Каталог аналитики для специалистов, ведущих делопроизводство в бюджетных организациях

Разделы каталога:

1. Оформление документов: бланки документов (в том числе гербовые), реквизиты, оформление отдельных видов документов, заверение копий документов

Для всех

Комментарии и пособия

• Оформление приказа по административно-хозяйственным вопросам (с комментарием). 

• Приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам: правильное отнесение к одному из видов. 

• Печать и угловой штамп организации. 

• Реквизит «Гриф согласования» на организационно-распорядительных документах. 

• Методические рекомендации по практическому применению СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Комментарий к приказу директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 20.01.2025 № 3.

• Факсимиле: где проставляем и как используем.

• Оформление приказа по основной деятельности (с комментарием).

• Оформление приказа по личному составу.

• Приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам: правильное отнесение к одному из видов.

• Выдача копий документов юридическим лицам: нормы законодательства.

• Оформление информационных элементов распорядительных документов (приказов, распоряжений).

• Применение прописных букв фамилий работников в организационно-распорядительных документах.

• Нюансы регистрации документов, не относящихся к организационно-распорядительной документации.

• Оформление денежных сумм в письмах и гражданско-правовых договорах.

• Протокол: оформляем и храним правильно.

• Инструкция как вид ЛПА: составление и оформление.

• Бланки документов с изображением Государственного герба: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• Протокол заседания коллегиального органа: нюансы сочетания справочно-информационного и распорядительного документа.

• Использование печати в организации: 7 ответов на вопросы Сообщества.

• Какую печать выбрать для проставления на документах.

• Печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь: 3 ответа на вопросы Сообщества.

• Оформление реквизита «Подпись» в протоколах заседаний коллегиальных органов.

• Оформление таблиц в организационно-распорядительных документах.

• Учет, использование и хранение бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь: формы документов.

• Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь: как учитывать, хранить, использовать, уничтожать.

• Бланки документов: 7 примеров оформления.

• Оформление реквизита «Название вида документа».

• Заверение копий письменных доказательств для представления в суде.

• Оформление реквизита «Наименование вышестоящей организации».

• Оформление реквизита «Наименование структурного подразделения».

• Справка: порядок оформления.

Вопросы-ответы

• Допустимо ли использовать на письме угловой штамп структурного подразделения государственной организации без использования Государственного герба? 

• При заверении копии документа ставится печать на отметке о заверении копии? Именно гербовая печать? 

• Правомерно ли использовать формы документов, приведенные в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41?

• Насколько законно согласовывать приказы в бюджетной организации факсимильной подписью (согласование профсоюза)?

• Допускается ли аналог собственноручной подписи на приказах, в том числе по личному составу?

• Можно ли отнести приказы о проверке знаний по вопросам охраны труда к приказам по административно-хозяйственным вопросам (ахв)?

• Какой порядок оформления дат в тексте организационно-распорядительных документов?

• Можно ли одним приказом создать несколько комиссий?

• Относится ли протокол наблюдательного совета организации к локальным правовым актам?

• Ручки с чернилами (пастой, гелем) каких цветов допускается использовать при рукописном оформлении, в том числе подписании документов?

• Если к приказу идет приложение на одном листе, необходимо ли в самом приказе указывать количество листов приложения? Указывается, если приложение состоит из нескольких листов?

• Как перенаправить письмо (не обращение) по территориальной подведомственности?

• Как должен выглядеть второй экземпляр официального исходящего письма: аналогично оригиналу? И должна ли быть в нем шапка письма?

• Нужно ли вносить изменения в приказы, положения и другие внутренние документы при переименовании учреждения? И если да, то каким способом?

• Нужно ли в проекте документа оформлять реквизит «Проект»? И если да, то в каком документе это указано?

• Положение утверждено приказом. Это положение необходимо согласовать с другой организацией. Как правильно оформить документ: следует положение распечатать отдельно от приказа и согласовать с организацией либо направить весь приказ и согласование этого положения будет в приказе?

