Каталог аналитики для специалистов, ведущих делопроизводство в учреждениях здравоохранения

Привели аналитические материалы для специалистов, ведущих делопроизводство в учреждениях здравоохранения.

Разделы каталога:

Оформление документов: бланки документов (в том числе гербовые), реквизиты, оформление отдельных видов документов, заверение копий документов

Комментарии и пособия

• Оформление приказа по административно-хозяйственным вопросам (с комментарием). 

• Приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам: правильное отнесение к одному из видов. 

• Печать и угловой штамп организации. 

• Реквизит «Гриф согласования» на организационно-распорядительных документах. 

• Методические рекомендации по практическому применению СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Комментарий к приказу директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 20.01.2025 № 3.

• Факсимиле: где проставляем и как используем.

• Оформление приказа по основной деятельности (с комментарием).

• Оформление приказа по личному составу.

• Приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам: правильное отнесение к одному из видов.

• Выдача копий документов юридическим лицам: нормы законодательства.

• Оформление информационных элементов распорядительных документов (приказов, распоряжений).

• Протокол: оформляем и храним правильно.

• Инструкция как вид ЛПА: составление и оформление.

• Бланки документов с изображением Государственного герба: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• Протокол заседания коллегиального органа: нюансы сочетания справочно-информационного и распорядительного документа.

• Использование печати в организации: 7 ответов на вопросы Сообщества.

• Какую печать выбрать для проставления на документах.

• Печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь: 3 ответа на вопросы Сообщества.

• Оформление реквизита «Подпись» в протоколах заседаний коллегиальных органов.

• Оформление таблиц в организационно-распорядительных документах.

• Учет, использование и хранение бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь: формы документов.

• Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь: как учитывать, хранить, использовать, уничтожать.

• Бланки документов: 7 примеров оформления.

• Оформление реквизита «Название вида документа».

• Оформление реквизита «Наименование вышестоящей организации».

• Оформление реквизита «Наименование структурного подразделения».

• Справка: порядок оформления.

Вопросы-ответы

• Допустимо ли использовать на письме угловой штамп структурного подразделения государственной организации без использования Государственного герба? 

• При заверении копии документа ставится печать на отметке о заверении копии? Именно гербовая печать? 

• Правомерно ли использовать формы документов, приведенные в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41?

• Насколько законно согласовывать приказы в бюджетной организации факсимильной подписью (согласование профсоюза)?

• Допускается ли аналог собственноручной подписи на приказах, в том числе по личному составу?

• Можно ли отнести приказы о проверке знаний по вопросам охраны труда к приказам по административно-хозяйственным вопросам (ахв)?

• Какой порядок оформления дат в тексте организационно-распорядительных документов?

• Можно ли одним приказом создать несколько комиссий?

• Относится ли протокол наблюдательного совета организации к локальным правовым актам?

• Ручки с чернилами (пастой, гелем) каких цветов допускается использовать при рукописном оформлении, в том числе подписании документов?

• Если к приказу идет приложение на одном листе, необходимо ли в самом приказе указывать количество листов приложения? Указывается, если приложение состоит из нескольких листов?

• Как перенаправить письмо (не обращение) по территориальной подведомственности?

• Как должен выглядеть второй экземпляр официального исходящего письма: аналогично оригиналу? И должна ли быть в нем шапка письма?

• Нужно ли в проекте документа оформлять реквизит «Проект»? И если да, то в каком документе это указано?

• Положение утверждено приказом. Это положение необходимо согласовать с другой организацией. Как правильно оформить документ: следует положение распечатать отдельно от приказа и согласовать с организацией либо направить весь приказ и согласование этого положения будет в приказе?

• В ходе проверки специалистом по кадрам (учредителя) было указано на неправильное оформление приказов по личному составу в части того, что нужно жирным шрифтом печатать слова «ПРИНЯТЬ», «УВОЛИТЬ» и пр. Правильно ли использовать жирный шрифт или нет и чем руководствоваться?

• Должна ли государственная организация оставлять Государственный герб при подготовке ответов по рассмотрению писем, обращений на бланке? Какими НПА это регулируется?

• Каким должно быть изображение герба на бланке в реквизите «Государственный герб Республики Беларусь» - цветным или черно-белым? Закреплено ли это в каком-либо НПА?

• Организация разрабатывает положение о структурном подразделении в соответствии с приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41 «Об утверждении унифицированной системы организационно-распорядительной документации». Данное положение содержит определенные главы. Можно ли положение дополнить такими главами, как «Специализация подразделения», «Ответственность работников», или убрать какие-то главы, предусмотренные этим приказом?

