организации осуществляется централизованно в службе ДОУ (часть первая п.41 Инструкции № 19).

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних ЭД заполняется РКК.

Исходящие ЭД, в том числе отправляемые по системе межведомственного электронного документооборота, регистрируются в службе документационного обеспечения управления после их подписания ЭЦП руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. ЭД регистрируются в день их подписания ЭЦП (пп.42, 43 Инструкции № 19).

Прием и регистрация входящих ЭД производятся посредством АС ДОУ службой документационного обеспечения управления в день поступления. В процессе регистрации осуществляется проверка действительности ЭЦП с помощью сертификата открытого ключа, идентификатор которого указан в особенной части ЭД.

В случаях недействительности ЭЦП или несоответствия сведений о лице, подписавшем ЭД, содержащихся в общей и особенной частях ЭД, несоответствия форматов файлов установленным требованиям формируется уведомление об отказе в регистрации, которое высылается в адрес организации или лица, приславших ЭД.

Дополнительно по теме

В организацию, являющуюся источником комплектования государственного архива, часть документов поступает по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов не в формате PDF (PDF/A1 или PDF/A2), как того требуют нормативные правовые акты. Можно ли на основании несоответствия формата электронного документа отказать в его приеме и регистрации и вернуть отправителю для конвертации в нужный формат?

Реквизит «Отметка о поступлении» (дата и индекс поступления) формируется средствами АС ДОУ после успешной проверки ЭЦП и вносится в РКК (п.45 Инструкции № 19).

Реквизит «Резолюция» вырабатывается с использованием средств АС ДОУ и может оформляться как текст в РКК либо листом резолюции, подписываемым ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является автор резолюции, содержание которой переносится в РКК.

Отметка о контроле ЭД вырабатывается с использованием средств АС ДОУ и вносится в РКК.

Отметка об ознакомлении вырабатывается с использованием средств АС ДОУ после авторизации и идентификации лица, которому предоставляется доступ к ЭД (пп.47-49 Инструкции № 19).

Порядок регистрации и контроля исполнения электронных документов определен главой 6 Инструкции № 19.

Дополнительно по теме

Каков порядок регистрации входящих электронных документов?

В каком случае необходимо формировать отдельный документ с резолюцией и подписывать его ЭЦП?

4.2. Документ в электронном виде

4.2.1. Регистрация документа

Документы в электронном виде подлежат регистрации в соответствии с требованиями п.139 Инструкции по делопроизводству.

Справочно Подробно о регистрации документов см. здесь.

Дополнительно при регистрации ДЭВ могут использоваться реквизиты «Должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ», «Адрес хранения документа в электронном виде», «Внутренняя переадресация документа по исполнителям», «Наличие приложений к документу», «Способ доставки документа» (по информационно-телекоммуникационной сети, на материальном носителе и др.) и др. (п.227 Инструкции по делопроизводству).

4.2.2. Отправка документа

Прием и отправка документов в электронном виде осуществляется, как правило, службой ДОУ.

Допускаются прием и отправка документов в электронном виде структурными подразделениями (работниками) организации без участия службы ДОУ. Перечень категорий документов в электронном виде, прием и отправка которых осуществляется структурными подразделениями (работниками) организации самостоятельно, разрабатывается службой ДОУ и утверждается руководителем организации.

После отправки ДЭВ, удостоверенного в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, досылка его экземпляра на бумажном носителе не требуется, если законодательством не установлено иное (п.224 Инструкции по делопроизводству).

Контроль исполнения ДЭВ осуществляется с учетом требований главы 9 Инструкции по делопроизводству (часть первая п.235 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание! Отправка ДЭВ без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо (организацию) - автора документа, если законодательством не установлено иное (часть вторая п.222 Инструкции по делопроизводству).

5. Электронные копии документов на бумажном носителе

В делопроизводстве организации могут создаваться и использоваться электронные копии документов на бумажном носителе, удостоверенные в соответствии с требованиями законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства (далее - электронные копии).

Электронная копия применяется взамен оригинала документа на бумажном носителе, созданного в самой организации или полученного ею:

• при исполнении документа с использованием средств АС ДОУ;

• при отправке посредством электронной почты, информационной системы ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота;

• для публикации на официальном сайте организации, информационном портале (п.53 Инструкции № 19).

Допустимые форматы электронных копий документов на бумажных носителях указаны в п.61 Инструкции № 19. Так, перед удостоверением электронной копии электронные отображения всех страниц оригинала должны быть преобразованы в один файл в формате PDF/A1 или PDF/A2, если изначально они были созданы в ином графическом формате.