• В ходе проверки специалистом по кадрам (учредителя) было указано на неправильное оформление приказов по личному составу в части того, что нужно жирным шрифтом печатать слова «ПРИНЯТЬ», «УВОЛИТЬ» и пр. Правильно ли использовать жирный шрифт или нет и чем руководствоваться?

• Должна ли государственная организация оставлять Государственный герб при подготовке ответов по рассмотрению писем, обращений на бланке? Какими НПА это регулируется?

• Каким должно быть изображение герба на бланке в реквизите «Государственный герб Республики Беларусь» - цветным или черно-белым? Закреплено ли это в каком-либо НПА?

• Организация разрабатывает положение о структурном подразделении в соответствии с приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41 «Об утверждении унифицированной системы организационно-распорядительной документации». Данное положение содержит определенные главы. Можно ли положение дополнить такими главами, как «Специализация подразделения», «Ответственность работников», или убрать какие-то главы, предусмотренные этим приказом?

• Можно ли проставлять факсимиле в приказах?

• Необходимо ли проставлять реквизит «Отметка об исполнении документа и направление его в дело» на приказах по личному составу (например, приказ о предоставлении трудового отпуска), если они были приняты на основании заявления работника (на заявлении работника на отпуск мы отметку проставляем)? Как быть с приказом?

• Допускается ли двусторонняя печать на документах постоянного срока хранения и свыше 10 лет?

Формы документов

• Приказ об утверждении Положения о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в организации (пример).

• Исходящее письмо, направляемое в другую организацию (пример).

2. Инструкция по делопроизводству

Для всех

Комментарии и пособия

• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, иных организациях. Комментарий к приказу директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 06.06.2024 № 32.

Вопросы и ответы

• Обязательно ли разрабатывать инструкцию по делопроизводству в организации, если есть система менеджмента качества?

Формы документов

• Инструкция по делопроизводству в организации, являющейся источником комплектования госархива (пример).

• Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации (глава «Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения») (пример).

3. Регистрация документов, формирование и оформление дел, работа с документами для служебного пользования

Для всех

Алгоритмы

• Алгоритм организации делопроизводства в структурном подразделении.

Комментарии и пособия

• Журналы регистрации в электронном виде: надо ли их распечатывать для хранения.

• Регистрация заявлений работников на отпуск, увольнение, перевод.

• Хранение медицинских справок о состоянии здоровья по результатам обязательных и внеочередных медосмотров работников.

• Регистрируем внутренние документы организации правильно.

• Делопроизводственный год - 2025: 5 важных моментов.

• Информация, доступ к которой ограничен законодательными актами.

• Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• Проставление грифа «Для служебного пользования», срок хранения учетно-регистрационных форм таких документов.

Вопросы-ответы

• Должен ли вестись на предприятии реестр временной передачи документов, содержащих служебную информацию? 

• При отправлении ответа на документ для служебного пользования почтой остается ли копия ответа в деле на входящее «дсп»? Или как оформлять ответ, находящийся в деле? 

• Нужно ли регистрировать ТН и ТТН, которые поступают в организацию? И к какой документации относятся заказы-наряды? 

• Надо ли регистрировать докладные записки в учреждении?

• Могут ли приказы по общей деятельности быть под грифом ДСП? Если приказ под грифом, то и хранение его должно быть не в общей папке, или специалист по секретам должен у себя вести регистрацию и хранение таких документов?

• У кого хранятся оригиналы договоров с пометкой ДСП: у директора или исполнителя?

• Если в организации издаются приказы по основной деятельности с индексом «П», а по административно-хозяйственной без индекса, то как будет выглядеть индекс приказа по основной деятельности, имеющего ограничительный гриф «Для служебного пользования»? Например, 5П-дсп, верно?

