Всё по одной теме.
Организация работы с документами

Материал подготовлен аналитической редакцией Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

01.11.2024

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Правильно организовать работу с документами вам поможет представленная подборка, которая содержит 7 разделов:

1. Организация документационного обеспечения управления в организации 

2. Документооборот в организации

3. Инструкция по делопроизводству организации 

4. Поступление, рассмотрение и регистрация: входящие, внутренние, исходящие документы

5. Контроль исполнения документов

6. Формирование и оформление дел в делопроизводстве

7. Особенности работы с документами, содержащими информацию

7.1. Служебная информация ограниченного распространения

7.2. Информация, составляющая коммерческую тайну

1. Организация документационного обеспечения управления в организации

1.1. Организация структуры, назначение ответственных лиц

Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления (ДОУ) в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу ДОУ.

Наименование службы ДОУ (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т. п.), ее структура, задачи, функции устанавливаются в соответствии с положением о ней в зависимости от объема документооборота, выполняемых функций, наличия средств вычислительной и организационной техники и т. п.

Служба ДОУ может состоять из нескольких подразделений. Задачи, функции, порядок работы подразделений службы ДОУ регламентируются положениями о них.

При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций обеспечивается назначенным распорядительным документом руководителя организации работником (далее - лицо, ответственное за ДОУ) (ч.2 п.7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Руководители организаций и структурных подразделений обеспечивают организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил документирования и организации работы с документами, сохранность документов соответственно в организациях и структурных подразделениях.

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации (п.8 Инструкции № 4).

Формы документов • Положение о службе ДОУ: порядок разработки. • Приказ о внесении изменений (дополнений) в Положение о канцелярии (пример). • Положение о канцелярии (пример).

При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел (ч.2 п.8 Инструкции № 4).

При смене руководителя организации документы и дела, находящиеся в делопроизводстве и в архиве организации, а также научно-справочный аппарат к ним передаются по акту приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации по форме согласно приложению 5¹ к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143.

В акте приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации раздельно указывается количество документов и дел, находящихся в делопроизводстве, количество документов и дел, хранящихся в архиве организации, с выделением сведений о количестве дел постоянного хранения, а также сведения об оборудовании и инвентаре архива организации.

При переводе, перемещении или увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего) работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (ч.5 п.8 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Передача документов и дел при смене руководителя организации и переводе, перемещении или увольнении работника. • Оформление приказа о приеме-передаче документов и дел. Форма документа • Акт приема-передачи документов и дел при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) (пример).

1.2. Алгоритм организации документационного обеспечения управления в организации

Формы документов • Положение о службе ДОУ: порядок разработки. • Приказ о внесении изменений (дополнений) в Положение о канцелярии (пример). • Положение о канцелярии (пример).

1.3. Организация делопроизводства в структурных подразделениях

Руководители структурных подразделений обеспечивают организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил документирования и организации работы с документами, сохранность документов в структурных подразделениях.

Распорядительным документом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении (п.8 Инструкции № 4).

1.3.1. Алгоритм организации делопроизводства в структурном подразделении

2. Документооборот в организации

2.1. Понятие документооборота, требования к его организации

Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело (абз.10 ч.1 п.3 Инструкции № 4).

Электронный документооборот организации осуществляется в рамках автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) (ч.1 п.13 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19).

К организации документооборота предъявляются следующие требования:

• оперативность прохождения документов;

• исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

• соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации.

Организация документооборота с использованием АС ДОУ должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов (чч.2-3 п.121 Инструкции № 4).

Справочно Организация электронного документооборота регулируется гл.3 Инструкции № 19.

Дополнительно по теме • Документооборот организации. • Осуществляется ли в бюджетной организации документооборот посредством электронной почты? • Имеет ли право организация разработать такой локальный акт, как положение о документообороте? В чем отличие этого положения от инструкции по делопроизводству, которая должна быть разработана в организации? • Необходимо ли заместителю директора рассматривать входящее письмо (заявка на проведение работ) и направлять его с резолюцией начальнику структурного подразделения, или канцелярии можно направить заявку на резолюцию непосредственно начальнику структурного подразделения? Форма документа • Положение о документообороте (пример).

2.2. Подсчет объема документооборота

Важнейшим фактором при изучении документооборота является подсчет его объема.

Справочно Объем документооборота - количество документов, полученных (входящие) и созданных (внутренние, исходящие) организацией за определенный период времени (абз.15 ч.1 п.3 Инструкции № 4).

Службой ДОУ организаций, как правило, ежегодно проводится учет объема документооборота. Однако обязательность, периодичность, порядок и форма представления результатов учета объема документооборота устанавливается организацией самостоятельно в локальных правовых актах.

Результаты учета являются основанием для:

• определения штатной численности службы ДОУ, ее наименования;

• изготовления бланков конкретных видов документов.

Учету подлежат все документы организации.

Количество документов подсчитывается по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу учета принимается один экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается один раз. Приложения к документу учитываются вместе с ним как один документ.

Отдельно учитываются полученные и созданные организацией документы, обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц.

В организации может проводиться полный и выборочный учет объема документооборота (по всей организации, по структурным подразделениям, по группам документов и т. д.).

Дополнительно по теме • Подсчет объема документооборота за год: как провести и оформить. Формы документов • Сводка данных (сведений) об объеме документооборота (пример).

2.3. Анализ документооборота

Анализ документооборота проводится в следующих направлениях:

• состав документов;

• количество документов;

• маршруты движения документов;

• организация работы с документами (регистрация, контроль исполнения, формирование в дела, оперативное и архивное хранение);

• формы документов.

В целях оптимизации документооборота проводится его анализ с целью:

• сокращения документооборота;

• сокращения трудоемкости обработки документов;

• увеличение скорости движения и, соответственно, исполнения документов.

• Анализ документооборота организации.

2.4. Перевод документооборота в электронный

Для перехода на электронный документооборот сначала необходимо выбрать систему электронного документооборота (СЭД). Для этого проводят анализ существующего документооборота в организации, на основании чего определяют требования к СЭД.

Дополнительно по теме • ЛПА организации по работе с документами в электронном виде, электронными документами: основные аспекты. • Работа с документами в электронном виде, электронными документами: примеры глав ЛПА. • Смешанный документооборот в организации: особенности ведения.

Государственным органам и иным государственным организациям, подчиненным (подотчетным) Президенту Республики Беларусь, Совету Республики и Палате представителей Национального собрания Республики Беларусь, Конституционному Суду, Верховному Суду, ВХС, КГК, Генеральной прокуратуре, Аппарату Совмина, республиканским органам государственного управления и иным государственным организациям, подчиненным Правительству Республики Беларусь, областным и Минскому городскому исполкомам поручено обеспечить:

• приобретение (разработку, модернизацию) ведомственных систем электронного документооборота (далее - ВСЭД);

• взаимодействие ВСЭД с системой межведомственного электронного документооборота (СМДО) государственных органов (абз.2 ч.1 п.3 Указа от 04.04.2013 № 157 «О внесении изменений и дополнений в некоторые указы Президента Республики Беларусь»).

