Каталог аналитики для специалистов, ведущих делопроизводство в бюджетных организациях

Разделы каталога:

1. Оформление документов: бланки документов (в том числе гербовые), реквизиты, оформление отдельных видов документов, заверение копий документов

Для всех

Комментарии и пособия

• Новая Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях. Комментарий к постановлению Минюста от 29.08.2025 № 65. 

• Приказ о выдаче подарочных сертификатов: оформление, регистрация и хранение. 

• Передача личных дел другому уполномоченному работнику: как оформить. 

Вопросы-ответы

• Как правильно указывается период в тексте документа: с 01 декабря 2025 года по 31 декабря 2025 года или с 1 декабря 2025 года по 31 декабря 2025 года? 

2. Инструкция по делопроизводству

Для всех

Комментарии и пособия

• Методические рекомендации по оптимизации документообразования и документооборота в государственных органах, иных организациях с 6 августа 2025 года. Комментарий к приказу директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 06.08.2025 № 32. 

• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, иных организациях. Комментарий к приказу директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 06.06.2024 № 32.

Формы документов

• Приказ о внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству организации (пример). 

• Инструкция по делопроизводству в организации, являющейся источником комплектования госархива (пример).

• Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации (глава «Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения») (пример).

3. Регистрация документов, формирование и оформление дел, работа с документами для служебного пользования

Для всех

Вопросы-ответы

• Должен ли вестись на предприятии реестр временной передачи документов, содержащих служебную информацию?

Формы документов

• Приказ об утверждении Инструкции о порядке ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, с комментарием (пример).

4. Номенклатура дел

Для всех

Формы документов

• Фрагмент номенклатуры дел (обеспечение защиты персональных данных) (пример).

5. Обращения граждан и юрлиц, книга замечаний и предложений

Для всех

Всё по одной теме

• Работа с обращениями граждан и юридических лиц.

• Книга замечаний и предложений.

Тесты

• Делопроизводство по обращениям граждан и юридических лиц.

Комментарии и пособия

• Обращения граждан и юрлиц, книга замечаний и предложений: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо.

• Обращения граждан и юрлиц, личный прием: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• Обращения граждан и юрлиц: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• В каких случаях ответы на обращения заявителей не направляются.

• Проверка работы организаций с обращениями граждан и юрлиц.

• Право на ознакомление с материалами, относящимися к обращению, с точки зрения законодательства о персональных данных.

• Особенности работы с электронными обращениями, содержащими ссылки на интернет-ресурсы.

• Клевета и оскорбления в обращениях заявителей: способы защиты своих прав.

• Личный прием граждан: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

• Особенности рассмотрения электронных обращений.

• Внесение административных жалоб в книгу замечаний и предложений: что нужно знать.

Алгоритмы

• Алгоритм работы с обращениями граждан и юрлиц.

Формы документов

• Уведомление об оставлении обращения заявителя без рассмотрения по существу (не относится к компетенции организации) (пример).

• Докладная записка о результатах анализа эффективности работы с обращениями.

• Уведомление гражданину об оставлении его электронного обращения без рассмотрения по существу (суть электронного обращения изложена посредством ссылок на интернет-ресурсы) (пример).

• Обложка дела с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документами, связанными с их рассмотрением, при его заведении (пример).

• Приказ об организации работы с обращениями граждан и юрлиц (пример).

Вопросы-ответы

• Гражданин обратился с письменной претензией к бывшему нанимателю о возмещении морального и материального вреда, якобы причиненных указанием недостоверных сведений в его характеристике. Является ли эта претензия обращением по смыслу Закона от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»? В какой срок на нее нужно ответить? 

• Устное обращение, которое поступает в ходе личного приема руководителя, нужно регистрировать в системе учета и обработки обращений? Если нет, то где его регистрировать? 

• Заявителю через систему обращения.бел был направлен ответ на жалобу. Спустя месяц этот же заявитель в сообщениях в личном кабинете (функционал делопроизводителя - на главной странице вкладка «Сообщения», дополнительные вопросы характера «поясните..., разъясните…») задал еще вопросы. Нужно ли на них отвечать? 

В организацию поступила жалоба гражданина. Для проверки изложенных в жалобе фактов создана комиссия. В последний день срока ответа на нее заявителю в его присутствии комиссия разъяснила все изложенные в обращении вопросы, выполнила необходимые для их разрешения действия. Вправе ли организация не направлять письменный ответ на жалобу? Как документально оформить результат ее рассмотрения?

Обязан ли государственный орган принимать к рассмотрению видеофайлы, приложенные к обращению?

Какой присваивать номер сопроводительного письма при перенаправлении обращения гражданина?

Получено письменное обращение, в котором гражданин требует информацию о том, какие меры дисциплинарного взыскания были применены к сотрудникам учреждения. До этого давался ответ о названии, дате и номере приказа. Верно ли, что нужно ссылаться на Закон от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных», в соответствии с которым администрация учреждения не может разглашать данную информацию?

