Материал помещен в архив

Оформление итоговой записи к сводной номенклатуре дел за 2019 год

На 1 января 2020 г. сводная номенклатура дел организации уже должна быть составлена (часть вторая п.153 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция № 4)).

Справочно Подробно см. «Номенклатура дел организации на 2020 год: 10 распространенных ошибок при составлении».

По окончании делопроизводственного года службой ДОУ организации в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2019 году согласно приложению 12 к Инструкции № 4. Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений (общественной организации) составляются по этой же форме и подписываются руководителями этих подразделений (общественной организации) (п.167 Инструкции № 4).

Обратите внимание! Форма итоговой записи с 22 марта 2019 г. изменена (постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4»). Соответственно, за 2019 год следует заполнять итоговую запись по новой форме.

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, из них:

• электронных дел;

• гибридных дел;

• информационных ресурсов.

Дополнительно по теме см.:

Оформление итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел к номенклатуре дел.

Включение электронных документов в номенклатуру дел: 5 основных ошибок.

Составляется ли для электронного дела заверительная надпись?

Формирование дел

Дела за 2019 год должны быть сформированы, за исключением переходящих, личных и судебных дел.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела (часть вторая п.44 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила № 143).

Обратите внимание! С 28 января 2020 г. вступают изменения и дополнения в Правила № 143, внесенные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 22.11.2019 № 214 (далее - постановление № 214).

Справочно Порядок формирования электронных дел определен главой 8 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (далее - Инструкция № 19). Подробно см. раздел материала «Электронный документооборот организации».

Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п.45 Правил № 143).

Справочно О порядке группировки документов в дела и их систематизации см. раздел материала «Организация работы с документами».

Дополнительно по теме см.:

Особенности формирования документов одного дела в тома или части при сдаче в архив.

Формирование и хранение дел с договорами.

Формирование дел с приказами руководителя по личному составу.

Формирование и оформление дел с приказами по административно-хозяйственным вопросам.

Формирование и оформление дел с приказами по основной деятельности.

Формирование и хранение дел с обращениями граждан.

Для закрепления своих знаний пройдите тест.

Полное и частичное оформление дел

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются или были сформированы. В бесструктурных организациях оформление дел осуществляется работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации (часть вторая п.70 Правил № 143).

Обратите внимание! В случае нарушения установленных правил формирования и оформления дел все выявленные недостатки должны быть устранены (подп.1.5.2 п.1 Методических рекомендаций по оформлению обложек дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.11.2013 № 53).

Частичное оформление дел в 2020 году

Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел (часть первая п.72 Правил № 143).

Обратите внимание! С 28 января 2020 г. уточнены формулировки некоторых примеров заголовков дел (подп.39.2 п.39 Правил № 143 в редакции постановления № 214). Таким образом, оформляя дела в 2020 году, следует учитывать эти изменения.

Справочно Подробно см. «Изменения в правилах работы архивов государственных органов и иных организаций. Комментарий к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 22.11.2019 № 214».

Допускается оформление реквизитов обложки дела с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела (лист приклеивается клеем ПВА) (п.81 Правил № 143).

Независимо от способа оформления обложка дела должна иметь установленную форму и содержать необходимые реквизиты, предусмотренные п.72 Правил № 143.

Дополнительно по теме см.:

Можно ли на обложке дела, где указывается срок хранения, дополнительно указывать номер пункта согласно перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленному постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140?

Полное оформление дел за 2019 год

Справочно Перед полным оформлением дел рекомендуем ознакомиться с материалом «Алгоритм поиска и восстановления документов в организации при их утрате».

Полное оформление дела предусматривает:

После изучения материалов проверьте свои знания - пройдите тест.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в 2020 году

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.139.2 п.139 Инструкции № 4).

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в государственных органах, юридических лицах, как правило, регистрируются отдельно от других документов.

Допускается регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, совместно с другими документами при их незначительном объеме (части первая, вторая п.7 Положения о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.08.2014 № 783).

Справочно Порядок регистрации и контроль исполнения электронных документов установлены главой 6 Инструкции № 19. Подробно см. раздел материала «Электронный документооборот организации».

Дополнительно по теме см.:

Порядок регистрации и исполнения внутренних документов.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации.

Регистрация, учет и систематизация договоров.

Регистрация обращений граждан и юридических лиц.

Прием и регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

При заведении журналов регистрации документов в начале года указывается ли на первой странице дата начала их ведения?

Каков порядок регистрации входящих электронных документов?

Необходимо ли вести журналы кадрового делопроизводства (в частности, журналы регистрации приказов по личному составу, по основной деятельности, регистрация контрактов, трудовых договоров) или можно вести электронную регистрацию в компьютере?

Есть ли в действующем законодательстве норма, регламентирующая обязательную регистрацию входящих хозяйственных договоров?

Возможно ли возложить регистрацию отдельных видов договоров на разные отделы?

Необходимо ли нумеровать листы в журналах регистрации входящей и исходящей корреспонденции?

Подлежат ли обязательной регистрации в организации заявления работников (на отпуск, увольнение, перевод и т. д.)? Если да, то в какой регистрационной форме это следует делать?

В приказе организации о предоставлении отпуска 10 пунктов: 10 работникам в различные дни предоставляются социальные отпуска. С какой целью необходимо вести журналы регистрации приказов? Как правильно зарегистрировать такой приказ в журнале?

Журнал регистрации гражданско-правовых договоров (пример).

Регистрационно-контрольная карточка обращений граждан и юридических лиц (пример).

Для закрепления своих знаний пройдите тест.

Подготовка и передача дел в архив организации

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежат передаче в архив организации.

Справочно Передача и прием электронных документов, документов в электронном виде в архив организации определены главой 4 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20. Подробно см. раздел материала «Электронный документооборот организации».

Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством.

Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений (п.97 Правил № 143).

Описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения - «в» (п.88 Правил № 143 в редакции постановления № 214).

Дела передаются в архив организации по графику. График составляется руководителем архива (лицом, ответственным за архив) согласно приложению 3 к Правилам № 143, согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации (п.99 Правил № 143).

Дополнительно по теме см.:

Алгоритм передачи дел по личному составу в архив организации.

Как оформляется график передачи дел в архив? В какой форме необходимо указать сроки передачи дел на архивное хранение?

Организация передает свой архив на обслуживание аутсорсинговой компании. Как правильно провести передачу документов на архивное хранение? Что при этом нужно учесть?

Может ли организация, в архиве которой не созданы условия для хранения документов в электронном виде (с сохранением их целостности), создавать и хранить документы временного (до 10 лет) хранения с ограничительными отметками («ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства») в электронном виде (без создания документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке)?

Необходимо ли сдавать в архив инвентаризационные описи по основным средствам, если в них содержатся объекты, которые будут существовать все время деятельности организации, то есть более 10 лет?

При подготовке дел к передаче в архив обнаружилось, что одно дело утеряно. Как следует поступить в данном случае?

При подготовке дел к сдаче в архив обнаружено отсутствие документов (из 20 протоколов утеряно). Должны ли быть оформлены какие-либо справки или записи во внутренней описи или в листе-заверителе дела?

При подготовке к передаче в архив дела с приказами по основной деятельности постоянного срока хранения обнаружилось, что несколько из них являются приказами по административно-хозяйственным вопросам, срок хранения которых составляет 3 года после проведения проверки соблюдения налогового законодательства. Надо ли изымать данные приказы из дела, так как нет необходимости хранить их постоянно?

В каком порядке необходимо располагать документы в личном деле работника при передаче в архив?

13.01.2020

Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»