• Можно ли проставлять факсимиле в приказах?

• Необходимо ли проставлять реквизит «Отметка об исполнении документа и направление его в дело» на приказах по личному составу (например, приказ о предоставлении трудового отпуска), если они были приняты на основании заявления работника (на заявлении работника на отпуск мы отметку проставляем)? Как быть с приказом?

• Допускается ли двусторонняя печать на документах постоянного срока хранения и свыше 10 лет?

Формы документов

• Приказ об утверждении Положения о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в организации (пример).

• Исходящее письмо, направляемое в другую организацию (пример).

Инструкция по делопроизводству

Вопросы и ответы

• Обязательно ли разрабатывать инструкцию по делопроизводству в организации, если есть система менеджмента качества?

Формы документов

• Инструкция по делопроизводству в организации, являющейся источником комплектования госархива (пример).

• Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации (глава «Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения») (пример).

Регистрация документов, формирование и оформление дел, работа с документами для служебного пользования

Пособия

• Журналы регистрации в электронном виде: надо ли их распечатывать для хранения.

• Регистрация заявлений работников на отпуск, увольнение, перевод.

• Хранение медицинских справок о состоянии здоровья по результатам обязательных и внеочередных медосмотров работников.

• Делопроизводственный год - 2025: 5 важных моментов.

• Информация, доступ к которой ограничен законодательными актами.

• Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• Проставление грифа «Для служебного пользования», срок хранения учетно-регистрационных форм таких документов.

Вопросы-ответы

• Должен ли вестись на предприятии реестр временной передачи документов, содержащих служебную информацию? 

• При отправлении ответа на документ для служебного пользования почтой остается ли копия ответа в деле на входящее «дсп»? Или как оформлять ответ, находящийся в деле? 

• Нужно ли регистрировать ТН и ТТН, которые поступают в организацию? И к какой документации относятся заказы-наряды? 

• Надо ли регистрировать докладные записки в учреждении?

• Могут ли приказы по общей деятельности быть под грифом ДСП? Если приказ под грифом, то и хранение его должно быть не в общей папке, или специалист по секретам должен у себя вести регистрацию и хранение таких документов?

• У кого хранятся оригиналы договоров с пометкой ДСП: у директора или исполнителя?

• Если в организации издаются приказы по основной деятельности с индексом «П», а по административно-хозяйственной без индекса, то как будет выглядеть индекс приказа по основной деятельности, имеющего ограничительный гриф «Для служебного пользования»? Например, 5П-дсп, верно?

• Может ли организация, имея к использованию документ под ограничительным грифом «Для служебного пользования», предоставить его копию в иную организацию или государственный орган?

• Нужно ли вести журнал регистрации командировочных удостоверений, если в учреждении используется журнал регистрации работников, выбывающих в служебные командировки, в котором также указывается номер удостоверения? Можно ли вести один журнал?

• Где регистрируется приказ о выплате пособия на погребение?

Формы документов

• Приказ об утверждении Инструкции о порядке ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, с комментарием (пример).

Номенклатура дел

Комментарии и пособия

• Составление номенклатуры дел на 2025 год.

• Документы в электронном виде, электронные документы и информационные ресурсы: включение в номенклатуру дел.

• Номенклатура дел - 2025: составляем правильно.

• Проведение опросов работников при составлении номенклатуры дел организации.

• Переписка по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам: формирование дел и отражение в номенклатуре дел.

Вопросы-ответы

• В номенклатуре дел организации этого года стоит другой срок хранения дела, то есть не совсем правильный пункт по Перечню № 140. Можно ли в номенклатуре дел на следующий год изменить срок хранения этого дела? 

• При составлении номенклатуры дел организации на 2025 год исключили дело, которое было под индексом 1-12. Дела не будет, а нумерацию попросили не сдвигать, то есть будет 1-11, затем 1-13. Индекс 1-12 не нужен. Как это оформить при оформлении номенклатуры: удалить пустую строку, которая была под индексом 1-12 или все же оставить? 

• Личные дела работников учреждения здравоохранения оформляются и ведутся специалистом по кадрам, который прямо подчинен главному врачу, так как отдела (сектора, группы) нет. В штатном расписании специалист по кадрам стоит в аппарате управления. Что писать на обложке личных дел всех работников учреждения?

• Какие документы по защите персональных данных целесообразно включать в номенклатуру дел?

• Необходимо ли дописывать при составлении номенклатуры дел организации в индексе «Журнал учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения» дсп?

Формы документов

• Номенклатура дел государственного учреждения здравоохранения, не являющегося источником комплектования госархива: пример составления.