• В организации сформировано дело «Документы, послужившие основанием для назначения пособия на детей до 3 лет (заявление, справки, копии свидетельства о рождении, о браке и т. д.)». Какими будут даты начала и окончания этого дела при сдаче в архив: дата заявления или дата прекращения выплат?

• Может ли организация, имея к использованию документ под ограничительным грифом «Для служебного пользования», предоставить его копию в иную организацию или государственный орган?

• Нужно ли вести журнал регистрации командировочных удостоверений, если в учреждении используется журнал регистрации работников, выбывающих в служебные командировки, в котором также указывается номер удостоверения? Можно ли вести один журнал?

• Райисполком прислал по электронной почте в 13:10 запрос о представлении документов до 16:00 этого же дня. Предусмотрены ли законодательством сроки представления документов?

• Нужна ли регистрация антикоррупционного обязательства в журнале?

• Где регистрируется приказ о выплате пособия на погребение?

• Где регистрируется приказ о выплате пособия на погребение?

• Титульный лист папки сотрудников, которым назначаются госпособия согласно протоколу комиссии, оформляется таким же образом, как и титульный лист папки личного дела работника?

Формы документов

• Приказ об утверждении Инструкции о порядке ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, с комментарием (пример).

Вопросы и ответы

• Нужно разделить на три папки основную папку приказов: по основной деятельности (о); по административно-хозяйственным вопросам; по личному составу обучающихся. Какие буквы проставить по таким приказам?

4. Номенклатура дел

Для всех

Комментарии и пособия

• Составление номенклатуры дел на 2025 год.

• Документы в электронном виде, электронные документы и информационные ресурсы: включение в номенклатуру дел.

• Номенклатура дел - 2025: составляем правильно.

• Проведение опросов работников при составлении номенклатуры дел организации.

• Переписка по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам: формирование дел и отражение в номенклатуре дел.

Вопросы-ответы

• В номенклатуре дел организации этого года стоит другой срок хранения дела, то есть не совсем правильный пункт по Перечню № 140. Можно ли в номенклатуре дел на следующий год изменить срок хранения этого дела? 

• При составлении номенклатуры дел организации на 2025 год исключили дело, которое было под индексом 1-12. Дела не будет, а нумерацию попросили не сдвигать, то есть будет 1-11, затем 1-13. Индекс 1-12 не нужен. Как это оформить при оформлении номенклатуры: удалить пустую строку, которая была под индексом 1-12 или все же оставить? 

• Какие документы по защите персональных данных целесообразно включать в номенклатуру дел?

• Необходимо ли дописывать при составлении номенклатуры дел организации в индексе «Журнал учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения» дсп?

• Во время рабочего года после проверки нужно откорректировать номенклатуру дел организации, поскольку изменятся индексы и названия дел. Как документально оформить эти изменения и как заменить индексы на уже сформированных делах?

Формы документов

• Фрагмент номенклатуры дел (обеспечение защиты персональных данных) (пример).

5. Обращения граждан и юрлиц, книга замечаний и предложений

Для всех

Всё по одной теме

• Работа с обращениями граждан и юридических лиц.

• Книга замечаний и предложений.

Тесты

• Делопроизводство по обращениям граждан и юридических лиц.

Комментарии и пособия

• Обращения граждан и юрлиц: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• В каких случаях ответы на обращения заявителей не направляются.

• Проверка работы организаций с обращениями граждан и юрлиц.

• Право на ознакомление с материалами, относящимися к обращению, с точки зрения законодательства о персональных данных.

• Особенности работы с электронными обращениями, содержащими ссылки на интернет-ресурсы.

• Клевета и оскорбления в обращениях заявителей: способы защиты своих прав.

• Личный прием граждан: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• Особенности рассмотрения электронных обращений.

• Внесение административных жалоб в книгу замечаний и предложений: что нужно знать.

Алгоритмы

• Алгоритм работы с обращениями граждан и юрлиц.

Формы документов

• Уведомление гражданину об оставлении его электронного обращения без рассмотрения по существу (суть электронного обращения изложена посредством ссылок на интернет-ресурсы) (пример).

