Материал помещен в архив

ВСЁ ПО ОДНОЙ ТЕМЕ.
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ОРГАНИЗАЦИИ

Применение электронного документооборота в деятельности организаций является все более популярным и актуальным в наши дни. С помощью электронного документооборота коммерческие организации и промышленные предприятия повышают эффективность деятельности, а государственные учреждения решают задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.

Основные нормативные (технические нормативные) правовые акты Республики Беларусь и методические документы по вопросам работы с документами в электронном виде (электронными документами) определены в приложении к Методическим рекомендациям по переходу на электронный документооборот в государственном управлении Республики Беларусь, утвержденным приказом Директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.06.2014 № 33.

Подборка аналитических материалов «Электронный документооборот организации» поможет вам:

• определить базовые правила использования электронной почты в деятельности организации;

• оперативно и правильно составить, оформить и зарегистрировать документы в электронном виде;

• наладить поиск документов в системе электронного документооборота;

• быстро согласовать проект документа в электронном виде;

• провести экспертизу ценности документов в электронном виде для создания электронного архива организации.

1. Электронная почта в деятельности организации

При использовании электронной почты в качестве средства осуществления документооборота должна обеспечиваться совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов (п.3.5.1 Методических рекомендаций по использованию электронной почты в деятельности организаций Республики Беларусь, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 20.01.2010 № 3).

Это значит, что принципы и методы организации документооборота в равной степени должны применяться как при работе с бумажными документами, так и при работе с документами в электронном виде.

Подобные принципы включают:

1) оперативность прохождения документов;

2) исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

3) соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов (подп.138.2 п.138 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

В целях эффективного использования электронной почты в деятельности любой организации необходимо в локальном нормативном правовом акте (инструкции по делопроизводству, отдельном приказе и т. д.) определить и закрепить:

• понятие системы, цели и задачи использования электронной почты организации;

• официальный адрес;

• круг работников, имеющих доступ к электронной почте организации.

Дополнительно по теме:

Использование электронной почты в деятельности организации: определяем базовые правила.

При использовании электронной почты в организации возникает проблема спама. Как таковое понятие «спам» законодательно в Республике Беларусь не закреплено, однако в отдельных нормативных правовых актах встречается.

Справочно Спам - незапрашиваемая информация (подп.2.9 п.2 Требований к поставщикам интернет-услуг, оказывающим интернет-услуги государственным органам и организациям, использующим в своей деятельности сведения, составляющие государственные секреты (приложение к Положению о порядке определения поставщиков интернет-услуг, уполномоченных оказывать интернет-услуги государственным органам и организациям, использующим в своей деятельности сведения, составляющие государственные секреты, утвержденному приказом Оперативно-аналитического центра при Президенте Республики Беларусь от 02.08.2010 № 60)).

В целях борьбы со спамом необходимо закрепить в ЛНПА базовые правила поведения работников при его получении. Подобные правила могут включать запреты работникам организации:

• на использование адресов корпоративной электронной почты для подписки на электронные рассылки, не связанные с исполнением возложенных на них обязанностей;

• указание адресов корпоративной электронной почты в открытых источниках сети Интернет;

• переход по ссылкам, указанным в поступающих спам-сообщениях;

• открытие (запуск) подозрительных вложений в получаемых посредством электронной почты сообщениях.

Дополнительно по теме:

Использование электронного почтового ящика работника в случае его временного отсутствия.

Порядок обработки входящей, исходящей и внутренней электронной переписки.

Содержание и структура сообщений электронной почты для целей делопроизводства.

Использование электронной почты в деятельности организации: организационные меры противодействия спаму.

Защита электронной почты, используемой в деятельности организации.

Юридические аспекты использования документов в электронном виде в отношениях между контрагентами. Возможность использования документов, переданных по электронной почте, в качестве средства доказывания в суде.

Какие документы следует сканировать при их передаче по электронной почте при оформлении исходящей документации?

Формы документов:

Положение об использовании электронной почты в ОАО «СтройМаркет» (пример).

2. Организация электронного документооборота

Электронный документооборот - способ организации документооборота, при котором все документы или документы определенных классов в одной организации или в их совокупности (корпоративной системе) представлены в электронном виде и хранятся централизованно (часть вторая подп.138.1 п.138 Инструкции по делопроизводству).

Перечень мероприятий по внедрению системы электронного документооборота в организации, порядок их реализации и ответственность должностных лиц, участвующих во внедрении, следует закрепить в ЛНПА организации.

<…>

<…>

Ответственность за работу с документами в электронном виде, в том числе организацию и обеспечение их хранения, может закрепляться в приказах руководителя организации:

• о распределении обязанностей при работе с документами в электронном виде;

• о назначении ответственных за организацию работы с документами в электронном виде.

