Материал помещен в архив

Номенклатура дел организации составляется в каждой организации ежегодно независимо от формы ее собственности.

На предстоящий делопроизводственный (календарный) год номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года (подп.2.1 п.2 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55, далее - Методические рекомендации).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел.

Обратите внимание! Несвоевременное составление номенклатуры дел приводит к нарушению порядка формирования дел.

С 22 марта 2018 г. действует измененный перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - Перечень, постановление № 140), в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56 (далее - постановление № 56).

Это означает, что при составлении номенклатуры дел на 2019 год следует использовать Перечень в редакции постановления № 56.

Дополнительно по теме см.:

Изменение сроков хранения документов.

Изменения в сроках хранения документов. Комментарий к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56.

После изучения материала проверьте свои знания - пройдите тест.

Удачной работы!

Что представляет собой номенклатура дел

Номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Сводная номенклатура дел составляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой - приложением 7 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила).

Номенклатура в делопроизводстве используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (части четвертая, пятая п.150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция).

Кто разрабатывает номенклатуру дел

Разрабатывает номенклатуру дел служба ДОУ (например, общий отдел, канцелярия и т. п.), а при ее отсутствии - лицо, ответственное за ДОУ, при участии архива организации.

Участие работников архива организации при составлении номенклатуры дел обязательно, так как номенклатура - основной учетный документ всех дел организации и основа для составления архивных учетных документов.

Дополнительно по теме см.:

Номенклатура дел: участие архива при ее составлении.

Приказ о назначении ответственного за документационное обеспечение управления (пример).

Какие документы включаются, а какие не включаются в номенклатуру дел

Дополнительно по теме см.:

Необходимо ли включать в номенклатуру дел организации журналы регистрации микротравм, несчастных случаев на производстве, а также технического обслуживания огнетушителей, если они начинают вестись при возникновении первого инцидента (при первом техническом обслуживании), но таковых в организации еще не было, хотя сами журналы в наличии?

Вносятся ли в номенклатуру дел организации документы технического характера (технологические регламенты, графики производственных процессов, паспорта зданий (сооружений), паспорта оборудования)?

Виды номенклатур

Устанавливаются три вида номенклатуры дел:

1) типовая;

2) примерная;

3) номенклатура дел организации (п.149 Инструкции).

Типовая и примерная номенклатуры дел - это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов (часть первая п.150 Инструкции).

Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме, приведенной в приложении 10 к Инструкции (часть первая п.153 Инструкции).

Номенклатуры дел структурных подразделений носят промежуточный характер, который отражает этапность составления сводной номенклатуры дел. В организации на их основе дела не формируются. Учет и формирование дел, заводимых в структурных подразделениях, осуществляются на основе выписок из сводной номенклатуры дел организации (п.31 Правил). Форма номенклатуры дел структурного подразделения содержится в приложении 11 к Инструкции.

Дополнительно по теме см.:

Номенклатура дел и ее виды.

Составление номенклатуры дел структурного подразделения организации.

Оригиналы приказов по основной деятельности и личному составу хранятся в приемной и отделе кадров. Копии приказов передаются в отделы, службы, производственные участки. Нужно ли переданные копии включать в номенклатуру дел и каков срок хранения таких дел?

Принцип построения номенклатуры дел

Номенклатура дел составляется по одному из трех принципов:

1) структурному (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации);

2) функциональному (в бесструктурных организациях - в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации);

3) структурно-функциональному (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации).

Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы.

Названия разделов (подразделов) номенклатуры дел - это наименования структурных подразделений организации и (или) управленческие функции или направления деятельности организации (пп.36, 37 Правил).

Обратите внимание! Независимо от принципа построения номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ (часть вторая п.163 Инструкции).

Дополнительно по теме см.:

Схема построения номенклатуры дел организации.

По какому признаку необходимо формировать коды подразделений при составлении сводной номенклатуры дел: по линейному или по структурному?

Как составить номенклатуру дел в организации, где нет структурных подразделений?

Как часто нужно актуализировать номенклатуру дел в организации?

В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года (подп.39.1 п.39 Правил).

Пример   3-19 Выписка из номенклатуры дел предприятия   3 года п.94   3-20         3-21

Систематизация заголовков

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в порядке, определенном подп.165.2 п.165 Инструкции.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. подп.165.2 п.165 Инструкции изложен в новой редакции постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 (далее - постановление № 39). Комментарий см. здесь.

Дополнительно по теме см.:

Систематизация заголовков дел в пределах раздела (подраздела) номенклатуры дел.

Номенклатура дел организации: составление заголовков дел.

Заполнение граф номенклатуры

Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой в соответствии с п.39 Правил.