Иным государственным органам и государственным организациям, не указанным выше, хозяйственным обществам, в отношении которых Республика Беларусь либо административно-территориальная единица, обладая акциями (долями в уставных фондах), может определять решения, принимаемые этими хозяйственными обществами, поручено обеспечить приобретение (разработку, модернизацию) ВСЭД и их взаимодействие с СМДО. При этом бюджетным организациям, которые имеют незначительный документооборот, допускается установить автоматизированное рабочее место ВСЭД с возможностью подключения и работы с СМДО (ч.2 п.3 Указа № 157).

Доставка электронных документов в другие организации осуществляется посредством:

• электронной почты (в качестве вложения);

• информационной системы ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота (в рамках информационного пакета, формат и структура которого определяются регламентом информационной системы) (ч.1 п.15 Инструкции № 19).

3. Инструкция по делопроизводству организации

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции № 4 (ч.1 п.4 Инструкции № 4).

В практике работы организаций, внедряющих, в частности, международные стандарты ISO серии 9000 «Системы менеджмента качества», устанавливающие требования к документированию процессов управления качеством, параллельно с инструкцией по делопроизводству организации, которая нередко неоправданно распространяется только на организационно-распорядительную документацию, в организациях действуют такие стандарты (документированные процедуры, рабочие инструкции), как «Управление документацией», «Управление записями». При этом требования к организации работы с документами, закрепленные в них, в ряде случаев отличаются от установленных в Инструкции № 4 и индивидуальной инструкции по делопроизводству организации.

Дополнительно по теме • Методические рекомендации по работе с документами в организациях, внедряющих международные стандарты ISO на системы управления (менеджмента). Комментарий к приказу директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 21.05.2024 № 28.

Наличие подобного стандарта (стандартов) организации не отменяет необходимости разработки индивидуальной инструкции по делопроизводству в соответствии с требованиями п.4 Инструкции № 4.

Вместе с тем стандарт организации «Управление документами» может быть разработан наравне с инструкцией по делопроизводству организации.

Дополнительно по теме • Необходимо ли разрабатывать индивидуальную инструкцию по делопроизводству в коммерческой организации. • Инструкция по делопроизводству с 1 июля 2024 года: корректируем свой ЛПА. • Обязательно ли разрабатывать инструкцию по делопроизводству в организации, если есть система менеджмента качества? • Организация входит в систему (концерн) однородных по характеру деятельности организаций, которые подчинены центральному аппарату. Ранее инструкция досылалась в организацию вышестоящей организацией. Должна ли (может ли) организация самостоятельно разрабатывать инструкцию по делопроизводству в связи с изменениями, вступившими в силу с 01.07.2024? Формы документов • Инструкция по делопроизводству организации, не являющейся источником комплектования госархива (пример).

3.1. Разработка инструкции по делопроизводству

3.1.1. Кто разрабатывает

В крупных организациях инструкцию по делопроизводству разрабатывает служба ДОУ (например, канцелярия и т. п.) при участии архива организации, ЦЭК (ЭК) организации, юридической службы.

В небольших организациях это может быть поручено ответственному лицу (например, специалисту по кадрам, юрисконсульту и т. д.), которое должно знать НПА и методические документы, регламентирующие вопросы создания документов и организации работы с ними.

Справочно Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, иных организациях утверждены приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 06.06.2024 № 32.

Привлечение специалистов сторонних организаций не отменяет необходимости ее утверждения руководителем организации, визирования (внутреннего согласования) и т. д.

3.1.2. НПА, учитываемые при разработке

Основной документ, на основании которого должна разрабатываться инструкция по делопроизводству организации, - это Инструкция № 4.

Также может указываться СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83, так как СТБ 6.38-2016 устанавливает требования, предъявляемые к бланкам документов и оформлению реквизитов документов.

Однако особенности:

• подготовки, оформления, обработки, обеспечения целостности, хранения электронных документов, создаваемых посредством автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее - АС ДОУ) без создания документов на бумажных носителях, электронных копий документов на бумажных носителях, регулируются Инструкцией № 19;

• подготовки, оформления и (или) обработки, хранения документов, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан, в том числе ИП, и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений заинтересованных лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства.

Дополнительно организациям, которые в соответствии с НПА вправе использовать бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, при разработке инструкции по делопроизводству необходимо использовать следующие документы:

• Указ от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»;

• Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утв. постановлением Совмина от 31.07.2000 № 1172.

Если в организации внедрена АС ДОУ, целесообразно при разработке инструкции по делопроизводству организации также использовать и Инструкцию № 19, поскольку порядок работы как с документами на бумажных носителях, так и с электронными документами (документами в электронном виде), будет осуществляться с использованием АС ДОУ.

Фрагмент главы «Общие положения» инструкции по делопроизводству организации (пример)

Дополнительно по теме • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, иных организациях. Комментарий к приказу директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 06.06.2024 № 32.

3.1.3. Виды инструкций по делопроизводству

Вышестоящие организации могут разрабатывать для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций инструкции по делопроизводству, устанавливающие типовой или примерный характер организации делопроизводства, используемые при разработке инструкций по делопроизводству этих организаций (ч.2 п.4 Инструкции № 4).

3.2. Структура инструкции по делопроизводству

1. Инструкция № 4 не устанавливает жесткую структуру инструкции по делопроизводству организации. Поэтому ее структуру определяют разработчики.

Инструкция по делопроизводству организации должна последовательно отражать особенности всех стадий работы с документами: от их создания или получения до исполнения, отправки и (или) передачи в архив.

При разработке инструкции по делопроизводству необходимо учесть все особенности деятельности организации, ее штатную численность и др., закрепить наиболее оптимальные и эффективные нормы работы с документами.

2. Инструкция обычно состоит из трех частей:

1) вводная (общие положения);

2) основная (тематические разделы);

3) приложения.

В разделе «Общие положения»:

• указываются область распространения инструкции, цели и причины ее издания;

• приводятся документы, на основании которых разработана инструкция, а также документы, которые применяются при организации работы с документами наряду с ней;

• указываются наименования структурных подразделений и должностных лиц, ответственных за общее руководство делопроизводством в организации, а также устанавливается ответственность должностных лиц за несоблюдение требований инструкции и др.

К основным (тематическим) разделам (главам) инструкции по делопроизводству относятся:

• «Подготовка и оформление документов»;

• «Организация документооборота»;

• «Регистрация документов и построение информационно-справочного аппарата»;

• «Контроль исполнения документов»;

• «Хранение документов».

Основные разделы могут содержать главы.

Пример Раздел «Организация документооборота» может включать такие главы: • «Порядок обработки входящих документов»; • «Порядок обработки исходящих документов»; • «Порядок обработки внутренних документов»; • «Учет объема документооборота». В инструкцию по делопроизводству могут входить и другие разделы (главы), целесообразность включения которых определяется организацией самостоятельно.

3. Помимо вопросов, отраженных в Инструкции № 4, в инструкцию по делопроизводству организации можно включить главы, отражающие порядок:

- работы с документами по личному составу и ведения личных дел работников (кадровой документации);

- ведения делопроизводства по административным процедурам;

- работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (речь о документах с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и документах, содержащих коммерческую тайну (с грифом «Коммерческая тайна»));

- ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц и др.

Формы документов • Инструкция по делопроизводству организации, не являющейся источником комплектования госархива (пример). • Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации (глава «Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения») (пример).