• Обложка дела с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документами, связанными с их рассмотрением, при его заведении (пример).

• Приказ об организации работы с обращениями граждан и юрлиц (пример).

Вопросы-ответы

В организацию поступила жалоба гражданина. Для проверки изложенных в жалобе фактов создана комиссия. В последний день срока ответа на нее заявителю в его присутствии комиссия разъяснила все изложенные в обращении вопросы, выполнила необходимые для их разрешения действия. Вправе ли организация не направлять письменный ответ на жалобу? Как документально оформить результат ее рассмотрения? 

Обязан ли государственный орган принимать к рассмотрению видеофайлы, приложенные к обращению? 

Какой присваивать номер сопроводительного письма при перенаправлении обращения гражданина? 

Получено письменное обращение, в котором гражданин требует информацию о том, какие меры дисциплинарного взыскания были применены к сотрудникам учреждения. До этого давался ответ о названии, дате и номере приказа. Верно ли, что нужно ссылаться на Закон от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных», в соответствии с которым администрация учреждения не может разглашать данную информацию? 

• В бюджетную организацию поступило обращение, в котором не совпадает Ф.И.О. на конверте с Ф.И.О. заявителя на самом обращении. Как зарегистрировать данное обращение? Как анонимное?

• Допускается ли назначение внешним администратором государственной организации (ее обособленного подразделения) в системе учета и обработки обращений (обращения.бел) лица, не являющегося работником данной организации (ее обособленного подразделения)?

• Гражданин в марте 2024 г. обратился в организацию по определенному вопросу. В апреле 2025 г. он снова обратился по этому же вопросу. Регистрационный индекс обращения в 2024 году - Л-8. Какой будет порядок регистрации в 2025 году данного обращения?

• Сколько часов в день в организации должен осуществляться прием граждан с заявлениями об осуществлении административных процедур?

• Поступило письменное обращение (жалоба) в вышестоящую организацию на несогласие с действиями руководства подчиненной организации. Вышестоящая организация отправила жалобу в подчиненную организацию посредством электронной почты для рассмотрения и представления информации по изложенным фактам. Ответ гражданину подготовит Министерство. Это является поручением или обращением, которое необходимо регистрировать в системе обращений? При формировании отчетов по обращениям последние учитываются как обращения из вышестоящей организации или нет?

• Первоначально обращение заявителя было письменное. Запрещено ли перенаправлять обращения посредством СМДО?

• Нужно ли размещать на интернет-сайте организации информацию о порядке подачи письменных обращений?

• Заявитель направил одинаковые обращения в две организации. Необходимо ли организации регистрировать обращение, которое поступило лично от заявителя, а затем еще из другой организации?

• В организацию подано обращение представителем заявителя по доверенности. Кому необходимо направить ответ - заявителю или его представителю? Если представителю, то нужно ли в ответе на обращение делать отметку с просьбой об информировании заявителя?

• В книгу замечаний и предложений были внесены благодарности, уполномоченные лица только сейчас уведомили об этом. Есть ли сроки внесения в систему обращения.бел обращений, внесенных в книгу замечаний и предложений?

• Дела по обращениям граждан (РКК, а также сами обращения) в какое структурное подразделение включать: руководство либо специалиста, ответственного за ведение РКК?

• Как обращения.бел подключить к СМДО? Какие есть методические рекомендации?

• В книгу замечаний и предложений организации внесена жалоба на действия работника; для ее рассмотрения создана комиссия. Работнику, действия которого обжалуются, предложено дать письменное объяснение, однако он отказывается, поясняя, что готов только устно сообщить известные ему сведения комиссии. Является ли истребование письменного объяснения в данной ситуации обязательным?

• Гражданин устно обратился к руководителю государственной организации не в день личного приема; его вопрос был рассмотрен и разрешен. Необходимо ли вносить информацию об обращении в журнал учета личного приема, а само обращение - в систему учета и обработки обращений?