Документ, поступивший в организацию в виде электронной копии, приравнивается к ЭД и подлежит регистрации, исполнению и хранению в порядке, предусмотренном Инструкцией № 19. При этом досылка оригинала на бумажном носителе не требуется.

Порядок изготовления, удостоверения и использования электронных копий закрепляется локальным правовым актом организации (п.54 Инструкции № 19).

Дополнительно по теме

В организации внедрена система электронного документооборота. Все входящие документы сканируются, помещаются в СЭД; на каждый документ заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. Можно ли на этом основании не формировать документ на бумажном носителе в дело?

В организации документы создаются и подписываются на бумажных носителях. По СМДО отправляются электронные копии документов на бумажных носителях, подписанные ЭЦП. Нужно ли на оригиналах документов на бумажных носителях, остающихся в организации, делать отметку об отправке по СМДО электронной копии?

Можно ли несколько документов, созданных на бумажных носителях, отсканировать в один файл, подписать ЭЦП и отправить по СМДО?

Каков порядок удостоверения и применения электронных копий документов на бумажном носителе?

6. Копия электронного документа и ее удостоверение

Копия электронного документа создается путем удостоверения в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе (часть первая ст.20 Закона № 113-З).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. из ч.1 ст.20 Закона № 113-З слова «Республики Беларусь» исключены Законом № 213-З.

Порядок такого удостоверения установлен Положением о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 № 1086 (далее - Положение № 1086).

Копия электронного документа должна содержать указание на то, что она является копией соответствующего электронного документа.

Удостоверительная надпись на форме внешнего представления электронного документа на бумажном носителе придает ей юридическую силу (п.8 Положения № 1086).

Форма удостоверительной надписи на форме внешнего представления электронного документа на бумажном носителе приведена в приложении к Положению № 1086.

Дополнительно по теме

Удостоверение формы представления электронного документа на бумажном носителе: порядок действий.

Как происходит удостоверение формы внешнего представления электронного документа организацией, создавшей такой электронный документ?

7. Формирование электронных, гибридных дел

7.1. Электронные дела

Формирование электронных дел осуществляется с учетом общих требований формирования дел с документами на бумажных носителях (п.68 Инструкции № 19).

Электронные дела формируются согласно номенклатуре дел организации в соответствии с законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства.

Справочно Подробно см. подборку «Номенклатура дел».

Электронные дела формируются за 1 календарный (делопроизводственный) год. Допускается формирование переходящих электронных дел. В переходящие электронные дела ЭД группируются по вопросам, разрешаемым в течение 2 лет и более. В номенклатуре дел для таких ЭД в графе 5 «Примечание» делается отметка «ЭД» и дополняется словом «Переходящее».

Электронные документы постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) хранения группируются в отдельные электронные дела. Допускается временная группировка в одном электронном деле ЭД с различными сроками хранения, связанных с решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а ЭД группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения (пп.71, 72 Инструкции № 19).

При помещении электронного документа в электронное дело проверяется правильность и полнота заполнения всех обязательных реквизитов РКК, комплектность файлов электронного документа (пп.69 и 70 Инструкции № 19).

В состав электронного дела включаются метаданные на каждый документ в электронном виде (часть вторая п.14 Правил № 20).

Дополнительно по теме

Как должна передаваться резолюция руководителя организации в архив, если в системе электронного документооборота (СЭД) текст резолюции помещается в регистрационно-контрольную карточку (РКК)?

7.2. Гибридные дела

Гибридными называют дела, в которых объединяются документы в электронном виде и на бумажном носителе.

Гибридные дела в пределах одного дела объединяют документы, часть которых поступила в организацию по каналам электросвязи или была создана в организации в виде документа в электронном виде, а часть документов поступила в организацию или была создана в организации на бумажном носителе.

Гибридное дело существует только на стадии оперативного хранения (часть третья п.237 Инструкции по делопроизводству), затем, если они подлежат архивному хранению, гибридные дела должны расформировываться на два самостоятельных дела:

1) документы на бумажном носителе формируются в дело с документами на бумажном носителе;

2) документы в электронном виде формируются в электронное дело.

Особенности формирования и оформления электронных и гибридных дел отражаются в инструкции по делопроизводству организации (часть шестая п.237 Инструкции по делопроизводству).

Указанным делам присваивается одинаковый индекс по номенклатуре дел и заголовок. Такое формирование дел возможно, только если в архиве организации созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности.

Гибридные дела временного (до 10 лет) хранения после окончания делопроизводственного года не подлежат полному оформлению и хранятся в течение установленных сроков (часть третья п.237 Инструкции по делопроизводству).

В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, не допускается формировать гибридные дела документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (часть пятая п.237 Инструкции по делопроизводству).