При разработке инструкции по делопроизводству в качестве приложений целесообразно утвердить:

1) общий бланк и бланк для письма организации;

2) перечень нерегистрируемых документов;

3) перечень документов, подлежащих утверждению и т. п.

Дополнительно по теме • Инструкция по делопроизводству с 1 июля 2024 года: корректируем свой ЛПА. • Может ли инструкция по кадровому делопроизводству составляться в организации как отдельный документ, либо вопросы ведения кадрового делопроизводства следует отразить в инструкции по делопроизводству организации?

3.3. Оформление, согласование и утверждение инструкции по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству оформляется на общем бланке организации или на стандартных листах бумаги формата А4.

Справочно При наборе текста на бланках формата А4 с использованием компьютера применяется размер шрифта не менее 13 пт, с одинарным интервалом. Выравнивание текста производится по ширине листа (п.73 Инструкции № 4).

Инструкции по делопроизводству организаций:

• являющихся источниками комплектования госархивов, утверждаются их руководителями после согласования с соответствующим госархивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов;

• не являющихся источниками комплектования госархивов, утверждаются их руководителями после согласования с вышестоящими организациями (при их наличии) (п.5 Инструкции № 4).

Утверждение инструкции по делопроизводству возможно одним из двух способов:

1) издание (принятие) распорядительного документа (составление протокола) или

2) проставление должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи.

Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.

Распорядительный акт издается (принимается) в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний, разъяснений, иных действий, связанных с его применением.

При утверждении документа посредством издания приказа или распоряжения гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида утверждающего документа в именительном падеже, наименования должности служащего лица, издавшего утверждающий документ, включая наименование организации, его даты и регистрационного индекса.

Даты утверждения оформляются цифровым способом (п.48 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Инструкция по делопроизводству с 1 июля 2024 года: корректируем свой ЛПА.

3.4. Внесение изменений в инструкции по делопроизводству

Основным критерием, определяющим необходимость переработки или внесения изменений в инструкцию по делопроизводству организации, является ее соответствие требованиями Инструкции № 4 и иным НПА.

Так, с 1 июля 2024 г. вступила в силу новая редакция (от 10.01.2024) Инструкции № 4.

Дополнительно по теме • Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях: что изменится с 1 июля 2024 года. Комментарий к постановлению Минюста от 10.01.2024 № 2. • Инструкция по делопроизводству организации с 1 июля 2024 года: что нужно учесть. • Инструкция по делопроизводству с 1 июля 2024 года: корректируем свой ЛПА.

Если в действующей инструкции по делопроизводству организации изменения требуют:

• отдельные ее положения - они вносятся путем издания соответствующего приказа руководителя организации. В приказе должны быть отражены пункты инструкции и описание вносимых изменения и дополнений;

• существенной переработки, то целесообразно разработать новую инструкцию по делопроизводству организации и утвердить ее в установленном порядке.

Решение о форме приведения инструкции по делопроизводству в организации в соответствие с законодательством принимает сама организация.

4. Поступление, рассмотрение и регистрация: входящие, внутренние, исходящие документы

Справочно Регистрация документа - запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (абз.26 ч.1 п.3 Инструкции № 4).

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (ч.1 подп.122.1 п.122 Инструкции № 4).

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние электронные документы, требующие учета и исполнения (п.40 Инструкции № 19).

Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) и утверждаемый руководителем организации.

К таким документам относятся:

• документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения;

• поздравительные письма и телеграммы;

• программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий;

• рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения);

• письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг и т. д.

Также в вышеназванный перечень должны быть включены документы в электронном виде, которые поступают напрямую в структурные подразделения (работникам) организации без участия службы ДОУ (ч.2 п.209 Инструкции № 4).

То есть при поступлении в организацию документ может быть не зарегистрирован, только если он включен в перечень нерегистрируемых документов. Остальные документы должны быть зарегистрированы. При этом в организации может быть разграничено, какие документы подлежат регистрации в службе ДОУ, а какие в других структурных подразделениях.

Схема

Регистрация документов в организации

Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте (подп.122.9 п.122 Инструкции № 4).

При регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности, а также другими поисковыми признаками (ч.2 п.43 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов. • Требования к удостоверению и сохранности некоторых разновидностей учетно-регистрационных форм: журналов, книг.

4.1. Входящие документы

Вся поступающая в организацию корреспонденция, в том числе поступившая по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, принимается и обрабатывается службой ДОУ (подп.123.1 п.123 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Дата входящего документа: разбираем ситуацию. • В журнале регистрации зарегистрирован договор, который сейчас аннулирован. После него регистрация продолжалась. Как в примечании указать: договор аннулирован либо отменен?

До вскрытия конвертов (пакетов) проверяются правильность доставки (по адресу на конверте), целостность упаковки, сохранность печатей.

После вскрытия конверты (пакеты) уничтожаются, за исключением случаев, определенных в подп.123.5 п.123 Инструкции № 4.

Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются по назначению исполнителям с проставлением на них регистрационного штампа, в котором проставляется дата поступления.

Документы, зарегистрированные в службе ДОУ, не подлежат повторной регистрации в структурных подразделениях (п.123.11 п.123 Инструкции № 4).

4.1.1. Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)

На всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается.

На нерегистрируемых документах, печатных изданиях, документах-приложениях, бланках документов регистрационный штамп не проставляется (подп.123.6 п.123 Инструкции № 4).

Справочно Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из: • полного или сокращенного наименования организации-получателя; • даты; • регистрационного индекса (номера) поступления документа. Размеры отметки о поступлении (регистрационного штампа входящих документов) не могут превышать 42 мм по горизонтали и 16 мм по вертикали (п.61 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Время поступления входящих документов, подлежащих регистрации.

4.1.2. Регистрационный номер

Входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления. Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (подп.123.7 п.123 Инструкции № 4).

Пример 10/-3-5

Зарегистрированные документы передаются из службы ДОУ на рассмотрение руководству. Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции.

Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции.

Движение документа в процессе его исполнения фиксируется во всех экземплярах РКК (подп.123.9 и 123.10 п.123 Инструкции № 4).

Формы документов • Форма журнала регистрации входящих документов в электронном виде.

4.1.3. Особенности регистрации отдельных видов документов

При регистрации некоторых видов документов следует руководствоваться нормами не только Инструкции № 4, но и нормами иных нормативных правовых актов.

Документы, которые регистрируются отдельно

Дополнительно по теме • Регистрация, учет и систематизация договоров. • Работник отдела ведет журнал регистрации административных процедур. Присваивает заключениям номера. Какой регистрационный номер ставится на сопроводительном письме: тот, что указан в административном решении (заключении), или на сопроводительном письме ставится один номер, а на заключении другой?  • Нужна ли в организации карточка РКК, если поток обращений минимальный, или можно вести журнал регистрации обращений граждан? Нумеруются ли листы в таком журнале? • Какая форма регистрации журнала при осуществлении административных процедур - назначение пособия по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет (и другие документы, выдаваемые сотрудникам, регистрируемые в таком журнале) действует на сегодня? • Обязано ли предприятие вести журнал административных процедур? Или достаточно регистрировать справки в общем журнале входящей, исходящей корреспонденции? • Можно ли возложить регистрацию отдельных видов договоров на разные отделы?