Инструкция по делопроизводству организации может быть дополнена разделом по работе с документами в электронном виде, или может быть издана самостоятельная инструкция, которая будет определять:

1) состав документов, создаваемых в электронном виде;

2) требования к составлению и оформлению документов;

3) требования к этапам технологической обработки документов (порядок регистрации, отправки и получения документов, согласование, утверждение, контроль за исполнением и т. д.).

Дополнительно по теме:

Принципы осуществления документооборота с использованием электронной почты.

Алгоритм внедрения системы электронного документооборота в организации.

Инструкция по делопроизводству организации: работа с электронными документами.

Маршрутизация документов в системе электронного документооборота.

Поиск документов в системе электронного документооборота.

Использование систем электронного документооборота для согласования проектов документов.

Какие локальные нормативные правовые акты необходимо разрабатывать при работе в делопроизводстве с электронными документами и организации архивного хранения таких документов?

Формы документов:

Образец оформления приказа об утверждении «Инструкции по работе с документами в электронном виде».

Образец оформления приказа о распределении обязанностей.

Образец оформления приказа о назначении лица, ответственного за организацию работы с документами в электронном виде.

3. Составление, оформление и удостоверение документов в электронном виде

Справочно Электронный документ - документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность (ст.1 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», далее - Закон № 113-З).

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей - общей и особенной (часть первая ст.17 Закона № 113-З).

Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа) при его внешнем представлении должно соответствовать требованиям, установленным п.35 Инструкции по делопроизводству (п.220 Инструкции по делопроизводству).

Справочно Внешнее представление документа в электронном виде - его воспроизведение на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном объекте в виде, доступном и понятном для восприятия человеком (п.220 Инструкции по делопроизводству).

Так, при подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 (п.35 Инструкции по делопроизводству).

Справочно Подробно см. подборку «Оформление документов в организации».

Бланк документа, отправляемого по электронной почте, в том числе по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, оформляется по форме согласно приложению 21 к Инструкции по делопроизводству.

Требования к размерам полей, установленные для бумажных документов, должны выполняться и при отображении на экране или распечатывании документов в электронном виде (п.20 Инструкции по делопроизводству).

При подготовке документов в электронном виде могут использоваться шаблоны. Шаблоны разрабатываются на основе унифицированных форм документов службой документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) организации (п.223 Инструкции по делопроизводству).

Для придания юридической силы документам, создаваемым организациями, необходимо использовать следующие обязательные реквизиты:

• наименование организации и (или) структурного подразделения - автора;

• дату документа;

• регистрационный индекс;

• подпись (п.18 Инструкции по делопроизводству).

В качестве наиболее приемлемого аналога собственноручной подписи для удостоверения документов в электронном виде законодательство Республики Беларусь чаще всего рассматривает электронную цифровую подпись.

Справочно Электронная цифровая подпись - последовательность символов, являющаяся реквизитом электронного документа и предназначенная для подтверждения его целостности и подлинности. Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Электронная цифровая подпись - аналог собственноручной подписи, может применяться как аналог оттиска печати или штампа (часть четвертая ст.23 Закона № 113-З).

Подлинным электронным документом является электронный документ, целостность и подлинность которого подтверждаются с применением сертифицированного средства ЭЦП, использующего при проверке ЭЦП открытые ключи лица (лиц), подписавшего (подписавших) электронный документ.

Таким образом, законодательно установлено, что подлинность электронного документа подтверждается только личной ЭЦП.

Обратите внимание! Действие Закона № 113-З не распространяется: • на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи, а также при обращении документов в электронном виде, целостность и подлинность которых подтверждается без применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи; • на порядок обращения электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственные секреты.

Отсутствие ЭЦП допустимо для документов (за исключением электронных документов) информационно-справочного характера и (или) не подлежащих регистрации, а также для графических образов документов на бумажном носителе (п.222 Инструкции по делопроизводству).

Дополнительно по теме:

Комментарий к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.12.2014 № 240 «О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4». Новое в работе с документами в электронном виде.

Требования к оформлению электронных документов. 

Электронная цифровая подпись в Республике Беларусь. 

Копии электронных документов: порядок создания и использования.

Номенклатура дел и электронные документы.

Удостоверение документов в электронном виде.

Юридические аспекты использования документов в электронном виде в отношениях между контрагентами. Возможность использования документов, переданных по электронной почте, в качестве средства доказывания в суде.

Составляем и оформляем документы при пересылке их по электронной почте.

Алгоритм действий по удостоверению формы представления электронного документа на бумажном носителе.