Справочно Под созданием условий для хранения электронных документов следует понимать наличие в организации системы электронного документооборота (СЭД), на основе которой создана АС ДОУ, а также специальной информационной системы архива организации.

8.1. Электронные документы

Сроки хранения ЭД идентичны срокам хранения аналогичных документов на бумажном носителе (п.11 Инструкции № 19).

Справочно Подробно о сроках хранения документов см. здесь.

В организациях, где созданы условия для хранения электронных документов с обеспечением их целостности и сохранности, применяют нормы Инструкции № 19 и Правил № 20.

Дополнительно по теме

Нужно ли распечатывать для хранения отчеты формы 1-страхование «Отчет о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», подаваемые в Белгосстрах? Каков порядок хранения таких отчетов?

Нужно ли юридическим лицам распечатывать налоговые декларации, подаваемые в электронной форме на портал ИМНС? Как хранить такие документы?

Нужно ли распечатывать статистические отчеты, которые организации подают в органы статистики в виде электронного документа на портал Национального статистического комитета Республики Беларусь? Как хранить такие отчеты?

Юридическое лицо является пользователем системы интернет-банкинга. Для перевода денег в интернет-банкинге оно формирует платежное поручение, которое подписывается ЭЦП и отправляется в банк. Следует ли организации заверять в установленном порядке и хранить на бумажном носителе данное платежное поручение?

Следует ли организации заверять в установленном порядке и хранить на бумажном носителе электронные документы индивидуального (персонифицированного) учета (ЭДПУ) застрахованных лиц, которые подаются в ФСЗН?

Хранение документов в электронном виде в архиве организации осуществляется в специально выделенных помещениях, предназначенных для длительного хранения информации, записанной на съемных носителях, либо в специализированном центре обработки данных, в том числе действующем на основе технологий облачных вычислений (п.46 Правил № 20).

8.2. Документы в электронном виде

Документы в электронном виде после их подписания также подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе (часть первая п.236 Инструкции по делопроизводству).

Справочно Подробно о сроках хранения документов см. здесь.

Виды используемых материальных носителей для хранения ДЭВ определяются организацией, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь (часть первая п.218 Инструкции по делопроизводству).

Хранить в электронном виде можно только документы, указанные в приложении 20 к Инструкции по делопроизводству и не требующие передачи в архив.

Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в приложении 20 к Инструкции по делопроизводству, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если АС ДОУ, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения. Организация вправе разработать аналогичный перечень, включив в него другие виды документов временного (до 10 лет) хранения без дополнительных условий выделения к уничтожению (в том числе отметок «ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми») (часть третья п.236 Инструкции по делопроизводству).

Все другие виды документов можно хранить в электронной форме, только если в архиве организации есть соответствующие условия, которые определены главой 6 Правил № 20.

В состав ДЭВ, хранящихся в архиве организации, входят:

• документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений организации, в том числе научно-техническая документация, документы по личному составу;

• архивные копии информационных ресурсов;

• электронные издательские оригиналы печатной продукции (п.8 Правил № 20).

Справочно При установлении сроков хранения информационных ресурсов, отнесении к категории пополняемых или обновляемых, проведении экспертизы их ценности можно руководствоваться: • Методическими рекомендациями по включению документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов в номенклатуры дел государственных органов и иных организаций (утверждены приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.12.2017 № 56); • Методическими рекомендациями по организации работы с научно-технической документацией в электронном виде в организациях Республики Беларусь (утверждены приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.12.2015 № 49); • Методическими рекомендациями по работе с информационными ресурсами в организациях Республики Беларусь (утверждены приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.08.2013 № 40).

Дополнительно по теме

Следует ли делать копию информации с сайта организации при ее изменении? Как хранить такую копию?

В целях сохранения юридической значимости ЭД по решению руководителя организации допускается досрочная передача электронных дел временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения в архив организации, а также передача в архив организации электронных дел временного (до 10 лет) хранения (часть вторая п.18 Инструкции № 19).

Передача ДЭВ в составе электронных дел в архив организации осуществляется работниками структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, и обеспечивается средствами автоматизированной системы электронного документооборота.

Документы в электронном виде в архив организации передаются вместе с их метаданными.

Передача электронных дел постоянного хранения производится по описям электронных дел постоянного хранения структурных подразделений организации, а временного (свыше 10 лет) хранения - по описям электронных дел временного (свыше 10 лет) хранения, составленным по форме согласно приложению 2 к Правилам № 20, в соответствии с графиком приема электронных дел в архив организации (часть третья п.13 Правил № 20).