• В организацию поступило письменное обращение, в котором изложено мнение гражданина по определенному вопросу, однако отсутствуют какие-либо требования и просьбы. Как поступить с таким обращением?

• В организацию через систему учета и обработки обращений поступило обращение, в котором содержится просьба о материальной помощи на лечение ребенка. Как с ним поступить?

• Вправе ли руководитель организации поручить проведение личного приема граждан, их представителей, представителей юридических лиц вместо себя юрисконсульту организации?

• В организацию перенаправлено электронное обращение для рассмотрения в соответствии с компетенцией, хотя решение изложенного в нем вопроса относится к компетенции организации, которая перенаправила обращение. Как поступить с таким обращением?

• В организацию поступило коллективное обращение. В тексте обращения не указаны почтовые адреса заявителей. На конверте указаны: район, сельсовет, деревня, но отсутствует номер дома. Относится ли данное обращение к анонимным?

• На кого можно возложить контроль за исполнением приказа об организации работы с обращениями граждан и юридических лиц в учреждении? Можно ли на секретаря, поскольку согласно приказу она ведет делопроизводство по обращениям заявителей?

• Работник письменно сообщил нанимателю о некорректном распределении нагрузки между несколькими работниками. Действие Закона от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» не распространяется на обращения работников к нанимателю. Как правильно «провести» это обращение по делопроизводству?

• Организация подает обращение в вышестоящую организацию для получения ответа на вопрос. Что указывать в названии обращения: «Обращение» или «Запрос информации»? Или оформлять заголовок как для обычного письма?

• Государственная организация проводит горячую телефонную линию по номеру телефона (приемная) в рабочее время, например с 9:00 до 16:00, ежедневно. Можно ли за этим же номером телефона закрепить прямую телефонную линию (в графике установить, например, один раз в квартал (указать дату) с 16:00 до 17:00), или это должен быть только рабочий телефон руководителя организации?

• В учреждение поступило заявление от гражданина о предоставлении в электронном виде материалов дела предыдущего рассмотрения обращения. Заявитель имеет на это право (ст.7 Закона от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»). Можно ли ему предоставить копии предписания об устранении нарушений, ответов от субъекта, докладных записок?

• Можно ли обращения заявителей, поступившие из вышестоящих органов, организаций, по которым не требуется направление ответов заявителям и которые учитываются как поручения вышестоящих органов, регистрировать следующим регистрационным номером с пометкой «пор», но в общее количество рассмотренных обращений не включать? Например, Б-302пор?

Формы документов

• Докладная записка о сбое в системе учета и обработки обращений (пример).

• Уведомление гражданину об оставлении его обращения без рассмотрения по существу (отсутствие личной подписи).

6. Делопроизводство по административным процедурам

Для всех

Комментарии и пособия

• Делопроизводство по административным процедурам.

• Административные процедуры: формирование и хранение дел с документами по их осуществлению.

• Делопроизводство по административным процедурам: 5 ответов на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• Инструкция о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам с 17 июня 2024 года: что важно знать.

Вопросы и ответы

• Сколько часов в день в организации должен осуществляться прием граждан с заявлениями об осуществлении административных процедур?

•  Нужно ли размещать на интернет-сайте организации информацию об административных процедурах, осуществляемых ею в отношении своих работников?

Формы документов

• Журнал регистрации заявлений об осуществлении административных процедур (с комментарием).

• Обложка дела по административной процедуре «Выдача акта осмотра (допуска) электроустановки (заявления, копии технических условий на присоединение электроустановок потребителя к электрической сети, копии административных решений и др.)» (пример).

• Приказ об установлении формы журнала регистрации заявлений заинтересованных лиц о выдаче справок.

7. Сроки хранения документов, экспертиза ценности документов, уничтожение документов и дел

Для всех

Всё по одной теме

• Архив организации.