• Фрагмент номенклатуры дел (обеспечение защиты персональных данных) (пример).

Обращения граждан и юрлиц, книга замечаний и предложений

Всё по одной теме

• Работа с обращениями граждан и юридических лиц.

• Книга замечаний и предложений.

Тесты

• Делопроизводство по обращениям граждан и юридических лиц.

Пособия

• Проверка работы организаций с обращениями граждан и юрлиц.

• Право на ознакомление с материалами, относящимися к обращению, с точки зрения законодательства о персональных данных.

• Особенности работы с электронными обращениями, содержащими ссылки на интернет-ресурсы.

• Клевета и оскорбления в обращениях заявителей: способы защиты своих прав.

• Личный прием граждан: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• Особенности рассмотрения электронных обращений.

• Предоставление материалов по рассмотрению обращения заявителя: разбираем ситуацию.

Вопросы-ответы

• В организацию поступила жалоба гражданина. Для проверки изложенных в жалобе фактов создана комиссия. В последний день срока ответа на нее заявителю в его присутствии комиссия разъяснила все изложенные в обращении вопросы, выполнила необходимые для их разрешения действия. Вправе ли организация не направлять письменный ответ на жалобу? Как документально оформить результат ее рассмотрения? 

• Обязан ли государственный орган принимать к рассмотрению видеофайлы, приложенные к обращению? 

• Какой присваивать номер сопроводительного письма при перенаправлении обращения гражданина? 

• Получено письменное обращение, в котором гражданин требует информацию о том, какие меры дисциплинарного взыскания были применены к сотрудникам учреждения. До этого давался ответ о названии, дате и номере приказа. Верно ли, что нужно ссылаться на Закон от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных», в соответствии с которым администрация учреждения не может разглашать данную информацию? 

• В бюджетную организацию поступило обращение, в котором не совпадает Ф.И.О. на конверте с Ф.И.О. заявителя на самом обращении. Как зарегистрировать данное обращение? Как анонимное?

• Допускается ли назначение внешним администратором государственной организации (ее обособленного подразделения) в системе учета и обработки обращений (обращения.бел) лица, не являющегося работником данной организации (ее обособленного подразделения)?

• Гражданин в марте 2024 г. обратился в организацию по определенному вопросу. В апреле 2025 г. он снова обратился по этому же вопросу. Регистрационный индекс обращения в 2024 году - Л-8. Какой будет порядок регистрации в 2025 году данного обращения?

• Сколько часов в день в организации должен осуществляться прием граждан с заявлениями об осуществлении административных процедур?

• Поступило письменное обращение (жалоба) в вышестоящую организацию на несогласие с действиями руководства подчиненной организации. Вышестоящая организация отправила жалобу в подчиненную организацию посредством электронной почты для рассмотрения и представления информации по изложенным фактам. Ответ гражданину подготовит Министерство. Это является поручением или обращением, которое необходимо регистрировать в системе обращений? При формировании отчетов по обращениям последние учитываются как обращения из вышестоящей организации или нет?

• Первоначально обращение заявителя было письменное. Запрещено ли перенаправлять обращения посредством СМДО?

• Нужно ли размещать на интернет-сайте организации информацию о порядке подачи письменных обращений?

• Заявитель направил одинаковые обращения в две организации. Необходимо ли организации регистрировать обращение, которое поступило лично от заявителя, а затем еще из другой организации?

• В организацию подано обращение представителем заявителя по доверенности. Кому необходимо направить ответ - заявителю или его представителю? Если представителю, то нужно ли в ответе на обращение делать отметку с просьбой об информировании заявителя?

• Заявитель не работник организации. Вправе ли учреждение здравоохранения предоставлять по письменному обращению заявителя копии приказов о дисциплинарном взыскании работников учреждения?

• В организацию здравоохранения поступают письменные обращения, в которых заявители просят (требуют) сообщить фамилию, имя, отчество медицинских работников, которые оказывали помощь. Как поступать при предоставлении ответа?

• В учреждении здравоохранения есть несколько филиалов. В каждом из них ведется книга замечаний и предложений. Кто может оформлять резолюции о порядке исполнения замечаний (предложений), внесенных в данные книги?

• В учреждение здравоохранения через форму на его интернет-сайте поступило обращение пациента по вопросу некорректного общения с ним работника учреждения. Заявитель просит принять соответствующие меры и дать ответ с разъяснениями. При этом на сайте имеется информация о необходимости подачи обращений через систему учета и обработки обращений. Обязано ли учреждение здравоохранения дать ответ на обращение?

