Материал помещен в архив

ВСЁ О ДЕЛОВЫХ ПИСЬМАХ

Деловая переписка - важнейшая часть взаимоотношений между партнерами, клиентами и заказчиками, работодателями и работниками. Делопроизводство любой компании включает письма, и поэтому специалисту важно четко знать, как правильно написать письмо, каковы особенности деловой переписки, что включает в себя оформление письма, как писать письма в различных ситуациях. Отношения между компаниями начинаются и развиваются, базируясь на переписке. От того, соблюдены или нет правила написания писем, произведено ли должное оформление официального письма, зависит успех этих отношений.

Что делать, если требуется активная деловая переписка, а вопрос о том, как правильно писать письма, остается открытым? Что, если написание писем превращается в долгий и сложный процесс, а правильное оформление письма остается тайной?.. Ответ практически на любой вопрос, возникающий в процессе создания делового письма, перед вами - в предлагаемом пособии.

1. Общие сведения

Подготовка и регистрация исходящих документов.

2. Оформление некоторых реквизитов писем

Любой документ состоит из ряда элементов, которые называются реквизитами (адресат, дата, текст, подпись).

Требования по оформлению реквизитов содержат:

• государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Государственного стандарта Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденные приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41;

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

Справочно Схему расположения основных реквизитов документа и их размеры (в положениях табулятора, пт) см. здесь.

В Уставе организации указано: «полное наименование организации - общество с ограниченной ответственностью «Агентство информационных услуг». Необходимо ли на бланке письма помещать и полное, и сокращенное наименование организации?

3. Вопросы по оформлению писем

Рекомендательные письма.

Допустимо ли использовать на письме угловой штамп структурного подразделения государственной организации без использования Государственного герба Республики Беларусь?

Можно ли ставить косую черту перед наименованием должности, если за руководителя подписывает документ другое должностное лицо?

Регламентировано ли каким-нибудь нормативным актом написание в документах слов, содержащих букву «ё», с буквой «е»?

Необходимо ли регистрировать входящие письма рекламного характера, предложения о сотрудничестве, приглашения на семинары, тренинги и т.д., если они имеют исходящий номер и дату? Необходимо ли хранить такие письма или можно их уничтожить?

Нужно ли регистрировать письма, приходящие по факсу?

Необходимо ли на исходящих письмах печатать исходящий индекс и дату или можно вписать их от руки?

4. Шаблоны деловых писем

Письмо об участии в международной книжной выставке (пример).

5. Использование электронной почты

Алгоритм действий по удостоверению формы представления электронного документа на бумажном носителе.

Регистрация документов в системе электронного документооборота.

Составляем и оформляем документы при пересылке их по электронной почте.

Использование систем электронного документооборота для согласования проектов документов.

6. Оформление писем на иностранном языке

Ведем деловую корреспонденцию по-английски.

Оформление делового письма на английском языке: полублочный формат.

Оформление делового письма на английском языке: модифицированный формат.

Оформление делового письма на английском языке: блочный формат.

Структурные ошибки в написании деловых писем на английском языке: основные части делового письма.

Структурные ошибки в написании деловых писем на английском языке: дополнительные части делового письма.

Этикетные письма на английском языке: письма-извинения.

Этикетные письма на английском языке: письма-благодарности.

Этикетные письма на английском языке: письма-поздравления.

Этикетные письма на английском языке: письма-соболезнования.

Этикетные письма на английском языке: письма-приглашения.

Этикет электронной почты: правила написания электронных писем на английском языке.

Материал подготовлен аналитической редакцией АПС «Бизнес-Инфо»