Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

НАЧАЛО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ГОДА В ОРГАНИЗАЦИИ: 5 ВАЖНЫХ АСПЕКТОВ

Завершился еще один делопроизводственный год, пора подвести его итоги и заняться оформлением дел в 2019 году.

Оформление итоговой записи к сводной номенклатуре дел за 2018 год

На 1 января 2019 г. сводная номенклатура дел организации уже должна быть составлена согласно части второй п.153 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция).

Справочно Подробно о составлении см. «Номенклатура дел организации на 2019 год: на что обратить внимание».

По окончании делопроизводственного года службой документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) организации в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 12 к Инструкции. Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений (общественной организации) составляются по этой же форме и подписываются руководителями этих подразделений (общественной организации) (п.167 Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. вышеназванная форма изложена в новой редакции постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 (далее - постановление № 39). Изменения не повлияли на суть материала.

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, а также переходящих дел и дел с отметкой «ЭПК» (подп.2.82.7 п.2 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55).

В итоговой записи рекомендуется указывать общее количество дел по каждой категории дел и отдельно указывается количество дел с документами в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов, а также количество гибридных дел (часть вторая п.24 Методических рекомендаций по включению документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов в номенклатуры дел государственных органов и иных организаций, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.12.2017 № 56).

Дополнительно по теме см.:

Номенклатура дел организации: оформление итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел.

Включение электронных документов в номенклатуру дел: 5 основных ошибок.

Итоговая запись о категориях и количестве дел к номенклатуре дел учреждения образования (пример).

Формирование дел

Дела за 2018 год должны быть сформированы, за исключением переходящих, личных и судебных дел.

Обратите внимание! Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела (часть вторая п.44 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила).

Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п.45 Правил).

Справочно О порядке группировки документов в дела и их систематизации см. раздел подборки «Организация работы с документами».

Дополнительно по теме см.:

Формирование и хранение дел с договорами.

Формирование дел с приказами руководителя по личному составу.

Формирование и оформление дел с приказами по административно-хозяйственным вопросам.

Формирование и оформление дел с приказами по основной деятельности.

Формирование и хранение дел с обращениями граждан.

Порядок формирования личных дел учащихся в учреждениях образования.

Какие дела относятся к переходящим?

Для закрепления своих знаний пройдите тест.

Полное и частичное оформление дел

Дела организаций подлежат оформлению:

• при их заведении;

• по завершении делопроизводственного года (п.180 Инструкции).

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются или были сформированы. В бесструктурных организациях оформление дел осуществляется работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации (часть вторая п.70 Правил).

Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве, полному оформлению - дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, после их завершения делопроизводством (часть вторая п.71 Правил).

Обратите внимание! В случае нарушения установленных правил формирования и оформления дел все выявленные недостатки должны быть устранены (подп.1.5.2 п.1 Методических рекомендаций по оформлению обложек дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.11.2013 № 53).

Частичное оформление дел в 2019 году

Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел (п.72 Правил).

Допускается оформление реквизитов обложки дела с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела (лист приклеивается клеем ПВА) (п.81 Правил).

Независимо от способа оформления обложка дела должна иметь установленную форму и содержать необходимые реквизиты, предусмотренные п.72 Правил.

Дополнительно по теме см.:

Можно ли на обложке дела, где указывается срок хранения, дополнительно указывать номер пункта согласно перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленному постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140?

Обложка дела с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документами, связанными с их рассмотрением, при его заведении (пример).

Полное оформление дел за 2018 год

Перед полным оформлением дел рекомендуем ознакомиться с материалом:

Алгоритм поиска и восстановления документов в организации при их утрате.

Полное оформление дела предусматривает следующие действия (п.73 Правил):

1. Систематизация документов дела.

2. Подшивка или переплет дела.

Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются (часть первая п.75 Правил).

Дополнительно по теме см.:

Как поступить с документами, которые невозможно подшить в дело?

Подшивается ли в личное дело медицинское заключение о том, что работник является инвалидом?

В какой последовательности в дело подшиваются исполненные обращения граждан и документы по их рассмотрению: первым (сверху) - обращение, потом - документы, связанные с рассмотрением обращения, последним (снизу) - копия ответа гражданину или наоборот?

В чьи обязанности входит переплет дел в учреждении образования при передаче их в архив: архивариуса или подразделений (отдел кадров, приемная, учебная часть, бухгалтерия и т. д.)?

3. Нумерация листов в деле.

Листы в деле нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста документов (п.76 Правил).

Правила нумерации листов определены п.77 Правил.

Дополнительно по теме см.:

В организации неформатные документы (чертежи, планы), сброшюрованный строительный проект выделены для постоянного хранения в папках с завязками. Каким образом оформлять документы в папке с завязками, если все листы в ней будут лежать отдельно? Нужно ли внутреннюю опись пришить (приклеить) к папке? Следует ли нумеровать сброшюрованный строительный проект, состоящий из прозрачной обложки, листов проекта, пустого листа снизу? Нумеровать чертежи (планы), сложенные в несколько раз, в правом верхнем углу в разобранном или собранном виде?

4. Составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных п.78 Правил).

К делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела), составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 10 к Правилам (п.78 Правил).

Дополнительно по теме см.:

Внутренняя опись документов дела с приказами по основной деятельности состоит из нескольких листов, которые автоматически были пронумерованы в центре верхнего поля при выводе их на печать. Можно ли сохранить такую нумерацию листов внутренней описи или ее надо продублировать, проставляя номера листов вручную в правом верхнем углу?

Внутренняя опись документов дела с приказами по личному составу учреждения образования (пример).

5. Составление листа-заверителя дела.

Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела согласно приложению 11 к Правилам и помещается в конце дела (тома, части) (часть первая п.80 Правил).

Дополнительно по теме см.:

Кто должен оформлять заверительную надпись при передаче документов в ведомственный архив организации: работники структурных подразделений, ответственные за передачу дел в архив, либо заведующий архивом в организации?

Лист-заверитель дела (учреждение образования) (пример).

Лист-заверитель дела по обращению граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (пример).

6. Оформление и уточнение реквизитов обложки дела.

Дополнительно по теме см.:

Оформление обложек дел постоянного хранения и по личному составу при передаче дел в архив.

Оформление дел с документами постоянного хранения и по личному составу при передаче в архив.

Оформление обложек личных дел при их заведении и передаче в архив.

Оформление обложки личного дела учащегося в учреждении образования.

Организация была переименована в 2009 году. На всех обложках личных дел в квадратные скобки взято старое название организации и сверху написано новое. Как поступить с обложками личных дел сотрудников, у которых начало формирования личного дела было до переименования (2008 год и ранее), а уволились они из уже переименованной организации (2010-2018 годы)? Следует ли на всех обложках личных дел до 2009 года менять название организации?

Оформление дел с приказами по личному составу.

После изучения материалов проверьте свои знания - пройдите тест.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в 2019 году

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.139.2 п.139 Инструкции).

Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении 5 к Инструкции (подп.139.3 п.139 Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. второе предложение подп.139.3 п.139 Инструкции исключено постановлением № 39.

Обратите внимание! Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в государственных органах, юридических лицах, как правило, регистрируются отдельно от других документов. Допускается регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, совместно с другими документами при их незначительном объеме (части первая, вторая п.7 Положения о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.08.2014 № 783).

Дополнительно по теме см.:

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации.

Регистрация, учет и систематизация договоров.

Регистрация обращений граждан и юридических лиц.

Регистрация заявлений заинтересованных лиц об осуществлении административных процедур.

Есть ли в действующем законодательстве норма, регламентирующая обязательную регистрацию входящих хозяйственных договоров?

Возможно ли возложить регистрацию отдельных видов договоров на разные отделы?

Необходимо ли нумеровать листы в журналах регистрации входящей и исходящей корреспонденции?

Подлежат ли обязательной регистрации в организации заявления работников (на отпуск, увольнение, перевод и т. д.)? Если да, то в какой регистрационной форме это следует делать?

В приказе организации о предоставлении отпуска 10 пунктов: 10 работникам в различные дни предоставляются социальные отпуска. С какой целью необходимо вести журналы регистрации приказов? Как правильно зарегистрировать такой приказ в журнале?

Журнал регистрации гражданско-правовых договоров (пример).

Журнал регистрации внутренних документов учреждения образования (пример).

Регистрационно-контрольная карточка обращений граждан и юридических лиц (пример).

Подготовка и передача дел в архив организации

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежат передаче в архив организации.

Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством.

Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений (п.97 Правил).

Дела передаются в архив организации по графику. График составляется руководителем архива (лицом, ответственным за архив) согласно приложению 3 к Правилам, согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации (п.99 Правил).

Дополнительно по теме см.:

Алгоритм передачи дел по личному составу в архив организации.

Порядок подготовки и передачи личных дел учащихся в архив учебного заведения.

Оформление дел с документами постоянного хранения и по личному составу при передаче в архив.

При подготовке дел к сдаче в архив обнаружено отсутствие документов (из 20 протоколов утеряно). Должны ли быть оформлены какие-либо справки или записи во внутренней описи или в листе-заверителе дела?

При подготовке к передаче в архив дела с приказами по основной деятельности постоянного срока хранения обнаружилось, что несколько из них являются приказами по административно-хозяйственным вопросам, срок хранения которых составляет 3 года после проведения проверки соблюдения налогового законодательства. Надо ли изымать данные приказы из дела, так как нет необходимости хранить их постоянно?

В каком порядке необходимо располагать документы в личном деле работника при передаче в архив?

18.01.2019

Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»