• Хранение документов в организации.

Комментарии и пособия

• Приказы об оказании материальной и (или) иной помощи: нюансы установления сроков хранения.

• Государственная статистическая отчетность: определение вида экономической деятельности, сроки хранения, включение в номенклатуру дел организации.

• Переписка по вопросам работы с кадрами: сроки хранения и заголовки дел.

• Срок хранения положения: совет специалиста.

• Удаление персональных данных.

• Электронные карточки на проходной: срок хранения информации по учету явки работников на работу и ухода с нее.

• Экспертиза ценности документов: порядок проведения.

• Протокол заседаний экспертной комиссии организации: особенности составления.

• Историко-архивная справка: порядок оформления.

• Сроки хранения документов, используемых в системах управления (менеджмента).

• Сроки хранения документов: перечень аналитических материалов по теме.

• Уничтожаем документы и дела правильно.

Алгоритмы

• Алгоритм уничтожения документов и дел временного хранения и дел с истекшими сроками хранения.

Вопросы-ответы

• В приказе об отпуске указывается выплата материальной помощи к трудовому отпуску. Сколько лет хранить такие приказы?

• Нужна информация для номенклатуры дел организации. Куда можно отнести доверенности и журнал регистрации доверенностей?

• Какие НПА регламентируют в организации порядок утилизации бумаг (макулатуры), на которых напечатаны персональные данные? Например, был распечатан табель учета рабочего времени, но из-за ошибок был отправлен в черновики либо на макулатуру. Должна ли в таком случае организация обеспечивать сохранность этих данных? И если да, то каким образом?

• В форме акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (приложение 10 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4), указано, что отбираются к уничтожению документы и дела фонда в организациях, являющихся источниками комплектования госархивов. Если про фонд ничего не известно, убирается ли полностью эта часть в акте?

• Какой срок хранения протоколов проведения единых дней информирования?

• На какой пункт Перечня № 140 ссылаться при формировании реестра обработки персональных данных по переписке с органами (нужно указать срок хранения документов): предоставление информации о заключенном трудовом договоре с трудящимся-иммигрантом в Управление по гражданству и миграции; получение сведений о наличии (отсутствии) правонарушений в органы внутренних дел?

• Как хранить в организации ЛПА, разработанные различными структурными подразделениями, если они утверждаются приказом руководителя: вместе с приказами или в отдельном деле?

• Возможно ли уничтожить документы шредером в присутствии членов экспертной комиссии организации?

• Возможно ли ведение журнала учета претензий в государственной организации в электронном виде?

• Какой срок хранения запроса из РУВД для назначения на руководящие должности и срок хранения характеристик, так как они не включаются в личные дела специалистов.

• Ранее в организации был свой ведомственный перечень со сроками хранения документов служебного пользования. В Перечне № 140 отсутствуют виды и названия документов, относящихся к ДСП. Как включать в номенклатуру дел организации такие документы?

• Есть ли требования к помещению, в котором хранятся документы с определенной степенью защиты?

• Как уничтожать документы (дела), содержащие служебную информацию ограниченного распространения?

• Существует ли предельный срок ограничения доступа к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения?

• Отбор документов и дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Можно ли согласовать указанную опись протоколом экспертной комиссии и утвердить у директора в декабре 2023 г., а акт на уничтожение подготовить и согласовать отдельным протоколом экспертной комиссии позже - в январе 2024 г.?

• Последняя полная налоговая проверка была проведена в организации в 2017 году. С какого периода можно выделять документы к уничтожению?

• Может ли организация согласно номенклатуре дел выделить к уничтожению документы, у которых истек срок хранения? Можно ли составлять акты на уничтожение на документы, у которых нет пояснений и истек срок хранения (опись дел постоянного хранения за соответствующие годы имеется)? Нужно ли эти акты согласовывать с госархивом?

• Какой срок хранения Положения о вознаграждении профсоюзного актива за выполнение общественной нагрузки, об условиях оплаты труда; Положения о фонде помощи профсоюзной организации?