В графе 1 индекс дела обозначается арабскими цифрами и состоит из номера раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела).

Индекс номенклатуры дел может быть сложным, если раздел номенклатуры дел делится на подразделы.

Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и (или) более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом (подп.39.1 п.39 Правил).

В графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) номенклатуры и заголовки включенных в них дел, в заголовке дела - вид заводимого дела (документы, переписка, дело, журнал и др.) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержание) дела.

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия (подп.39.2 п.39 Правил).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в подп.39.2 и ниженазванный подп.39.4 п.39 Правил внесены изменения постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 22.11.2019 № 214 (далее - постановление № 214). Комментарий см. здесь.

Обратите внимание! Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т. п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование…», «Рассмотрение…», «Обеспечение…» и т. д.) (подп.165.2 п.165 Инструкции).

Примеры составления заголовков в номенклатуре дел

Справочно Подробнее о составлении заголовков дел см. здесь.

Графа 3 заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком (подп.39.3 п.39 Правил).

Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм (п.45 Правил).

В графе 4 указываются: сроки хранения дел, номера пунктов и (или) статей согласно нормативным правовым актам Республики Беларусь, локальным нормативным правовым актам, устанавливающим перечни типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения и (или) перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения, а также перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, указанных выше, определяются центральной экспертной комиссией (ЦЭК) (экспертной комиссией (ЭК)) организаций по согласованию со структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов или государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов), ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций) (подп.39.4 п.39 Правил).

В случае если срок хранения документов установлен иным нормативным актом Республики Беларусь, в графе 4 указывается пункт соответствующего нормативного акта, его название, дата и номер, а также сведения о том, когда и кем он был утвержден (подп.2.8.4 п.2 Методических рекомендаций).

Обратите внимание! Сокращение сроков хранения документов, указанных в Перечне, не допускается. Увеличение установленных сроков хранения допускается в тех случаях, когда это связано со спецификой деятельности организации. Решение об увеличении сроков хранения принимает ЦЭК (ЭК) государственного органа, иной организации, индивидуальный предприниматель (примечание 9 к Перечню).

При определении сроков хранения дел может быть использовано два перечня документов с указанием сроков хранения, установленных нормативными правовыми актами. В этом случае при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения включенных в нее дел ссылки на пункты (статьи) соответствующих перечней, установленных нормативными правовыми актами, оформляются с использованием знаков «*», «**» и т. п. (абзац 2 подп.2.8.4 п.2 Методических рекомендаций).

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о переходящих делах, о незаведении дел, о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения, о датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК (ЭК) организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечнях типовых документов с указанием сроков хранения и (или) ведомственных перечнях документов с указанием сроков хранения (подп.165.5 п.165 Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. в подп.165.5 п.165 Инструкции внесены изменения постановлением № 39.

Кроме того, в эту графу следует вносить соответствующие отметки при включении в номенклатуру дел, содержащих документы в электронном виде. В Инструкции и Правилах не приведены разъяснения или примеры о порядке оформления таких отметок. Можно использовать такие отметки:

Пример ДЭВ Ведется в электронном виде

В графе 5 могут указываться фамилии работников, ответственных за формирование конкретного дела. Эти работники после завершения дел делопроизводством в течение следующего делопроизводственного (календарного) года готовят соответствующие дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив организации (подп.2.8.5 п.2 Методических рекомендаций).

В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел (п.166 Инструкции).

Для составления сводной номенклатуры дел организации на 2019 год воспользуйтесь следующими формами номенклатур, выписок из номенклатур структурных подразделений организации:

Номенклатура дел структурного подразделения (канцелярии) коммерческой организации (пример).

Выписка из номенклатуры дел коммерческой организации (структурное подразделение «Бухгалтерия») (пример).

Выписка из номенклатуры дел коммерческой организации (отдел кадров) (пример).

Фрагмент номенклатуры дел организации негосударственной формы собственности (пример).

Выписка из номенклатуры дел организации (отдел охраны окружающей среды) (пример).

Выписка из номенклатуры дел организации (отдел охраны труда) (пример).

Выписка из номенклатуры дел организации (отдел пожарной безопасности) (пример).

Выписка из номенклатуры дел (структурное подразделение «Планово-экономический отдел») (пример).

Выписка из номенклатуры дел организации (структурное подразделение «Административно-хозяйственный отдел») (пример).

Выписка из номенклатуры дел (структурное подразделение «Юридический отдел») (пример).

Выписка из номенклатуры дел отдела автомобильных грузоперевозок транспортной организации (пример).

Выписка из номенклатуры дел коммерческой организации (структурное подразделение «Архив») (пример).