4.1.4. Форма регистрации входящих документов

Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в ЛПА (подп.122.9 п.122 Инструкции № 4).

Для регистрации входящих документов заполняется:

• РКК;

• либо журнальная форма регистрации документов - в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год).

Из Инструкции № 4 исключены формы РКК, журнала регистрации входящих документов. Требования к регистрационно-контрольным формам и порядку их заполнения закреплены в подп.122.6 и 122.8 п.122 Инструкции № 4.

Таким образом, в своей инструкции по делопроизводству организации необходимо разработать самостоятельно регистрационно-контрольные формы регистрации документов.

Журнал в делопроизводстве: каталог форм см. здесь.

Дополнительно по теме • Журналы регистрации документов: 5 ответов на вопросы.

4.2. Исходящие документы

Исходящие документы, в том числе отправляемые по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, регистрируются в службе ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) после их подписания руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. Документы регистрируются в день их подписания.

Исходящие документы делятся на:

• инициативные;

• ответные (подп.124.2 п.124 Инструкции № 4).

4.2.1. Индекс исходящего документа

Регистрационный индекс инициативного и ответного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел организации, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в структурном подразделении, подготовившем документ), и через дробь - порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) (подп.124.3 п.124 Инструкции № 4).

Обратите внимание! Регистрационный индекс проставляется на документе лишь после его подписания и проставления даты. Соответственно, целесообразно проставлять регистрационный индекс рукописным способом. При этом индекс дела в регистрационном индексе документа можно нанести с помощью технических средств.

Отправка документов осуществляется службой ДОУ. В службе ДОУ проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие количества экземпляров документа количеству адресатов, правильность адресования и др.

Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителям (подп.124.6 п.124 Инструкции № 4).

Документы обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня (подп.124.10 п.124 Инструкции № 4).

4.2.2. Форма регистрации исходящих документов

Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в ЛПА (подп.122.9 п.122 Инструкции № 4).

Для регистрации исходящих документов заполняется:

• РКК;

• либо журнальная форма регистрации документов - в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год).

Из Инструкции № 4 исключены формы РКК, журнала регистрации исходящих документов. Требования к регистрационно-контрольным формам и порядку их заполнения закреплены в подп.122.6 и 122.8 п.122 Инструкции № 4.

Таким образом, в своей инструкции по делопроизводству организации необходимо самостоятельно разработать регистрационно-контрольные формы регистрации документов.

Журнал в делопроизводстве: каталог форм см. здесь.

Дополнительно по теме • Журналы регистрации документов: 5 ответов на вопросы.

4.3. Внутренние документы

Внутренние документы, в том числе документы в электронном виде, регистрируются на РКК или в журналах регистрации внутренних документов после их подписания (утверждения). При незначительном объеме документооборота внутренние документы, в том числе документы в электронном виде, допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов (подп.125.1 п.125 Инструкции № 4).

Правила регистрации внутренних документов различаются в зависимости от вида документа (подп.125.2 п.125 Инструкции № 4).

Регистрационными индексами этих документов являются порядковые регистрационные номера, присвоенные им в пределах данного вида документа в течение делопроизводственного года .

Обратите внимание! Делопроизводственный год совпадает с календарным годом. При журнальной форме регистрации каждый вид документов регистрируется в отдельном журнале.

Дополнительно по теме • Регистрация и исполнение внутренних документов организации. • Регистрация, учет и систематизация договоров. • Нужно ли регистрировать в журнале регистрации входящей корреспонденции акты выполненных работ и счета-фактуры, поступившие в организацию? • Нужна ли регистрация антикоррупционного обязательства в журнале? • Журнал в делопроизводстве: каталог форм.

4.3.1. Правила регистрации внутренних документов

1. Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно (ч.2 подп.125.2 п.125 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Где регистрируется приказ о выплате пособия на погребение? • К какому виду приказов относятся приказы об удержаниях из заработной платы?

2. Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно.

* Перечень № 140.

К порядковому номеру приказа по личному составу (в зависимости от разновидности приказа) необходимо через дефис добавлять литеру «к» или «л». Так, регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 55-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения) (ч.2 подп.125.3 п.125 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Распоряжения: право издания, регистрация и хранение регистрационно-учетных форм. • Приказы: право издания, регистрация и хранение регистрационно-учетных форм. • Какой пункт Перечня № 140 определяет срок хранения журналов регистрации заданий на служебные командировки за границу и в пределах Республики Беларусь? Возможно, п.123 Перечня № 140: регистрационно-контрольные формы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов? • Проставление литеры и сроки хранения приказов: обучение, повышение квалификации, стажировка, практика. • Предприятие ежемесячно на основании приказа выплачивает работнику компенсацию за использование личного автомобиля для нужд нанимателя. К какому виду приказов отнести данный приказ? • Можно ли не указывать литеру в регистрационном индексе приказов об отстранении от работы (непрохождение медосмотра, неиспользование средств индивидуальной защиты, наличие признаков алкогольного опьянения и др.)? • Какую литеру указать в индексе приказа о выходе работницы на работу без прерывания отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет на условиях неполного рабочего времени - «л» или «к»? • По письменному заявлению работника неиспользованные основной и дополнительные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (кроме случаев увольнения за виновные действия) (ст.178 ТК). Следует ли оформлять два приказа: о трудовом отпуске и об увольнении, поскольку у них разные сроки хранения? Или допускается оформлять одним приказом? • Работник поехал на 28 дней в командировку по Беларуси, которую затем продлили на 5 дней. В сумме получается 33 дня непрерывной командировки. Какими литерами будут обозначаться приказы на командировку и на продление командировки?

3. Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно (ч.2 подп.125.2 п.125 Инструкции № 4). Например, отдельно можно регистрировать приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании, о предоставлении отпусков и др.

Количественное содержание понятия «значительный объем» организация определяет самостоятельно и закрепляет в ЛПА.

Дополнительно по теме • В организации более тысячи работников, часть из них - офисные работники, а часть - работники розничной торговли. Допускается ли разделить приказы по личному составу на 2 группы в зависимости от структурных подразделений: 1-я группа - офисные работники, 2-я группа - работники розничной торговли? • В филиале открыли цех. Планируется издавать большое количество приказов по этой линии. Можно ли завести отдельную папку для таких приказов и регистрировать их с присвоением буквы, например: оц - основная деятельность, цех?

4. Регистрационным индексом распорядительного документа, протокола является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года (подп.125.3 п.125 Инструкции № 4).

5. Регистрационные индексы докладных записок, справок и других информационно-справочных документов - их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел (подп.125.5 п.125 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов. • Можно ли в журнале регистрации документов, послуживших основанием для издания приказа, регистрировать докладные записки? • Нужно ли нанимателю регистрировать заявление о назначении пенсии? • Необходимо ли регистрировать в организации докладные записки?

4.3.2. Форма регистрации внутренних документов

Внутренние документы, в том числе документы в электронном виде, регистрируются на РКК или в журналах регистрации внутренних документов после их подписания (утверждения). При незначительном объеме документооборота внутренние документы, в том числе документы в электронном виде, допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов (подп.125.1 п.125 Инструкции № 4).

