Материал помещен в архив

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ НА 2020 ГОД: 10 РАСПРОСТРАНЕННЫХ ОШИБОК ПРИ СОСТАВЛЕНИИ

Ошибка 1. Сроки составления

Номенклатура дел организации составляется в каждой организации ежегодно независимо от формы ее собственности.

На предстоящий делопроизводственный (календарный) год номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года (подп.2.1 п.2 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55, далее - Методические рекомендации № 55).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации № 55 и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел.

Таким образом, на 2020 год номенклатура составляется в октябре - декабре 2019 г.

Дополнительно по теме см.:

Номенклатура дел на следующий год утверждается, как правило, в конце предшествующего года. Как быть в случае, если потом появилась необходимость завести новые дела? Как внести изменения в номенклатуру дел?

Ошибка 2. Составители

Разрабатывает номенклатуру дел служба ДОУ (например, общий отдел, канцелярия и т. п.), а при ее отсутствии - лицо, ответственное за ДОУ, при участии архива организации.

Участие работников архива организации при составлении номенклатуры дел обязательно.

Дополнительно по теме см.:

Номенклатура дел: участие архива при ее составлении.

Приказ о назначении ответственного за документационное обеспечение управления (пример).

Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме, приведенной в приложении 10 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция) (часть первая п.153 Инструкции).

Номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 11 к Инструкции) носят промежуточный характер, который отражает этапность составления сводной номенклатуры дел.

Дополнительно по теме см.:

Составление номенклатуры дел структурного подразделения организации.

В номенклатуре дел какого структурного подразделения организации должны находиться книга замечаний и предложений и документы по обращениям граждан и юридических лиц?

Оригиналы приказов по основной деятельности и личному составу хранятся в приемной и отделе кадров. Копии приказов передаются в отделы, службы, производственные участки. Нужно ли переданные копии включать в номенклатуру дел и каков срок хранения таких дел?

Номенклатура дел структурного подразделения (канцелярии) коммерческой организации (пример).

Ошибка 3. Оформление

Сводная номенклатура дел составляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой - приложением 7 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила).

Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), ЦЭК или ЭК организации и утверждается руководителем организации до 31 декабря года, предшествующего тому, на который составлена (часть вторая п.27 Правил).

Дополнительно по теме см.:

Номенклатура дел и ее виды.

Ошибка 4. Что включать: документы, информационные ресурсы

Дополнительно по теме см.:

Новые Методические рекомендации по ведению делопроизводства по административным процедурам. Комментарий к Методическим рекомендациям по ведению делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утвержденным Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь 23.05.2018 № 20.

Включение электронных документов в номенклатуру дел: 5 основных ошибок.

Включение информационных ресурсов в номенклатуру дел организации: 5 основных ошибок.

Включаются ли бланки строгой отчетности в номенклатуру дел организации?

Необходимо ли включать в номенклатуру дел организации журналы регистрации микротравм, несчастных случаев на производстве, а также технического обслуживания огнетушителей, если они начинают вестись при возникновении первого инцидента (при первом техническом обслуживании), но таковых в организации еще не было, хотя сами журналы в наличии?

Вносятся ли в номенклатуру дел организации документы технического характера (технологические регламенты, графики производственных процессов, паспорта зданий (сооружений), паспорта оборудования)?

Ошибка 5. Принцип построения

Номенклатура дел составляется по одному из трех принципов:

1) структурному (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации);

2) функциональному (в бесструктурных организациях - в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации);

3) структурно-функциональному (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации).

Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы.

Названия разделов (подразделов) номенклатуры дел - это наименования структурных подразделений организации и (или) управленческие функции или направления деятельности организации (пп.36, 37 Правил).

Обратите внимание! Независимо от принципа построения номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ (часть вторая п.163 Инструкции).

При наличии в организации общественной организации (профессионального союза и др.) ее номенклатура дел составляется по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений. Документы общественной организации включаются в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом (п.159 Инструкции).

Дополнительно по теме см.:

Схема построения номенклатуры дел организации.

По какому признаку необходимо формировать коды подразделений при составлении сводной номенклатуры дел: по линейному или по структурному?

Как составить номенклатуру дел в организации, где нет структурных подразделений?

Следует ли документы по вопросам охраны труда и пожарной безопасности внести в отдельный раздел номенклатуры дел, если этими вопросами занимается директор организации?

В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года (подп.39.1 п.39 Правил) (в приведенном ниже примере резервные индексы - 11-19 и 11-20).

Пример <...>   11-18 Выписка из номенклатуры дел предприятия   3 года п.94*   11-19         11-20           * Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень типовых документов).

Ошибка 6. Систематизация заголовков

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в порядке, определенном подп.165.2 п.165 Инструкции.

