Каталог аналитики для специалистов, ведущих делопроизводство в бюджетных организациях

Разделы каталога:

1. Оформление документов: бланки документов (в том числе гербовые), реквизиты, оформление отдельных видов документов, заверение копий документов

Для всех

Комментарии и пособия

• Бланки документов с изображением Государственного герба: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо». 

• Протокол заседания коллегиального органа: нюансы сочетания справочно-информационного и распорядительного документа. 

• Использование печати в организации: 7 ответов на вопросы Сообщества.

• Какую печать выбрать для проставления на документах.

• Печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь: 3 ответа на вопросы Сообщества.

• Оформление реквизита «Подпись» в протоколах заседаний коллегиальных органов.

• Оформление таблиц в организационно-распорядительных документах.

• Учет, использование и хранение бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь: формы документов.

• Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь: как учитывать, хранить, использовать, уничтожать.

• Бланки документов: 7 примеров оформления.

• Оформление реквизита «Название вида документа».

• Заверение копий письменных доказательств для представления в суде.

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях: что изменится с 1 июля 2024 года. Комментарий к постановлению Минюста от 10.01.2024 № 2.

• Инструкция по делопроизводству организации с 1 июля 2024 года: что нужно учесть.

• Оформление реквизита «Наименование вышестоящей организации».

• Оформление реквизита «Наименование структурного подразделения».

• Справка: порядок оформления.

Вопросы-ответы

• Как должен выглядеть второй экземпляр официального исходящего письма: аналогично оригиналу? И должна ли быть в нем шапка письма? 

• Нужно ли вносить изменения в приказы, положения и другие внутренние документы при переименовании учреждения? И если да, то каким способом?

• Нужно ли в проекте документа оформлять реквизит «Проект»? И если да, то в каком документе это указано?

• Положение утверждено приказом. Это положение необходимо согласовать с другой организацией. Как правильно оформить документ: следует положение распечатать отдельно от приказа и согласовать с организацией либо направить весь приказ и согласование этого положения будет в приказе?

• В ходе проверки специалистом по кадрам (учредителя) было указано на неправильное оформление приказов по личному составу в части того, что нужно жирным шрифтом печатать слова «ПРИНЯТЬ», «УВОЛИТЬ» и пр. Правильно ли использовать жирный шрифт или нет и чем руководствоваться?

• Должна ли государственная организация оставлять Государственный герб при подготовке ответов по рассмотрению писем, обращений на бланке? Какими НПА это регулируется?

• Каким должно быть изображение герба на бланке в реквизите «Государственный герб Республики Беларусь» - цветным или черно-белым? Закреплено ли это в каком-либо НПА?

• Организация разрабатывает положение о структурном подразделении в соответствии с приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41 «Об утверждении унифицированной системы организационно-распорядительной документации». Данное положение содержит определенные главы. Можно ли положение дополнить такими главами, как «Специализация подразделения», «Ответственность работников», или убрать какие-то главы, предусмотренные этим приказом?

• Можно ли проставлять факсимиле в приказах?

• Необходимо ли проставлять реквизит «Отметка об исполнении документа и направление его в дело» на приказах по личному составу (например, приказ о предоставлении трудового отпуска), если они были приняты на основании заявления работника (на заявлении работника на отпуск мы отметку проставляем)? Как быть с приказом?

• Допускается ли двусторонняя печать на документах постоянного срока хранения и свыше 10 лет?

Формы документов

• Исходящее письмо, направляемое в другую организацию (пример). 

Образование

• Порядок ведения и оперативного хранения личных дел обучающихся колледжа.

• Удостоверение копий (выписок) документов личного дела учащихся колледжа.

Здравоохранение

• В учреждении здравоохранения должностные инструкции ведутся как приложения к контрактам и трудовым договорам. Можно ли должностные инструкции хранить в личном деле вместе с контрактами? Если изымать из личных дел контракты по истечении срока их действия, то сколько в таком случае хранить должностные инструкции? Как такую должностную инструкцию оформлять? Нужно ли ставить гриф утверждения? Регистрация должностных инструкций в таком случае не нужна - только регистрация контрактов?

• Акт приема-передачи личных дел граждан, признанных недееспособными или ограниченно дееспособными (пример).