• В бюджетную организацию поступило обращение, в котором не совпадает Ф.И.О. на конверте с Ф.И.О. заявителя на самом обращении. Как зарегистрировать данное обращение? Как анонимное?

• Допускается ли назначение внешним администратором государственной организации (ее обособленного подразделения) в системе учета и обработки обращений (обращения.бел) лица, не являющегося работником данной организации (ее обособленного подразделения)?

• Гражданин в марте 2024 г. обратился в организацию по определенному вопросу. В апреле 2025 г. он снова обратился по этому же вопросу. Регистрационный индекс обращения в 2024 году - Л-8. Какой будет порядок регистрации в 2025 году данного обращения?

• Сколько часов в день в организации должен осуществляться прием граждан с заявлениями об осуществлении административных процедур?

• Поступило письменное обращение (жалоба) в вышестоящую организацию на несогласие с действиями руководства подчиненной организации. Вышестоящая организация отправила жалобу в подчиненную организацию посредством электронной почты для рассмотрения и представления информации по изложенным фактам. Ответ гражданину подготовит Министерство. Это является поручением или обращением, которое необходимо регистрировать в системе обращений? При формировании отчетов по обращениям последние учитываются как обращения из вышестоящей организации или нет?

• Первоначально обращение заявителя было письменное. Запрещено ли перенаправлять обращения посредством СМДО?

• Нужно ли размещать на интернет-сайте организации информацию о порядке подачи письменных обращений?

• Заявитель направил одинаковые обращения в две организации. Необходимо ли организации регистрировать обращение, которое поступило лично от заявителя, а затем еще из другой организации?

• В организацию подано обращение представителем заявителя по доверенности. Кому необходимо направить ответ - заявителю или его представителю? Если представителю, то нужно ли в ответе на обращение делать отметку с просьбой об информировании заявителя?

• В книгу замечаний и предложений были внесены благодарности, уполномоченные лица только сейчас уведомили об этом. Есть ли сроки внесения в систему обращения.бел обращений, внесенных в книгу замечаний и предложений?

• Дела по обращениям граждан (РКК, а также сами обращения) в какое структурное подразделение включать: руководство либо специалиста, ответственного за ведение РКК?

• Как обращения.бел подключить к СМДО? Какие есть методические рекомендации?

• В книгу замечаний и предложений организации внесена жалоба на действия работника; для ее рассмотрения создана комиссия. Работнику, действия которого обжалуются, предложено дать письменное объяснение, однако он отказывается, поясняя, что готов только устно сообщить известные ему сведения комиссии. Является ли истребование письменного объяснения в данной ситуации обязательным?

• Гражданин устно обратился к руководителю государственной организации не в день личного приема; его вопрос был рассмотрен и разрешен. Необходимо ли вносить информацию об обращении в журнал учета личного приема, а само обращение - в систему учета и обработки обращений?

• В организацию поступило письменное обращение, в котором изложено мнение гражданина по определенному вопросу, однако отсутствуют какие-либо требования и просьбы. Как поступить с таким обращением?

• В организацию через систему учета и обработки обращений поступило обращение, в котором содержится просьба о материальной помощи на лечение ребенка. Как с ним поступить?

• Вправе ли руководитель организации поручить проведение личного приема граждан, их представителей, представителей юридических лиц вместо себя юрисконсульту организации?

• В организацию перенаправлено электронное обращение для рассмотрения в соответствии с компетенцией, хотя решение изложенного в нем вопроса относится к компетенции организации, которая перенаправила обращение. Как поступить с таким обращением?

• В организацию поступило коллективное обращение. В тексте обращения не указаны почтовые адреса заявителей. На конверте указаны: район, сельсовет, деревня, но отсутствует номер дома. Относится ли данное обращение к анонимным?

• На кого можно возложить контроль за исполнением приказа об организации работы с обращениями граждан и юридических лиц в учреждении? Можно ли на секретаря, поскольку согласно приказу она ведет делопроизводство по обращениям заявителей?

• Работник письменно сообщил нанимателю о некорректном распределении нагрузки между несколькими работниками. Действие Закона от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» не распространяется на обращения работников к нанимателю. Как правильно «провести» это обращение по делопроизводству?

• Организация подает обращение в вышестоящую организацию для получения ответа на вопрос. Что указывать в названии обращения: «Обращение» или «Запрос информации»? Или оформлять заголовок как для обычного письма?

• Государственная организация проводит горячую телефонную линию по номеру телефона (приемная) в рабочее время, например с 9:00 до 16:00, ежедневно. Можно ли за этим же номером телефона закрепить прямую телефонную линию (в графике установить, например, один раз в квартал (указать дату) с 16:00 до 17:00), или это должен быть только рабочий телефон руководителя организации?