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия (подп.39.2 п.39 Правил).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. подп.39.2 п.39 Правил изложен в новой реакции постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 22.11.2019 № 214 (далее - постановление № 214). Уточнены формулировки некоторых примеров заголовков дел.

Обратите внимание! Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т. п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование…», «Рассмотрение…», «Обеспечение…» и т. д.) (подп.165.2 п.165 Инструкции).

Примеры составления заголовков в номенклатуре дел

С учетом специфики формирования дел с документами, имеющими ограничительный гриф «Для служебного пользования», в номенклатуре дел заголовок такого дела формулируется обобщенно, например документы с ограничительным грифом «Для служебного пользования».

По окончании делопроизводственного (календарного) года проводится экспертиза ценности включенных в такое дело документов. С учетом ценности включенных в него документов из них может быть сформировано самостоятельно дело (или несколько дел) постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на хранение в архив организации (подп.2.8.2 п.2 Методических рекомендаций № 55).

Дополнительно по теме см.:

Систематизация заголовков дел в пределах раздела (подраздела) номенклатуры дел.

Номенклатура дел организации: составление заголовков дел.

Ошибка 7. Определение сроков хранения документов

Справочно Воспользуйтесь справочником, чтобы определить сроки хранения документов.

Перечни документов с указанием сроков хранения

При определении сроков хранения используют Перечень типовых документов.

Обратите внимание! С 28 января 2020 г. вступают в силу изменения в Перечень типовых документов, внесенные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 17.10.2019 № 194. Таким образом, при составлении номенклатуры дел на 2020 год следует учитывать внесенные изменения!

Дополнительно по теме см.:

Изменения в Инструкции по делопроизводству и перечне типовых документов. Комментарий к постановлениям Министерства юстиции Республики Беларусь от 17.10.2019 № 193 и № 194.

Перечень типовых документов имеет статус нормативного правового акта Республики Беларусь, то есть межведомственного, и сфера его действия распространяется на все государственные органы и организации Республики Беларусь.

Кроме того, существуют:

• перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по здравоохранению, физической культуре и спорту (установлен приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.04.2019 № 11);

• перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по лесоустройству и землеустройству, с указанием сроков хранения (установлен приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 27.02.2019 № 5);

• перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по проектированию, строительству, реконструкции (модернизации), реставрации и ремонту объектов недвижимости, с указанием сроков хранения (установлен приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 15.06.2015 № 27);

• перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по конструированию изделий промышленного производства, разработке технологических процессов, производственной деятельности, научно-исследовательской деятельности, охране объектов интеллектуальной собственности, с указанием сроков хранения, (установлен приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.06.2014 № 30).

Обратите внимание! Перечисленные перечни (кроме Перечня типовых документов) являются локальными правовыми актами. Нормы таких перечней обязательны для государственных органов, иных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов. Иным организациям рекомендовано применять нормы при проведении экспертизы ценности в целях установления сроков хранения документов, образующихся в процессе их деятельности.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, указанных выше, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию со структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов или государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов), ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций) (подп.39.4 п.39 Правил).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в подп.39.4 п.39 Правил внесены изменения постановлением № 214. Изменения не повлияли на суть материала.

В случае если срок хранения документов установлен иным нормативным актом Республики Беларусь, в графе 4 номенклатуры дел указываются пункт соответствующего нормативного акта, его название, дата и номер, а также сведения о том, когда и кем он был утвержден (подп.2.8.4 п.2 Методических рекомендаций № 55).

Обратите внимание! Сокращение сроков хранения документов, указанных в Перечне типовых документов, не допускается. Увеличение установленных сроков хранения допускается в тех случаях, когда это связано со спецификой деятельности организации. Решение об увеличении сроков хранения принимает ЦЭК (ЭК) государственного органа, иной организации, индивидуальный предприниматель (примечание 9 к Перечню типовых документов).

Ведомственные перечни

Ведомственные перечни разрабатываются на основании части пятой ст.4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

Справочно Ведомственные перечни документов см. здесь.

Нормативный правовой акт, в том числе временный, принятый (изданный) нормотворческим органом (должностным лицом), имеет большую юридическую силу по отношению к нормативному правовому акту другого нормотворческого органа (должностного лица) одного уровня, если нормотворческий орган (должностное лицо), принявший (издавшее) такой акт, специально уполномочен на правовое регулирование определенной сферы общественных отношений (п.12 ст.23 Закона Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах»).