Выписка из номенклатуры дел коммерческой организации (отдел маркетинга) (пример).

Отраслевые особенности составления номенклатуры дел

Ведомственные перечни разрабатываются на основании части пятой ст.4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

Так, государственные органы, иные государственные организации по согласованию с республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства утверждают перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения.

Перечень установлен постановлением № 140, имеет статус нормативного правового акта Республики Беларусь, то есть межведомственного, и сфера его действия распространяется на все государственные органы и организации Республики Беларусь.

Нормативный правовой акт, принятый государственным органом, имеет большую юридическую силу по отношению к нормативному правовому акту государственного органа одного уровня, если государственный орган, принявший такой акт, специально уполномочен на регулирование определенной области общественных отношений (часть одиннадцатая ст.10 Закона Республики Беларусь от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 февраля 2019 г. взамен Закона № 361-З действует Закон Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах». Нормативный правовой акт, в том числе временный, принятый (изданный) нормотворческим органом (должностным лицом), имеет большую юридическую силу по отношению к нормативному правовому акту другого нормотворческого органа (должностного лица) одного уровня, если нормотворческий орган (должностное лицо), принявший (издавшее) такой акт, специально уполномочен на правовое регулирование определенной сферы общественных отношений (п.12 ст.23 Закона № 130-З).

Министерство юстиции Республики Беларусь - республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства (подп.5.1 п.5 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.10.2001 № 1605). Министерство юстиции Республики Беларусь в соответствии с возложенными на него задачами утверждает перечень типовых документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков их хранения (абзац 5 подп.6.30 п.6 названного Положения).

Таким образом, приоритет имеет Перечень перед ведомственными перечнями.

Обратите внимание! Если сроки хранения документов, определенные в ведомственном перечне, отличаются от сроков, закрепленных в Перечне, применяются сроки хранения документов, установленные в Перечне.

Дополнительно по теме см.:

Каким перечнем следует руководствоваться при составлении номенклатуры дел в учреждении образования, если сроки хранения документов (например, приказы по административно-хозяйственным вопросам), указанные в Перечне типовых документов, отличаются от сроков, приведенных в ведомственном Перечне, установленном постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52?

Если нормативные правовые акты не содержат сведений о сроках хранения каких-либо видов (разновидностей) документов, соответствующих специфике работы организации, то такое решение принимает ЦЭК (ЭК) организации исходя из практической ценности документов (подп.2.8.4 п.2 Методических рекомендаций).

Дополнительно по теме см.:

Номенклатура дел организаций здравоохранения: особенности составления.

Номенклатура дел в образовательном учреждении: на что обратить внимание.

Номенклатуры дел в образовательном учреждении: составление заголовков.

Требования к составлению и оформлению номенклатуры дел в образовательном учреждении.

Особенности составления номенклатуры дел транспортной организации.

Особенности составления номенклатуры дел организаций сельского хозяйства.

Выписка из номенклатуры дел (главный зоотехник) (пример).

Выписка из номенклатуры дел заместителя главного врача по медицинской части учреждения здравоохранения (пример).

Выписка из номенклатуры дел организации (для врача-стоматолога) (пример).

Согласование и утверждение

Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), ЦЭК или ЭК организации и утверждается руководителем организации до 31 декабря года, предшествующего тому, на который составлена (часть вторая п.27 Правил).

Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами и структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования. Номенклатуры дел иных организаций согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования (п.155 Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. из части первой п.155 Инструкции второе предложение исключено постановлением № 39.

Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов или имеющих вышестоящую организацию, составляются в трех экземплярах.

• 1-й - хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ);

• 2-й - передается в архив организации в качестве учетного документа;

• 3-й - передается в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации для согласования (п.30 Правил).

Номенклатуры дел иных организаций составляются в двух экземплярах.

После утверждения руководителем организации сводной номенклатуры дел структурное подразделение получает выписку из номенклатуры дел, в соответствии с которой заводит и формирует документы в дела.

Номенклатура дел организации регистрируется в регистрационно-контрольных формах в порядке, установленном для регистрации внутренних документов, и в качестве самостоятельного дела включается в раздел номенклатуры дел службы ДОУ (подп.2.5 п.2 Методических рекомендаций).

Оформление итоговой записи

По окончании делопроизводственного года службой ДОУ организации в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 9 к Правилам. Итоговая запись подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) (часть первая п.41 Правил).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в часть первую п.41 Правил, приложение 9 к Правилам внесены изменения постановлением № 214. Комментарий см. здесь.

Дополнительно по теме см.:

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации.

Сколько хранить номенклатуру дел

Срок хранения в зависимости от вида номенклатуры установлен пп.92-94 Перечня.

28.11.2018

Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»