• В учреждение поступило заявление от гражданина о предоставлении в электронном виде материалов дела предыдущего рассмотрения обращения. Заявитель имеет на это право (ст.7 Закона от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»). Можно ли ему предоставить копии предписания об устранении нарушений, ответов от субъекта, докладных записок?

• Можно ли обращения заявителей, поступившие из вышестоящих органов, организаций, по которым не требуется направление ответов заявителям и которые учитываются как поручения вышестоящих органов, регистрировать следующим регистрационным номером с пометкой «пор», но в общее количество рассмотренных обращений не включать? Например, Б-302пор?

Формы документов

• Докладная записка о сбое в системе учета и обработки обращений (пример).

• Уведомление гражданину об оставлении его обращения без рассмотрения по существу (отсутствие личной подписи).

6. Делопроизводство по административным процедурам

Для всех

Комментарии и пособия

• Регистрация справок о размере зарплаты, о периоде работы, службы и других (в вопросах и ответах).

• Делопроизводство по административным процедурам: 5 ответов на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

Вопросы и ответы

• В организацию приходят запросы по истребованию справок для назначения пенсии. Правильно ли, что ответ на них - это не административная процедура, а обычный исходящий документ (и регистрируется как исходящий, а не в журнале административных процедур)?

• Сколько часов в день в организации должен осуществляться прием граждан с заявлениями об осуществлении административных процедур?

•  Нужно ли размещать на интернет-сайте организации информацию об административных процедурах, осуществляемых ею в отношении своих работников?

Формы документов

• Журнал регистрации заявлений о выдаче справки о размере заработной платы (денежного довольствия, ежемесячного денежного содержания) (пример).

• Журнал регистрации заявлений об осуществлении административных процедур (с комментарием).

• Обложка дела по административной процедуре «Выдача акта осмотра (допуска) электроустановки (заявления, копии технических условий на присоединение электроустановок потребителя к электрической сети, копии административных решений и др.)» (пример).

• Приказ об установлении формы журнала регистрации заявлений заинтересованных лиц о выдаче справок.

7. Сроки хранения документов, экспертиза ценности документов, уничтожение документов и дел

Для всех

Всё по одной теме

• Архив организации.

• Хранение документов в организации.

Комментарии и пособия

• Удаление персональных данных.

• Историко-архивная справка: порядок оформления.

• Сроки хранения документов: перечень аналитических материалов по теме.

Формы документов

• Протокол заседания ЭК организации (согласование проекта номенклатуры дел) (пример).

• Приказ о создании экспертной комиссии (пример).

8. Передача дел в архив, сохранность документов в архиве, выдача дел из архива

Для всех

Всё по одной теме

• Архив организации.

• Хранение документов в организации.

Тесты

• Подготовка и передача электронных дел в архив организации.

Комментарии и пособия

• Архивная справка: отражение несовпадения отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе. 

• Выдача дел из архива: формы документов.

• Архив: основные аспекты создания и организации его работы.

• Организация работы архива.

• Передача документов в архив: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».

Алгоритм

• Алгоритм действий при обнаружении поврежденных документов в архиве организации.

• Алгоритм создания архива организации.

Вопросы-ответы

• Органы внутренних дел запросили дело и не вернули ни его, ни лист-заместитель дела, ни акт приема-передачи дела. На письма отвечают, что работник, который брал дело, уволен, со слов уволенного, он нам его вернул. Возврата дела не было. Что делать в таких случаях? 

• Нужно ли при уничтожении документов с грифом «Для служебного пользования» согласовывать с госархивом акт на уничтожение? 

• Нужно составить внутреннюю опись документов дела на приказы (о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, оказании материальной помощи, служебных командировках) со сроком хранения 3 года. Форма внутренней описи документов дела (для последующей передачи в архив) составляется по приложению 6 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4? 

• Какой срок хранения документов об уничтожении испорченных (аннулированных) бланков с определенной степенью защиты (реестры, заключения, акты и др.)?

• Какая максимальная высота может быть предусмотрена для стеллажей (хранение документов) в архиве?

• Программные (эксплуатационные) документы к программам (руководство пользователя, руководство администратора, руководство программиста, техническое задание, описание постановки, протоколы, акты) можно хранить в архиве канцелярии или необходимо создавать архив отдельно? Руководствоваться необходимо Правилами работы архивов № 143 или Правилами работы с НТД № 38?

• Охранный режим обеспечивается оборудованием здания и (или) помещений архива организации средствами охранной сигнализации и организацией поста охраны (при необходимости), опечатыванием помещений, соблюдением порядка доступа в хранилище (ч.2 п.293 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143). Организация обязана обеспечить все меры, указанные в данном пункте, или можно выбрать что-либо одно из перечисленного?

• Кто обязан хранить архивные документы бюджетных организаций: бюджетная организация или центр по обеспечению?

9. Электронный документооборот

Для всех

Комментарии и пособия

• Внедрение электронного документооборота в организации.

• ЛПА организации по работе с документами в электронном виде, электронными документами: основные аспекты.