Дополнительно по теме

Может ли организация, в архиве которой не созданы условия для хранения документов в электронном виде (с сохранением их целостности), создавать и хранить документы временного (до 10 лет) хранения с ограничительными отметками («ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства») в электронном виде (без создания документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке)?

9. Передача электронных дел в архив

Экспертиза ценности ЭД на этапе подготовки к передаче на хранение в архив организации проводится экспертной комиссией организации (центральной экспертной комиссией). По результатам экспертизы ценности ЭД составляются описи электронных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурных подразделений организации. Допускается передача ЭД временного (до 10 лет) хранения в архив организации по номенклатуре дел (п.80 Инструкции № 19).

Дополнительно по теме

Нужно ли распечатывать описи электронных дел? Как должны храниться и учитываться описи электронных дел в архиве организации?

При подготовке электронного дела к передаче в архив организации работником структурного подразделения средствами АСЭД составляется внутренняя опись документов в электронном виде электронного дела (далее - внутренняя опись) по форме согласно приложению 4 к Правилам № 20.

Дополнительно по теме

Для каких категорий электронных дел необходимо составлять внутренние описи?

Составляется ли для электронного дела заверительная надпись?

В системе электронного документооборота организации, являющейся источником комплектования государственного архива, на оперативном хранении находятся электронные документы временного (свыше 10 лет) хранения в разных форматах. Эти документы были созданы до вступления в силу Инструкции № 19, среди них почти нет документов в формате PDF/A1 или PDF/A2. Как такие электронные документы будут передаваться в архив? Нужно ли при передаче в архив таких документов преобразовывать их в формат PDF/A1 или PDF/A2?

Внутренняя опись включается в состав электронного дела в качестве самостоятельного электронного документа, подписанного ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация или работник структурного подразделения организации, составивший внутреннюю опись (п.14 Правил № 20).

Дополнительно по теме

Может ли организация при передаче электронных документов в архив не использовать сертифицированные средства ЭЦП?

Какие ЭЦП должны вместе с электронным документом передаваться в архив организации: только ЭЦП руководителя или также и ЭЦП должностных лиц, согласующих (визирующих) документ?

Какую ЭЦП необходимо использовать при передаче электронных документов из автоматизированной системы документационного обеспечения управления в архивную информационную систему: руководителя организации, архивиста или работника структурного подразделения, или же это должна быть специальная ЭЦП, предназначенная только для работы с архивом электронных документов?

Передача и прием электронных дел осуществляются по каналам электросвязи или на съемных носителях в составе информационного пакета, формат которого определяется регламентом информационного взаимодействия между системой электронного документооборота и информационной системой архива организации (часть первая п.16 Правил № 20).

Детально порядок передачи и приема документов в электронном виде в архив организации изложен в главе 4 Правил № 20.

Справочно Проверьте свои знания - пройдите тест «Подготовка и передача электронных дел в архив организации».

10. Уничтожение электронных документов и документов в электронном виде

Обратите внимание! Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин (ст.23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. действует КоАП от 06.01.2021 № 91-З. Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере до 30 базовых величин (ст.24.25 нового КоАП).

Отбор электронных дел к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица по результатам экспертизы ценности после подготовки сводных описей электронных дел и дел на бумажных носителях постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. По результатам экспертизы ценности ЭД, для которых принято решение об увеличении срока хранения, формируются в новое электронное дело.

Форма документа

Протокол заседания экспертной комиссии организации об увеличении срока хранения электронных документов (пример).

Для электронных дел, не подлежащих дальнейшему хранению, оформляется акт о выделении к уничтожению ЭД и электронных дел, не подлежащих хранению.

Электронные дела включаются в акт о выделении к уничтожению ЭД и электронных дел, не подлежащих хранению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен данный акт. На выделенные к уничтожению электронные дела с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт о выделении к уничтожению ЭД и электронных дел, не подлежащих хранению (пп.89, 90 Инструкции № 19).

Уничтожение документов в электронном виде и электронных дел, не подлежащих хранению, осуществляется в порядке, определенном главой 9 Правил № 20.

Справочно Акт о выделении к уничтожению документов в электронном виде и электронных дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 25 к Правилам № 20.

Обратите внимание! Документы в электронном виде и электронные дела с истекшими сроками хранения разрешается уничтожать только после утверждения руководителем организации акта о выделении к уничтожению документов в электронном виде и электронных дел, не подлежащих хранению (п.95 Правил № 20).

Дополнительно по теме

Какую технологию уничтожения электронных документов необходимо использовать организации в соответствии с законодательством?

Можно ли уничтожить документ на бумажном носителе, если его перенесли в электронный вид (отсканировали и сохранили)?

01.02.2021

Материал подготовлен аналитической редакцией Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»