Журнал в делопроизводстве: каталог форм см. здесь.

Регистрация может осуществляться как в традиционных (журнальных, карточных), так и в электронных регистрационно-контрольных формах. Чтобы определиться с формой регистрации, необходимо учитывать преимущества и недостатки ее форм.

Дополнительно по теме • Возможно ли ведение журнала учета претензий в государственной организации в электронном виде? • Можно ли вести журналы регистрации приказов по личному составу, по основной деятельности, по предоставлению отпусков в обычной тетради в 12 листов? • Необходимо ли вести журналы регистрации приказов по личному составу, контрактов, трудовых договоров, журналы регистрации заявлений о приеме, увольнении или можно вести электронную регистрацию на компьютере?

Среди преимуществ использования журналов можно отметить удобство работы при небольшом количестве регистрируемых документов. К недостаткам журнальной формы регистрации относится усложнение поиска сведений о зарегистрированных документах, так как нужно постранично просматривать все записи в журнале.

Для регистрации внутренних документов в организации должно быть заведено минимум пять журналов:

• журнал регистрации распорядительных документов по основной деятельности;

• журнал регистрации распорядительных документов по административно-хозяйственным вопросам;

• журнал регистрации распорядительных документов по личному составу со сроком хранения 3 года;

• журнал регистрации распорядительных документов по личному составу со сроком хранения 55 лет;

• журнал регистрации внутренних документов (может вестись один журнал регистрации исходящих и внутренних документов).

В зависимости от количества документов различных видов могут заводиться отдельные журналы для их регистрации. Например, журнал регистрации приказов о командировании, журнал регистрации приказов о предоставлении трудовых отпусков и др.

Дополнительно по теме • Журналы регистрации документов: 5 ответов на вопросы. • Журналы регистрации в электронном виде: надо ли их распечатывать для хранения. • Нужно ли вести журнал регистрации командировочных удостоверений, если в учреждении используется журнал регистрации работников, выбывающих в служебные командировки, в котором также указывается номер удостоверения? Можно ли вести один журнал? • Необходимо ли вести журнал выдачи доверенностей на представление интересов организации? Есть ли типовая форма данного журнала? Если нет, то в какой форме его вести? Можно ли вести его в электронном виде? Обязательно ли указывать в журнале, какие интересы передоверяются? Утверждается ли журнал в номенклатуре дел? • Подлежат ли обязательной регистрации в организации заявления работников (на отпуск, увольнение, перевод и т. д.)? Если да, то в какой регистрационной форме это следует делать? • Обязательно ли вести журнал регистрации инструкций по охране труда?

4.4. Исправления в регистрационных индексах, в формах регистрации

Если в журнале регистрации документов пропущен регистрационный индекс и ошибка обнаружена сразу, то исправления осуществляются путем внесения новой записи в него.

Если в организации приказам (распоряжениям) регистрационные индексы ранее были присвоены с нарушением указанных выше норм, то исправлять сами индексы приказов не следует. Под соответствующими индексами приказы были учтены (зарегистрированы) в журнале регистрации приказов, иной регистрационно-учетной форме (РКК на бумажном или электронном носителе). Сведения о приказах с данными регистрационными индексами могут содержаться, например, в личных карточках работников (при их ведении), бухгалтерских и иных документах.

В этой ситуации целесообразно начать правильное присвоение регистрационных индексов приказам с момента обнаружения ошибки.

Кроме того, важно, чтобы даты и регистрационные номера на приказах совпадали с датами и регистрационными номерами, закрепленными в журнале регистрации приказов.

Зафиксировать ошибки порядковой нумерации приказов целесообразно при оформлении дела в его листе-заверителе, в котором можно указать даты, регистрационные индексы приказов и номера их страниц.

Дополнительно по теме • Исправление ошибок в делопроизводстве. • Сбилась нумерация приказов: некоторые приказы повторяются, некоторые идут через дробь. Можно ли исправить номера ручкой, или следует составить акт о нарушении нумерации приказов? • Задания на служебные командировки регистрировались в журнале регистрации служебных записок и других внутренних документов. Заведен отдельный журнал регистрации указанных документов. Как перерегистрировать задания на служебные командировки: через дробь добавить новый номер? Возможно ли новый, дополненный номер дописать в приказе, где задание на служебную командировку указано как основание командировки?

Проверьте свои знания - пройдите тест «Регистрация документов в организации».

5. Контроль исполнения документов

Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства.

Контроль осуществляют руководитель организации, служба ДОУ и ответственные исполнители (п.128 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Контроль исполнения документов и поручений.

5.1. Отметка о контроле

На контролируемых документах проставляется отметка о контроле (ч.4 п.128 Инструкции № 4).

Отметка о контроле располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля. Она может быть дополнена контрольной датой (п.51 Инструкции № 4).

Отметка о контроле электронных документов вырабатывается с использованием средств АС ДОУ и вносится в РКК (п.48 Инструкции № 19).

5.2. Сроки исполнения документов (поручений)

Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления, если иное не установлено НПА, распоряжениями Премьер-министра.

Сроки исполнения документов (поручений) могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются НПА, распоряжениями Премьер-министра.

Индивидуальные сроки исполнения документов (поручений) указываются в тексте документа или в резолюции руководителя.

Документ (поручение), для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней (подп.129.3 п.129 Инструкции № 4).

Если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее первого следующего за ним рабочего дня (подп.129.4 п.129 Инструкции № 4).

Порядок изменения сроков исполнения документов (поручений) определен подп.129.5 п.129 Инструкции № 4.

Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и осуществлять иные необходимые для исполнения задания действия (п.130 Инструкции № 4).

Учет контролируемых документов (поручений) и контроль исполнения строятся на основе регистрационных данных, отраженных в РКК (подп.131.2 п.131 Инструкции № 4).

На один контролируемый документ может быть заполнено несколько РКК в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения. При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, РКК заполняется только для передачи исполнителю, назначенному ответственным.

Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется в РКК, заполняемой в необходимом количестве экземпляров (подп.131.3 п.131 Инструкции № 4).

5.3. Алгоритм организации контроля исполнения документов

Дополнительно по теме • Контроль исполнения документов: этапы и автоматизация.

6. Формирование и оформление дел в делопроизводстве

Порядок формирования и оформления дел регулируется:

• Инструкцией № 4;

• Положением № 1786;

• Положением о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, утв. постановлением Совмина от 12.08.2014 № 783;

• Инструкцией № 19.

6.1. Формирование дел

Справочно Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел (абз.32 ч.1 п.131 Инструкции № 4).

Документы формируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В бесструктурных организациях формирование дел осуществляют лицо, выполняющее функции службы ДОУ в организации, и работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации (ч.1 п.152 Инструкции № 4).

Контроль за формированием дел осуществляет:

1) служба ДОУ;

2) архив организации.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела.

Документы группируются в дела согласно отметкам об исполнении документов «В дело №». При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов (п.153 Инструкции № 4).

6.1.1. Правила формирования дел

Обратите внимание! Порядок формирования электронных дел определен гл.8 Инструкции № 19.

1. В дела группируются документы одного делопроизводственного года (например, 2024 год), за исключением переходящих, личных и судебных дел.

2. Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела (п.154 Инструкции № 4).

Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела.

3. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных с решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

4. В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры.

5. Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся.

При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела (п.154 Инструкции № 4).

6. Объем дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п.155 Инструкции № 4).

7. Документы в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности:

- номинальный;

- вопросно-логический

- хронологический;

- алфавитный;

- нумерационный;

- корреспондентский;

- географический (п.156 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Формирование и хранение дел с договорами. • Организация занимается экспедиторской деятельностью. Могут ли быть в одном номенклатурном деле следующие документы: заявка перевозчика, акт, CMR-накладные, заявка клиента, акт?  • Можно ли подшивать в одно дело приказы по служебным командировкам в пределах Республики Беларусь и документы к ним (докладные, задания на служебные командировки), так как у них одинаковый срок хранения по Перечню № 140? • Можно ли хранить докладные и объяснительные записки вместе с приказом о наложении дисциплинарных взысканий? • Где хранить приложения к приказу о материальной помощи (копии свидетельств о рождении, смерти)? • Как должны разделяться инструкции: инструкции по видам работ и инструкции для рабочих мест или все в одну папку, как ранее? • В делопроизводстве организации в одно дело сформированы все документы по заработной плате, которые имеют различные сроки хранения. Следует ли разбивать эти документы по разным делам (с учетом срока хранения) или можно объединить их в одно дело и установить максимальный срок хранения - 55 лет? • В организации сформировано дело «Документы к договорам гражданско-правового характера с гражданами на выполнение работ (оказание услуг)». Можно ли формировать дело в части по видам документов, например: акты сдачи-приемки работ по договорам гражданско-правового характера с гражданами, акты передачи права (часть 1); протоколы согласования цены (часть 2) и др.? • Можно ли в одном деле хранить график трудовых отпусков за 2022 год и 2023 год? И если да, то как на обложке дела проставить дату дела?

Порядок группировки документов в дела и их систематизация согласно п.157 Инструкции № 4

Дополнительно по теме • Формирование дел с приказами по личному составу. • Можно ли формы годовой статистической отчетности, составленные по данным бухгалтерского учета, а также аудиторское заключение по бухгалтерской (финансовой) отчетности (один-два листа) формировать в одно дело с годовой бухгалтерской отчетностью, или необходимо формировать их в отдельные дела? • В организации сформировано дело с перепиской по основной деятельности. Можно ли формировать в части это дело, например: дело 01-07. Часть 1. Переписка с клиентами по вопросам заключения договоров; дело 01-07. Часть 2. Переписка с клиентами о расторжении договоров?

6.2. Оформление дел

Дела организаций подлежат оформлению при их заведении в делопроизводстве и при подготовке к передаче в архив организации.

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются или были сформированы. В бесструктурных организациях оформление дел осуществляется работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации.

Оформление дел осуществляется под контролем и при методической помощи службы ДОУ и архива организации. Правильность оформления дел проверяется при передаче дел в архив организации и в госархив, если организация является источником комплектования госархива (п.161 Инструкции № 4).

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел (ч.1 п.162 Инструкции № 4).

Признак	Частичное оформление	Полное оформление	Аналитические материалы по теме
Дела оформляются	При их заведении в делопроизводстве	После их завершения делопроизводством: 1) постоянного хранения; 2) временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу
Порядок оформления	Реквизиты обложки дела оформляются в соответствии с номенклатурой дел	1. Нумерация листов в деле. Справочно Правила нумерации листов в деле определены п.165 Инструкции № 4. 2. Составление внутренней описи документов дела (к делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, судебные, следственные, личные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела)). Справочно Правила составления внутренней описи определены п.166 Инструкции № 4. 3. Составление листа-заверителя дела согласно п.167 Инструкции № 4. 4. Оформление и уточнение реквизитов обложки дела. Справочно Правила оформления обложки дела определены п.169 Инструкции № 4. 5. Подшивку или переплет дела (п.170 Инструкции № 4). Справочно Подробно см. «Порядок группировки документов в дела и их систематизация»	Опись дел в делопроизводстве: каталог форм. В новой внутренней описи документов личного дела: «Наименование должности служащего лица, составившего внутреннюю опись документов дела», «Дата» - пишется наименование должности того, кто заводил и заполнял данную внутреннею опись, или это имеется в виду перед сдачей в архив? Нужно ли составлять внутреннюю опись документов дела с должностными инструкциями, которые утратили свое действие (в связи с увольнением работника, переводом и т. д.), для передачи их в архив? Когда составлять такую опись? Лист-заверитель дела: каталог форм. На обложке личного дела сотрудника указывается структурное подразделение, где он будет работать, или наименование структурного подразделения, оформившего личное дело? Что указывать на обложке личного дела (приложение 3 к Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29): наименование структурного подразделения (общественной организации) или функции (направления деятельности) организации?
Справочно Подробно об оформлении дел при передаче в архив см. здесь
Обложка дела	Реквизиты: - наименование вышестоящей организации (при ее наличии); - наименование организации; - наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел; - индекс дела по номенклатуре дел; - заголовок дела; - год, в котором заводится дело; - срок хранения дела	По окончании делопроизводственного года реквизиты обложки дела уточняются согласно п.169 Инструкции № 4	Как правильно оформить обложку дела с лицевыми счетами для передачи в архив: если полное наименование организации полностью включает в себя наименование вышестоящей, то наименования дублировать? Например: Транспортное предприятие «Восток», Автобаза транспортного предприятия «Восток», г. Иваново, или достаточно полного наименования предприятия? Обложка дела: каталог форм

Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Листы в деле, кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно.

Дополнительно по теме • Хранение бухгалтерских документов: 3 ответа на вопросы. • Оформление дел с приказами по личному составу.

Обратите внимание! При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов.

6.2.1. Переходящие дела

Переходящее дело - это дело, в которое группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение 2 и более лет (ч.5 подп.149.1 п.149 Инструкции № 4).

Такие дела не подлежат оформлению по завершении делопроизводственного года.

Подробный перечень дел, которые относятся к переходящим, содержится в п.59 гл.6 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 01.07.2020 № 23:

• дела, которые ведутся на протяжении 2 или более лет до окончательного разрешения вопроса (например, документы о реконструкции или строительстве объекта недвижимости: планы, отчеты, акты, докладные записки и др.), должностные инструкции работникам, положения о структурных подразделениях, перспективные планы и др.;

• дела, которые ведутся в течение нескольких лет до окончательного заполнения форм. Как правило, это учетно-регистрационные формы. Например, журнал регистрации трудовых договоров, контрактов, журнал регистрации входящих документов, книга учета проверок, книга замечаний и предложений и др.;

• дела с распорядительными, инструктивными, методическими документами, поступающими в организацию и формируемыми в отдельное дело на протяжении 2 или более лет с учетом их объема. Например, в организацию в течение делопроизводственного (календарного) года может поступить несколько инструкций, методических указаний (рекомендаций) по тем или иным вопросам деятельности;

• дела с договорами. Дела с договорами будут являться переходящими до окончания срока действия договоров, в них помещенных;

• информационные ресурсы.

7. Особенности работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения

К информации, распространение и (или) предоставление которой ограничено, относится в том числе:

• служебная информация ограниченного распространения;

• информация, составляющая коммерческую тайну (ст.17 Закона от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»).