• Заявитель подал обращение в учреждение, его рассмотрели, направили ответ. Позже заявитель направил аналогичное обращение в Минздрав, и они перенаправили его учреждению. Будет ли такое обращение, направленное из вышестоящей организации, повторным или аналогичным обращением?

• Дела по обращениям граждан (РКК, а также сами обращения) в какое структурное подразделение включать: руководство либо специалиста, ответственного за ведение РКК?

• Как обращения.бел подключить к СМДО? Какие есть методические рекомендации?

• В организацию перенаправлено электронное обращение для рассмотрения в соответствии с компетенцией, хотя решение изложенного в нем вопроса относится к компетенции организации, которая перенаправила обращение. Как поступить с таким обращением?

• В организацию поступило коллективное обращение. В тексте обращения не указаны почтовые адреса заявителей. На конверте указаны: район, сельсовет, деревня, но отсутствует номер дома. Относится ли данное обращение к анонимным?

• На кого можно возложить контроль за исполнением приказа об организации работы с обращениями граждан и юридических лиц в учреждении? Можно ли на секретаря, поскольку согласно приказу она ведет делопроизводство по обращениям заявителей?

Формы документов

• Уведомление гражданину об оставлении его электронного обращения без рассмотрения по существу (суть электронного обращения изложена посредством ссылок на интернет-ресурсы) (пример).

• Приказ об организации работы с обращениями граждан и юрлиц (пример).

• Докладная записка о сбое в системе учета и обработки обращений (пример).

• Уведомление гражданину об оставлении его обращения без рассмотрения по существу (отсутствие личной подписи).

Делопроизводство по административным процедурам

Пособия

• Делопроизводство по административным процедурам.

• Административные процедуры: формирование и хранение дел с документами по их осуществлению.

• Делопроизводство по административным процедурам: 5 ответов на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• Инструкция о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам с 17 июня 2024 года: что важно знать.

Вопросы и ответы

• Сколько часов в день в организации должен осуществляться прием граждан с заявлениями об осуществлении административных процедур?

• Нужно ли размещать на интернет-сайте организации информацию об административных процедурах, осуществляемых ею в отношении своих работников?

Формы документов

• Обложка дела по административной процедуре «Выдача акта осмотра (допуска) электроустановки (заявления, копии технических условий на присоединение электроустановок потребителя к электрической сети, копии административных решений и др.)» (пример).

Сроки хранения документов, экспертиза ценности документов, уничтожение документов и дел

Всё по одной теме

• Архив организации.

• Хранение документов в организации.

Пособия

• Контрольные талоны к листкам нетрудоспособности и справкам: срок хранения, включение в номенклатуру дел организации и выделение к уничтожению.

• Приказы об оказании материальной и (или) иной помощи: нюансы установления сроков хранения.

• Государственная статистическая отчетность: определение вида экономической деятельности, сроки хранения, включение в номенклатуру дел организации.

• Историко-архивная справка: порядок оформления.

• Сроки хранения документов: перечень аналитических материалов по теме.

• Уничтожаем документы и дела правильно.

• Алгоритм уничтожения документов и дел временного хранения и дел с истекшими сроками хранения.

Вопросы-ответы

• В приказе об отпуске указывается выплата материальной помощи к трудовому отпуску. Сколько лет хранить такие приказы?

• Какой срок хранения амбулаторных карт?

• Сколько хранятся в организации здравоохранения корешки бесплатных и льготных рецептов?

• Какой срок хранения документов аттестационной комиссии организации здравоохранения, протоколов заседаний аттестационной комиссии, аттестационных документов (постановление Минздрава от 28.05.2021 № 70 «О профессиональной аттестации медицинских, фармацевтических и иных работников здравоохранения»)?

• Какие НПА регламентируют в организации порядок утилизации бумаг (макулатуры), на которых напечатаны персональные данные? Например, был распечатан табель учета рабочего времени, но из-за ошибок был отправлен в черновики либо на макулатуру. Должна ли в таком случае организация обеспечивать сохранность этих данных? И если да, то каким образом?

• В форме акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (приложение 10 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4), указано, что отбираются к уничтожению документы и дела фонда в организациях, являющихся источниками комплектования госархивов. Если про фонд ничего не известно, убирается ли полностью эта часть в акте?

• Какой срок хранения протоколов проведения единых дней информирования?

• Как хранить в организации ЛПА, разработанные различными структурными подразделениями, если они утверждаются приказом руководителя: вместе с приказами или в отдельном деле?

• Возможно ли уничтожить документы шредером в присутствии членов экспертной комиссии организации?

• Возможно ли ведение журнала учета претензий в государственной организации в электронном виде?

• Есть ли требования к помещению, в котором хранятся документы с определенной степенью защиты?