В публичном договоре (оферте), размещенном на сайте ИП, оказывающего образовательные услуги физическим лицам, указано, что электронные письма, отправленные с адресов участников, перечисленных в анкете, признаются подписанными простой электронной подписью - аналогом собственноручной подписи. Законно ли такое условие?

Управляющая компания и филиалы находятся на значительном удалении друг от друга. Кадровое делопроизводство ведется в управляющей компании. Допускается ли при оформлении документов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении с работы управляющей компании и филиалу обмениваться по электронной почте отсканированными экземплярами соответствующих документов (заявлений, трудовых договоров, контрактов) с целью их последующего подписания?

4. Регистрация и учет документов в электронном виде. Электронное визирование (согласование) документа

Справочно Регистрация документа - запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (подп.139.1 п.139 Инструкции по делопроизводству).

Документы, пересылаемые посредством электронной почты, следует регистрировать в регистрационно-учетных формах на общих основаниях вместе с другими документами, так как регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью (подп.139.6 п.139 Инструкции по делопроизводству). Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов электронной почты могут использоваться регистрационно-учетные формы, ведущиеся как на бумажных носителях (карточки, журналы), так и в электронном виде, например в специализированной системе электронного документооборота.

Документы, получаемые (отправляемые) посредством электронной почты, не подлежащие регистрации, закрепляются в общем перечне документов, не подлежащих регистрации в организации.

Справочно Подробно о регистрации см. подборку «Организация работы с документами».

Дополнительно при регистрации документов в электронном виде могут использоваться реквизиты:

• «Должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ»;

• «Адрес хранения документа в электронном виде»;

• «Внутренняя переадресация документа по исполнителям»;

• «Наличие приложений к документу»;

• «Способ доставки документа» (по информационно-телекоммуникационной сети, на материальном носителе и др.) и др. (часть вторая п.227 Инструкции по делопроизводству).

Во входящих и внутренних документах информация, содержащаяся в реквизитах «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», отметке об ознакомлении с документом, иных служебных отметках, при работе с документами в электронном виде не вносится в их формуляр, а при работе с электронными документами - в их общую часть.

Данная информация отражается в регистрационных формах (регистрационно-контрольной карточке или журнале) на бумажном носителе либо в массиве регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляются с помощью автоматизированной системы, и при необходимости прикрепляется в виде самостоятельных документов в электронном виде (файлов) к регистрируемому (учитываемому) документу в электронном виде. В электронных документах информация реквизитов «Резолюция» и «Отметка о поступлении», а в необходимых случаях и других реквизитов включается в их особенную часть.

Прием и отправка документов в электронном виде осуществляются, как правило, службой ДОУ.

Допускается прием и отправка документов в электронном виде структурными подразделениями (работниками) организации без участия службы ДОУ. Перечень категорий документов в электронном виде, которые принимаются и отправляются структурными подразделениями (работниками) организации самостоятельно, разрабатывается службой ДОУ и утверждается руководителем организации.

При получении документов в электронном виде, в том числе подписанных ЭЦП, проверяется их подлинность и целостность, наличие всех указанных приложений, возможность их воспроизведения, отсутствие компьютерных вирусов и т. д.

При получении документов, подписанных ЭЦП, проверяется:

• подлинность ЭЦП;

• соответствие способа использования ЭЦП сведениям, указанным в сертификате ключа подписи;

• действительность сертификата ключа подписи (п.225 Инструкции по делопроизводству).

Подготовка и согласование проектов документов в электронном виде осуществляются по аналогии с документами на бумажном носителе.

Инструкцией по делопроизводству организации и (или) иными ЛНПА организации могут быть установлены правила подписания, согласования, утверждения внутренних документов в электронном виде (за исключением локальных правовых актов) без использования ЭЦП, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ.

При осуществлении внешнего согласования проектов документов в электронном виде в качестве эквивалента собственноручной подписи, входящей в состав реквизита «Гриф согласования», используется ЭЦП. Согласование документа без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо, согласовавшее документ, и совместимы между собой, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.

Отсутствие ЭЦП допустимо для документов (за исключением электронных документов) информационно-справочного характера и (или) не подлежащих регистрации, а также для графических образов документов на бумажном носителе (п.222 Инструкции по делопроизводству).

Контроль исполнения документов в электронном виде обеспечивается тем же структурным подразделением (должностным лицом), которое в соответствии с локальными нормативными правовыми актами обеспечивает контроль исполнения документов на бумажных носителях (часть вторая п.235 Инструкции по делопроизводству).

Дополнительно по теме:

Регистрация документов в системе электронного документооборота.