Правовой режим информации, распространение и (или) предоставление которой ограничено, определяется Законом № 455-З и иными законодательными актами Республики Беларусь.

7.1. Служебная информация ограниченного распространения

7.1.1. Понятие служебной информации ограниченного распространения

К служебной информации ограниченного распространения относятся сведения, касающиеся деятельности государственного органа, юридического лица, распространение и (или) предоставление которых могут причинить вред национальной безопасности Республики Беларусь, общественному порядку, нравственности, правам, свободам и законным интересам физических лиц, в том числе их чести и достоинству, частной и семейной жизни, а также правам и законным интересам юридических лиц и которые не отнесены к государственным секретам.

Сведения относятся к служебной информации ограниченного распространения в соответствии с перечнем сведений, относящихся к служебной информации ограниченного распространения, определяемым Совмином, а также в случаях, предусмотренных законами Республики Беларусь и решениями Президента Республики Беларусь.

Справочно Перечень сведений, относящихся к служебной информации ограниченного распространения, уст. постановлением № 783.

Решение об отнесении сведений к служебной информации ограниченного распространения принимается руководителем государственного органа, юридического лица или уполномоченным им лицом.

На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется ограничительный гриф «Для служебного пользования» (ч.1-3 ст.18¹ Закона № 455-З).

В организации должен быть утвержден локальный перечень сведений, относящихся к служебной информации ограниченного распространения, путем издания распорядительного документа или оформления грифа утверждения на самом перечне (пп.8, 9 Методических рекомендаций по ведению делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, утв. Департаментом по архивам и делопроизводству Минюста от 01.04.2019 № 10).

Решение о проставлении на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, ограничительного грифа «Для служебного пользования», а также его снятии принимает руководитель организации или уполномоченное им должностное лицо (п.2 Положения № 783).

Дополнительно по теме • Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо». • Проставление грифа «Для служебного пользования», срок хранения учетно-регистрационных форм таких документов. • Можно ли ссылаться и цитировать НПА с пометкой «Для служебного пользования» в ответе, например, юрлицам? • Как должны храниться документы ОАО, содержащие конфиденциальную информацию об акционерах (договоры, реестры акционеров и т. п.)? Только в сейфе или допускается шкаф, запирающийся на ключ? В каких документах содержатся требования? • Существует ли предельный срок ограничения доступа к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения? • Предприятие согласно приложению к постановлению Совмина от 12.08.2014 № 783 «О служебной информации ограниченного распространения и информации, составляющей коммерческую тайну» определило локальный перечень сведений, относящихся к служебной информации ограниченного распространения. Как указать в ЛПА документы, поступающие (входящие) с грифом ДСП, так как в приложении такого пункта нет? • Предприятие определило перечень сведений, относящихся к служебной информации ограниченного распространения. Необходимо ли конкретно указывать документ, в котором находятся данные сведения, и эти документы фиксировать в отдельных журналах в структурных подразделениях (например, на сегодня и далее дополнять, а в последующем указывать в них всю информацию: о тиражировании, снятии и т. д.)? Кто наносит гриф ДСП: сотрудник, который обладает этой информацией, либо работник службы ДОУ?

7.1.2. Назначение ответственных лиц, имеющих право доступа к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения

Круг лиц, имеющих право доступа к тексту документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, определяется руководителем государственного органа, юридического лица либо уполномоченным им лицом (ч.6 п.7 Положения № 783).

Дополнительно по теме • Может ли организация, имея к использованию документ под ограничительным грифом «Для служебного пользования», предоставить его копию в иную организацию или государственный орган? Формы документов • Приказ о наделении полномочиями должностных лиц государственного органа, юридического лица на принятие решения об отнесении сведений к служебной информации ограниченного распространения, проставлении и снятии на документах, содержащих такие сведения, ограничительного грифа «Для служебного пользования». • Приказ о возложении обязанностей по ведению делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения. • Приказ об утверждении Инструкции о порядке ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

7.1.3. Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

Особенности подготовки документов, организации работы с документами и хранения документов, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, регулируются актами законодательства (ч.5 п.2 Инструкции № 4).

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в государственных органах и юридических лицах регистрируются, как правило, отдельно от других документов. При незначительном объеме документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, допускается их регистрация совместно с другими документами (п.7 Положения № 783).

В то же время регистрационно-контрольная форма и состав ее реквизитов Положением № 783 не установлены. Поэтому целесообразно руководствоваться формами документов, приведенными в Методических рекомендациях.

Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется с использованием одной из следующих регистрационно-контрольных форм:

• автоматизированной (электронной);

• карточной (РКК);

• журнальной (ч.2 п.6 Положения № 783).

Решение о выборе формы регистрации документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в организации закрепляется в локальном правовом акте.

Регистрационным индексом входящего документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года с дополнительными литерами «дсп», который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

Пример 11-дсп/12-10

Индекс исходящего документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, может включать индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в структурном подразделении, подготовившем документ), и порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года, или регистрационный номер поступления инициативного документа.

Пример 11-10/15-дсп

Регистрационными индексами приказов директора, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, целесообразно порядковые номера, дополнять условным обозначением «дсп», например 12-дсп.

Дополнительно по теме • Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо». • Если в организации издаются приказы по основной деятельности с индексом «П», а по административно-хозяйственной без индекса, то как будет выглядеть индекс приказа по основной деятельности, имеющего ограничительный гриф «Для служебного пользования»? Например, 5П-дсп, верно? • Как организовать регистрацию документов, имеющих гриф «для служебного пользования», таких как техническое задание (ТЗ), тактико-техническое задание (ТТЗ), методики и прочая документация по ОКР, НИР? Где ставить регистрационный номер на ТЗ и нужно ли?

7.1.4. Формирование в дела, хранение и уничтожение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

Исполненные документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. При этом документы, содержащие данную информацию, могут формироваться в отдельные дела или в дела с другими документами, не содержащими служебную информацию ограниченного распространения, относящимися к одному вопросу.

На обложке дела, в которое помещены документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, проставляется ограничительный гриф «Для служебного пользования». В описях дел структурных подразделений государственного органа, юридического лица и в сводных описях дел (годовых разделах сводной описи дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения индекс дела, в томе которого содержатся названные документы, дополняется литерами «дсп» (п.11 Положения № 783).

Форма документа • Обложка дела с документами для служебного пользования (пример).

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, хранятся в сейфах, запираемых шкафах, хранилищах либо ящиках рабочего стола, исключающих доступ к документам сторонних лиц.

Хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в электронном виде осуществляется на электронных носителях, а также на средствах вычислительной техники (в том числе в информационных системах, предназначенных для обработки информации, распространение и (или) представление которой ограничено), не имеющих подключения к сетям электросвязи общего пользования, в том числе к сети Интернет.

Обратите внимание! Форматы файлов документов в электронном виде установлены п.199 Инструкции № 4.

Хранение электронных носителей со служебной информацией ограниченного распространения осуществляется в условиях, исключающих возможность хищения, приведения в негодность или уничтожения содержащейся на них информации (п.8 Положения № 783).

Общие правила выделения к уничтожению документов регламентированы в гл.17 Инструкции № 4, а также гл.9 и 13 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143.