• Есть ли обязанность хранить выписку банка в бумажном виде или можно в электронном? И если ее нужно хранить в бумажном виде, то есть ли периодичность ее распечатки: день, неделя, месяц, квартал, год? Какой срок хранения выписки банка: 3, 4, 5, 10 лет?

• Какой срок хранения товарных отчетов, предварительных заказов, книги учета предварительных заказов в общепите?

• В Перечне № 140 отсутствуют документы, которые есть в ведомственном перечне документов, уст. приказом Минкультуры от 24.05.2012 № 94. Чем руководствоваться в данный момент?

• Работник устроился на работу с 10-го числа, приказ издан 9-го. Такие документы, как заявление, контракт, составлены и подписаны 9-го числа, личный листок по учету кадров же заполнен 10-го числа. Зависит ли от даты документа последовательность включения документов в личное дело работника при его формировании?

• Какой срок хранения проектной документации, актов выполненных работ (после ввода объекта в эксплуатацию) в организации (у подрядчика)?

• Должна ли организация согласовать в ЦЭК вышестоящей организации акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, перед утверждением начальником организации, если она не источник комплектования государственного архива?

• Как оформить обложку дела с контрактами работников? Можно ли контракты за несколько лет сгруппировать в одном деле и уничтожить по истечении срока хранения?

• В организации существует общественная комиссия по жилищным вопросам. К какому пункту Перечня № 140 относятся: положения, протоколы, заявления на постановку на учет и т. д.? Как правильно в номенклатуре дел организации отражать документы этой комиссии?

• Должна ли организация согласовать решение экспертной комиссии (ЭК) об установлении сроков хранения документов с вышестоящей организацией, если вышестоящей организацией согласовано положение об ЭК, где в функциях есть пункт: «Рассматривает и выносит решения о согласовании и представлении на утверждение в установленном порядке: ...предложений об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных действующими перечнями и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями»?

• Член правления товарищества собственников направил председателю правления письменное обращение о предоставлении заверенных документов в части проведения работ по замене систем холодного и горячего водоснабжения для ознакомления членам правления. Подлежит ли данное обращение рассмотрению в соответствии с требованиями Закона от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»?

• Как определить сроки хранения документации по идеологической работе, Белой Руси и ОСВОД, а также журнала испытаний лестниц и журнала учета присвоения группы по электробезопасности?

• Где должны храниться медицинские справки работников после прохождения медосмотров?

• Сколько должны храниться письма с претензиями о выходе из строя продукции? И какой срок хранения журнала учета рекламаций?

• Каков срок хранения экологического паспорта?

• Какой срок хранения технических условий на энерго-, водо-, газоснабжение?

• Какой срок хранения журнала учета выданных профсоюзом путевок на санаторно-курортное лечение?

• Какой срок хранения в организации заявлений работников на удержание из заработной платы и перечисление взносов в общественные организации: профсоюз, Красный Крест, Белая Русь, Белорусский союз женщин?

Формы документов

• Протокол заседания ЭК организации (согласование проекта номенклатуры дел) (пример).

• Приказ о создании экспертной комиссии (пример).

8. Передача дел в архив, сохранность документов в архиве, выдача дел из архива

Для всех

Всё по одной теме

• Архив организации.

• Хранение документов в организации.

Тесты

• Подготовка и передача электронных дел в архив организации.

Комментарии и пособия

• Испорченные (аннулированные) бланки с определенной степенью защиты подлежат хранению. 

• Передаем дела в архив организации: что надо знать.

• Порядок включения организаций в списки источников комплектования государственных архивов.

• Оформление обложек дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения при передаче дел в архив организации.

• Оформление обложек личных дел при заведении дел и передаче в архив организации.

• Инструкция по подготовке дел к передаче в архив: нюансы разработки.

• Выдача дел из архива: формы документов.