В должностных инструкциях ни у одного из сотрудников организации не предусмотрена обязанность по ведению электронной корреспонденции (по электронной почте). В связи с этим работнику, выполнявшему данную работу, производилась доплата за ее ведение в размере 20 % должностного оклада. Правомерно ли относить ведение электронной корреспонденции к обязанностям по рассмотрению и отправлению корреспонденции? Входит ли в обязанности секретаря ее ведение?

Формы документов:

Форма журнала регистрации входящих документов в электронном виде.

Форма журнала регистрации исходящих документов в электронном виде.

Форма журнала регистрации внутренних документов в электронном виде.

Использование систем электронного документооборота для согласования проектов документов.

5. Формирование и оформление электронных, гибридных дел

Исполненные документы в электронном виде формируются в электронные дела (папки, директории на жестком диске специально выделенного компьютера) в соответствии с номенклатурой дел организации (часть третья п.236 Инструкции по делопроизводству).

Формирование и оформление электронных дел осуществляется с учетом общих требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях.

Справочно Перечень документов, создание и хранение которых может быть организовано в электронном виде, см. здесь.

В деятельности организаций допускается формирование гибридных дел в том случае, когда в пределах одного дела объединяются документы, часть которых поступила в организацию по каналам электросвязи или была создана в организации в виде документа в электронном виде, а часть документов поступила в организацию или была создана в организации на бумажном носителе. При этом в номенклатуре дел делается отметка в соответствии с подп.165.5 п.165 Инструкции по делопроизводству.

Гибридное дело существует только на стадии оперативного хранения документов. После исполнения всех документов и завершения делопроизводственного года из гибридного дела, подлежащего архивному хранению, формируется либо дело с документами на бумажном носителе, либо электронное дело. При формировании дела документами на бумажном носителе документы в электронном виде распечатываются и заверяются в порядке, установленном законодательством. При формировании электронного дела документы на бумажном носителе переводятся в электронный вид (сканируются).

Недопустимо формировать гибридные дела документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Особенности формирования и оформления электронных дел отражаются в Инструкции по делопроизводству организации (п.237 Инструкции по делопроизводству).

Дополнительно по теме:

Организация хранения документов в электронном виде.

Делопроизводство по обращениям граждан и юридических лиц в электронном виде: особенности применения законодательства.

Допускается ли формирование в одном деле письменных и электронных обращений?

6. Экспертиза ценности документов в электронном виде. Электронный архив. Уничтожение документов в электронном виде с истекшим сроком хранения

Экспертиза ценности документов в электронном виде осуществляется в порядке, установленном главой 12 Инструкции по делопроизводству, а также иными актами законодательства Республики Беларусь.

Справочно Подробно об экспертизе ценности документов см. подборку «Хранение документов в организации».

Форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения определяются организацией, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь. При этом организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, согласовывают используемые форматы документов в электронном виде с уполномоченным государственным архивным учреждением (п.218 Инструкции по делопроизводству).

Используемые форматы должны обеспечивать:

• подлинность, доступность, целостность информации документов в электронном виде;

• полноту сведений о способах создания, получения и отправки документов, хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив (уничтожения), а также при конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы и др.

Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях (часть первая п.236 Инструкции по делопроизводству).

При отсутствии в архиве организации условий для хранения документов в электронном виде, определенных нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства, их хранение без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет без дополнительных условий (отметка экспертно-проверочной комиссии, после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, после замены новыми), указанных в Перечне документов, создание и хранение которых может быть организовано в электронном виде (приложение 20 к Инструкции по делопроизводству).

Место хранения электронных дел и отдельных документов в электронном виде до их передачи в архив или выделения к уничтожению определяется организацией самостоятельно и закрепляется в локальном правовом акте, утверждаемом руководителем организации (п.238 Инструкции по делопроизводству).

Электронные дела и документы в электронном виде передаются в архив и выделяются к уничтожению в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству и иных актов законодательства Республики Беларусь.

Справочно Подробно см. подборку «Хранение документов в организации».

Дополнительно по теме:

Доказательная сила архивного электронного документа.

Организация хранения документов в электронном виде.

Особенности экспертизы ценности документов в электронном виде.

Резервное копирование документов в электронном виде.

Обеспечение сохранности документов архива организации.

Формы документов:

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации.

Образец оформления приказа о создании экспертной комиссии.

Образец оформления приказа о внесении изменений в состав экспертной комиссии.

Образец оформления протокола заседания экспертной комиссии.

Форма графика передачи документов в электронном виде в архив организации.

Форма акта о выделении к уничтожению документов в электронном виде, не подлежащих хранению.

03.12.2018

Материал подготовлен аналитической редакцией АПС «Бизнес-Инфо»

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»