2. Инструкция по делопроизводству

Для всех

Комментарии и пособия

• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, иных организациях. Комментарий к приказу директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 06.06.2024 № 32.

Вопросы и ответы

• Обязательно ли разрабатывать инструкцию по делопроизводству в организации, если есть система менеджмента качества?

Формы документов

• Инструкция по делопроизводству в организации, являющейся источником комплектования госархива (пример). 

• Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации (глава «Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения») (пример).

• Инструкция по делопроизводству с 1 июля 2024 года: корректируем свой ЛПА.

3. Регистрация документов, формирование и оформление дел, работа с документами для служебного пользования

Для всех

Комментарии и пособия

• Информация, доступ к которой ограничен законодательными актами.

• Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• Проставление грифа «Для служебного пользования», срок хранения учетно-регистрационных форм таких документов.

Вопросы-ответы

• Если в организации издаются приказы по основной деятельности с индексом «П», а по административно-хозяйственной без индекса, то как будет выглядеть индекс приказа по основной деятельности, имеющего ограничительный гриф «Для служебного пользования»? Например, 5П-дсп, верно?

• В организации сформировано дело «Документы, послужившие основанием для назначения пособия на детей до 3 лет (заявление, справки, копии свидетельства о рождении, о браке и т. д.)». Какими будут даты начала и окончания этого дела при сдаче в архив: дата заявления или дата прекращения выплат?

• Может ли организация, имея к использованию документ под ограничительным грифом «Для служебного пользования», предоставить его копию в иную организацию или государственный орган?

• Нужно ли вести журнал регистрации командировочных удостоверений, если в учреждении используется журнал регистрации работников, выбывающих в служебные командировки, в котором также указывается номер удостоверения? Можно ли вести один журнал?

• Райисполком прислал по электронной почте в 13:10 запрос о представлении документов до 16:00 этого же дня. Предусмотрены ли законодательством сроки представления документов?

• Нужна ли регистрация антикоррупционного обязательства в журнале?

• Где регистрируется приказ о выплате пособия на погребение?

• Необходимо ли вести журналы регистрации приказов по личному составу, контрактов, трудовых договоров, журналы регистрации заявлений о приеме, увольнении или можно вести электронную регистрацию на компьютере?

• Где регистрируется приказ о выплате пособия на погребение?

• Титульный лист папки сотрудников, которым назначаются госпособия согласно протоколу комиссии, оформляется таким же образом, как и титульный лист папки личного дела работника?

Образование

• Оформление обложки личного дела учащегося в учреждении образования.

• Можно ли из личного дела учащегося по его заявлению выдать документ об образовании (его аттестат)? Чем это регулируется?

4. Номенклатура дел

Для всех

Вопросы-ответы

• Во время рабочего года после проверки нужно откорректировать номенклатуру дел организации, поскольку изменятся индексы и названия дел. Как документально оформить эти изменения и как заменить индексы на уже сформированных делах?

Формы документов

• Фрагмент номенклатуры дел (обеспечение защиты персональных данных) (пример). 

5. Обращения граждан и юрлиц, книга замечаний и предложений

Для всех

Всё по одной теме

• Работа с обращениями граждан и юридических лиц.

• Книга замечаний и предложений.

Тесты

• Делопроизводство по обращениям граждан и юридических лиц.

Комментарии и пособия

• Клевета и оскорбления в обращениях заявителей: способы защиты своих прав. 

• Личный прием граждан: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо». 

• Особенности рассмотрения электронных обращений.

• Обращения граждан и юрлиц: 10 ответов на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• Внесение административных жалоб в книгу замечаний и предложений: что нужно знать.

Алгоритмы

• Алгоритм работы с обращениями граждан и юрлиц.

Формы документов

• Обложка дела с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документами, связанными с их рассмотрением, при его заведении (пример).

• Приказ об организации работы с обращениями граждан и юрлиц (пример).

Вопросы-ответы

• На кого можно возложить контроль за исполнением приказа об организации работы с обращениями граждан и юридических лиц в учреждении? Можно ли на секретаря, поскольку согласно приказу она ведет делопроизводство по обращениям заявителей?