• Архив: основные аспекты создания и организации его работы.

• Обеспечение сохранности документов архива организации.

• Организация работы архива.

• Передача документов в архив: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

Алгоритм

• Алгоритм действий при обнаружении поврежденных документов в архиве организации.

• Алгоритм создания архива организации.

Вопросы-ответы

• Как происходит списание дел временного до 10 лет хранения, которые находятся в структурных подразделениях организации, после истечения сроков хранения? Правильно будет, когда структурные подразделения оформляют свои акты о выделении к уничтожению и на основании актов структурных подразделений архив составляет сводный акт о выделении к уничтожению и согласовывает с ЭК организации, либо архив сразу согласовывает через протокол ЭК акты структурных подразделений без создания сводного акта? 

• Какой срок хранения документов об уничтожении испорченных (аннулированных) бланков с определенной степенью защиты (реестры, заключения, акты и др.)? 

• Какая максимальная высота может быть предусмотрена для стеллажей (хранение документов) в архиве?

• Программные (эксплуатационные) документы к программам (руководство пользователя, руководство администратора, руководство программиста, техническое задание, описание постановки, протоколы, акты) можно хранить в архиве канцелярии или необходимо создавать архив отдельно? Руководствоваться необходимо Правилами работы архивов № 143 или Правилами работы с НТД № 38?

• В организации утеряно несколько личных дел уволенных сотрудников, дела еще не были сданы в архив. Что делать в данной ситуации?

• Охранный режим обеспечивается оборудованием здания и (или) помещений архива организации средствами охранной сигнализации и организацией поста охраны (при необходимости), опечатыванием помещений, соблюдением порядка доступа в хранилище (ч.2 п.293 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143). Организация обязана обеспечить все меры, указанные в данном пункте, или можно выбрать что-либо одно из перечисленного?

• Нужно ли составлять внутреннюю опись документов дела с должностными инструкциями, которые утратили свое действие (в связи с увольнением работника, переводом и т. д.), для передачи их в архив? Когда составлять такую опись?

• Кто обязан хранить архивные документы бюджетных организаций: бюджетная организация или центр по обеспечению?

9. Электронный документооборот

Для всех

Комментарии и пособия

• Удостоверение копии электронного документа: примеры оформления.

• Электронные копии документов на бумажном носителе: создание, удостоверение и применение.

• Электронные копии документов на бумажном носителе: создание, удостоверение и применение.

• Экспертиза ценности документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов.

• Внедрение электронного документооборота в организации.

• ЛПА организации по работе с документами в электронном виде, электронными документами: основные аспекты.

Вопросы-ответы

• Допускается ли ведение графика отпусков в электронном виде?

• Что такое электронный документооборот?

• В соответствии с Законом от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» понятия «атрибутный сертификат» и «ЭЦП» не тождественны. На должностное лицо организации получен атрибутный сертификат. На основании этого издан приказ о назначении данного должностного лица ответственным за хранение, использование ЭЦП (а не атрибутного сертификата) в рамках предоставленных ему полномочий. Верно ли это?

• Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) отправляет характеристики сотрудников в сторонние организации по СМДО. Однако организации просят еще представлять им оригиналы характеристик. Правомерно ли это и на какой документ можно сослаться при отказе?

• Осуществляется ли в бюджетной организации документооборот посредством электронной почты?

• Имеет ли право контролирующий орган не принять жалобу на действия проверяющего (по Указу № 510), направленную по СМДО государственной бюджетной организацией, приравняв ее к жалобе, предусмотренной Законом № 300-З, несмотря на то, что пп.78-79 Положения о порядке организации и проведения проверок, утв. Указом № 510, прописан порядок обжалования действий (бездействия) проверяющего?

• Возможно ли посредством системы межведомственного электронного документооборота государственных органов (СМДО) отправлять акты выполненных работ и договоры для подписи сторонами? Приравнивается ли документ, подписанный посредством СМДО, к оригиналу?