Обратите внимание! Если сроки хранения документов, определенные в ведомственном перечне, отличаются от сроков, закрепленных в Перечне типовых документов, применяются сроки хранения документов, установленные в Перечне типовых документов. Если нормативные правовые акты не содержат сведений о сроках хранения каких-либо видов (разновидностей) документов, соответствующих специфике работы организации, то такое решение принимает ЦЭК (ЭК) организации исходя из практической ценности документов (подп.2.8.4 п.2 Методических рекомендаций № 55).

При определении сроков хранения дел может быть использовано два перечня документов с указанием сроков хранения, установленных нормативными правовыми актами. В этом случае при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения включенных в нее дел ссылки на пункты (статьи) соответствующих перечней, установленных нормативными правовыми актами, оформляются с использованием знаков «*», «**» и т. п. (абзац 2 подп.2.8.4 п.2 Методических рекомендаций № 55).

Дополнительно по теме см.:

Номенклатура дел организаций здравоохранения: особенности составления.

Особенности составления номенклатуры дел транспортной организации.

Особенности составления номенклатуры дел организаций сельского хозяйства.

Распространяются ли нормы перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, на документы с грифом «Для служебного пользования»?

Ошибка 8. Заполнение граф номенклатуры

Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой согласно п.39 Правил.

В графе 1 индекс дела обозначается арабскими цифрами и состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела).

Индекс номенклатуры дел может быть сложным, если раздел номенклатуры дел делится на подразделы.

Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и (или) более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом (подп.39.1 п.39 Правил).

В графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) номенклатуры и заголовки включенных в них дел, в заголовке дела - вид заводимого дела (документы, переписка, дело, журнал и др.) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержание) дела (подп.39.2 п.39 Правил).

Справочно Подробно см. ошибку 6.

Графа 3 заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком (подп.39.3 п.39 Правил).

Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм (п.45 Правил).

В графе 4 указываются: сроки хранения дел, номера пунктов и (или) статей согласно нормативным правовым актам Республики Беларусь, локальным правовым актам, устанавливающим перечни типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения и (или) перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения, а также перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

Справочно Подробно см. ошибку 7.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о переходящих делах, о незаведении дел, о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения, о датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК (ЭК) организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечнях типовых документов с указанием сроков хранения и (или) ведомственных перечнях документов с указанием сроков хранения (подп.165.5 п.165 Инструкции).

Кроме того, в эту графу вносятся соответствующие отметки при включении в номенклатуру дел электронных документов и документов в электронном виде (п.18 Методических рекомендаций № 56).

Также в ней:

• могут указываться фамилии работников, ответственных за формирование конкретного дела. Эти работники после завершения дел делопроизводством в течение следующего делопроизводственного (календарного) года готовят соответствующие дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив организации (подп.2.8.5 п.2 Методических рекомендаций № 55);

• указываются основания снятия грифа «Для служебного пользования», отмены режима коммерческой тайны (п.24 Положения о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.08.2014 № 783);

• делается отметка «ЭД», которая дополняется словом «Переходящее» для переходящих электронных дел ЭД (п.71 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19).

Дополнительно по теме см.:

Особенности формирования документов одного дела в тома или части при сдаче в архив.

Срок хранения документа установлен в локальном правовом акте организации. Можно ли его указать в графе 4 номенклатуры дел?

В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел (п.166 Инструкции).

Ошибка 9. Итоговая запись

По окончании делопроизводственного года службой ДОУ организации в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 9 к Правилам. Итоговая запись подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) (часть первая п.41 Правил).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. приложение 9 к Правилам изложено в новой реакции, из части первой п.41 Правил слова «к настоящим Правилам» исключены постановлением № 214.

В итоговой записи номенклатуры дел целесообразно указывать общее количество дел по каждой категории дел и отдельно указывается количество дел с документами в электронном виде, электронными документами и информационными ресурсами, а также количество гибридных дел по форме согласно приложению к Методическим рекомендациям № 56.

Дополнительно по теме см.:

Как правильно учитывать переходящие дела в номенклатуре дел при заполнении итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел, если дело заведено в 2012 году и велось по 2017 год?

Ошибка 10. Выписка из номенклатуры дел

После утверждения номенклатуры дел организации из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях (п.157 Инструкции).

Выписки из номенклатуры дел можно создавать и хранить в электронном виде (п.26 приложения 20 к Инструкции).

Для составления сводной номенклатуры дел организации на 2020 год воспользуйтесь следующими формами номенклатур, выписок из номенклатур структурных подразделений организации:

Фрагмент номенклатуры дел организации негосударственной формы собственности (пример).

Выписка из номенклатуры дел (структурное подразделение «Планово-экономический отдел») (пример).

Выписка из номенклатуры дел коммерческой организации (структурное подразделение «Архив») (пример).

После изучения материала проверьте свои знания - пройдите тест.

Удачной работы!

22.11.2019

Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»