Уничтожение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с электронных носителей, производится способом, исключающим возможность прочтения текста (п.7 Положения № 783).

Дополнительно по теме • Проставление грифа «Для служебного пользования», срок хранения учетно-регистрационных форм таких документов. • Формирование в дела, хранение и уничтожение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения. • В организации издан приказ по основной деятельности с грифом ДСП (срок хранения - постоянно), создано его электронное отображение и отправлено по защищенным каналам связи (АС ГЗЭП) в другую организацию. Приказ подшит в дело. Допускается ли уничтожение отображения приказа сразу после его отправки по АС ГЗЭП и получения исполнителем? Что делать с такой копией: уничтожать через 3 года или сразу после получения отображения организацией-адресатом либо оставлять на постоянном хранении и передавать в архив? • Как уничтожать документы (дела), содержащие служебную информацию ограниченного распространения? • Существует ли предельный срок ограничения доступа к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения? • Как уничтожать испорченные бланки, содержащие информацию документов служебного пользования?

7.1.5. Снятие ограничительного грифа «Для служебного пользования»

Решение о снятии ограничительного грифа «Для служебного пользования» оформляется распорядительным документом или в резолюции руководителя организации либо уполномоченного им лица на документе с обоснованием снятия данного грифа (ч.2 п.12 Положения № 783).

При снятии ограничительного грифа «Для служебного пользования» на документах, на обложках дел, в регистрационно-контрольных формах, в номенклатуре дел и описях дел делаются соответствующие отметки. В номенклатуре дел и описях дел основания снятия указываются в графе «Примечание».

Пример   Ограничительный гриф снят на основании минования надобности в ограничении доступа к документам в соответствии с резолюцией ________________________     (наименование должности руководителя организации или уполномоченного им лица)   от ________.

О снятии с документов ограничительного грифа «Для служебного пользования» информируются все адресаты, которым эти документы направлялись (ч.4 п.12 Положения № 783).

При снятии с документов ограничительного грифа «Для служебного пользования» имеющийся на документах, обложках дел, в регистрационно-контрольных формах, номенклатуре дел и описях дел ограничительный гриф «Для служебного пользования» зачеркивается (затушевывается), ниже указываются основание его снятия, дата и номер распорядительного документа (резолюции). В номенклатуре дел и описях дел основания снятия указываются в графе «Примечание».

При отправке более чем в четыре адреса оформляется список на рассылку (п.9 Положения № 783).

Справочно Список на рассылку приведен в приложении 1 к Инструкции № 4.

7.2. Информация, составляющая коммерческую тайну

7.2.1. Понятие коммерческой тайны и доступа к ней

Коммерческая тайна - сведения любого характера (технического, производственного, организационного, коммерческого, финансового и иного), в том числе секреты производства (ноу-хау), соответствующие требованиям Закона от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне», в отношении которых установлен режим коммерческой тайны.

Доступ к коммерческой тайне - возможность ознакомления с согласия владельца коммерческой тайны или на ином законном основании определенного круга лиц со сведениями, составляющими коммерческую тайну (абз.3, 4 ст.1 названного Закона).

Делопроизводство по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, следует определять как деятельность по обеспечению документирования, организации работы с документами и защиты содержащейся в них информации.

Дополнительно по теме • Ведение делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну.

7.2.2. Назначение ответственных лиц по работе с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну

Ведение делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, может возлагаться на службу ДОУ (уполномоченное лицо, выполняющее функции службы ДОУ) либо специально создаваемое для этой цели структурное подразделение.

Назначение уполномоченного лица, выполняющего функции службы ДОУ, закрепляется в распорядительном документе (приказе, распоряжении и др.). Права, обязанности и ответственность указанных лиц определяются их должностными инструкциями.

В организациях может быть установлена как централизованная, так и децентрализованная система ведения делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну:

• при централизованной системе ведения делопроизводства все виды работ по обработке документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, включая формирование и подготовку дел к передаче в архив организации, осуществляются в службе ДОУ (уполномоченным лицом, выполняющим функции службы ДОУ);

• при децентрализованной системе ведения делопроизводства отдельные работы по обработке документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, могут осуществляться в службе ДОУ (уполномоченным лицом, выполняющим функции службы ДОУ), а отдельные виды работ (например, формирование и подготовка дел к передаче в архив организации) - в структурных подразделениях организации.

Выбор системы ведения делопроизводства зависит от структуры организации, структуры и состава службы ДОУ и др.

Дополнительно по теме • Ведение делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну.

7.2.3. Регистрация документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну

Регистрационный индекс входящих, исходящих и внутренних документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, дополняется литерами «кт» (п.22 Положения № 783).

Пример 13-6/4-кт

При оформлении документа (приложения к документу), содержащего информацию, составляющую коммерческую тайну, в правом верхнем углу первого листа документа (приложения к документу), а также на первом листе сопроводительного письма к документу (при его составлении) проставляются гриф «Коммерческая тайна» с указанием владельца коммерческой тайны (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для физических лиц - фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) гражданина и место его жительства) и номер экземпляра (п.19 Положения № 783).

Дополнительно по теме • Ведение делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну. • Подготовка и оформление документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну.

7.2.4. Формирование в дела, хранение и уничтожение документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну

Исполненные документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Индекс таких дел дополняется литерами «кт».

В описях дел структурных подразделений государственного органа, получившего доступ к коммерческой тайне, и сводных описях дел (годовых разделах сводной описи дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения индекс дела, в томе которого содержатся названные документы, дополняется литерами «кт» (п.23 Положения № 783).

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, просматриваются полистно при передаче дел из структурных подразделений в архив государственного органа, получившего доступ к коммерческой тайне, в процессе хранения дел в архиве, а также при подготовке дел к передаче на постоянное хранение в государственные архивы (п.24 Положения № 783).

Дополнительно по теме • Ведение делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну. Формы документов • Обложка дела с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну (пример).

7.2.5. Снятие грифа «Коммерческая тайна»

Решение об изменении или отмене режима коммерческой тайны в целом либо в отношении отдельных сведений, составляющих коммерческую тайну, оформляется распорядительным документом (резолюцией) руководителя организации - владельца коммерческой тайны или уполномоченного им должностного лица.

В случае изменения или отмены режима коммерческой тайны в целом либо в отношении отдельных сведений, составляющих коммерческую тайну, организация - владелец коммерческой тайны в письменной форме уведомляет контрагентов, работников, в том числе бывших работников, в отношении которых действует обязательство о неразглашении коммерческой тайны.

При снятии грифа «Коммерческая тайна» на документах, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, а также на сопроводительном письме к документу (при его составлении) гриф «Коммерческая тайна» зачеркивается, ниже указываются основание изменения или отмены режима коммерческой тайны, дата и номер распорядительного документа (резолюции).

При снятии с дела грифа «Коммерческая тайна» на обложке дела гриф «Коммерческая тайна» и литеры «кт» в индексе дела зачеркиваются, ниже указываются основание изменения или отмены режима коммерческой тайны, дата и номер распорядительного документа (резолюции).

Дополнительно по теме • Подготовка и оформление документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну. Формы документов • Обложка дела с документами со снятым грифом «Коммерческая тайна» (пример).

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»