• Существует ли предельный срок ограничения доступа к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения?

• Последняя полная налоговая проверка была проведена в организации в 2017 году. С какого периода можно выделять документы к уничтожению?

• Где должны храниться медицинские справки работников после прохождения медосмотров?

Формы документов

• Протокол заседания ЭК организации (согласование проекта номенклатуры дел) (пример).

• Приказ о создании экспертной комиссии (пример).

Передача дел в архив, сохранность документов в архиве, выдача дел из архива

Всё по одной теме

• Архив организации.

• Хранение документов в организации.

Тесты

• Подготовка и передача электронных дел в архив организации.

Пособия

• Испорченные (аннулированные) бланки с определенной степенью защиты подлежат хранению. 

• Порядок включения организаций в списки источников комплектования государственных архивов.

• Оформление обложек дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения при передаче дел в архив организации.

• Оформление обложек личных дел при заведении дел и передаче в архив организации.

• Выдача дел из архива: формы документов.

• Архив: основные аспекты создания и организации его работы.

• Организация работы архива.

• Передача документов в архив: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

Алгоритмы

• Алгоритм действий при обнаружении поврежденных документов в архиве организации.

• Алгоритм создания архива организации.

Вопросы-ответы

• Как происходит списание дел временного до 10 лет хранения, которые находятся в структурных подразделениях организации, после истечения сроков хранения? Правильно будет, когда структурные подразделения оформляют свои акты о выделении к уничтожению и на основании актов структурных подразделений архив составляет сводный акт о выделении к уничтожению и согласовывает с ЭК организации, либо архив сразу согласовывает через протокол ЭК акты структурных подразделений без создания сводного акта? 

• Какой срок хранения документов об уничтожении испорченных (аннулированных) бланков с определенной степенью защиты (реестры, заключения, акты и др.)? 

• Медицинские карты пациентов пришли в негодность в силу форс-мажорного затопления и образования грибка. Хранить их нельзя, ведь грибок распространится на остальные документы. Как быть? Как их утилизировать?

• Какая максимальная высота может быть предусмотрена для стеллажей (хранение документов) в архиве?

• В организации утеряно несколько личных дел уволенных сотрудников, дела еще не были сданы в архив. Что делать в данной ситуации?

• Охранный режим обеспечивается оборудованием здания и (или) помещений архива организации средствами охранной сигнализации и организацией поста охраны (при необходимости), опечатыванием помещений, соблюдением порядка доступа в хранилище (ч.2 п.293 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143). Организация обязана обеспечить все меры, указанные в данном пункте, или можно выбрать что-либо одно из перечисленного?

• Нужно ли составлять внутреннюю опись документов дела с должностными инструкциями, которые утратили свое действие (в связи с увольнением работника, переводом и т. д.), для передачи их в архив? Когда составлять такую опись?

• Кто обязан хранить архивные документы бюджетных организаций: бюджетная организация или центр по обеспечению?

Электронный документооборот

Пособия

• Удостоверение копии электронного документа: примеры оформления.

• Электронные копии документов на бумажном носителе: создание, удостоверение и применение.

• Экспертиза ценности документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов.

• Внедрение электронного документооборота в организации.

• ЛПА организации по работе с документами в электронном виде, электронными документами: основные аспекты.

Вопросы-ответы

• Допускается ли ведение графика отпусков в электронном виде?

• Что такое электронный документооборот?

• В соответствии с Законом от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» понятия «атрибутный сертификат» и «ЭЦП» не тождественны. На должностное лицо организации получен атрибутный сертификат. На основании этого издан приказ о назначении данного должностного лица ответственным за хранение, использование ЭЦП (а не атрибутного сертификата) в рамках предоставленных ему полномочий. Верно ли это?

• Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) отправляет характеристики сотрудников в сторонние организации по СМДО. Однако организации просят еще представлять им оригиналы характеристик. Правомерно ли это и на какой документ можно сослаться при отказе?

• Осуществляется ли в бюджетной организации документооборот посредством электронной почты?

• Имеет ли право контролирующий орган не принять жалобу на действия проверяющего (по Указу № 510), направленную по СМДО государственной бюджетной организацией, приравняв ее к жалобе, предусмотренной Законом № 300-З, несмотря на то, что пп.78, 79 Положения о порядке организации и проведения проверок, утв. Указом № 510, прописан порядок обжалования действий (бездействия) проверяющего?

• Возможно ли посредством системы межведомственного электронного документооборота государственных органов (СМДО) отправлять акты выполненных работ и договоры для подписи сторонами? Приравнивается ли документ, подписанный посредством СМДО, к оригиналу?