• Работник письменно сообщил нанимателю о некорректном распределении нагрузки между несколькими работниками. Действие Закона от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» не распространяется на обращения работников к нанимателю. Как правильно «провести» это обращение по делопроизводству?

• Организация подает обращение в вышестоящую организацию для получения ответа на вопрос. Что указывать в названии обращения: «Обращение» или «Запрос информации»? Или оформлять заголовок как для обычного письма?

• Государственная организация проводит горячую телефонную линию по номеру телефона (приемная) в рабочее время, например с 9:00 до 16:00, ежедневно. Можно ли за этим же номером телефона закрепить прямую телефонную линию (в графике установить, например, один раз в квартал (указать дату) с 16:00 до 17:00), или это должен быть только рабочий телефон руководителя организации?

• В учреждение поступило заявление от гражданина о предоставлении в электронном виде материалов дела предыдущего рассмотрения обращения. Заявитель имеет на это право (ст.7 Закона от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»). Можно ли ему предоставить копии предписания об устранении нарушений, ответов от субъекта, докладных записок?

• Можно ли обращения заявителей, поступившие из вышестоящих органов, организаций, по которым не требуется направление ответов заявителям и которые учитываются как поручения вышестоящих органов, регистрировать следующим регистрационным номером с пометкой «пор», но в общее количество рассмотренных обращений не включать? Например, Б-302пор?

Здравоохранение

• В учреждение здравоохранения через форму на его интернет-сайте поступило обращение пациента по вопросу некорректного общения с ним работника учреждения. Заявитель просит принять соответствующие меры и дать ответ с разъяснениями. При этом на сайте имеется информация о необходимости подачи обращений через систему учета и обработки обращений. Обязано ли учреждение здравоохранения дать ответ на обращение? 

• Предоставление материалов по рассмотрению обращения заявителя: разбираем ситуацию.

• Заявитель подал обращение в учреждение, его рассмотрели, направили ответ. Позже заявитель направил аналогичное обращение в Минздрав, и они перенаправили его учреждению. Будет ли такое обращение, направленное из вышестоящей организации, повторным или аналогичным обращением?

Формы документов

• Докладная записка о сбое в системе учета и обработки обращений (пример). 

• Уведомление гражданину об оставлении его обращения без рассмотрения по существу (отсутствие личной подписи). 

6. Делопроизводство по административным процедурам

Для всех

Комментарии и пособия

• Делопроизводство по административным процедурам: 5 ответов на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• Инструкция о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам с 17 июня 2024 года: что важно знать.

Формы документов

• Приказ об установлении формы журнала регистрации заявлений заинтересованных лиц о выдаче справок.

7. Сроки хранения документов, экспертиза ценности документов, уничтожение документов и дел

Для всех

Всё по одной теме

• Архив организации.

Комментарии и пособия

• Приказы об оказании материальной и (или) иной помощи: нюансы установления сроков хранения. 

• Государственная статистическая отчетность: определение вида экономической деятельности, сроки хранения, включение в номенклатуру дел организации.

• Переписка по вопросам работы с кадрами: сроки хранения и заголовки дел.

• Срок хранения положения: совет специалиста.

• Уничтожение документов и дел: что надо знать.

• Удаление персональных данных.

• Уничтожение документов после налоговой проверки: 4 ответа специалиста на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• Электронные карточки на проходной: срок хранения информации по учету явки работников на работу и ухода с нее.

• Экспертиза ценности документов: порядок проведения.

• Протокол заседаний экспертной комиссии организации: особенности составления.

• Историко-архивная справка: порядок оформления.

• Сроки хранения документов, используемых в системах управления (менеджмента).

• Хранение документов в организации.

• Сроки хранения документов: перечень аналитических материалов по теме.

Алгоритмы

• Алгоритм уничтожения документов в электронном виде с истекшими сроками хранения.

Вопросы-ответы

• Какой срок хранения протоколов проведения единых дней информирования? 

• На какой пункт Перечня № 140 ссылаться при формировании реестра обработки персональных данных по переписке с органами (нужно указать срок хранения документов): предоставление информации о заключенном трудовом договоре с трудящимся-иммигрантом в Управление по гражданству и миграции; получение сведений о наличии (отсутствии) правонарушений в органы внутренних дел?

• Как хранить в организации ЛПА, разработанные различными структурными подразделениями, если они утверждаются приказом руководителя: вместе с приказами или в отдельном деле?

• Возможно ли уничтожить документы шредером в присутствии членов экспертной комиссии организации?

• Возможно ли ведение журнала учета претензий в государственной организации в электронном виде?

• Какой срок хранения запроса из РУВД для назначения на руководящие должности и срок хранения характеристик, так как они не включаются в личные дела специалистов.

• Ранее в организации был свой ведомственный перечень со сроками хранения документов служебного пользования. В Перечне № 140 отсутствуют виды и названия документов, относящихся к ДСП. Как включать в номенклатуру дел организации такие документы?

• Есть ли требования к помещению, в котором хранятся документы с определенной степенью защиты?

• Как уничтожать документы (дела), содержащие служебную информацию ограниченного распространения?

• Существует ли предельный срок ограничения доступа к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения?

• Отбор документов и дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Можно ли согласовать указанную опись протоколом экспертной комиссии и утвердить у директора в декабре 2023 г., а акт на уничтожение подготовить и согласовать отдельным протоколом экспертной комиссии позже - в январе 2024 г.?

• Последняя полная налоговая проверка была проведена в организации в 2017 году. С какого периода можно выделять документы к уничтожению?

• Может ли организация согласно номенклатуре дел выделить к уничтожению документы, у которых истек срок хранения? Можно ли составлять акты на уничтожение на документы, у которых нет пояснений и истек срок хранения (опись дел постоянного хранения за соответствующие годы имеется)? Нужно ли эти акты согласовывать с госархивом?

• Какой срок хранения Положения о вознаграждении профсоюзного актива за выполнение общественной нагрузки, об условиях оплаты труда; Положения о фонде помощи профсоюзной организации?

• Есть ли обязанность хранить выписку банка в бумажном виде или можно в электронном? И если ее нужно хранить в бумажном виде, то есть ли периодичность ее распечатки: день, неделя, месяц, квартал, год? Какой срок хранения выписки банка: 3, 4, 5, 10 лет?

• Какой срок хранения товарных отчетов, предварительных заказов, книги учета предварительных заказов в общепите?

• В Перечне № 140 отсутствуют документы, которые есть в ведомственном перечне документов, уст. приказом Минкультуры от 24.05.2012 № 94. Чем руководствоваться в данный момент?

• Работник устроился на работу с 10-го числа, приказ издан 9-го. Такие документы, как заявление, контракт, составлены и подписаны 9-го числа, личный листок по учету кадров же заполнен 10-го числа. Зависит ли от даты документа последовательность включения документов в личное дело работника при его формировании?

• Какой срок хранения проектной документации, актов выполненных работ (после ввода объекта в эксплуатацию) в организации (у подрядчика)?

• Должна ли организация согласовать в ЦЭК вышестоящей организации акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, перед утверждением начальником организации, если она не источник комплектования государственного архива?

• Как оформить обложку дела с контрактами работников? Можно ли контракты за несколько лет сгруппировать в одном деле и уничтожить по истечении срока хранения?

• В организации существует общественная комиссия по жилищным вопросам. К какому пункту Перечня № 140 относятся: положения, протоколы, заявления на постановку на учет и т. д.? Как правильно в номенклатуре дел организации отражать документы этой комиссии?

• Должна ли организация согласовать решение экспертной комиссии (ЭК) об установлении сроков хранения документов с вышестоящей организацией, если вышестоящей организацией согласовано положение об ЭК, где в функциях есть пункт: «Рассматривает и выносит решения о согласовании и представлении на утверждение в установленном порядке: ...предложений об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных действующими перечнями и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями»?

• Член правления товарищества собственников направил председателю правления письменное обращение о предоставлении заверенных документов в части проведения работ по замене систем холодного и горячего водоснабжения для ознакомления членам правления. Подлежит ли данное обращение рассмотрению в соответствии с требованиями Закона от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»?

• Как определить сроки хранения документации по идеологической работе, Белой Руси и ОСВОД, а также журнала испытаний лестниц и журнала учета присвоения группы по электробезопасности?

• Где должны храниться медицинские справки работников после прохождения медосмотров?

• Сколько должны храниться письма с претензиями о выходе из строя продукции? И какой срок хранения журнала учета рекламаций?

• Каков срок хранения экологического паспорта?

• Какой срок хранения технических условий на энерго-, водо-, газоснабжение?

• Какой срок хранения журнала учета выданных профсоюзом путевок на санаторно-курортное лечение?

• Какой срок хранения в организации заявлений работников на удержание из заработной платы и перечисление взносов в общественные организации: профсоюз, Красный Крест, Белая Русь, Белорусский союз женщин?

Образование

• Учреждение образования выдало гражданину справку об обучении. Должна ли храниться в учреждении образования копия такой справки?

• Экспертная комиссия в учреждении образования: порядок создания.

• Хранение документов и дел в учреждении образования: основные особенности.

• Срок хранения договора найма жилого помещения в общежитии: использование Перечня № 450 учреждениями образования.

• Какой срок хранения личных дел студентов: окончивших колледж; отчисленных с 1-го курса, отчисленных с 2-го и последующих курсов? В каком документе это прописано?

• Как производится утилизация (фактическое уничтожение) испорченных и (или) аннулированных бланков аттестатов? Кто и как должен их уничтожать?

Здравоохранение

• Контрольные талоны к листкам нетрудоспособности и справкам: срок хранения, включение в номенклатуру дел организации и выделение к уничтожению.

• Какой срок хранения амбулаторных карт?

• Сколько хранятся в организации здравоохранения корешки бесплатных и льготных рецептов?

8. Передача дел в архив, сохранность документов в архиве, выдача дел из архива

Для всех

Всё по одной теме

• Архив организации.

Тесты

• Подготовка и передача электронных дел в архив организации.

Комментарии и пособия

• Передача дел в архив: 5 важных моментов.

• Инструкция по подготовке дел к передаче в архив: нюансы разработки.

• Выдача дел из архива: формы документов.

• Архив: основные аспекты создания и организации его работы.

• Обеспечение сохранности документов архива организации.

• Организация работы архива.

• Хранение документов в организации.

Алгоритм

• Алгоритм действий при обнаружении поврежденных документов в архиве организации.

• Алгоритм создания архива организации.

Вопросы-ответы

• В организации утеряно несколько личных дел уволенных сотрудников, дела еще не были сданы в архив. Что делать в данной ситуации?

• Охранный режим обеспечивается оборудованием здания и (или) помещений архива организации средствами охранной сигнализации и организацией поста охраны (при необходимости), опечатыванием помещений, соблюдением порядка доступа в хранилище (ч.2 п.293 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143). Организация обязана обеспечить все меры, указанные в данном пункте, или можно выбрать что-либо одно из перечисленного?

• Нужно ли составлять внутреннюю опись документов дела с должностными инструкциями, которые утратили свое действие (в связи с увольнением работника, переводом и т. д.), для передачи их в архив? Когда составлять такую опись?

• Кто обязан хранить архивные документы бюджетных организаций: бюджетная организация или центр по обеспечению?

Образование

• Алгоритм разработки положения об архиве в учреждении образования.

• Подготовка ответов на запросы учреждением образования: формы документов.

• Создание архива в учреждении образования.

9. Электронный документооборот

Для всех

Комментарии и пособия

• ЛПА организации по работе с документами в электронном виде, электронными документами: основные аспекты.

Вопросы-ответы

• Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) отправляет характеристики сотрудников в сторонние организации по СМДО. Однако организации просят еще представлять им оригиналы характеристик. Правомерно ли это и на какой документ можно сослаться при отказе? 

• Осуществляется ли в бюджетной организации документооборот посредством электронной почты?

• Имеет ли право контролирующий орган не принять жалобу на действия проверяющего (по Указу № 510), направленную по СМДО государственной бюджетной организацией, приравняв ее к жалобе, предусмотренной Законом № 300-З, несмотря на то, что пп.78-79 Положения о порядке организации и проведения проверок, утв. Указом № 510, прописан порядок обжалования действий (бездействия) проверяющего?

• Возможно ли посредством системы межведомственного электронного документооборота государственных органов (СМДО) отправлять акты выполненных работ и договоры для подписи сторонами? Приравнивается ли документ, подписанный посредством СМДО, к оригиналу?